Veranstaltungen und Projekte richtig dokumentieren

Die Teilnehmer einer Veranstaltung oder eines Projektes werden in der Regel gut vorbereitet. Nicht so selbstverständlich ist das für diejenigen, die nicht selbst dabei sind, die erst währenddessen darauf aufmerksam werden, oder die danach mit den Ergebnissen arbeiten sollen. Eine selbsterklärende Dokumentation, über die jeder auch ohne Vorwissen zu jedem Zeitpunkt einer Sache folgen kann, wird gern vergessen oder vernachlässigt. Worauf es dabei ankommt, beschreibt Annette Schwindt in diesem Beitrag.

Wozu der Aufwand?

Gerade bei wiederkehrenden Formaten ist es wichtig, Vorbereitung, Verlauf und Ergebnisse in einer Dokumentation zu begleiten, um beim nächsten Mal nicht wieder bei Null anfangen zu müssen. Außerdem lernt man jedes Mal etwas Neues dazu, das die Durchführung beim nächsten Mal erleichtern kann. Und das gilt nicht nur für einen selbst, sondern auch für andere, mit denen man sein Wissen teilen und so seine Kompetenz darstellen möchte.

Man macht es sich also nicht nur selbst für die Zukunft leichter, sondern etabliert seine eigene Expertise, wovon weitere Projekte profitieren können.

Darüber hinaus ermöglicht eine fortlaufende und selbsterklärende Dokumentation Dritten zu jedem Zeitpunkt den Einstieg und damit das Verständnis dessen, was da passiert. Nur dann wird etwas weitergesagt und kann steigende Aufmerksamkeit erlangen.

Dabei ist es notwendig, Dinge von außen zu betrachten und zu erklären, also die Innensicht zu verlassen. Es geht darum so auf ein Projekt zu schauen, wie jemand, der gerade eben erst dazu kommt und vorher noch nie davon gehört hat. Gerade in Social Media, wo viele nur durch einzelne Detail-Beiträge auf eine Sache aufmerksam werden, muss gewährleistet sein, dass diese Beiträge so selbsterklärend verfasst werden, dass man zu jedem Zeitpunkt und von jedem Beitrag aus verstehen kann, worum es geht.

Und selbst dann werden Menschen der Sache nur folgen, wenn sie vom Thema gepackt werden und/oder einen emotionalen Bezug zum Projekt haben. Mehr dazu am Ende dieses Artikels.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Zunächst ist es wichtig, dass alle Beteiligten verstehen, warum eine Dokumentation wichtig ist und dass sie die Mitarbeit aller Beteiligten erfordert. Dafür müssen sie mit dem entsprechenden Equipment und Wissen ausgestattet werden. Und das muss rechtzeitig vorher passieren, um zum Start des Projekts mit allem vertraut zu sein.

Basis einer Dokumentation sollte eine Website mit Blog sein, zu der verschiedene Social-Media-Kanäle zum einen als Material-Lieferanten, zum anderen als Weitersage-Instrumente für die Dokumentation-Beiträge genutzt werden. Mehr dazu gleich.

Klammer für alle Online-Beiträge zu einer Sache ist der passende Hashtag, der möglichst sprechend und leicht zu merken sein sollte. Abkürzungen sind dann okay, wenn sie leicht auf das Thema schließen lassen. Auch dazu später mehr.

Die für die Dokumentation verantwortliche Person kann, muss aber nicht vor Ort sein. Erfahrungsgemäß ist es leichter, den Blick von außen zu behalten, wenn das Dokumentieren virtuell passiert. Die Mitarbeiter vor Ort sind mit dem Sammeln und Posten von einzelnen Materialien schon genug beschäftigt. Das funktioniert jedoch nur, wenn sie ihren Teil der Arbeit absprachegemäß erledigen und für Rückfragen erreichbar sind. Deshalb müssen vor Beginn des Projekts die Aufgaben und Kompetenzen eindeutig geklärt werden.

Wie sollten die Webpräsenzen aussehen?

Basis sollte wie gesagt eine Website mit Blog sein. Dies können Sie als eigene Website, oder z.B. via Subdomain oder in einem eigenen Bereich auf einer bestehenden Website umsetzen.

• Geht es um eine einmalige für sich stehende Sache, ist es besser, eine eigene Domain mit passendem Hashtag zu wählen, wie z.B. fuermiliana.com und #FürMiliana.
• Dasselbe gilt für die erste in einer künftig wiederkehrenden Reihe von Veranstaltungen, wobei dann der Hashtag jeweils mit der abgekürzten Jahreszahl ergänzt werden sollte, z.B. barcampbonn.de und #bcbn19.
• Geht es um eine (einmalige) Sache, die jedoch zu einer übergeordneten gehört, für die es bereits eine Website gibt, dann kann man mit einer Subdomain arbeiten, oder einfach einen eigenen Bereich hinzufügen.

• Die Subdomain erfordert in der Regel eine komplette eigene Installation von Website mit Blog und sollte wie der Hashtag sprechend benannt sein.
• Fügt man nur neue Seiten hinzu, kann man mit der bestehenden Installation arbeiten und muss nur das Menü und – falls bereits ein Blog vorhanden ist – dessen Kategoriestruktur entsprechend anpassen.

• Möglich ist auch eine Kombination aus diesen Elementen, bei denen man z.B. eine eigene URL oder Subdomain auf einen eigenen Bereich einer bestehenden Website umleitet.

Auf den statischen Seiten der Projekt-Webpräsenz sollten die Hintergrundfragen geklärt werden: Wer macht hier was, worum geht es, wie kam es dazu etc. Im Blog wird der Ablauf der Sache dokumentiert.

Je nach Frequenz bzw. Menge der Beiträge und je nachdem, welche Social-Media-Kanäle bereits bespielt werden, lassen sich die Blogbeiträge dann über diese oder eigens für die Sache zu erstellende Kanäle weiter verbreiten. So oder so sollten aber alle benutzten Social-Media-Kanäle von der Website-Basis aus auf den ersten Blick auffindbar und wenn möglich auch untereinander vernetzt sein.

Achtung Hashtag!

Die Social-Media-Kanäle des Projekt-Veranstalters werden von den Mitarbeitern unter Verwendung des Projekt-Hashtags nach Möglichkeit in Echtzeit bespielt  (also in Eigenverantwortung ohne zusätzliche Freigabe). Teilnehmer von Veranstaltungen oder interessierte Dritte verwenden den Hashtag in ihren Beiträgen in den eigenen Accounts. Idealerweise wird der Veranstalter dabei getaggt. So oder so lassen sich über den Hashtag alle Beiträge zu einer Sache als Feed zusammenfassen.

Dabei sollte nicht nur darauf geachtet werden, dass der Hashtag nicht bereits anderweitig verwendet wird (einfach mal auf Suchmaschinen, Twitter und Instagram nachsehen). Wichtig ist auch, dass er nicht möglicherweise mit einer falschen oder gar peinlichen Bedeutung in Verbindung (z.B. im Englischen) gebracht werden kann. Sollte ein Hashtag einen Umlaut beinhalten, so gilt zu bedenken, dass diese nicht auf allen Kanälen in beiden Schreibweisen (z.B. Ä und AE) zusammengefasst werden.

Bild- und Tonmaterial

• Fotos sollten in Druckauflösung gemacht werden, auch wenn auf Facebook und Co. nur Webauflösung gebraucht wird. Sollte jedoch etwas davon als Druckvariante benötigt werden, ist es auf jeden Fall vorhanden.
• Ebenso sollten Videos und Tonaufnahmen in bestmöglicher Qualität aufgezeichnet werden.
• Wenn möglich sollten diese Materialien nach Fertigstellung in eine Cloud hochgeladen werden, auf die der Dokumentierende jederzeit Zugriff hat und in die sich dateiweise verlinken lässt, um z.B. Bilder für Presseanfragen direkt weitergeben zu können.
• Sollte die Cloudlösung nicht möglich sein, muss darauf geachtet werden, dass der Dokumentierende zumindest auf einem der verwendeten Social-Media-Kanäle eine brauchbare Downloadmöglichkeit für die Webvariante hat. So sind z.B. auf Instagram Downloads nicht möglich, auf Facebook aber schon.
• Da für Blogbeiträge meist ein querformatiges Beitragsbild (featured image) benötigt wird, sollten die Mitarbeiter darauf geschult sein, Fotos nach Möglichkeit im Querformat zu schießen.
• Auch das Einbetten von querformatigen Videos sieht in Blogbeiträgen besser aus.

Wie läuft die Dokumentation ab?

Wenn die oben genannten Punkte abgeklärt sind, kann das Projekt starten. Dies kann beispielsweise wie folgt ablaufen:

Die Mitarbeiter vor Ort

• posten in Echtzeit Bilder und Kurzbeiträge mit Hashtag
• senden Live-Videos oder streamen z.B. Sessions oder sonstige abgeschlossene Teile der Veranstaltung mit Hashtag
• machen Interviews oder Hintergrundgespräche, die als Podcast oder Video nach Fertigstellung in die Cloud hochgeladen werden.
• stehen für Rückfragen von Teilnehmern zur Verfügung. Besonders interessante Fragen können mit Erlaubnis des Fragenden als Beitrag verarbeitet werden. In jedem Fall sollten sie gesammelt werden, um sie fürs nächste Mal miteinzubeziehen (siehe Nachbereitung).

Der Dokumentierende

• beobachtet und notiert Ablauf der Ereignisse
• sammelt gepostetes und in die Cloud hochgeladenes Material, indem er Dateien kopiert und sie bereits durch den Dateinamen eindeutig zuordenbar macht sowie für die Verwendung im Web oder für anderweitige Verwendung optimiert.
• beobachtet und beantwortet virtuelle Gespräche zum Projekt und seinen Teilen, um sie gegebenenfalls auch in die Dokumentation einzubinden. Sollen dazu Materialien Dritter verwendet werden, muss er deren Erlaubnis einholen.
• hält außerdem Rücksprache mit Mitwirkenden vor Ort, v.a. wenn Unerwartetes passiert oder Infos fehlen
• postet Interviews, Hintergrundberichte etc. in einzelnen Blogbeiträgen mit Bezug zur eigentlichen Dokumentation (siehe Tipps und Tricks).
• fasst Portionen des Ganzen in vorher abgesprochener Frequenz als Blogbeitrag zusammen, wobei kürzere der o.g. Beiträge eingebunden werden, andere Beiträge oder auf statischen Seiten untergebrachte Hintergrundinfos sprechend verlinkt werden.
• sichtet Netz-/Presse-Echo und verarbeitet dies in der Dokumentation bzw. als Linkliste auf der Projektwebsite.

Tipps und Tricks

Wie schon mehrfach erwähnt, ist das A und O jeden einzelnen Teil des Materials und der Dokumentation wiederfinden und zuordnen zu können. Damit ist nicht nur gemeint, einen Hashtag zu verwenden. Dazu gehören auch Bildbeschreibungen, vollständige Namensnennungen, übereinstimmende Benennungen z.B. von Sessions und deren Titel im Programm, so dass sowohl die Follower als auch der Dokumentierende sofort wissen, wo etwas hingehört.

Nicht nur aus SEO-technischen Gründen, sondern auch im Sinne der Benutzerfreundlichkeit ist es wichtig, die Beiträge untereinander zu verlinken und in Bezug zu setzen. Bei einer Dokumentation mit festem Ablauf bietet sich so etwa das Nummerieren der Beiträge in der Überschrift an (Teil 1, oder Tag 1 etc.), oder Benennungen wie „Nachtrag zu Tag 2“ etc. Außerdem sollten Start und Ende der Dokumentation erkennbar benannt sein.

Bei Dokumentationen in Blogform bietet es sich außerdem an, so mit Kategorien oder Schlagworten zu arbeiten, dass getrennte Themen im Menü auch getrennt dargestellt werden können. (So haben wir z.B. bei fuermiliana.com die Blogkategorien Reisetagebuch, Hintergrund, Netzecho eingerichtet und über das Menü verteilt. Eine klassische Bloghauptseite gibt es hier also gar nicht.)

Die angesammelten Materialien (in ihrer Rohform und bearbeitet) sollten unabhängig von den Beiträgen im Social Web in einem eigenen Archiv geordnet abgespeichert sein, wo sich bei Bedarf alles leicht wiederfinden lässt. Dies können Sie während oder nach dem eigentlichen Projekt erledigen.

Je nach Menge der eingehenden Informationen sollten Sie die laufende Dokumentation und das Archivieren auf getrennte Schultern verteilen. Dasselbe gilt für das Beantworten von Rückfragen und Diskussionen im Web.

Nachbereitung nicht vergessen!

Wenn das Projekt vorbei ist, geht die Arbeit des Dokumentierenden weiter. Nicht nur später gelieferter Materialien wie noch nicht gepostetes Bildmaterial, Blogbeiträge, Presseberichte von Teilnehmern und anderen werden nachgetragen. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, das Projekt gemeinsam zu evaluieren – und das sowohl intern als auch als Nachberichterstattung.

Selbst wenn es kein nächstes Mal für ein Projekt gibt, ergibt sich oft aus den eingegangenen Rückfragen das ein oder andere neue Thema, das sich weiter zu verfolgen lohnt. Bei #FürMiliana ist das etwa das Thema der E-Mobilität, bei #einRadfuerKai war es das Thema Schlaganfall und Aphasie.

Die Follower mitnehmen

All das gelingt nur, wenn die Leser/Zuschauer/Follower von einem Thema so gepackt werden, dass sie es für lohnenswert halten, dranzubleiben. Das funktioniert erfahrungsgemäß dann am besten, wenn das Thema ein oder mehrere Gesichter hat, mit denen man etwas miterleben kann und/oder wenn eine Geschichte dahinter steht, die einen emotional berührt.

Im Falle von #FürMiliana wurde gleich beides erfüllt. Bei sachlicheren Projekten wie einer Messewoche kann dies ein aktuell heiß diskutiertes Thema sein, für das man außerdem noch die passenden hauseigenen Experten als Gesichter präsentieren kann, durch deren Augen man die Woche miterlebt.

Außerdem sollte man natürlich die Gespräche mit den Followern einbeziehen. Und das nicht nur während eines Projekts!

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 75

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