Selbstorganisation im Home Office: Damit aus einem Traum kein Alptraum wird

Das Arbeiten im Home Office gilt als Traum vieler Arbeitender. Doch ist das in der Realität auch wirklich so ein großer Traum? Überwiegen die Vorteile oder doch die Probleme? Und was muss ich eigentlich beachten, wenn ich produktiv aus dem Home Office arbeiten möchte? Selbstorganisation heißt hier das Stichwort und das ist beileibe kein Selbstläufer.

Home Office

Mein Home Office direkt nach dem Einzug im Oktober 2012.

Seit etwa zehn Jahren arbeite ich nun schon aus dem Home Office. Für mich hat sich das als ideales Arbeitsszenario herausgestellt, auch wenn es zugegebenermaßen nicht immer ganz leicht war. Auch im heimischen Büro hat man es mit vielseitigen Problemen zu tun, die zum Teil die gleichen sind, die man hat, wenn man in einem Büro eines Unternehmens arbeitet. Zum Teil unterscheiden sie sich aber auch stark. Was viele oft nicht bedenken: Auch die eigene Person kann zur Störquelle werden, wenn es an Selbstdisziplin fehlt. Ich habe mir daher im Laufe der Jahre ein striktes Regelwerk auferlegt, um auf der einen Seite produktiv zu sein und der anderen Seite zugleich die Work-Life-Balance nicht zu vergessen.

Am Anfang aber steht die grundsätzliche Frage: Eignet sich mein Job eigentlich für das Home Office?

Freelancer bevorzugt, immer noch

Die Vorzüge des Arbeitens im Home Office liegen auf der Hand. Man spart sich die Anfahrt zur Arbeit, was bei manchem Pendler gerne mal mehrere Stunden täglich sein können, und der Arbeitgeber bekommt dafür zufriedene Mitarbeiter, die mehr Freizeit haben und somit ausgeglichener sind. Als Arbeitnehmer ist man zudem sehr viel flexibler, vor allem, wenn eine freie Zeiteinteilung möglich ist. Der größte Vorteil für die Unternehmensseite wird aber oft vergessen: Sie sind bei der Besetzung von wichtigen Positionen nicht mehr auf die regionale Personalsuche angewiesen, sondern können theoretisch sogar die kreativsten Köpfe unabhängig von deren Wohnort anstellen. Natürlich ist es immer noch praktisch, wenn ein extern arbeitender Mitarbeiter in einer Entfernung wohnt, die regelmäßige Präsenzen im Unternehmen ermöglicht, aber ein Muss ist das nicht mehr.

Durchgesetzt hat sich dieses Arbeitsmodell allerdings bis heute nicht. Oft werden den Mitarbeitern stattdessen lediglich Home-Office-Tage angeboten, statt komplett aus den eigenen vier Wänden zu arbeiten. In einigen Fällen ist das kaum anders möglich, denn viele Tätigkeiten erfordern die Anwesenheit im Büro. Aber eben nicht alle.

Für Freelancer gilt das beispielsweise in der Regel nicht, denn sie sind oftmals unabhängig und können ihren Arbeitsort mit ihren jeweiligen Kunden absprechen. Zwar gibt es auch hier immer wieder Projekte, bei denen eine Anwesenheit im Unternehmen erwünscht ist, doch letztlich bleibt das eine Verhandlungssache. Projektarbeit im Team ist beispielsweise  sehr gut über Kollaborationswerkzeuge möglich. Im Unternehmen arbeiten schließlich bei interdisziplinären Projekte ebenfalls nicht alle Beteiligten zusammen in einem Raum und Fragen werden auch in solchen Fällen über ein internes Netzwerk, Messenger-Systeme oder ganz klassisch per E-Mail oder Telefon gestellt und beantwortet.

Der Arbeitsplatz

Freelancer sind aber auch deshalb fast naturbedingt häufiger im Home Office zu finden, weil sich für eine Einzelperson die Anmietung eines separaten Büros oftmals nicht lohnt und auch nicht unbedingt notwendig ist. Wer in seiner Wohnung nicht genügend Platz hat, kann eventuell mit anderen Freelancern eine Bürogemeinschaft bilden. Damit verliert man dann zwar einige der Vorteile, die die Arbeit im Home Office mit sich bringen, doch in einigen Fällen geht es nicht anders. Denn anders als in den Vorstellungen vieler Außenstehender, ist ein Arbeiten in einer Ecke des Wohnzimmers oder gar von der Couch aus keine gute Idee. Auch das Schlafzimmer bietet sich nicht wirklich an. Hier und da mag das für den einen oder anderen Freelancer zwar funktionieren, aber ideal sind Arbeitsplätze im Wohnraum eher nicht.

Das hängt mit der Psyche des Menschen zusammen, die dafür sorgt, dass wir uns in unterschiedlichen Räumen unterschiedlich verhalten. Ein Wohnzimmer lädt zum Entspannen und zur Unterhaltung ein, ein Schlafzimmer zum Ausruhen und Schlafen. Ein separates Arbeitszimmer, ein echtes Home Office also, wird schon beim Betreten mit Arbeit assoziiert, was aus meiner Sicht die Grundvoraussetzung für einen produktiven Schaffensprozess ist. Es spricht natürlich nichts dagegen, diesen Arbeitsbereich ansprechend zu gestalten, so dass man sich wohlfühlt und kreative Arbeiten gut erledigen kann, aber Unterhaltungselemente sorgen eher für unerwünschte Ablenkung und sollten daher nicht integriert werden.

Ansonsten sollte der Arbeitsplatz möglichst gut mit Tageslicht versorgt werden und ruhig sein. Wer die Raumwahl zwischen einer Seite zur Straße und einer zum Innenhof oder zum Garten hat, sollte Letzteren wählen. Das Home Office selbst unterscheidet sich dann gar nicht groß von Büros in Unternehmen. Wer zum Arbeiten eine Internetverbindung benötigt, sollte die dafür notwendige Infrastruktur möglichst frühzeitig einplanen. Ethernetanbindungen sind zwar nicht mehr unbedingt nötig, können aber nicht schaden. Wer dagegen auf WLAN setzt, sollte vor der Einrichtung die Signalstärke prüfen und gegebenenfalls die Hardware nachrüsten. Viele Standardrouter, die man beim Vertragsabschluss vom Provider bekommt, haben keine große WLAN-Reichweite. Sie lassen sich aber meist mit zusätzlichen Antennen ausstatten oder gegen leistungsstärkere Geräte austauschen. Auch WLAN-Repeater sind eine Möglichkeit, Funklöcher zu stopfen.

Home Office

Mein Home Office heute. Ruhige Lage, viel Tageslicht und genügend Platz.

Bin ich überhaupt ein Home-Office-Typ?

Diese Frage klingt zunächst banal, sie entpuppt sich aber schnell als sehr wesentlich. Während viele Fertigkeiten erlernbar sind, ist das selbstständige und selbstorganisierte Arbeiten eine Fähigkeit, für die es einen bestimmten Anteil an Begabung braucht. In der Wissenschaft werden die Begriffe oft wie folgt definiert:

Eine Fertigkeit ist der Anteil des Verhaltens, der partialisiert, automatisiert und stereotypisch verläuft. Eine Fähigkeit ist dagegen die grundsätzliche Voraussetzung für die Realisierung einer Fertigkeit.

Sich selbst anzutreiben und zu organisieren fällt nach meiner Erfahrung eher in den Beriech der Fähigkeiten. Es gibt Menschen, die von sich aus immer sehr motiviert sind und deren innerer Tatendrang andere Menschen sogar nerven kann. Andere wiederum brauchen ständig den Antrieb von außen, um Dinge zu schaffen oder überhaupt erst damit anzufangen. Wichtig dabei: Dieser Unterschied zeigt sich in der Regel nur im Schaffensprozess und dessen Initialisierung, nicht aber zwangsläufig im Ergebnis selbst. Wir reden hier also nicht über die Qualität der Arbeit, sondern um den vorgelagerten Schaffensprozess. Doch wie kann ich denn erkennen, ob ich ein Home-Office-Typ bin oder nicht?

Wer sehr ehrlich zu sich ist, kein meist schon die Antwort. Es gibt darüber hinaus einfache Indizien, die eine Antwort erleichtern können. Wer beispielsweise zu jedem Jahresstart die gleichen Vorsätze für sich trifft und diese bereits wenige Tage oder Wochen später wieder verworfen hat, besitzt vermutlich nicht genügend Selbstdisziplin. Aber genau darauf kommt es an: Die zusätzliche Freiheit beim Arbeiten in den eigenen vier Wänden muss man sich mit einer großen Portion Selbstdisziplin erkaufen. Aufschieberitis und der Hang dazu, sich gerne mal ablenken zu lassen, sind weitere Indizien, die gegen das professionelle Arbeiten von zu Hause aus sprechen.

Bevor das falsch verstanden wird: Diese Indizien sind keine Ausschlusskriterien, es gibt immer Menschen, die sich damit arrangieren und trotzdem klarkommen, aber eine geringe Selbstdisziplin ist sicher nicht sehr hilfreich. Die Selbstständigkeit und das Arbeiten im Home Office können dann zur Qual werden, statt die erhoffte Freiheit zu bringen. Und Selbstdisziplin ist auch nicht eindimensional, sondern beinhaltet unter anderem, dass man sich nicht übernimmt und keine Grenzen zieht. Wer selbstorganisiert arbeitet, muss sich nicht nur die Arbeit selbst einteilen, sondern auch Pausen und den Feierabend einplanen.

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Die nächste Ablenkung wartet schon

Ablenkungen gibt es überall, egal wo man arbeitet. Im Unternehmen erzählt dir der Kollege vielleicht schon vor dem Frühstück die wichtigsten Kapitel aus der Geschichte seiner Freizeitgestaltung, da muss man praktisch aufpassen, dass man sich vorher zumindest seinen Kaffee besorgt hat. Wobei die Kaffeemaschine ja ebenfalls keine Sicherheit verspricht, denn selbst beim schnellsten Vollautomaten bildet sich regelmäßig ein Auflauf, auch wenn alle schon einen Kaffee in der Hand haben. Doch vielleicht bist du ja selbst der Kollege, der etwas Wichtiges mitzuteilen hat?!

Zu Hause ist das etwas anders, aber auch hier gibt es eine Menge Ablenkungsgefahren. Gerade für Digitalarbeiter bieten sich da beispielsweise die verschiedenen Social Networks an. Schnell noch einen Tweet oder einen Post absetzen, man hat da ja gerade was Ungeheuerliches gehört. Fünf Minuten später fragt man sich vollkommen entsetzt, wo denn die letzten beiden Stunden so schnell hin sind! Doch allein schon die Tatsache, dass man ja zu Hause ist, kann zum Zeitfresser werden, wenn man nicht aufpasst. Es gibt immer  Dinge, die man noch erledigen muss – man kann ja auch gleich danach loslegen. Der Initialisierungsprozess des Arbeitens selbst, wird auf diese Weise schnell zum großen Hindernis beim professionellen Arbeiten. Damit das Arbeiten im Home Office nicht zum Trainingslager für die nächste Weltmeisterschaft im Prokrastinieren mutiert, ist vor allem Selbstdisziplin und -kontrolle nötig. Während sich herkömmliche Büroarbeiter auch gerne gegenseitig vom Arbeiten abhalten, macht dies der Homeworker für sich alleine, wenn er es zulässt.

Daneben muss das eigene Umfeld mit dieser scheinbar dauerhaften Verfügbarkeit umgehen lernen. Den Nachbarn muss man unter Umständen erklären, dass man gar nicht arbeitslos ist und auch nicht so faul, wie es nach außen wirken könnte. Je ernsthafter man ihnen versichern kann, dass man einer professionellen Arbeit nachkommt, um so einfacher wird es zu erklären, warum man beispielsweise keine Paketannahmestelle sein kann. Gerade in der Vorweihnachtszeit finden die Paketfahrer nämlich sehr schnell heraus, wo sie ihre Pakete garantiert loswerden können. Den Freunden und der Familie sollte man ebenfalls schnell abgewöhnen, dass man ja verfügbar ist, wenn sie gerade Lust auf einen Plausch oder einen Kaffee haben. Terminanfragen am Vormittag sollte man tunlichst von Anfang an abblocken, auch im Sinne einer vermittelten Ernsthaftigkeit seiner Arbeit. Ausnahmen kann man später immer noch machen, damit man nicht ganz auf die zusätzliche Freiheit und Flexibilität verzichten muss.

Egal um welche Art der Ablenkung es sich handelt, sie sollte auf jeden Fall vermieden werden. Es gab zu diesem Thema schon einige wissenschaftliche Studien, die bei unterschiedlichen Zahlen alle einen gemeinsamen Nenner hatten: Die Bedeutung der Ablenkung bildet sich nicht nur durch deren Länge und Häufigkeit – nach jeder Ablenkung braucht man einige Zeit, um wieder konzentriert arbeiten zu können. Wie lang die Phase bis zum nächsten „Flow“ ist, hängt auch von den Personen ab. Sie kann aber zwischen 15 bis 30 Minuten betragen. Ein festes Regelwerk hilft mir daher dabei, möglichst schnell und verlässlich in den Arbeitsfluss zu kommen und die Ablenkungen zu minimieren.

Meine 10 Regeln für die Selbstorganisation im Home Office

Regel 1: Feste Arbeitszeiten

Für mich ist es die wichtigste Regel überhaupt. Wer morgens keinen Wecker stellt und sich keinen geregelten Zeitablauf angewöhnt, kann nicht davon ausgehen, Aufträge termingerecht abliefern zu können. Zudem hat man ja immer auch mit Kunden und Auftraggebern zu tun, die mal etwas wollen – wer dann noch im Bett liegt, macht sicher nicht den besten Eindruck.

Regel 2: Ein echtes Home Office

Ebenso wichtig für die „Simulation“ eines geregelten Arbeitsplatzes ist für mich ein für sich geschlossener Raum, in dem ich mich nur zum Arbeiten aufhalte. Sobald ich in mein Büro komme, schaltet mein Gehirn auf den Arbeitsmodus um. Verlasse ich es, so lasse ich auch die Arbeit buchstäblich hinter mir. Das hilft mir sehr beim Abschalten und beim Übergang in die wichtige Erholungsphase.

Regel 3: Man fühlt sich, wie man sich kleidet

Karikaturen zeigen gerne IT-Freelancer nur mit Unterhose bekleidet vor dem PC sitzen, ungewaschen und noch mit einem schnellen Frühstück in der Hand. Wer so ins Büro kommt, macht sich zum Gespött der Kollegen und das zurecht. Das Tragen von Jogginghose und Schlabberpulli ist bequem, keine Frage, aber genau das Signal gibt man seinem Kleinhirn damit auch: bequem = Erholung/Freizeit. Ich sitze daher so am Schreibtisch, wie ich auch in einem Großraumbüro mit Kollegen sitzen würde. In Zeiten von Skype-Videochats und Hangouts ist die Einhaltung einer Kleiderordnung sicher auch sonst keine schlechte Idee…

Regel 4: Feierabend, Wochenende

Zu einer geregelten Arbeitszeit gehört ebenfalls der Feierabend. Auch Freelancer brauchen hier ein verlässliches Arbeitszeitende. Natürlich wird es immer wieder mal Ausnahmen geben, wenn ein Abgabetermin naht und man es in der normalen Zeit nicht mehr schafft. Doch weil es diese Ausnahmen immer wieder gibt, braucht es gerade diese Regel. Das Wochenende gehört für mich ganz klar zur Freizeit und wird nur angetastet, wenn es gar nicht anders geht. Dauerhaft sollte niemand mehr als 40 bis 45 Wochenstunden leisten, da das dann auch zu Lasten der Produktivität geht. Weniger arbeiten, dafür aber effektiver, sollte das Ziel sein.

Regel 5: Urlaub regeln

Zugegeben, als Freelancer ist das Thema Urlaub nicht gerade leicht, denn in der Regel wird man nicht bezahlt, wenn man nicht arbeitet. Dennoch ist eine gelegentliche Auszeit von mindestens zwei Arbeitswochen aus meiner Sicht unerlässlich. Zum einen müssen die kreativen Akkus bei mir gelegentlich neu aufgeladen werden. Zum anderen geht es auch darum zu regenerieren, bevor sich der Körper die Auszeit in Form einer Krankheit selbst holt.

Regel 6: Kontrolliere deine Kommunikation

Facebook, Twitter, Google+ & Co. eignen sich hervorragend, um den Tag herum zu bekommen. Leider verdient man damit in der Regel nicht sein Geld, so dass man seine Zeit im Social Web gut dosieren sollte. Das gilt auch für den Blick auf die E-Mail-Inbox, die ja schon wieder mit einer neuen E-Mail lockt. Für mich haben sich regelmäßige Schreibpausen bewährt, in denen ich mein aktuelles Thema für (+/-) 10 Minuten verlasse und die Netzwerke besuche. Das klappt nicht immer gleich gut, aber dafür gibt es auch Tage, an denen ich kaum eine Pause mache. Ob man solche Pausen dann jede Stunde oder alle zwei Stunden macht, ist jedem selbst überlassen.

Regel 7: Ich bin dann mal offline

Wer im Internet arbeitet, ist auch nach Feierabend von der Arbeit bedroht. Bei mir steht der Laptop abends noch immer griffbereit im Wohnzimmer, aber ich schalte ganz bewusst einen Gang runter und netzwerke nur noch, wenn ich Lust dazu habe. Montags zwischen 16 und 21 Uhr ist zudem für mich eine regelmäßige Onlinepause angesagt, in der ich offline bin. Ich habe dafür bewusst den Montag gewählt, da ich in der Zeit etwas tue, was mir Spaß macht und meiner Erholung dient – so kann ich mich nach dem Wochenende sogar auf den Montag freuen.

Regel 8: Schaffe dir einen Freitag

Der Freitag ist für mich im wahrsten Sinne des Wortes ein „Freitag“. Ich mache dann zwar nicht frei, aber ich lege mir so oft es geht keine Arbeiten auf den Freitag. Stattdessen kümmere ich mich um die Ablage, schreibe E-Mails, die liegengeblieben sind, plane Kundengespräche ein, schreibe Rechnungen und nehme mir Zeit für arbeitsrelevante Dinge, für die ich sonst keine Zeit habe. Auch die Ressourcenplanung für die nächsten Wochen steht dabei regelmäßig auf dem Plan.

Regel 9: Nein ist eine wichtige Vokabel

Ein Kunde droht mit einem Auftrag und möchte ihn natürlich am liebsten bis gestern umgesetzt haben? Wenn das nicht machbar ist, muss die Antwort „Nein“ lauten. Klar, das hört sich sinnvoll und einfach an, doch in der Realität ist das nicht immer so leicht. Natürlich lässt man sich als Freelancer nur ungern einen Auftrag entgehen, aber wenn es zeitlich nicht passt, geht es einfach nicht. Wer trotzdem annimmt, riskiert eine Überforderung und seine Reputation, wenn die Qualität der Arbeit leidet.

Regel 10: Digitale Kontakte ersetzen das Reallife nicht

Geht raus und trefft euch mit Menschen. Für mich gibt es nichts Schöneres, als mal rauszukommen und die Menschen hinter den virtuellen Fassaden kennenzulernen.

Nicht immer schaffe ich es, alle Regel einzuhalten, aber dafür sind es auch Regeln (mit ihren Ausnahmen) und keine Gesetze. Dennoch ist das das Grundgerüst meiner Selbstorganisation, das mir die Struktur für mein Wirken gibt. Dazu kommen dann natürlich auch noch technische Hilfsmittel und Ausstattungen, aber das ist dann wieder ein neues Thema…

Artikel vom 24. Februar 2014