Slack: Was dieses Werkzeug für Teams so erfolgreich macht

Im Silicon Valley gehören Hypes quasi zum Alltag, aber selbst hier ließ der rasante Erfolg von „Slack“ aus San Francisco einige Kinnladen herunterklappen. Das Startup hat offenbar einen Nerv getroffen: Es erleichtert die Kommunikation von Teams und will im selben Atemzug mehrere Tools in Rente schicken. Das Featureset sowie eine generell gelungene Umsetzung machen es aus. Wir stellen den Überraschungserfolg des Jahres vor.

Slack-Headquarters

Slack-Headquarters in San Francisco (Bild: Jan Tißler)

Wie Informationsaustausch und Kommunikation in einem Unternehmen organisiert sind, bestimmt ganz wesentlich dessen Effizienz mit. Darüber hinaus beeinflusst es das Betriebsklima: Ist es eine Last oder eine Lust, sich mit den Kollegen auszutauschen, sich über Projekte und die nächsten Schritte abzustimmen?

Oftmals findet man in Büros einen Strauß an Tools vor, die für die tägliche Arbeit gebraucht werden. Sie leisten jeweils gute Dienste für ihren speziellen Zweck. Aber sie arbeiten in der Regel nicht oder nur schlecht zusammen. Und etwas wiederzufinden ist dann eine frustrierende Aufgabe.

Das Startup Slack aus San Francisco versucht, diese Aufgaben unter einem Dach zu vereinen. Andere haben das vorher bereits versucht, einige gar mit nennenswertem Erfolg. Aber Slack hat 2014 eine enorme Erfolgsgeschichte hingelegt, die selbst den erfahrenen Investor Marc Andreessen verblüffte und begeisterte:

Diese beeindruckende Grafik zeigt, wie die Nutzung von Slack während der „Preview Release“-Phase exponentiell anstieg. Sechs Monate später sah das Ganze nach dem offiziellen Start für die Allgemeinheit sogar noch besser aus:

Interessanterweise ist Slack als Nebenprodukt entstanden. Stewart Butterfield ist einer der Köpfe dahinter und hat bereits eine verblüffend ähnliche Erfolgsgeschichte in seinem Lebenslauf stehen: Eigentlich arbeitete 2002 an einer Idee für ein neuartiges Computerspiel, das sich aber nicht finanzieren ließ. Ein Seitenprojekt wurde zum Überraschungshit: die Fotocommunity Flickr. 2011 arbeitet Butterfield dann erneut an seiner Spieleidee und diesmal wurde es sogar veröffentlicht – floppte allerdings. Aber erneut war es ein Seitenprojekt, das stattdessen zum Erfolg wurde: Slack.

Slack entstand als internes Werkzeug, um die interne Kommunikation zu vereinfachen. Ursprünglich nutzte das Team IRC. Sie ergänzten diesen Chat um automatisch eingespeiste Informationen zum Beispiel über Entwicklungsschritte für das Spiel. Bald erwies sich das als so nützlich, dass sie eine eigene Plattform dafür schufen. Und schließlich stellte das Team fest: Wir wollen nie wieder irgendwo ohne dieses Werkzeug arbeiten müssen. Also setzten sie sich daran, es zu einer öffentlichen Version weiterzuentwickeln.

Was aber macht Slack so erfolgreich, dass inzwischen erste Unternehmen es in ihren Stellenanzeigen als „Mitarbeiterbonus“ aufführen? Wie kommt es, dass die Nutzer Slack in den Unternehmen einführen, anstatt dass Unternehmen es bei ihren Mitarbeitern durchsetzen müssen?

Funktionen von Slack

Slack-Chat

Beispielhafte Ansicht eines Chatraums in Slack.

Auf Medium.com kann man die Marketingstrategie hinter Slack nachlesen. Das Startup hat dort ein internes Memo gepostet, das zwei Wochen vor der öffentlichen Testphase herumging.

Slacks Idee scheint zum einen vertraut, weil es interne Chat-Anwendungen natürlich schon mehrere gibt. Aber es leistet im Alltag doch einiges mehr und lässt sich so einfach bedienen, dass es für viele offenbar den entscheidenden Unterschied ausmacht.

Eine kurze Übersicht:

  • In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer daran teilnehmen darf, lässt sich festlegen.
  • Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren.
  • Überall lassen sich Dateien hochladen und diese kommentieren.
  • Die Suche funktioniert gut und ist schnell. Diskussionen oder Dateien findet man auf diese Weise zuverlässig wieder.
  • Nicht zuletzt kann man etliche Dienste mit Slack verknüpfen. Auf diese Weise findet man in Slack wieder, was andernorts passiert. Das funktioniert beispielsweise mit Dropbox, Trello oder auch Twitter. Die Liste dieser „Integrationen“ ist sehr lang und wird ständig erweitert.

Wie man im oben verlinkten Medium-Beitrag nachlesen kann, investiert das Slack-Team viel Arbeit in die Verfeinerung des Nutzungserlebnisses. Sie versuchen alle Ecken und Kanten zu finden und abzuschleifen. Sie gehen dabei davon aus, dass der fragliche Nutzer überhaupt gar kein Interesse hat, ein neues Tool kennen zu lernen – schließlich gibt es in Unternehmen wie oben beschrieben bereits ein Set von Diensten und Werkzeugen.

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Diese Mühe macht sich schnell bemerkbar. Ein freundlicher „Slackbot“ hilft einem Beispiel in einem Chat-Dialog, seinen Account einzurichten. Allein das fühlt sich viel sympathischer und einfacher an, als ein schnödes Formular auszufüllen. Und solche Beispiele finden sich auch an anderen Stellen. Das Angebot hat viele nützliche Abkürzungen eingebaut. 11 Tips finden sich beispielsweise in diesem Artikel auf Medium.com.

Der Rest des Erfolgs bleibt wohl ein Mysterium. Nicht einmal Stewart Butterfield selbst kann im Interview mit Fortune beispielsweise erklären, warum Slack so viel besser angenommen wird als Atlassians HipChat, obwohl beide Angebote sehr ähnliche Funktionen haben.

Stewart Butterfield

Stewart Butterfield (Bild: Scott Schiller, slack.com)

In der Praxis

Sowohl für das UPLOAD Magazin als auch für die Arbeit an netzwertig.com setzen wir inzwischen Slack für die Kommunikation und Abstimmung ein. In beiden Fällen arbeiten wir als „verteilte Teams“, wir sitzen also nicht in einem Büro zusammen. Wir befinden uns in der Regel nicht einmal in derselben Zeitzone.

Wie wir es bei UPLOAD nutzen

Bei UPLOAD haben wir einen Slack-Channel „general“ den wir für den gesamten Austausch rund um unser Magazin benutzen. Daneben gibt es einen Channel „redaktion“ bei dem es ausschließlich um die Arbeit an den kommenden Ausgaben geht. Ergänzend dazu testen wir zwei Anbindungen: Ein Channel hält uns über Nennungen von @uploadmag auf dem Laufenden, der andere über den Stand der Dinge mit unserem Newsletter, den wir über MailChimp verschicken.

Grundsätzliche Informationen, Überlegungen und Pläne finden sich bei uns ergänzend in Evernote. Hier halten wir momentan außerdem den aktuellen Stand der Dinge bei den kommenden Ausgaben fest. Leider gibt es bislang keine Verknüpfung zwischen Evernote und Slack. Das wäre für uns perfekt.

Als zentralen Sammelort für Material zur jeweils nächsten Ausgabe nutzen wir einen Ordner in Dropbox. Es gäbe hier zwar eine passende Anbindung, aber die benötigen wir nicht. Das Material hier dient nur als Arbeitsgrundlage, um das Magazin zu erstellen. Der Austausch mit den Gastautoren findet weiterhin per E-Mail statt. Mit dem kostenpflichtigen Account (siehe unten) könnten wir auch das in Slack abbilden und den Gastautoren einen temporären, eingeschränkten Zugang zu einem Chatraum geben, in dem sich alles um die jeweilige Ausgabe dreht.

Zu guter Letzt benutzen wir die Direktnachrichten, die zwischen Falk, Sebastian und mir alle anderen Kommunikationswege per E-Mail oder Social Media ersetzt haben. Und das ist eine große Erleichterung.

Wir hatten zuvor beispielsweise mit einer privaten Google+ Community experimentiert. Aber die wird schnell unübersichtlich, Inhalte lassen sich nur schwer wiederfinden und zudem haben sich die Notifications als unzuverlässig erwiesen. Slack hat alles das bei uns im Handumdrehen ersetzt.

Slack

Slack lässt sich auf etlichen Gerätetypen nutzen.

Im Einsatz bei netzwertig.com

Bei netzwertig.com sind wir sogar noch schlanker unterwegs und haben momentan nur einen Chatraum „generelles“. Sehr nützlich hat sich die Verknüpfung zu Trello erwiesen: Dort halten wir unsere Artikelideen fest und sammeln Material dazu. Im automatisch befüllten „trello“-Channel auf Slack sieht man nun jederzeit, was passiert. Darüber hinaus nutzen wir hier ebenfalls die Direktnachrichten als Ersatz für E-Mail oder Skype-Chat.

Ein großer Nachteil derzeit: Bei den mobilen Apps kann man nur in einen Kontext zur Zeit eingeloggt sein. Ich kann also nicht einfach zwischen UPLOAD und netzwertig.com wechseln und bekomme auch nur für jeweils einen „Workspace“ Benachrichtigungen.

Manche empfehlen, mit Channels nicht so sparsam umzugehen, wie wir das in den beiden genannten Beispielen tun. Ich persönlich finde es allerdings schwierig, wenn Konversationen über mehrere Kanäle verteilt laufen. Die zwei bei UPLOAD und der eine bei netzwertig.com haben sich als die momentan beste Lösung herausgestellt – weniger ist eben auch hier mehr. Aber vielleicht ist das Geschmacks- und Gewöhnungssache. Eine gute Nachricht ist jedenfalls, dass es demnächst mehrere Ebenen für Diskussionen und Antworten geben soll. Momentan kann es unübersichtlich werden, wenn man einmal mehr als ein Thema zugleich bespricht.

Der natürliche Feind der E-Mail

Generell lässt sich festhalten, dass Slack nicht nur bei uns, sondern auch andernorts vor allem die Zahl der E-Mails dramatisch reduziert, außerdem einen Messenger für die interne Kommunikation überflüssig machen kann, Aktivitäten bei anderen Cloud-Diensten an einer Stelle zentral zusammenführt und zudem Diskussionen jederzeit wiederauffindbar macht – auch wenn die sich um Dokumente drehen, die man hochgeladen hat.

Diese Kombination aus Features verbunden mit einer allgemein gelungenen Benutzerführung machen den rasanten Erfolg von Slack nachvollziehbar.

Es soll dabei allerdings nicht verschwiegen werden, dass sich Slack in der heutigen Fassung vor allem für kleinere Teams eignet. Zwar ist Slack heute ebenfalls bei großen Unternehmen im Einsatz, dann aber für bestimmte Abteilungen oder Gruppen.

Den passenden Tarif wählen

Natürlich will Slack Geld verdienen und das soll nach dem bekannt-bewährten „Freemium“-Modell funktionieren: Es gibt einen gut nutzbaren kostenlosen Account und für größere Bedürfnisse dann kostenpflichtige Varianten mit weiteren Funktionen. Das sieht aktuell wie folgt aus:

  • Gratis-Account: Die Suche funktioniert hier für die letzten 10.000 Nachrichten und man kann bis zu fünf externe Dienste anbinden. Alle weiteren Features scheinen unbeschränkt, es spielt also offenbar keine Rolle, wie viele Personen involviert sind oder wie viele Dateien hochgeladen werden.
  • „Standard“-Account: Die Preise beginnen hier aktuell bei 6,67 US-Dollar pro Monat und Nutzer, sofern man sich fürs jährliche Bezahlen entschließt. Hier ist dann die Suche im Archiv unbegrenzt und ebenso die Zahl der externen Dienste. Als zusätzliches Feature bekommt man hier u.a. einige Statistiken und kann Gastzugänge vergeben (bis zu fünf pro zahlendem Nutzer).
  • „Plus“-Account: Ab 12,50 US-Dollar pro Monat und Nutzer bekommt man hier u.a. ausführlichere Statistiken.
  • Ein „Business“-Account ist für nächstes Jahr angekündigt. Welche Funktionen der bieten wird, steht noch nicht fest.

Momentan nutzen wir sowohl bei UPLOAD als auch bei netzwertig.com die kostenlose Version und kommen damit gut zurecht. Schaut man sich die offizielle Übersicht zu den Tarifen an, stellt man fest: Hier ist noch Baustelle. Zwei von vier Tarifen sind noch nicht erhältlich und etliche Features nur angekündigt.

Fazit

Um bei aller Begeisterung auf dem Boden der Tatsachen zu bleiben: Slack ist sicherlich kein Tool, das die Welt aus den Angeln hebt. Es macht stattdessen viele Dinge richtig und kombiniert nützliche Funktionen mit einer guten Benutzerführung. Das Team hat ein gutes Rezept für den Start gefunden und wird nun hoffentlich schnell weitere Funktionen hinzufügen und dabei den Charakter des Dienstes erhalten.

Das Thema der internen Kommunikation wird in den kommenden Jahren jedenfalls noch wichtiger als bisher. Slack selbst geht davon aus, dass E-Mails in zehn Jahren in Unternehmen ausgedient haben. Ich persönlich kann das nur begrüßen. E-Mail als Medium war nie für all diese Zwecke gedacht, für die wir es heute einsetzen und das macht sich im Alltag immer stärker bemerkbar.

Slack kann sich in kleinen Gruppen bereits heute sehr nützlich machen. Und wer bislang das Gefühl hat, zu viele Kommunikationstools und andere Dienste zugleich im Auge behalten zu müssen, sollte es einfach einmal für eine Woche gezielt ausprobieren.

Artikel vom 29. Dezember 2014