Schluss mit dem Inbox-Chaos! Diese Tipps und Tools helfen dabei

So gut wie jeder nutzt E-Mail, aber viele denken mit Grausen an ihre Inbox. Bernd Oswald erklärt in diesem Beitrag, warum das so ist, mit welchen Tipps und Werkzeugen Sie der täglichen E-Mail-Flut Herr werden und in welchen Fällen sich der Umstieg auf einen Messenger, eine Chat-App oder ein Projektmanagement-Tool lohnt.

Apple. Google. T-Online. Dazu zwei eigene Postfächer bei Domain Factory. Macht aktuell fünf E-Mail-Adressen bei mir. Bei web.de und gmx.de war ich auch schon, die habe ich aber wegen massiver Verspammung wieder dicht gemacht. Fünf E-Mail-Adressen und tatsächlich nutze ich alle regelmäßig: Vereinfacht gesagt eine fürs Einkaufen, eine für Newsletter-Abos, eine für private Kommunikation und zwei überwiegend beruflich. Laut Eurostat nutzen in Deutschland 78 Prozent der Befragten E-Mail-Dienste, wobei fast jeder Zweite zwei oder drei private E-Mail-Adressen besitzt. Das zeigt, dass die E-Mail auch mehr als 30 Jahre nach ihrer Erfindung in Deutschland einer der am meisten genutzten Dienste des Internets ist. Weltweit geht man von etwa 4,5 Milliarden E-Mail-Adressen aus, Tendenz steigend.

Weltweit geht man von etwa 4,5 Milliarden E-Mail-Adressen aus, Tendenz steigend

Ob es daran liegt, wie simpel E-Mail ist? Einfach in einem E-Mail-Programm oder in einem Webmail-Interface ein paar Zeilen schreiben, Empfänger-Adresse einfügen, absenden, fertig. Es ist das gleiche Prinzip wie beim klassischen Brief, nur digital. Dass man in eine E-Mail auch jede beliebige Datei (bis zur maximalen Größe, die der Provider erlaubt), anhängen kann, macht den Dienst noch praktischer. Auf den ersten Blick zumindest.

Denn die Einfachheit bedeutet auf der anderen Seite eine technische Limitierung. Beispielsweise, wenn es um Antworten oder gar längere E-Mail-Diskussionen geht. Wer kennt nicht die immer länger werdenden Ketten von „Re:“ oder „AW:“-Zeichen? Das liegt daran, dass die Technik hinter der E-Mail nicht darauf vorbereitet ist, mit Diskussionssträngen wie in Foren zu arbeiten. Diese müssen dann von E-Mail-Software wie Apple Mail oder Mozilla Thunderbird mühsam nachgeahmt werden – mit wechselndem Erfolg.

Aufräumen mit intelligenten Postfächern und Plugins

Aber es gibt Abhilfe. Apple Mail bietet beispielsweise „intelligente Postfächer“. Der Nutzer kann hier Regeln aufstellen, mit einem oder mehreren Merkmalen. Wenn eine Mail eine oder auch mehrere Merkmale erfüllt, kann Apple Mail außerdem wie viele andere Programme dieser Art auch eine gewünschte Aktion ausführen: die Mail in einen gewünschten Ordner verschieben, löschen (vor allem bei Spam gebräuchlich), umleiten oder mit einem Etikett, d.h. einer bestimmten Farbe, versehen.

Noch aufgeräumter wird Apple Mail mit einer Zusatzsoftware namens Mail Tags. So kann man zum Beispiel Schlagworte für Mails vergeben, Mails bestimmten (farbig markierbaren) Projekten zuweisen und Aufgaben und Wiedervorlagen aus Mails heraus erstellen. Wer dann später eine Mail sucht, bekommt Schlagworte und Projekte als zusätzliche Filteroptionen angezeigt.

Für seinen Mail-Dienst bietet Google wiederum seit 2015 die App Inbox, die thematische Ordner (Google selbst sprich von „Labels“) wie Reisen, Finanzen, Soziale Netzwerke, Käufe, Benachrichtigungen, Foren und Werbung anbietet. Inbox schlägt für eingehende Mails automatisch vor, in welchen Ordner sie verschoben werden sollen. Natürlich lassen sich auch eigene Ordner erstellen. Entweder man akzeptiert den Vorschlag oder passt ihn manuell an. Wenn Mails in gar keinen Ordner verschoben werden, sondern in der Inbox bleiben sollen, kann man sie „anpinnen“. Ähnlich wie bei Mail Tags für Apple bietet Google Inbox eine Wiedervorlage-Funktion für Mails nach Datum und Uhrzeit.

E-Mail-Postfach nicht als Archiv verwenden

Solche Tools sind eine praktische Sache, mindestens ebenso wichtig ist jedoch das persönliche E-Mail-Management. E-Mail-Postfächer laufen vor allem dann voll, wenn der Nutzer sie als Archiv verwendet. Dabei sollte der Posteingang des E-Mailpostfachs ein Durchgangsort für die E-Mails sein und keine dauerhafte Ablage, seinen Briefkasten leert man ja auch regelmäßig.

Der radikalste Ansatz für den Umgang mit E-Mails heißt „Inbox Zero“. Für jede eingehende Mail wird (sofort) eine Entscheidung getroffen:

• löschen, wenn sie uninteressant, irrelevant oder schlicht Spam ist
• beantworten und dann löschen
• gegebenenfalls delegieren und dann löschen
• wenn sie nicht sofort erledigt werden kann, aber erledigt werden muss: auf Wiedervorlage legen
• wenn Sie wichtig ist und auch später noch gebraucht wird: in einen E-Mail-Ordner verschieben
• wichtige Anhänge runterladen und am dafür bestimmten Ort auf der Festplatte speichern.

Ordner bringen noch mehr Struktur ins Postfach und erleichtern das Wiederfinden, gerade in Kombination mit Tools wie Mail Tags, die eine Verschlagwortung erlauben.

Es gibt unterschiedliche Ansätze, wann man die E-Mails bearbeitet: sofort oder zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das ist Geschmacksache. Wer produktiv arbeiten will, ist gut beraten, sein E-Mail-Programm auch mal ganz zu schließen oder zumindest die Benachrichtigungsfunktion über eingehende Mails zu deaktivieren. Dann lieber in einer ruhigen Minute, zum Beispiel am Abend, den Posteingang wieder auf null bringen.

Die beste E-Mail ist eine erledigte E-Mail, denn dann kann sie gelöscht werden.

Da der Klick auf den Löschen-Knopf die Mail erst einmal „nur“ in den Papierkorb befördert, sollte der Papierkorb von Zeit zu Zeit geleert werden.
Auch die in Ordnern abgelegten Mails sollte man sich von Zeit zu Zeit mal anschauen, denn was nützt ein leerer Posteingang, wenn dafür die Ordner überquellen? Vereinfacht gesagt: Die beste E-Mail ist eine erledigte E-Mail, denn dann kann sie gelöscht werden.

Das „Inbox Zero“-Prinzip erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin, belohnt den Anwender aber mit einem befreienden Gefühl.

E-Mail-Aufkommen aktiv reduzieren

Zur E-Mail-Hygiene gehört außerdem das Vermeiden überflüssiger E-Mails. Denn auch wenn Newsletter gerade ihren vierten Frühling erleben, sollten man regelmäßig checken, ob die Newsletter das halten, was man sich davon versprochen hat. Wenn nicht: abbestellen! Aber selbst bei nützlichen Newslettern lohnt sich die Frage, ob der Inhalt nicht anderweitig zugänglich ist. Manche Newsletter sind nichts weiter als Sammlungen von Online-Artikeln, die genauso gut per RSS-Feed abonnierbar sind. RSS-Feeds sind in webbasierten Readern wie Feedly oder Inoreader am praktischsten. Zum einen müllen sie nicht das E-Mail-Postfach zu, zum anderen sind sie von jedem Rechner aus erreichbar.

Komplexere Themen lassen sich einfacher per Telefon oder im persönlichen Gespräch klären.

Viele Mails lassen sich vermeiden, indem Sie auf Ping-Pong-Kommunikation verzichten. Wer kennt nicht die Fälle, in denen es sechs oder sieben Mails braucht, um sich zu verabreden? In solchen Fällen ist es oft sinnvoller, zum Telefon zu greifen oder das persönliche Gespräch zu suchen, als eine E-Mail zu schreiben. Das gilt besonders bei komplexeren Themen, bei denen Sie von vornherein wissen, dass Ihre Mail beim Gegenüber weitere Fragen aufwerfen wird und umgekehrt.

Messenger boomen

Die E-Mail ist praktisch für einen (kurzen) Austausch zweier Personen zu einem bestimmten Thema. Kommen mehrere Beteiligte ins Spiel, etwa bei der Koordination von Projekten, gerät man mit der E-Mail ganz schnell auf den Holzweg. Die Übersichtlichkeit ist sofort weg: Wer hat wann auf wen geantwortet? Wo war noch gleich die Mail, in der Kollege XY seine Terminvorschläge genannt hat? Und in welcher Mail war das PDF mit der Styleguide-Richtlinie angehängt?

Wer Projekte mit mehreren Beteiligten online koordinieren will, braucht Übersichtlichkeit, Transparenz, eine Kommentarfunktion, ein gutes Dateimanagement und die Möglichkeit, Aufgaben zuweisen zu können, inklusive Fälligkeitsdatum. Dafür gibt es Projektmanagement-Tools wie Basecamp, Asana, Trello oder neuerdings dapulse.

Auch HipChat und Slack setzen auf kollaboratives Arbeiten, allerdings mit stärkerem Fokus auf die Kommunikation, weswegen beide gemeinhin als Chat-Tools bezeichnet werden. HipChat bietet neben privaten und öffentlichen Chat-Räumen auch 1-zu-1-Text-Chats, Sprach- und Videoanrufe sowie Screen-Sharing. Speziell bei der digitalen Avantgarde ist Slack gerade richtig in. Die Kommunikation lässt sich in thematische Channels einteilen, die alle mit einem Hashtag gekennzeichnet sind. Channels können öffentlich und privat sein. Auch private Direktnachrichten an einen bestimmten Slack-Nutzer sind möglich. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, verschiedene cloud-basierte Dateimanagement-Dienste wie Google-Drive oder Dropbox in Slack einzubinden. Noch länger ist die Liste der Integrationsmöglichkeiten für Developer Tools wie das in der Programmiererszene sehr verbreitete Code-Portal GitHub oder der Automatisierungsdienst „If This Then That“ (IFTTT). Das Posten eines Links aus einem dieser Dienste in einen Slack-Chat reicht, damit das dahinter liegende Dokument im Ordner „All Files“ angezeigt wird. Die Benachrichtigungsfunktion bei neuen Chat-Nachrichten rundet den Dienst ab.

Lesetipp: Peter Grosskopf hat in einem UPLOAD-Beitrag einmal erklärt, wie man das richtige Projektmanagement-Tool findet. Jan Tißler wiederum hat Slack bereits ausführlich vorgestellt.

Neben den Tools, die vor allem für die Team-Zusammenarbeit gedacht sind, gibt es ein stetig wachsendes Feld an Messengern und Chats, die sich an Privatanwender richten. Unter den Messengern, die vor allem für den privaten Einsatz gedacht sind, ist WhatsApp der Weltmarktführer, obwohl er sich auf Einzel- und Gruppenchats beschränkt. 2014 wurde WhatsApp von Facebook gekauft, das aber für die mobile Nutzung weiterhin seinen eigenen Messenger anbietet, der auch genau so heißt. Auf höhere Sicherheit durch Verschlüsselung setzen Telegram und Threema. Der vielleicht gerade angesagteste Messenger hat eine einzigartige Funktion, die man sowohl aus Gründen der Sicherheit als auch aus Gründen des Platzsparens gut finden kann: Bei Snapchat werden die in so genannten Stories eingebundenen Inhalte nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Gerade bei Teenagern und Twens ist Snapchat überaus in.

Das UPLOAD Magazin hat sich in Ausgabe 32 ausführlich mit Snapchat beschäftigt. Die Artikel können Sie hier kostenlos lesen.

Schließlich gibt es noch das E-Mail-Messaging, ein Prinzip, das den Chat-Trend mit der E-Mail verheiraten will: MailTime, Hop und Mailburn verwandeln Mails in Chats. Vorteil gegenüber Messengern: Die Chat-Partner müssen nicht das gleiche Tool nutzen, denn alle Nachrichten kommen nach wie vor als E-Mail an. Praktischer ist es aber auch hier, wenn alle Gesprächsteilnehmer die zugehörige App nutzen.

Zusammengefasst

Die E-Mail ist immer noch verbreitet, für kollaboratives Arbeiten sind aber Projektmanagement-Tools besser geeignet. Und für den simple Kommunikationsbedürfnis gibt es eine immer größer werdende Zahl an Chats und Messengern, die gerade bei der U30-Generation sehr beliebt sind. Ansonsten gilt: Das E-Mail-Aufkommen kann man gezielt reduzieren und den Rest mit Tools, systematischem Vorgehen und einer Portion Selbstdisziplin in den Griff bekommen.

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 33

Schwerpunkt „E-Mail“. Themen: Einführung ins E-Mail-Marketing, umfangreicher Praxisguide zur Marketing-Automatisierung, Interview zu Newslettern als Geschäftsmodell, Newsletter in WordPress verwalten, Inbox aufräumen und einiges mehr.

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