„Ein Social Intranet ist kein Technologieprojekt, sondern eine andere Art zu arbeiten“

Der Erfolg des Social Web beeinflusst zunehmend die internen Plattformen von Unternehmen. Die sehen im Vergleich zu Facebook & Co. bisweilen ganz wortwörtlich alt aus. Zugleich sollen Social Intranets helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kommunikation zu verbessern. Wir haben uns dazu mit Lutz Hirsch unterhalten, der mit seiner Firma Hirschtec seit über zehn Jahren in Sachen Intranet berät. Im Gespräch mit uns verrät er dabei unter anderem die größten Hürden und Stolpersteine bei der Einführung eines neuen Systems – und wie der Wandel gelingen kann.

(Foto: a_sto / photocase.de)

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„Intranet und Social Workplace“ hat sich Hirschtec auf die Website geschrieben. 45 Mitarbeiter hat das Unternehmen und betreut namhafte Kunden wie die Bertelsmann Stiftung, die Ergo Versicherung, die Max Planck Gesellschaft oder die Deutsche Bundesbank. 2003 wurde es gegründet. Wir sprachen mit Lutz Hirsch, Diplom-Physiker und Executive Partner der Hirschtec. Bereits seit 1996 begleitet er Unternehmen bei der Einführung von E-Business-Lösungen.

Was sind aus Ihrer Sicht die derzeit interessantesten Entwicklungen im Bereich der Intranets?

Lutz Hirsch: Man merkt inzwischen, dass in vielen Unternehmen die Schere zwischen Außenwelt und Innenwelt sehr groß wird. Die Unterschiede sind sehr spürbar zwischen dem, was in den bekannten Social Networks passiert und was im Intranet eines Unternehmens passiert.

Auf der einen Seiten hat man Cloud-Lösungen wie Google Docs, Google Apps oder die Microsoft Cloud. Nutzer können damit kostengünstig arbeiten und sich informieren. Wer will, kombiniert so etwas mit Yammer oder Facebook at Work. In den Unternehmen auf der anderen Seite finden Sie teilweise sehr starre Systeme, die nicht selten älter als sechs bis sieben Jahre sind. Der Druck wird nicht zuletzt deshalb so groß, weil die Mitarbeiter selbst ausweichen können. Die arbeiten dann mit den Kollegen auf Plattformen außerhalb des Unternehmens zusammen, weil das intern einfach nicht geht.

Der Druck wird nicht zuletzt deshalb so groß, weil die Mitarbeiter selbst ausweichen können.

Was wir außerdem sehen: Die Form der Kommunikation wandelt sich. Die jüngere Generation bringt das ins Unternehmen ein. Wobei wir das nicht so dramatisch sehen, wie manche Enterprise-2.0-Jünger. Wir sehen nämlich durchaus, dass es einen deutlichen Unterschied für die Mitarbeiter macht, ob sie im Unternehmen kommunizieren oder privat. In der Firma erwarten sie, dass man ihnen etwas Vernünftiges bietet, mit dem sie ihre Arbeit machen können. Sind sie privat in Social Networks aktiv, dann machen viele Menschen sehr viel mehr, probieren mehr aus und sind aktiver als auf internen Plattformen. Das sind trotz allem zwei verschiedene Welten.

Was ist denn die zentrale Motivation für ein Unternehmen, sich überhaupt mit einem modernen Intranet auseinanderzusetzen?

Die Unternehmen sagen: Wir haben sehr viele Arbeitsinhalte und sehr viele Themen, die wir den Mitarbeitern näherbringen wollen. Und der Mitarbeiter selbst sagt: Ich bin mit so vielen Themen beschäftigt, und diese Arbeitsverdichtung ist inzwischen so groß, dass ich in diesem großen Informationswust im Unternehmen nicht lange suchen will. Ich will gezielt meine Informationen bekommen, die für mich relevant sind, möchte mit denen arbeiten und die Ergebnisse dann den Leuten zuspielen, für die das wichtig ist. Da kommen Mechanismen zum Tragen wie einem Dokument oder einem Schlagwort zu folgen. Oder als Mitarbeiter ist man Mitglied in einer Community und bekommt dort über einen Newsfeed mit, was passiert.

Das ist der Hauptzweck und auch der Hauptanwendungsfall, den viele Unternehmen sehen: schnell die relevanten Informationen zum Mitarbeiter bringen.

Beim Social Intranet geht es darum, die Kommunikation transparent und auffindbar zu machen.

Welche Vorteile bringt das denn in der Praxis?

Einen Projektraum in einem solchen Intranet müssen Sie sich wie einen Feed bei Xing oder LinkedIn kombiniert mit Dokumentenablagen und Aufgabenlisten vorstellen. Die Nachrichten und alle wesentlichen Arbeitsinhalte sind für jeden sichtbar und das bedeutet beispielsweise: Jemand der neu hinzukommt, kann sich schneller einarbeiten. Oder jemand, der im Urlaub war, muss nicht aufwändig nacharbeiten. Stattdessen hat er sofort einen Überblick über die gesamte Kommunikation und Änderungen. Nicht zuletzt ist alles durchsuchbar und für andere auffindbar. Da geht die Informationsverbreitung sehr viel schneller. Kurz gesagt: Beim Social Intranet geht es darum, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu digitalisieren und für andere transparent und auffindbar zu machen.

Man kennt doch die Situation: Bei einem Unternehmen kommt eine Anfrage rein und die wandert dann bisweilen Wochen oder gar Monate herum, bis die passende Person für die Auskunft gefunden ist. Die Antwort wiederum kommt über verschiedene Medienbrüche wie Ausdrucke und Unterschriftsmappen noch einmal später an die fragende Person zurück. Das geht vel schneller, wenn ich das über moderne Plattformen abwickle, die auf den Community-Gedanken setzen.

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Ist es aus Ihrer Sicht realistisch, dass ein Social Intranet nicht nur ein Tool ist, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen, sondern dass auch selbst Wandel auslösen kann?

Nein, ich glaube nicht, dass ein interaktives Intranet eine Organisation grundlegend wandelt. Sie funktioniert nach einem anderen Prinzip und Wandel wird von anderen Faktoren getrieben. Das hat viel mehr mit äußeren Geschäftsszenarien zu tun oder mit der wirtschaftlichen Lage.

Wenn man so manche Veröffentlichungen liest, dann glaubt man, dass sich die gesamte Unternehmensorganisation am Ende selbst reguliert und eine große Community entsteht. Es mag in kleineren Einheiten funktionieren, dass sich die Organisationsform durch so ein Werkzeug wandelt. Aber in großen Unternehmen wird das nicht passen. Da braucht man noch immer eine Organisationsstruktur und klare Regeln.

Muss sich dann stattdessen das Unternehmen wandeln, damit so ein neues Werkzeug erfolgreich eingesetzt werden kann?

Nein, auch nicht unbedingt. Wir hatten über 40 Projekte im Jahr 2015. Die reichten von der traditionellen Bank bis hin zum hochgradig digitalisierten Dienstleistungsunternehmen. Alle setzen diese Technologien ein, aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Der eine stellt beispielsweise den Newsfeed zentral auf die Homepage des Intranets. Ein anderes Unternehmen versteckt ihn eher, weil befürchtet wird, dass die Mitarbeiter damit nicht klar kommen. Aber trotzdem ist er da und hilft dabei, die Dinge transparenter abzuwickeln.

Lutz Hirsch

Lutz Hirsch

Von der Kultur des Unternehmens hängt also ab, wie es am Ende ausgeprägt wird. Das heißt aber nicht, dass beispielsweise ein konservatives Unternehmen das gar nicht einsetzt. Die gehen einfach behutsamer vor. Trotzdem sieht es natürlich anders aus, wenn bereits Transparenz da ist und das auch schon lange vorgelebt wird.

Ein gutes Beispiel ist hier unser Kunde FRoSTA. Da würde man vielleicht spontan sagen: Ein produzierendes Unternehmen ist wohl nicht gerade besonders digitalisiert. Aber FRoSTA hat schon seit über zehn Jahren eine äußerst transparente Unternehmenskultur verinnerlicht und setzt stark auf Transparenz bei den Inhaltsstoffen der Produkte. Weiter dürfen beispielsweise alle Mitarbeiter in einem Blog schreiben, ohne dass es lange freigegeben werden muss. Das bewirkt, dass Mitarbeiter ein Social Intranet sehr schnell annehmen, weil sie diese Transparenz bereits gewohnt sind und sie Teil der Unternehmensphilosophie ist. Das ist ein viel stärkerer Erfolgsfaktor.

Mitarbeiter müssen wissen, dass das Social Intranet gewollt ist – und auch wofür.

Was sind denn weitere Faktoren, um ein Social Intranet erfolgreich einzuführen?

Ganz wesentlich ist nach unserer Erfahrung, dass die Mitarbeiter gewohnt sind, unabhängig von ihren Führungskräften zu kommunizieren. Sie müssen wissen, dass ein gewisser Grad an Selbstorganisation unterstützt wird. Wichtig ist somit, dass das Unternehmen erkannt hat, dass ein Social Intranet kein Technologieprojekt ist, sondern eine andere Art zu arbeiten.

Das muss man zugleich mit klaren Ansagen an die Mitarbeiter begleiten, wie sie dieses neue Werkzeug verwenden sollen. Beispielsweise kann man festlegen: In Projekten schicken wir ab sofort keine E-Mails mehr, wir machen das über die Community. Oder: Keine Dateien mehr als Anhänge schicken, denn wir haben jetzt eine Ablage und darauf wird referenziert. Oder: Meetings werden nicht mehr vorbereitet, in dem ein Dokument hin- und hergeschickt wird, sondern wir stimmen die Agenda in einer Community ab. Das sind alles ganz pragmatische Dinge. Die muss man aber deutlich kommunizieren und gleichzeitig erklären, worin der Vorteil liegt. Unternehmen, die das machen, sind damit sehr erfolgreich, da sie die Kollegen sozusagen an ihrem Arbeitsplatz abholen.

Falsch ist es hingegen, einfach anzunehmen, dass das jeder schon von Facebook und Twitter kennen würde und es sozusagen von allein läuft. Das kennt eben nicht jeder und vor allem versteht nicht jeder, wie er das auf seine Arbeitswelt transformieren kann.

Gilt dann im Umkehrschluss: Wenn es nicht so klappt wie erhofft, dann hat man sich zu sehr darauf verlassen, dass es von alleine funktioniert? Welche andere Faktoren gibt es?

Ein Stolperstein ist es, wenn es vom Management nicht gewollt ist. Nach dem Motto: Die sollen arbeiten, aber nicht im Browser rumspielen. Es gibt tatsächlich Unternehmen, bei denen es kritisch gesehen wird, während der Arbeitszeit den Browser aufzumachen und ins Intranet zu gehen und z.B. Videos anzusehen, weil das ja keine Arbeit sei.

Problematisch ist es auch, wenn es das Management nebenher laufen lässt. Eine Führungskraft muss nicht unbedingt der große Pilotanwender und der beste User sein. Aber er sollte zumindest verstehen, was seine Mitarbeiter damit machen und sollte die Nutzung fördern.

Oft ist es leider so, dass dabei versucht wird, Führungskräfte umzuerziehen. Sie sollen zum idealen Vorbildnutzer werden. Das aber ist schwierig, weil eine Führungskraft ein anderes Arbeitsmodell hat als ein Informationsarbeiter, der in Projekten arbeitet, der Vertrieb macht oder Produkte entwickelt. Der hat einen ganz anderen Bedarf!

Für die Führungskraft ist wichtig zu sehen, dass dort etwas passiert und was dort passiert. Ab und zu muss man sich vielleicht einmal moderierend einklinken, wenn eine Diskussion aus dem Ruder läuft. Aber man muss nicht tagtäglich auf der Plattform sein.

Der Markt für Intranets hat sich ja inzwischen stark erweitert. Können Sie einmal unseren Lesern einen groben Überblick über die wesentlichen Kategorien geben?

Wir teilen den Markt in vier grobe Raster ein. In die erste Kategorie fallen die Enterprise-Intranets. Das sind große Lösungen, die in komplexen, verteilten Unternehmenswelten funktionieren sollen. Die müssen beispielsweise über verschiedene Kontinente Inhalte ausliefern, mehrsprachig sein, sich in Prozesse integrieren und sollten selbst Prozesse abbilden können. Die Vernetzungsfunktion ist das verbindende Element über verschiedenste Anwendungen hinweg: Dokumentenbereich, Projekträume, redaktionelle Informationen, Prozesswelten. Alles läuft in einem Feed zusammen. Zu nennen wären hier beispielsweise Sharepoint von Microsoft, IBMs Connections oder Linchpin von SeibertMedia.

Die zweite Kategorie sind die Intranet-Suiten, die als Produkt für sich gut funktionieren und über einfache Connectoren mit anderen Systemen kommunizieren können, aber eben nicht so tief. Letztlich können Sie sich das wie ein Social CMS-System vorstellen, in dem es neben redaktionellen Informationen auch Social Communities gibt und in dem sich Module für Prozessabläufe finden. Aus unserer Sicht eignen diese Systeme sich für Unternehmen bis etwa 7.000 Mitarbeiter, die ein, zwei Standorte haben und eine sehr gute Intranetlösung brauchen. Beispiele sind hier Bitrix 24, Xelos und Interact Intranet.

Dann gibt es die reinen Social Intranets, die sich ganz auf den Feed fokussieren. Das kann man sich wie LinkedIn oder Xing für die interne Nutzung vorstellen. Blogs und Wikifunktionen findet man hier oftmals ebenso. Beispiele sind Just, coyo und Mango Apps.

Und als viertes sehen wir Mobile Intranets wie beispielsweise Eyo. Das ist sozusagen die digitale Mitarbeiterzeitung fürs Smartphone. Solche Tools wollen gar nicht tief in Prozesse rein, sie wollen nicht primär Communities anbieten und Zusammenarbeit fördern, sondern wollen stattdessen redaktionellen Content sehr schlank und sehr schön gestaltet an mobile Endgeräte ausliefern. Die Unterstützung der Arbeitswelt wird dann eher über einen Connector zu Sharepoint oder einer anderen Plattform gelöst.

Gibt es aus Ihrer Erfahrung denn wichtige Faktoren und Kennzahlen, an denen man die Entscheidung für eine bestimmte Plattform festmachen kann?

Das ist tatsächlich sehr schwer zu sagen. Natürlich spielt die Größe eine Rolle. Ab einer bestimmten Komplexität ist zum Beispiel Sharepoint sehr gefragt. Bei Firmen zwischen 100 und 10.000 Mitarbeitern sind aber keine durchgängigen Muster zu sehen.

Wir haben in den letzten Monaten bei vielen Projekten sehr unterschiedliche Entscheidungen gesehen. Da gibt es eher konservative Unternehmen, die sich für ein Social Intranet entschieden haben, weil ihnen die Einfachheit wichtiger war. Und dann gab es Unternehmen, die eher modern ausgerichtet waren und Sharepoint genommen haben, weil sie das bereits als Lizenz im Haus hatten. Es gibt sehr viele Faktoren, die in  eine solche Entscheidung reinspielen.

Zum Schluss ein Blick nach vorn: Was sehen Sie als die wichtigsten Trends und Entwicklungen in den nächsten Monaten an?

Generell sehen wir, dass die Trends, die sich im Internet für drei bis fünf Jahre etabliert haben und dort stabil bleiben, dann in die Intranetwelt einfließen. Was die Nutzer auf ihren Smartphones mit den Apps gewohnt sind, dass erwarten sie irgendwann auch in der Unternehmenswelt. Insofern: Mobil wird in den nächsten Jahren wichtig sein, also ein Intranet in Apps. Das kann eine People-App sein, um Kollegen zu finden. Oder man will den internen Feed als App auf dem Smartphone. Das wird sich definitiv durchsetzen.

Artikel vom 29. Februar 2016