Überblick: Was kann eigentlich Evernote?

Evernote ist ein Online-Werkzeug, um das ich persönlich sehr lange ratlos herumgeschlichen bin. Der Dienst kann so viel, dass man sich schon wieder fragt, wozu man ihn wohl gebrauchen könnte. Notizen für die Ewigkeit? Bilder und Videos abspeichern? Todo-Listen und Ideen mit anderen gemeinsam entwickeln? Inzwischen nutze ich Evernote sehr intensiv und bin sehr schnell zum kostenpflichtigen Evernote Premium gewechselt. Der Dienst kann tatsächlich viel und ist für manche Anwendungsfelder perfekt. Manche andere Dinge kann er allerdings überhaupt nicht.

Phil Libin (re.), CEO von Evernote, im Gespräch mit Loïc Le Meur auf der Konferenz Le Web 2012. Foto: @kmeron for LeWeb12 Conference, Paris. Lizenz: CC BY 2.0

Phil Libin (re.), CEO von Evernote, im Gespräch mit Loïc Le Meur auf der Konferenz Le Web 2012. Foto: @kmeron for LeWeb12 Conference, Paris. Lizenz: CC BY 2.0

Funktionen von Evernote

Ausgangspunkt für Evernote war es, einen Platz für Notizen zu schaffen, an dem man sie idealerweise jederzeit und von jedem Ort aus wiederfindet – das legt schon der Name nahe. Im Juni 2008 ist die Betaversion des Webdienstes gestartet. Seitdem hat sich eine Menge getan.

Die Macher von Evernote legen sehr viel Wert darauf, die möglichen Anwendungsfälle für ihren Dienst laufend zu erweitern. So kann man nun längst nicht mehr nur selbstgeschriebene Notizen dort ablegen, sondern prinzipiell Dateien aller Art. Texte in PDFs und sogar in Fotos werden dabei durchsuchbar gemacht. Zudem ist Evernote nicht mehr nur im Web, sondern mit nativen Applikationen auf zahlreichen Plattformen präsent. Und nicht zuletzt kauft Evernote Dienste hinzu oder entwickelt sie selbst, die das ursprüngliche Angebot erweitern: Evernote Food rund ums Essen, Evernote Hello für Notizen zu Kontakten, Skitch für Screenshots und Skizzen. Sogar elektronische Stifte sind inzwischen mit Evernote verbunden, so dass handschriftliche Notizen dort landen können – und ebenfalls durchsuchbar werden. Was es in diesem Bereich alles gibt, stelle ich gleich noch vor.

Alle Inhalte kann man dabei durch Schlagwörter ordnen, sie lassen sich aber auch einem „Notizbuch“ hinzufügen, von denen man beliebig viele anlegen kann. So ein Notizbuch kann man wiederum anderen freigeben, sofern man selbst einen Evernote Premium-Account hat. Um ein solches freigegebenes Notizbuch aufrufen und bearbeiten zu können, reicht hingegen der kostenlose Basis-Account.

Diese kurze Abriss zu Anfang soll erst einmal zeigen: Ja, mit Evernote ist wirklich sehr viel möglich. Die Macher haben es verstanden, ein schnell expandierendes Universum von ergänzenden Diensten und Features zu kreieren.

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Kostenpflichtige Angebote

Bei Evernote gibt es neben dem kostenlosen Basis-Account drei Varianten von kostenpflichtigen Modellen, die jeweils für Privatpersonen, Unternehmen oder Schulen gedacht sind.

1. Evernote Premium

Im Gegensatz zu vielen anderen Diensten in der „Cloud“ setzt Evernote bei seinem kostenpflichtigen Angebot Evernote Premium nicht etwa auf den insgesamt zur Verfügung stehenden Speicherplatz. Stattdessen geht es um die Datenmenge („Traffic“), die man jeden Monat von und zu Evernote verschieben kann. Im Laufe der Zeit kann man also beliebig viele Inhalte dort abspeichern. Wer keinen Premiumzugang hat, stößt aber bei großen Dateien (bspw. Videos) an diese monatliche Traffic-Grenze.

Einige Besonderheiten bleiben den Premiumkunden vorbehalten, beispielsweise wie schon erwähnt das Freigeben von Notizbüchern. Auch Offline-Notizbücher auf Mobilgeräten gehören zu den Premium-Funktionen. PDFs werden durchsuchbar und Texte in Bildern schneller erkannt. Hier gibt es eine Übersicht zu wesentlichen Premium-Funktionen.

Auch mit der kostenlosen Version kann man recht gut ausprobieren, ob sich Evernote in den eigenen Alltag integriert oder nicht. Und für manche Anwendungsfälle wird es in dieser Form sogar ausreichen.

Für Evernote Premium bezahlt man 5 Euro im Monat oder 40 Euro im Jahr. Bis zu 1 GB an Daten kann man dann monatlich hochladen. Eine einzelne Notiz kann bis zu 100 MB groß sein.

2. Evernote Business

Wie der Name verrät, ist Evernote Business speziell für den Einsatz in Unternehmen gedacht. Die Idee ist, dass es als Wissensdatenbank und Materialiensammlung genutzt wird. Zudem können Mitarbeiter Evernote zugleich für private Notizen und andere Inhalte verwenden, die nur für sie selbst sichtbar sind. Es wird hier zwischen privaten Notizbüchern und Business-Notizbüchern unterschieden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, verbleiben die privaten Notizbücher in seinem eigenen Evernote-Account, die Business-Notizbücher verbleiben beim Unternehmen.

Ergänzend zum kostenlosen Account und dem Premium-Zugang gibt es bei Evernote Business Funktionen für den Administrator. Er kann beispielsweise Benutzer einladen und verwalten. Alle Nutzer bekommen automatisch alle Premium-Funktionen. Hier werden die Features von Evernote Business vorgestellt.

Der Preis beträgt 10 Euro pro Nutzer und Monat. Wer die monatliche Abrechnung per Kreditkarte gewählt hat, bezahlt entsprechend der Nutzung. Wer schon im Voraus bezahlt hat und etwas ändern möchte, muss das über die Weboberfläche dem „Customer Success Team“ mitteilen. Innerhalb eines Tages sollen die Änderungen dann vorgenommen sein. Da ich Evernote Business selbst nicht ausprobiert habe, kann ich an der Stelle keine eigenen Erfahrungen zu diesem Prozess weitergeben. Wichtig: Wer jährlich vorauszahlt, kann die Zahl der Nutzer in diesem Zeitraum erhöhen, aber nicht verringern.

Auch hier ist nicht die Datenmenge in der Cloud begrenzt, sondern der Datenverkehr (Traffic). Jeder Nutzer hat 2 GB Traffic für seine privaten Notizbücher zur Verfügung. Dem Unternehmensaccount als Ganzem stehen zusätzlich 2 GB mal die Zahl der Nutzer zur Verfügung.

Generell stellt sich bei einem Business-Account noch mehr als bei privaten Accounts die Frage nach dem Datenschutz und der generellen Sicherheit. Dazu weiter unten mehr.

3. Evernote für Schulen

Evernote für Schulen ist nichts anderes als ein Rabatt auf Evernote Business: Berechtigte Bildungseinrichtungen zahlen 75 Prozent weniger.

Auf zahlreichen Plattformen zu Hause

Evernote funktioniert natürlich nur dann gut, wenn man es immer zur Hand hat, sobald man es braucht. Entsprechend ist es auf zahlreichen Plattformen verfügbar. Hier einige Beispiele:

Evernote auf dem Mac

Startseite des aktuellen Evernote auf dem Mac, das gerade kürzlich sehr gelungen in Sachen Optik und Nutzerführung überarbeitet wurde.

Das Menü von Evernote auf Android im Quermodus.

Das Menü von Evernote auf Android im Quermodus.

So sieht Evernote im Quermodus auf dem iPad aus.

So sieht Evernote im Quermodus auf dem iPad aus.

Die Weboberfläche von Evernote.

Die Weboberfläche von Evernote.

An sich braucht man nur einen Browser und Internetzugang, um die Weboberfläche aufzurufen, die ich allerdings nur nutze, wenn ich es muss. Sie ist nicht schlecht, aber längst nicht so komfortabel wie die Programme.

Evernote-Apps gibt es auf Mobilgeräten für Android, iOS, Blackberry, Windows Phone und für Web OS. Zudem gibt es Versionen für OS X, Windows und für die „Modern UI“ von Windows 8. Linux-Nutzern bleibt nur die Weboberfläche.

Ergänzende Dienste

Wie eingangs erwähnt, lassen sich die Macher von Evernote einiges einfallen, damit man das Angebot so oft wie nur möglich nutzt. Im Zweifel kaufen sie Dienste hinzu.

  • Mit Skitch kann man sehr schnell Screenshots machen und mit Anmerkungen in Form von Texten, grafischen Elementen oder Freihand-Skizzen versehen. Skitch gibt es für Android, iOS, Windows, Windows 8, OS X.
  • Mit dem Evernote Webclipper kann man den Inhalt einer Webseite ganz oder teilweise abspeichern. Ihn gibt es als Addon für Chrome, Firefox, Safari und Internet Explorer sowie als Bookmarklet für alle anderen Browser.
  • Evernote Hello ist für all jene gedacht, die vielen Menschen begegnen und schlichtweg ein zu schlechtes Gedächtnis haben. Man soll den Gesprächspartner fotografieren und Notizen ergänzen, um das auszugleichen. Es gibt Apps für Android und iOS.
  • Evernote Food zielte zunächst auf den Trend, seine Mahlzeiten zu fotografieren und mit der Welt per Social Network zu teilen. Hier kann man beispielsweise Notizen und den Ort ergänzen und auch mehrere Fotos hinzufügen. Seit Neuestem soll man Evernote Food in der iOS-Version u.a. ebenfalls dazu nutzen, Rezepte abzuspeichern. Eine App für Android ist ebenfalls verfügbar.
  • Evernote Clearly ist ein Addon für den Chrome-Browser, um Artikel im Web auf ihre eigentlichen Inhalte Text und Bild zu reduzieren. Alles andere verschwindet. Zudem wird der Text sehr lesefreundlich dargestellt. Über eine einfache Tastenkombination kann man einen interessanten Artikel in einem Rutsch zunächst lesefreundlich auf Text und Bild reduzieren und dann im eigenen Evernote-Account abspeichern lassen.
  • Penultimate ist ein digitales Notiz- und Skizzenbuch fürs iPad. Man wird es wohl am ehesten mit einem entsprechenden Stift nutzen wollen.
  • Evernote Peek ist ebenfalls nur auf dem iPad verfügbar. Zudem braucht man ein Smartcover. Ist beides vorhanden, soll es beim Lernen unterstützen.

Apps von Drittanbietern

Nicht nur Evernote selbst, auch andere Entwickler bieten Programme an, die auf die eine oder andere Weise mit dem Dienst zusammenarbeiten. Hier findet man eine Art App Store für Evernote.

"Evernote Trunk" ist eine Sammlung von Produkten rund um den Dienst, wie beispielsweise Apps für diverse Plattformen.

„Evernote Trunk“ ist eine Sammlung von Produkten rund um den Dienst, wie beispielsweise Apps für diverse Plattformen.

Hardware und andere physische Produkte

Zwar dreht sich bei Evernote alles um digitale Inhalte, aber der Dienst will auch eine Brücke zur physischen Welt schlagen. Hier fünf Beispiele:

Mit dem Sony Reader kann man beispielsweise Inhalte lesen, die man sich über das weiter oben schon beschriebene Browser-Addon Clearly abgespeichert hat. Auf dem Reader kann man Kommentare zu Textpassagen eingeben und zurück zu Evernote speichern.

Mit dem Sony Reader kann man beispielsweise Inhalte lesen, die man sich über das weiter oben schon beschriebene Browser-Addon Clearly abgespeichert hat. Auf dem Reader kann man Kommentare zu Textpassagen eingeben und zurück zu Evernote speichern.

Der Livescribe Sky Smartpen digitalisiert automatisch alles, was man mit ihm schreibt oder zeichnet und kann sich via WLAN mit Evernote verbinden. Hier lässt sich dann auch die Entstehung der jeweiligen Notiz nachvollziehen. Sitzt man in einer Vorlesung oder einer ähnlichen Veranstaltung, kann man das Gesprochene zudem parallel aufzeichnen.

Der Livescribe Sky Smartpen digitalisiert automatisch alles, was man mit ihm schreibt oder zeichnet und kann sich via WLAN mit Evernote verbinden. Hier lässt sich dann auch die Entstehung der jeweiligen Notiz nachvollziehen. Sitzt man in einer Vorlesung oder einer ähnlichen Veranstaltung, kann man das Gesprochene zudem parallel aufzeichnen.

Der Hersteller iHealth hat mehrere Produkte, um Daten zum eigenen Körper zu erfassen und auszuwerten. Auf Wunsch werden die Ergebnisse bei Evernote abgespeichert.

Der Hersteller iHealth hat mehrere Produkte, um Daten zum eigenen Körper zu erfassen und auszuwerten. Auf Wunsch werden die Ergebnisse bei Evernote abgespeichert.

Der Fujitsu ScanSnap S1300i ist ein Beispiel von mehreren mobilen Scannern des Herstellers, die sich direkt mit Evernote verbinden können.

Der Fujitsu ScanSnap S1300i ist ein Beispiel von mehreren mobilen Scannern des Herstellers, die sich direkt mit Evernote verbinden können.

Mit dem "Smart Notebook" von Moleskin und der passenden Kamera-App von Evernote soll man seine handschriftlichen Notizen und Skizzen besonders leicht im eigenen Evernote-Konto ablegen können - inklusive Schlagwörtern.

Mit dem „Smart Notebook“ von Moleskin und der passenden Kamera-App von Evernote soll man seine handschriftlichen Notizen und Skizzen besonders leicht im eigenen Evernote-Konto ablegen können – inklusive Schlagwörtern.

Diese und andere Beispiele finden sich hier auf der Evernote-Website.

Meine persönlichen Anwendungsfelder

Um einmal beispielhaft zu zeigen, wie sich Evernote in den Alltag integrieren kann, hier einmal meine wichtigsten Anwendungen:

  • Wer viel schreiben will, muss erst einmal viel lesen. Anders gesagt: ohne Input kein Output. Entsprechend habe ich zahlreiche Artikel aus dem Netz bei mir in Evernote gespeichert. Dazu nutze ich vor allem das weiter oben schon genannte „Clearly“-Addon für den Browser Chrome: Ein Tastendruck und der Artikel wird auf seine Text- und Bildinhalte reduziert und direkt in meinen Evernote-Account gespeichert. Später kann ich die Artikel dann auf iPad oder Smartphone abrufen. Über die Suchfunktion kann ich zudem bei Bedarf alle jemals abgelegten Informationen wiederfinden. Neben den Artikeln landen hier entsprechende PDFs. Leider ist das PDF-Lesen in Evernote auf dem iPad nicht so komfortabel wie mit anderen Apps, da sich Evernote beispielsweise nicht merkt, bis wohin man beim letzten Mal gekommen ist. Das ist gerade bei E-Books unpraktisch. Trotzdem ist Evernote die zentrale Anlaufstelle für Lesematerial bei mir geworden, sofern es um Fachinformationen geht.
  • Auch den eigentlichen Grundgedanken von Evernote nutze ich und lege hier alle meine Notizen ab, beispielsweise Gesprächsnotizen, Ergebnisse von Meetings, Ideen. Die waren sonst immer in diversen Textdateien auf meinem Computer verstreut. Neulich brachte mich jemand auf die Idee, die Sprachaufzeichnung von Evernote für Vorträge und Interviews zu benutzen. Sitzt man beispielsweise mit dem iPad in einem Seminar, kann man sowohl den Ton aufnehmen, als auch die wichtigsten Fakten runterschreiben. Habe ich noch nicht ausprobiert, wird aber definitiv kommen.
  • Material- und Unterlagensammlungen für bestimmte Projekte oder Anlässe. Es gibt immer wieder Phasen, in denen man über längere Zeit Informationen verschiedener Art sammelt. Man hat eingescannte Dokumente, Informationen per E-Mail, eigene Ideen. Alles das sammle ich in projektbezogenen Notizbüchern oder versehe sie mit passenden Schlagwörtern.

Auch das gemeinsame Bearbeiten eines Notizbuchs habe ich ausprobiert und seitdem man auf neue oder aktualisierte Notizen hingewiesen wird, ist das auch sinnvoll und nützlich. Vorher musste man selbst aktiv schauen, ob die andere Person etwas ergänzt oder geändert hatte. Ich persönlich habe diesen Anwendungsfall nicht so oft, als gemeinsame Materialsammlung finde ich Evernote aber an sich sehr hilfreich.

Wofür sich Evernote nicht gut eignet

Auch wenn ich Evernote inzwischen gern und häufig nutze, bin ich auch schon auf Grenzen gestoßen. Hier drei Beispiele für Dinge, die man zwar mit Evernote ebenfalls machen kann, die bei anderen Diensten jedoch besser funktionieren:

  1. To-Do-Liste: Man kann zwar in Notizen Listen anlegen, die sich abhaken lassen, aber das war es auch schon mit dieser Funktionalität. Wer seine Aufgaben verwalten will, sollte sich dafür aus meiner Sicht eher nach einem anderen Dienst umsehen. Ich benutze dafür Wunderlist. Bei einer To-Do-Anwendung brauche ich einfach ein Enddatum für die Aufgabe und auch Erinnerungen. Beides gibt es in Evernote nicht. Wer sehr diszipliniert ist und hingegen nur einen zentralen Ort braucht, um seine Aufgaben aufzuschreiben und sich seine täglichen To-Dos daraus manuell zusammenstellt, kann das natürlich wiederum sehr gut mit Evernote umsetzen. Update: Evernote hat angekündigt, dass es künftig auch Enddaten für Notizen geben wird. Mehr Informationen dazu hier. Der Hinweis dazu kam von Alexander Fischer via Google+.
  2. Projektmanagement: Ebenso wie bei einer Aufgabenverwaltung brauche ich bei einer Projektverwaltung Enddaten, außerdem Zuständigkeiten, Status und generell eine Übersicht zum Projekt. Theoretisch könnte man sich über Notizbücher und Schlagwörter auch so etwas wie eine Projektverwaltung in Evernote erstellen. Aber wirklich komfortabel ist das nicht. Für solche Aufgaben ist eher ein Tool wie Trello geeignet, das wir hier demnächst noch vorstellen.
  3. Gemeinsames Bearbeiten von Dateien: An sich kann man in ein Notizbuch beispielsweise auch ein Textdokument oder eine Tabellenkalkulation ablegen und somit allen zugänglich machen, die Zugriff auf das Notizbuch haben. Sofern man die Datei direkt aus Evernote heraus öffnet, wird automatisch die bearbeitete und neu abgespeicherte Version zu Evernote hochgeladen. Zentrales Problem: Es ist nirgends ersichtlich, ob die Datei gerade in Bearbeitung ist oder nicht. Wenn ich gemeinsam mit anderen an Texten, Tabellen oder Präsentationen arbeite, nutze ich dazu Google Drive. Hier werden die Dateien direkt im Browser erstellt und bearbeitet und man kann die Änderungen anderer Mitarbeiter sogar „live“ mitverfolgen, während sie passieren. Funktional ist man hier gegenüber beispielsweise Microsoft Office bisweilen eingeschränkt, aber fürs gemeinsame Bearbeiten ist es perfekt.

Datenschutz, Sicherheit, Zuverlässigkeit

Wie bei allen Cloud-Diensten stellt sich hier die individuelle und teilweise die rechtliche Frage, inwiefern Evernote überhaupt in Frage kommt. Schließlich liegen die Inhalte alle auf unbekannten Servern irgendwo im Netz. An sich kann man Evernote nutzen, ohne die Notizen ins Web hochzuladen. Dann bleibt alles lokal gespeichert. Inwiefern der Dienst dann noch sinnvoll und nützlich ist, muss jeder für sich selbst entscheiden. Immerhin kann man dann trotzdem alle Notizen anlegen, durchsuchen etc.

Evernote selbst betont selbstverständlich, dass die Privatsphäre gewahrt wird und auch die Sicherheit gewährleistet ist. So ist der Datenverkehr zwischen Server und Client SSL-verschlüsselt – aber das sollte wohl auch selbstverständlich sein. Wer die Inhalte selbst verschlüsselt haben möchte, kann dies auch, muss dann aber stets seine Passphrase eingeben, wenn man es entschlüsseln will.

Evernote hat darüber hinaus das „Safe Harbor“-Abkommen unterzeichnet, womit sich das Unternehmen an Datenschutzrichtlinien der EU und der Schweiz hält.

Weitere Informationen dazu finden sich hier auf der Evernote-Website.

In Sachen Zuverlässigkeit kann ich aus meiner Erfahrung heraus Evernote nur loben. Ich habe es noch nicht erlebt, dass der Dienst nicht erreichbar gewesen wäre. Da die Daten zudem immer auch lokal vorliegen, wäre ein vorübergehender Ausfall des Abgleichs via Cloud zudem zu verschmerzen.

Fazit

Evernote ist vielleicht nicht ganz so universell einsetzbar wie ein Blatt Papier, aber es geht in eine ähnliche Richtung. Man kann jedenfalls kaum auflisten, was sich alles damit machen lässt. Würde man es kurz definieren wollen, kann man in Evernote Inhalte verschiedenster Art verschlagwortet, sortiert und durchsuchbar ablegen. Mehrere Personen können bei Bedarf zusammenarbeiten.

Ob man nun eine Reise oder eine Party plant, ein Tagebuch führt, Ideen festhält, eine Materialsammlung für ein Projekt anlegt, Rezepte sammelt, E-Books und andere Inhalte fürs spätere Lesen aufbewahrt: Vieles ist möglich.

Wie weiter oben beschrieben, hat Evernote auch seine Grenzen. Es ist ein universeller Inhaltespeicher und man kann sehr viel mehr dort ablegen, als bloße Notizen. Aber es ersetzt (zum jetzigen Stand der Dinge) keine spezialisierte Anwendung für To-Do-Listen oder zur Projektplanung.

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Artikel vom 14. Januar 2013