Slack: Was dieses Werkzeug für Teams so erfolgreich macht

Im Silicon Valley gehören Hypes quasi zum Alltag, aber selbst hier ließ der rasante Erfolg von „Slack“ aus San Francisco einige Kinnladen herunterklappen. Das Startup hat offenbar einen Nerv getroffen: Es erleichtert die Kommunikation von Teams und will im selben Atemzug mehrere Tools in Rente schicken. Das Featureset sowie eine generell gelungene Umsetzung machen es aus. Wir stellen den Überraschungserfolg vor.

Slack-Headquarters

Slack-Headquarters in San Francisco (Bild: Jan Tißler)

Diesen Artikel haben wir ursprünglich im Dezember 2014 veröffentlicht und zuletzt im November 2016 aktualisiert.

Wie Informationsaustausch und Kommunikation in einem Unternehmen organisiert sind, bestimmt ganz wesentlich dessen Effizienz mit. Darüber hinaus beeinflusst es das Betriebsklima: Ist es eine Last oder eine Lust, sich mit den Kollegen auszutauschen, sich über Projekte und die nächsten Schritte abzustimmen?

Oftmals findet man in Büros einen Strauß an Tools vor, die für die tägliche Arbeit gebraucht werden. Sie leisten jeweils gute Dienste für ihren speziellen Zweck. Aber sie arbeiten in der Regel nicht oder nur schlecht zusammen. Und etwas wiederzufinden ist dann eine frustrierende Aufgabe.

Das Startup Slack aus San Francisco versucht, diese Aufgaben unter einem Dach zu vereinen. Andere haben das vorher bereits versucht, einige gar mit nennenswertem Erfolg. Aber Slack hat einen Blitzstart hingelegt.

Wer lieber ein Video anschaut als einen Text zu lesen:

Ich erkläre in diesem Video vom November 2016 die drei wesentlichen Funktionen von Slack, gehe auf die Stärken und Schwächen dieses Tools ein und gebe auch einige Tipps aus meiner Praxis weiter.

Aus Versehen erfolgreich

Interessanterweise ist Slack als Nebenprodukt entstanden. Stewart Butterfield ist einer der Köpfe dahinter und hat bereits eine verblüffend ähnliche Erfolgsgeschichte in seinem Lebenslauf stehen: Eigentlich arbeitete er 2002 an einer Idee für ein neuartiges Computerspiel, das sich aber nicht finanzieren ließ. Ein Seitenprojekt wurde zum Überraschungshit: die Fotocommunity Flickr. 2011 arbeitet Butterfield dann erneut an seiner Spieleidee und diesmal wurde es sogar veröffentlicht – floppte allerdings. Aber erneut war es ein Seitenprojekt, das stattdessen zum Erfolg wurde: Slack.

Slack entstand als Werkzeug, um die interne Kommunikation zu vereinfachen. Ursprünglich nutzte das Team IRC. Sie ergänzten diesen Chat um automatisch eingespeiste Informationen zum Beispiel über Entwicklungsschritte für das Spiel. Bald erwies sich das als so nützlich, dass sie eine eigene Plattform dafür schufen. Und schließlich stellte das Team fest: Wir wollen nie wieder irgendwo ohne dieses Werkzeug arbeiten müssen. Also setzten sie sich daran, es zu einer öffentlichen Version weiterzuentwickeln.

Stewart Butterfield

Stewart Butterfield (Bild: Scott Schiller, slack.com)

Was aber macht Slack so erfolgreich, dass inzwischen erste Unternehmen es in ihren Stellenanzeigen als „Mitarbeiterbonus“ aufführen? Wie kommt es, dass die Nutzer Slack in den Unternehmen einführen, anstatt dass Unternehmen es bei ihren Mitarbeitern durchsetzen müssen?

Funktionen von Slack

Auf Medium.com kann man die Marketingstrategie hinter Slack nachlesen. Das Startup hat dort ein internes Memo gepostet, das zwei Wochen vor der öffentlichen Testphase herumging.

Slacks Idee scheint zum einen vertraut, weil es interne Chat-Anwendungen natürlich schon mehrere gibt. Aber es leistet im Alltag doch einiges mehr und lässt sich so einfach bedienen, dass es für viele offenbar den entscheidenden Unterschied ausmacht.

Beispielhafte Ansicht eines Chatraums in Slack.

Beispielhafte Ansicht eines Chatraums in Slack.

Eine kurze Übersicht:

  • In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer daran teilnehmen darf, lässt sich festlegen.
  • Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren.
  • Überall lassen sich Dateien hochladen und diese kommentieren.
  • Die Suche funktioniert gut und ist schnell. Diskussionen oder Dateien findet man auf diese Weise zuverlässig wieder.
  • Nicht zuletzt kann man etliche Dienste mit Slack verknüpfen. Auf diese Weise findet man in Slack wieder, was andernorts passiert. Das funktioniert beispielsweise mit Dropbox, Trello oder auch Twitter. Die Liste dieser „Integrationen“ ist sehr lang und wird ständig erweitert.

Letztlich kann man Slack auf die Formel reduzieren: Chat + Integrationen. Aber das ist nicht alles. Wie man im oben verlinkten Medium-Beitrag nachlesen kann, investiert das Slack-Team viel Arbeit in die Verfeinerung des Nutzungserlebnisses. Sie versuchen alle Ecken und Kanten zu finden und abzuschleifen. Sie gehen dabei davon aus, dass der fragliche Nutzer überhaupt gar kein Interesse hat, ein neues Tool kennen zu lernen – schließlich gibt es in Unternehmen wie oben beschrieben bereits ein Set von Diensten und Werkzeugen.

Diese Mühe macht sich schnell bemerkbar. Ein freundlicher „Slackbot“ hilft beispielsweise in einem Chat-Dialog, den eigenen Account einzurichten. Allein das fühlt sich viel sympathischer und einfacher an, als ein schnödes Formular auszufüllen. Und solche Beispiele finden sich auch an anderen Stellen. Das Angebot hat viele nützliche Abkürzungen eingebaut. 11 Tips finden sich beispielsweise in diesem Artikel auf Medium.com.

Der Rest des Erfolgs bleibt wohl ein Mysterium. Nicht einmal Stewart Butterfield selbst kann im Interview mit Fortune beispielsweise erklären, warum Slack so viel besser angenommen wird als Atlassians HipChat, obwohl beide Angebote sehr ähnliche Funktionen haben.

Die vielseitigen Integrationen mit anderen Diensten sind eine große Stärke von Slack.

Die vielseitigen Integrationen mit anderen Diensten sind eine große Stärke von Slack.

In der Praxis

Ich habe Slack seit 2014 in verschiedenen Teams und Situationen eingesetzt. Sehr hilfreich ist es nicht zuletzt für unsere Arbeit am UPLOAD Magazin. Schließlich arbeiten wir als „verteilte Teams“, denn wir sitzen nicht in einem Büro zusammen. Wir befinden uns nicht einmal in derselben Zeitzone, da ich in San Francisco lebe und meine Kollegen in Deutschland.

Aktuell ist Slack bei uns wie folgt eingerichtet:

  • Wir haben einen Channel „general“ den wir für den gesamten Austausch rund um unser Magazin benutzen.
  • Daneben gibt es einen Channel „redaktion“ bei dem es ausschließlich um die Arbeit an den kommenden Ausgaben geht.
  • Im Channel „feedback“ werden Dinge gepostet, auf die (möglichst kurzfristig) eine Rückmeldung gebraucht wird. Wir haben das eingeführt, weil wir nicht alle immer Zeit haben, alles zu lesen. Auf diese Weise sieht man auf einen Blick, wo man gefragt ist.
  • Testweise haben wir inzwischen einen Channel rund um unser neues Abo-Angebot und den Shop. Hier haben wir die Entwicklung dokumentiert und über Details der Umsetzung entschieden. Jetzt diskutieren wir hier die nächsten Schritte und notwendige Verbesserungen.
  • Ergänzend dazu haben wir zwei Anbindungen im Einsatz: Ein Channel hält uns über Nennungen von @uploadmag auf dem Laufenden, der andere über den Stand der Dinge mit unserem Newsletter, den wir über MailChimp verschicken. Für ein Projekt hatten wir außerdem die Anbindung mit Trello getestet, was sehr gut geklappt hat: Jede Aktivität im Trello-Board tauchte automatisch bei Slack auf. So waren alle Beteiligten über den aktuellen Stand der Dinge informiert, ohne aktiv in ein weiteres Tool schauen zu müssen.

Grundsätzliche Informationen, Überlegungen und Pläne finden sich bei uns ergänzend in Evernote. Hier halten wir außerdem den aktuellen Stand der Dinge bei den kommenden Ausgaben fest. Leider gibt es weiterhin keine Verknüpfung zwischen Evernote und Slack. Das wäre für uns perfekt. Hier gibt es derzeit nur den Umweg über Dienste wie IFTTT oder Zapier.

Als zentralen Sammelort für Material zur jeweils nächsten Ausgabe nutzen wir einen Ordner in Dropbox. Es gäbe hier zwar eine passende Anbindung, aber die benötigen wir nicht. Das Material hier dient nur als Arbeitsgrundlage, um das Magazin zu erstellen.

Der Austausch mit den Autorinnen und Autoren findet weiterhin per E-Mail statt. Mit dem kostenpflichtigen Account (siehe unten) könnten wir auch das in Slack abbilden und den Gastautoren einen temporären, eingeschränkten Zugang zu einem Chatraum geben, in dem sich alles um die jeweilige Ausgabe dreht. Allerdings lohnt sich diese Ausgabe für uns momentan nicht. Für regelmäßige Autorinnen und Autoren haben wir stattdessen eine Facebook-Gruppe.

Zu guter Letzt benutzen wir die Slack-Direktnachrichten, die andere Kommunikationswege per E-Mail oder Social Media leicht ersetzen können. Und das ist eine große Erleichterung.

Leider gibt es weiterhin keine Ebenen in den Diskussionen – alles ist ein fortlaufender Chat-Strang. Und das kann bisweilen unübersichtlich werden. Es ist etwas unverständlich, dass Slack diese Funktionalität noch nicht hat, obwohl sie bereits seit langer Zeit versprochen wird. Und außerdem kann man Dateien ja schließlich auch kommentieren. Einziger Ausweg ist es, statt eines Chat-Beitrags ein Snippet zu posten – das ist quasi ein simples Textdokument innerhalb des Chats, das sich kommentieren lässt.

Der natürliche Feind der E-Mail

Generell lässt sich festhalten, dass Slack nicht nur bei uns, sondern auch andernorts vor allem die Zahl der E-Mails dramatisch reduziert, außerdem einen Messenger für die interne Kommunikation überflüssig machen kann, Aktivitäten bei anderen Cloud-Diensten an einer Stelle zentral zusammenführt und zudem Diskussionen jederzeit wiederauffindbar macht – auch wenn die sich um Dokumente drehen, die man hochgeladen hat.

Diese Kombination aus Features verbunden mit einer allgemein gelungenen Benutzerführung machen den rasanten Erfolg von Slack nachvollziehbar.

Alle Artikel bequem via E-Mail lesen!

Alle Artikel bequem via E-Mail lesen!

Jeden Montag veröffentlichen wir einen ausführlichen Beitrag, geschrieben von namhaften Expertinnen und Experten. Sie erklären, geben Tipps und ordnen ein. Wenn Sie diese und weitere Artikel nicht verpassen wollen, schicken wir Sie ihnen gern per E-Mail zu – ganz bequem und in voller Länge! Derzeit lautet der Schwerpunkt „Video im Marketing“.

Mehr über die Ausgabe erfahrenJetzt E-Mail eintragen

Den passenden Tarif wählen

Natürlich will Slack Geld verdienen und das soll nach dem bekannt-bewährten „Freemium“-Modell funktionieren: Es gibt einen gut nutzbaren kostenlosen Account und für größere Bedürfnisse dann kostenpflichtige Varianten mit weiteren Funktionen. Das sieht aktuell wie folgt aus:

  • Gratis-Account: Die Suche funktioniert hier für die letzten 10.000 Nachrichten und man kann bis zu zehn externe Dienste anbinden. Man hat 5GB Speicherplatz für Dateien,
  • „Standard“-Account: Die Preise beginnen hier aktuell bei 6,67 US-Dollar pro Monat und Nutzer, sofern man sich fürs jährliche Bezahlen entschließt (= $80/Jahr). Hier ist dann die Suche im Archiv unbegrenzt und ebenso die Zahl der externen Dienste. Als zusätzliches Feature bekommt man hier u.a. einige Statistiken und kann Gastzugänge vergeben. Pro Nutzer stehen 10GB Speicherplatz zur Verfügung.
  • „Plus“-Account: Ab 12,50 US-Dollar pro Monat und Nutzer kann man die Nachrichten bspw. exportieren und einiges mehr.
  • Ein „Enterprise“-Account ist weiterhin angekündigt, aber noch nicht verfügbar.

Momentan nutzen wir bei UPLOAD die kostenlose Version und kommen damit gut zurecht.

Alternativen

Fazit

Um bei aller Begeisterung auf dem Boden der Tatsachen zu bleiben: Slack ist sicherlich kein Tool, das die Welt aus den Angeln hebt. Es macht stattdessen viele Dinge richtig und kombiniert nützliche Funktionen mit einer guten Benutzerführung. Mit Microsofts „Teams“ haben sie Ende 2016 einen ernstzunehmenden Konkurrenten bekommen. Wer bereits ein Office365-Abo hat, wird wohl eher das nutzen als zusätzlich Geld für Slack auszugeben.

Das Thema der internen Kommunikation wird in den kommenden Jahren jedenfalls noch wichtiger als bisher. Slack selbst geht davon aus, dass E-Mails in zehn Jahren in Unternehmen ausgedient haben. Ich persönlich kann das nur begrüßen. E-Mail als Medium war nie für all diese Zwecke gedacht, für die wir es heute einsetzen und das macht sich im Alltag immer stärker bemerkbar.

Artikel vom 03. November 2016