Über 50 Tools für mehr Produktivität

Wir haben unsere Leserinnen und Leser nach ihren liebsten Tools für mehr Produktivität gefragt und hier ist das Ergebnis. Weit über 50 Werkzeuge wurden vorgeschlagen – von bekannten Namen wie Evernote bis hin zu weniger bekannten Helfern oder auch ganz analogen Vertretern. Außerdem habe ich mir erlaubt, meine ganz persönlichen Favoriten zu ergänzen. Da sollte für jeden etwas dabei sein. Und wer ein Werkzeug vermisst: Einfach per Kommentar ergänzen!

(Foto: joexx / photocase.de)

(Foto: joexx / photocase.de)

1. Social Media Management

Social Media ist wichtig, wird aber auch sehr schnell unübersichtlich. Wer mehrere Accounts auf mehreren Plattformen im Griff behalten will, kommt um das eine oder andere Werkzeug nicht herum. Sie können nicht nur die Arbeit erleichtern und Zeit sparen, sondern auch ganz neue Einblicke geben.

Buffer

Buffer ist mein persönliches Social-Media-Management-Tool der Wahl. Ich finde es perfekt für Einzelpersonen sowie kleine und mittlere Teams. Man legt seine Accounts an und richtet für jeden davon Zeitpläne ein. Damit legt man fest, wann die Posts erscheinen sollen, die man via Buffer einplant. Auf diese Weise umgeht man mehrere Probleme: Man muss sich nicht auf mehreren Plattformen einloggen, man kann Posts zu den besten Uhrzeiten veröffentlichen und man bekommt auch noch einige Auswertungen zu den Ergebnissen der eigenen Bemühungen. Buffer bietet zur Organisation eine Übersicht im Kalender und hilft auch mit Dingen wie dem „Optimal Timing Tool“, das Clemens Lotze in seiner Liste der liebsten Werkzeuge aufgeführt hat: „Es hat mir geholfen das richtige Timing für meine wahre, länderspezifische Zielgruppe zu finden. Ich habe allerdings immer 10 Posts angegeben und dann 3 davon nachträglich gestrichen. So fand ich den idealen Zeitkorridor für meine Tweets.“ Buffer hat einen kostenlosen Account, mit dem man bereits viel anstellen kann. Für 10 US-Dollar im Monat bekommt man bereits den „Awesome“-Plan, der sich für kleine Teams wie unseres eignet.

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SocialPilot

Seit einiger Zeit nutze ich parallel zu Buffer auch SocialPilot. Das ist im Grunde derselbe Ansatz, hat aber für mich einen wichtigen Vorteil: Neben LinkedIn kann man darüber auch zu Xing posten. Und im deutschsprachigen Raum ist dieses Business-Netzwerk nun einmal weiterhin relevant. Ich habe den kostenlosen Account im Einsatz. Wer Buffer aus welchen Gründen auch immer nicht so passend findet, sollte sich einmal diese Alternative ansehen.

Hootsuite

Wer große Teams zu verwalten hat oder gar Dienstleister für mehrere Unternehmen ist, sollte sich Hootsuite anschauen. Ich bin ganz ehrlich: Ich finde es fürchterlich. Die Weboberfläche ist extrem unübersichtlich, man hat auch mal schnell einen Zusatzdienst gebucht ohne es zu wollen und der Funktionsumfang der Apps ist geringer als der Web-Version. Aber Hootsuite ist nun einmal sehr viel umfangreicher in dem was es bietet als Buffer. Wer sich also einmal reingefuchst hat, wird mit einem großen Funktionsumfang belohnt. Tina Gallinaro findet es „einfach optimal, wenn man mehrere Social Media Accounts managen möchte.“ Man habe hier alles schön sortiert im Überblick, schreibt sie uns.

TweetDeck

Das inzwischen zu Twitter gehörende TweetDeck ist das ultimative Kontrollzentrum für das Kurznachrichten-Netzwerk. „Verschiedene Twitteraccounts lassen sich damit einfach organisieren“, schreibt Torsten Materna. „Auch Monitoring durch gespeicherte Suchen ist, in begrenztem Umfang, damit schnell umsetzbar.“

Blog2Social

So mancher möchte es aber vielleicht noch bequemer und am liebsten seine WordPress-Postings direkt aus dem Backend heraus in diverse Social-Media-Kanäle schicken. Das geht mit dem Plugin Blog2Social, das von Melanie Tamblé und Irina Malievski genannt wurde. Die Inhalte können damit bei den üblichen Verdächtigen wie Facebook und Twitter landen, aber die Liste ist noch länger: Xing, Google+, LinkedIn, Flickr, Instagram, Medium, Torial und Tumblr werden genannt. Auch die Veröffentlichungszeiten kann man individuell planen. Neben einer kostenlosen Version gibt es mehrere Angebot für professionelle Nutzer.

Social-Media-Redaktionsplan

Und dass es nicht immer eine App oder ein Webdienst sein muss, zeigt uns Silvia Latzke mit ihrem Hinweis auf ihren Social-Media-Redaktionsplan. „Hier trage ich Plattformen, Beitragsarten, Quellen, Materialien, den Bearbeitungsstatus, aber auch wichtige Events, Fristen und Ansprechpartner ein“, schreibt sie. „Auch neue Ideen für Beiträge sowie der jeweilige Erfolg werden hier dokumentiert.“

 

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2. Todos und Projektmanagement

Ob man es nun als Einzelperson nutzt, als Dienstleister im Kundenauftrag, als Manager in einem Unternehmen oder im Team: Sowohl für To-Do-Listen als auch fürs Projektmanagement gibt es etliche nützliche Werkzeuge. Sie geben Übersicht und helfen hoffentlich dabei, die anstehenden Aufgaben pünktlich zu erledigen.

Trello

Kein anderes Werkzeug wurde von unseren Leserinnen und Lesern so häufig genannt wie Trello. Wir haben einen eigenen Beitrag dazu – der ist schon älter, gibt aber immer noch einen guten Überblick.

Das Prinzip ist einfach: Man erfasst Aufgaben auf virtuellen Karten, die mit vielen nützlichen Funktionen wie Checklisten, Kommentaren oder auch Dateianhängen aufwarten. Man kann diese Karten Personen zuordnen und in individuell festgelegte Spalten sortieren. Einige Stimmen dazu von unseren Leserinnen und Lesern:

„Wir nutzen das Tool, um unsere Marketingprojekte zu organisieren, zu planen und im Team umzusetzen. Über einzelne Boards lassen sich die Projekte nach einzelnen Projektschritten planen und abarbeiten, so dass jeder verfolgen kann, wer wann was macht. Auch Dokumente lassen sich hier verknüpfen und gemeinsam abstimmen und bearbeiten, z.B. mit Google Drive oder OneDrive. Aufgaben können am einzelne Teammitglieder zugewiesen, Ideen und Projektschritte online diskutiert und abgestimmt werden. Für unsere Standard-Projektschritte haben wir uns Masterboards definiert, die wir so einfach für alle neuen Projekte kopieren und abarbeiten können. Trello lässt sich gut auch mit anderen Tools und Apps verbinden.“ – Melanie Tamblé

„Perfekt für Notizen, Teamarbeit, Aufgabenplanung im Team, Deadlines, Forum usw. Sehr gutes Tool für alle möglichen Arten von Eigenarbeit bis hin zu Teamarbeit in großen Teams.“  – Anselm Bellia

„Trello schätze ich sehr als Aufgaben-Verwaltungstool. Auf verschiedenen Boards kann ich meine To-Dos für unterschiedliche Themenbereiche sowie deren aktuellen Bearbeitungsstatus tracken. Da gibt es dann beispielsweise ein Board für Berufliches, ein Board fürs Blog-Projekt, eines für Organisatorisches im privaten Umfeld, und und und… Die so genannten Cards, die für einzelne Aufgaben stehen, kann ich direkt mit Anhängen versehen, z.B. mit meinem Social-Media-Redaktionsplan oder einem zu schreibenden Blogartikelentwurf in GoogleDocs. Besonders wertvoll ist es auch, dass ich Trello auf allen Endgeräten, d.h. sowohl am Browser als auch auf dem Smartphone oder Tablet, einsehen und so stets den Überblick über meine Aktivitäten behalten kann.“ – Michaela Brandl

„Getting-Things-Done-Boards mit Multifunktionskarten, z. B. für Checklisten. Ermöglicht mir auch Themenentwicklung (Recherche > Niederschrift) sowie bei Bedarf Team-Kollaboration. Praktisch: E-Mail2Board macht aus frisch eingetroffenen Mails gleich Aufgaben-Karten. IFTTT und Kombi mit anderen Diensten möglich (z. B. Slack). Mit Browser-Extension und App.“ – Jutta Steinhart

„Natürlich würde ich mir für meinen Workflow noch Verbesserungen wünschen, habe aber bisher kein kostenloses Tool gefunden, das so nah an meine Bedürfnisse kommt. Alles im Blick und per Drag&Drop verschieben. Deadlines festlegen. Im Team arbeiten (obwohl ich das nicht brauche).“  – Sacha Heck

„Trello ist aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken, es erleichtert Planung, Koordinierung und Überwachung im Team. Trello bietet viele praktische Funktionen, wie das Zuweisen von Aufgaben an Teams, Organisieren von Unternehmen auf verschiedene Boards und einiges mehr. Das klare Aufteilen von Projekten in Boards, bietet Ordnung – etwas, was bei unzureichender Planung schnell verloren gehen kann.“  – Viktor Peters von unserem Sponsor Mittwald.

MeisterTask

Um das an dieser Stelle einzuwerfen: Mit MeisterTask gibt es einen Trello-Konkurrenten aus Deutschland. Dahinter steckt dasselbe Unternehmen, das auch Mindmeister macht. Da ich Trello bislang nur selten genutzt habe, kann ich den Funktionsumfang nicht miteinander vergleichen. Bei mir funktioniert MeisterTask aber ganz prima – sowohl im Web, als auch auf dem Laptop und auf Mobilgeräten. Vielleicht mal einen Blick wert.

Atlassian Jira

In einer anderen Liga als Trello oder MeisterTask spielt Atlassians Jira. Es ist nicht nur fürs Projektmanagement gedacht, sondern vor allem fürs Issue Tracking im Team. Dr. Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe, hat es in unserer Umfrage empfohlen und schreibt: „Damit haben Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle, um aktuelle Arbeitsstände und Verantwortlichkeiten abzurufen. Mit dem Dashboard behält jeder die offenen Aufgaben im Blick, egal in welchem Team und an welchem Ort gearbeitet wird. Mit Jira vermeiden wir Missverständnisse und unnötige Abstimmungsläufe – mit spürbar positivem Effekt auf die Produktivität der Teams.

Asana

„Teamwork ohne E-Mail“ sei das Prinzip von Asana, schreibt Ben Jeger, Managing Director DACH von AppsFlyer. „Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Login, das ihm zuerst seine persönlichen Aufgaben und deren Fälligkeit zeigt. Mittels Dashboard behält jeder alle Projekte und die Verantwortlichen im Blick. Auch mobil können wir auf Asana zugreifen, Projekte planen oder Aufgaben zuweisen. Da wir mittlerweile elf Standorte weltweit haben, erleichtert das die interne Zusammenarbeit ungemein, und jeder Mitarbeiter fühlt sich gut informiert und integriert.“

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Todoist

Viele schwören bei To-Dos auf das „Getting Things Done“-System von David Allen. Ein Tool, das dabei hilft, ist Todoist. Dazu schrieb Nico Zorn: „Ich habe zahlreiche Aufgaben-Apps ausprobiert und bin bei Todoist hängengeblieben. Überzeugt haben mich insbesondere die aufgeräumte Oberfläche, die Verfügbarkeit auf allen relevanten Plattformen (Desktop, Smartphone, Web, Tablet) und die Möglichkeit, Aufgaben mit Projekten und Tags zu sortieren. Ein weiterer Pluspunkt ist die intelligente Texterkennung von Todoist: Die Eingabe “Termin bei KFZ-Werkstatt vereinbaren übermorgen um 15:00 Uhr” wird automatisch erkannt und eine Erinnerung entsprechend gesetzt – das funktioniert sogar mit wiederkehrenden Aufgaben wie “Reisekostenabrechnungen erstellen jeden Montag um 15:00 Uhr”“ Und auch für Lars Budde ist es „der perfekte Begleister“. Er schreibt: „Ein To-Do-Tool zum kleinen Preis, das eigentlich sehr simpel ist, aber viele Möglichkeiten bietet.“

Wunderlist

Wunderlist ist das schlichte und hübsche To-Do-Tool aus Berlin. Inzwischen gehört es zu Microsoft. Ich selbst habe es nun schon viele Jahre im Einsatz – sowohl für berufliche als auch private Dinge. Nico Kirch empfiehlt es und schreibt: „Anfallende Aufgaben werden mit Enddatum und ggf. Erinnerung in bestimmten Ordnern angelegt. Anfallende Aufgaben aus Mails werden per Mail weitergeleitet und damit automatisch in Wunderlist erfasst.“ Er nutzt es ebenso wie ich auch als gemeinsame Einkaufsliste. „Was mir besonders gut gefällt: Die einfache Handhabung, Zugriff von allen Geräten und das Einstellen neuer Aufgaben per Mail“, schreibt Nico Kirch weiter. Für seinen persönlichen Ablauf würde er sich aber bessere Priorisierungsmöglichkeiten wünschen. Da bietet Wunderlist nur die Möglichkeit, per Sternchen wichtige To-Dos hervorzuheben. Außerdem klappt nach seinen Erfahrungen die Synchronisierung mit mehreren Benutzern nicht immer reibungslos.

Checkflow

„Mit diesem Tool lassen sich ganz einfach Checklisten zu beliebigen Themen erstellen. Egal ob für einen selbst, als Giveaway für die Blogleser oder für eine kleine Umfrage – Checkflow ermöglicht eine unkomplizierte Erstellung und Verwendung.“ – Lisa-Alexa Kopka

 

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3. Abspeichern und wiederfinden

In dieser Rubrik fühle ich mich bestens zu Hause, denn das Finden und Abspeichern von Informationen und Inhalten gehört zu meinem Arbeitsalltag. Viele Artikel landen bei mir in Evernote und Pocket, die hier genannt werden. Mit Evernote halten wir aber auch Ideen fürs UPLOAD Magazin fest und planen die kommenden Ausgaben.

Evernote

Nach Trello ist Evernote das meistgenannte Tool in unserer Umfrage. Der Dienst steht neuerdings ziemlich unter Druck, da andere wie Microsoft mit OneNote oder Apple mit der aufgebohrten Notes-App Kunden abgraben – oftmals mit Gratis-Angeboten. Bei mir hat sich Evernote tief in meine Abläufe integriert und ich würde nur schweren Herzens darauf verzichten wollen. Es hat einen enormen Funktionsumfang und geht über Notizen schon lange hinaus. Ich habe einen Premium-Account dort. Einige Stimmen unserer Leserinnen und Leser:

„Evernote ist mein täglicher Begleiter sowohl für privat als auch geschäftlich. Ich notiere hier alles, was mir gerade einfällt und clippe Seiten, Beiträge und Ideen, die ich im Netz finde. Ich nutze Evernote auch, um Ideen für Texte zu sammeln, sowie Texte und Textbausteine zu schreiben, die ich immer wieder benötige. Sehr praktisch finde ich auch die Möglichkeit, einzelne Notizen oder Notizbücher mit anderen auszutauschen. So führe ich hier auch eine gemeinsame Einkaufsliste mit meinem Mann, auf der wir alles sammeln, was uns einfällt. Ich nutze es aber auch geschäftlich, um Dokumente auszutauschen oder gemeinsam zu bearbeiten, Ideen zu sammeln oder Projektideen zu planen. Evernote lässt sich von allen Geräten aus bedienen. Auch die Synchronisierung funktioniert sehr gut.
Ein großer Pluspunkt für mich ist die schnelle automatische Speicherung, so gehen Ideen und Textfragmente nicht verloren.“ – Melanie Tamblé

„Evernote durchsuchbar, gruppenarbeitsfähig, auch über Browser nutzbar“ – R. Küpper

„Einfacher, auf den Text fokussierter Editor. Verlinken von Notizen. Starke Suchfunktion, gespeicherte Suchvorgänge. Einfaches Teilen einzelner Notizen. Schwachpunkt ist nach wie vor die Eingabe von Notizen per Stylus; mein Workaround.“ – Andi Meyer

„Das ist meine Nummer-Eins-App. Ich sammele dort Referenz-Material für Blogposts und sonstige Artikel. Außerdem scanne ich mit Scannable auf dem iPhone meine Belege und Rechnungen, die ich dann in einen Ordner in Evernote schiebe. Mit Evernote kann man alles organisieren. Die App hat so viele verschiedene Einsatzmöglichkeiten, wie es User gibt.“ – Nicole Woithon-Dornseif

Google Notizen (Keep)

Ben Jeger schreibt zu Googles Notizen-Angebot „Keep“: „Ob Checklisten, Gesprächsnotizen oder Skizzen – mit Google Notizen kann ich wichtige Aufgaben optimal vorbereiten oder auch Ideen festhalten, die mir während des Tages durch den Kopf gehen. Ich habe damit meine eigene mobile Post-it-Sammlung immer dabei, auf die ich unterwegs zugreifen und die ich mit anderen teilen kann. Das Erstellen und Archivieren von Notizen oder Ideen geht schnell von der Hand und erspart mir die lose Papiersammlung, die ich sonst immer bei mir haben müsste.“

Pocket

Wie eingangs schon erwähnt, gehört auch Pocket zu den Angeboten, die bei mir jeden Tag im Einsatz sind. Zum einen speichere ich dort Artikel und auch Videos für später. Über die Tags und IFTTT landen manche Inhalte aber auch in einem Google Spreadsheet. Daraus bediene ich dann unsere Social-Media-Kanäle und unseren monatlichen „RELOAD“-Monatsrückblick. Das mache ich so übrigens auch mit Feedly (siehe unten) und Evernote.

Michaela Brandl schreibt zu Pocket: „Hier bookmarke ich mir alle spannenden Fachartikel und Blogbeiträge, für die mir gerade zum Lesen die Zeit fehlt. Oft sind es auch Beiträge, die ich später unbedingt wiederfinden möchte, z.B. weil sie Recherchematerial sind oder ich sie in einem Blogbeitrag verlinken möchte. Seit einiger Zeit kann man bei Pocket auch anderen Usern folgen und deren Empfehlungen abonnieren; das geht dann schon in Richtung Social Network und macht das Tool für mich nochmal spannender.“

Diigo

Lennart Crossley beschreibt Diigo als „effiziente Cloudlösung für systematische Recherchen.“ Er erklärt: „Da ich täglich hunderte RSS-Feeds scanne, hilft mir Diigo dabei, alle interessanten Links nicht nur schnell zu speichern, sondern auch direkt im Browserfenster zu markieren, mit Notizen zu versehen und in meine Taxonomie zu überführen. So kann ich sie später schnell wiederfinden. Im Gegensatz zu delicious, Digg, Evernote oder OneNote bietet Diigo einen systematischen Ansatz, um Wissen gezielt aufzubauen und zu teilen.“

Atlassian Confluence

Gerade in größeren Unternehmen ist es wichtig, Wissen abzuspeichern und für alle verfügbar zu halten. Dr. Claus Boyens nutzt dazu die Wiki-Software Confluence von Atlassian: „In diesem Hub haben wir alle internen Prozesse abgebildet. Somit verschwenden unsere Teams keine Zeit mit unnötiger Recherche, da sie alles an einem Ort finden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass neue Teammitglieder viel schneller einen Zugang zu Wissen und Projekten bekommen. Dank der einfachen Bedienung ist die Akzeptanz unter den Mitarbeiter sehr hoch. WYISWG Editoren erleichtern die Arbeit, und Plugins unterstützen beispielsweise das Einbinden externer Quellen.“

 

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4. Messaging und Kommunikation

E-Mail und Messenger können ein wesentlicher Grund dafür sein, warum man nicht produktiv und effektiv ist. Mit Selbstdisziplin, einem guten System und den passenden Tools kann man das aber verbessern.

Gmelius

Die Browser-Extension Gmelius sei seine „Wunderwaffe für Gmail“, schreibt Torsten Materna. „Wer Gmail im Webinterface nutzt, sollte sich die Erweiterung anschauen. Vieles, was Gmail nicht mitbringt wird dadurch möglich. Mit Gmelius kann ich beispielsweise: unzählige Dinge für Gmail konfigurieren, für die es keine Einstellungen gibt. E-Mail Trackingskripte werden identifiziert, klassifiziert und auf Wunsch geblockt, schnelle E-Mail Vorlagennutzung durch Eingabe eines Hashtags und der gespeicherte Baustein wird eingesetzt, E-Mails können nach Zeitplan versendet werden und es gibt eine wunderbare, integrierte To-Do-Verwaltung. So können aus E-Mails Tasks werden mit allem drum und dran. Dazu kommen noch viele weitere Möglichkeiten – einfach mal anschauen. Für mich die beste Erweiterung für Gmail, die ich bisher gesehen habe.“

WhatsApp/Slack/Facebook Messenger

E-Mail ist allerdings wie SMS in seinen technischen Möglichkeiten generell sehr beschränkt. In Verbindung mit dem Trend hin zu Mobile werden Messenger deshalb immer interessanter. Christoph Magnussen sieht als Tool für mehr Produktivität deshalb „jede Form der Kurzkommunikation, die auch Sprach-, Bild- oder Textnachrichten zulässt.“ Diese Tools seien jetzt schon Mail und Telefon überlegen, da er auswählen könne, ob er synchron (anrufen, sprechen) oder asynchron (schreiben, lesen, Voice-Nachricht) kommunizieren möchte. „Das ist radikal produktiv und lässt den ganzen überflüssigen Kram, wie Signaturen, Anreden, Einleitung, Betreff etc. weg. Selbst ein Anruf über Facebook oder WhatsApp is schneller (technisch) als bei der Telekom. Es wird aber wie so oft noch stark unterschätzt, welchen Impact diese Apps auf Kommunikation im Büro haben werden.“

Franz

Ein Problem der schönen, neuen Messaging-Welt: Jeder kocht sein eigenes Süppchen. Deshalb kann man von Facebook aus keine Nachrichten zu Twitter schicken oder jemandem von Slack aus bei WhatsApp antworten. Eine kleine Abhilfe will hier Franz sein: Es verbindet zahlreiche Dienste unter einer Oberfläche. Dazu gehören u.a. Skype, Facebook Messenger, Hipchat, Twitter und Whatsapp. Nico Zorn schreibt: „Diskussionen verteilen sich mittlerweile auf zahlreiche Apps, die schnell für Chaos auf dem Desktop sorgen können. Die kostenlose Desktop App Franz vereint endlich zahlreiche Messenger in einer Anwendung. Franz erspart den Griff zum Smartphone und sorgt für Ordnung auf den Desktop.“ Und Lennart Crossley findet: „Elegantes Multitalent fürs Office. Franz hat meine tägliche Produktivität massiv gesteigert. Statt diverse Dienste in eigenen Tabs/Programmen öffnen zu müssen, bietet mir Franz die komfortable Möglichkeit, alles in einem Interface zu bündeln. Auch wenn es noch keine Mobile-Variante gibt, ist Franz bereits jetzt mein zu zuverlässiger Partner bei der täglichen Routine.“

 

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5. Suchmaschinen-Optimierung und Online-Marketing

Bekanntlich hat man etliche Möglichkeiten, im Web auf sich aufmerksam zu machen. Die folgenden drei Tools helfen dabei:

KeywordPro

Über KeywordPro schreibt Lisa-Alexa Kopka: „Ein Tool, mit dem man schnell relevante Keywords für den neusten Blogartikel überprüfen kann. Und das Beste daran: Es wird in einer anschaulichen Mindmap dargestellt, die man exportieren kann!“ Für Clemens Lotze wiederum ist es verstärkt in den Focus gerückt, nachdem Google seinen Keywordplaner kostenpflichtig machen will. „Dieses Tool bietet nicht nur mehrere Ansichten, sonder auch entsprechende Exportmöglichkeiten. Besonder für Longterm-Keywords geeignet.“

SERP Preview Tool

„Klein aber fein und super-einfach anzuwenden: das SERP Preview-Tool von Torben Leuschner. Dieses Tool nutze ich jeden Tag mehrmals, immer wenn ich Webtexte schreibe. Es spart mir Zeit und die Mühe herumzuprobieren, weil ich beim Schreiben von Meta-Title und Meta-Description direkt sehe, wie das Suchergebnis später aussieht. In der neuen Version kann man auch die Sonderzeichen eingeben, die in den Google-Suchergebnissen (u.a.) erscheinen.“ – Ursula Martens

HubSpot

HubSpot sei „die holistische Integration aller Prozesse, Daten einer Inbound Marketing Strategie“, schreibt Anselm Bellia. „Perfekte UX mit allen erdenklichen benötigten Funktionen: Social Media Marketing, Blog, Landing Pages, Email Marketing, Marketing Automatisierung, SEO, um nur ein paar BuzzWords zu nennen, die dieses Tool bewältigt.“

 

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6. Gemeinsam in der Cloud

Die nebulöse Cloud ist aus unserem modernen Alltag vielfach nicht mehr wegzudenken. Sie dient als externes Backup, hilft beim Zusammenarbeiten mit anderen und hält Dateien zentral verfügbar. Klar ist natürlich, dass Cloudspeicher immer Vertrauenssache ist. Und gerade Unternehmen müssen darauf achten, dass sie damit nicht gegen ihre nationalen Datenschutzrechte verstoßen. Aber das ist ein Thema für einen eigenen Artikel.

Google Tools

Googles Cloud-Angebot sei „perfekt für die Zusammenarbeit im Team“, findet Anselm Bellia. Und auch bei mir selbst ist es fleißig im Einsatz. Es bietet inzwischen eine recht umfangreiche Online-Office-Suite und Cloudspeicher zu günstigen Preisen. Andi Meyer lobt: „Google Drive ordnet einer Datei einen fixen Identifier zu, der auch beim Verschieben der Datei innerhalb von Google Drive erhalten bleibt. Eine Datei kann so verlinkt werden und später aus einem Arbeits- in ein Archivverzeichnis verschoben werden – die externen Links bleiben erhalten.“ Aber auch andere Elemente wie der Kalender haben ihre Freunde: „Mehrere Kalender geshart mit der Freundin bzw. mit meinen Bandkollegen um alle Termine im Blick zu haben. Auch die Outlook Termine von der Arbeit und die von iCal treffen alle im Google Kalender zusammen“, schreibt Sacha Heck.

Office 365

„Immer mehr Menschen legen Wert darauf, ihre Arbeitsumgebung frei wählen zu können. Office 365 ist das geeignete Tool, damit Mitarbeiter ihre Produktivität nicht zugunsten eines festen Arbeitsplatzes zurückstellen müssen. Themen und Dokumente können zusammen bearbeitet werden und brauchen damit wesentlich weniger Abstimmungsschleifen. Ortsunabhängiges Arbeiten spart außerdem oftmals Pendelzeit und trägt damit dazu bei, dass Mitarbeiter eine bessere Balance zwischen Beruf und Privatleben finden“. – Dr. Claus Boyens

Dropbox

Dropbox ist der Quasi-Standard, wenn es um einen Cloud-Dateiordner geht. Auch bei mir ist es im Einsatz, allerdings nur die kostenlose Version. Ein anoymer Leser schrieb uns dazu: „Finde ich klasse, denn alle Fotos die ich unterwegs auf dem Android schieße werden nach Ankunft im Büro direkt auf meinen PC synchronisiert. Diese Funktion möchte ich nicht mehr missen.“ Und das ist natürlich nur eine von vielen Möglichkeiten. Andi Meyer beispielsweise hat sich via cloudHQ einen interessanten Ablauf gestrickt: Dropbox nutze ich ebenfalls u.a. auch zur Sicherung aller Dateien auf Google Drive via cloudHQ; bei der Sicherung werden dabei Dateien im Google Format ins Office Format konvertiert. Mit insync lassen sich sehr einfach mehrere Google Drive Accounts auf einem PC synchronisieren.“

Piratenpad

Piratenpad ist ein simples Tool, um gemeinsam Texte zu erstellen. Clemens Lotze schreibt: „Es ist nach meiner Erfahrung sehr schnell erfassbar für alle Teilnehmer. Und nach einer kurzen Einarbeitung kann jeder Teilnehmer sofort darauf zugreifen. Nachteil: Das Ergebnis ist öffentlich!“

 

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7. Zeit erfassen, konzentriert bleiben

Produktivität und Effizienz haben auch viel damit zu tun, wie konzentriert und fokussiert man an einer Aufgabe arbeitet. Der Mythos von Multitasking wurde ja nun schon viele Male entzaubert: Am besten kümmert man sich um genau eine Sache zur Zeit. Die folgenden Tools helfen nun dabei, die tatsächlich verwendete Zeit zu erfassen, zu visualisieren oder auch besser einzuteilen.

Xpert-Timer

Der Xpert-Timer wurde von mehreren Teilnehmern unserer Umfrage genannt. Er kann dabei helfen, Projektzeiten zu erfassen und Zeitfresser zu entlarven. Zudem dient er als transparentes Abrechnungssystem, um Auftraggebern Reportings zu geben. Es gibt Apps für Windows und Android.

Toggl

Einen „Produktivitäts-Boost durch Zeiterfassung“ sieht Sascha Tobias von Hirschfeld dank Toggl. „Zeit ist ein knappes Gut. Vor allem für Freelancer, die mit ihrer Zeit täglich haushalten müssen. Toggl hilft dabei, Zeiten zuverlässig zu dokumentieren, auszuwerten und den Tagesablauf zu organisieren. Und das auf verblüffend einfache Weise, kostenlos und ohne sich erst groß in das Tool einarbeiten zu müssen. Ein Produktivitäts-Boost ab dem ersten Klick. Empfehlung!“

Final Countdown

Final Countdown ist eine App, die z.B. auf dem Handy läuft und jede Sekunde runterzählt. „Die App hält mir jeden Tag vor Augen, dass das kostbarste Produktivitätstool meine eigene Zeit ist und ich diese nicht verschwenden sollte. Ausserdem kann ich dank des Tools sinnlose Meetings früher verlassen oder überflüssige Anrufe beenden.“ – Christoph Magnussen (hier findet sich ein Video von ihm zum Thema)

Be Focused Pro

„Alle 25 Minuten zwingt mich das Tool eine Pause zu machen bzw. erinnert mich daran, was ich eigentlich tun wollte bevor ich während der Recherche im Internet versank.“ – Nicole Woithon-Dornseif

Tomatoes

Wenn ich viel schaffen muss, greife ich auf die App Tomatoes zurück (Mac/iOS). Ähnliche wie beim gerade eben genannten Be Focused Pro oben setzt sie auf das „Pomodoro“-System. Das bedeutet, dass man seine Aufgaben in Zeitblöcke von z.B. 25 Minuten aufteilt. Nach jedem Block („Pomodoro“) legt man eine kleine Pause ein. Nach jedem vierten Pomodoro eine größere. Auf diese Weise werden auch größere Aufgaben in kleinere, übersichtlichere Abschnitte eingeteilt und es fällt leichter, fokussiert zu bleiben. Zugleich vergisst man nicht die wichtigen Erholungspausen, um frisch zu bleiben. Wer der Pomodoro-Technik folgt, plant seinen Tag außerdem voraus: Man erfasst seine To-Dos und überlegt, wie lang man wohl dafür brauchen wird. Auf diese Weise lernt man mit der Zeit, den Aufwand von Aufgaben besser einzuschätzen. Und man sieht gleich bei der Tagesplanung, ob man sich hoffnungslos übernimmt. Es gibt zahlreiche weitere Apps zu diesem System. Ein einfacher Timer und ein Blatt Papier reichen aber übrigens auch aus.

Tyme

Für meine Arbeit als Freelancer aber auch meine Aufgaben rund um UPLOAD und andere Dinge, habe ich mit Tyme meine Zeiterfassungs-App gefunden (Mac/iOS). Mit ihr kann man Projekte und Aufgaben nach Belieben anlegen und dann mit einem Klick erfassen. Mir hat sie schon sehr dabei geholfen, den tatsächlichen Zeitaufwand besser einzuschätzen. Außerdem bekommt man über die Statistiken eine gute Übersicht dazu, welches Projekt eigentlich wie viel Zeit in Anspruch nimmt.

Block Site

Und wer sich gar nicht im Zaum halten kann, sollte sich vielleicht das Addon „Block Site“ für Firefox ansehen, das unser Leser Fabian empfiehlt. Damit kann man beliebig viele Websites sperren. Sie lassen sich also schlichtweg nicht mehr aufrufen. Und einen zweiten, sogar noch radikaleren Tipp hat er parat: „Vorschlaghammer – einfach Zeitfresser, wie Smartphone o. Ä. kaputt schlagen.“ Aber irgendwie denke ich, dass man es nicht so weit kommen lassen sollte…

 

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8. Viele weitere kleine und große Helfer

Wir haben noch etliche weitere Tipps bekommen, die wir hier gern gesammelt weitergeben möchten.

Screenshots

Screenshots werden nicht für jeden eine wichtige Rolle spielen, aber falls doch, haben wir zwei Empfehlungen bekommen:

„Das Addon Screengrab! von Firefox ist ein Tool, was im (Berufs-)Alltag häufig von mir genutzt wird, um schnell und unkompliziert Screenshots von ganzen Websites, aber auch nur von relevanten Teilbereichen zu machen. Sehr nützlich!“  – Silvia Latzke

SnagIt ist mein Lieblingstool für Screenshots und einfache Bildbearbeitung.“ – Monika Zehmisch

Vorschau

Für Mac-Nutzer: Man sollte das unauffällige Systemtool „Vorschau“ nicht unterschätzen. Das springt von Haus aus immer ein, wenn es um Bilder oder PDFs geht. Aber es kann sehr viel mehr als nur Dateien anzeigen. So kann man darüber sehr schnell und einfach Bilder verkleinern oder den Ausschnitt verändern.

Automator

Und noch ein Mac-Tipp, da ich gerade dabei bin: Mit Automator kann man sich Arbeitsabläufe zusammenklicken, die man immer wieder macht. Sie werden dann als kleine Apps abgespeichert. Ich nutze es beispielsweise, um Bilder auf eine bestimmte Maximalgröße zu bringen und in ein JPEG umzuwandeln.

IFTTT

Mit IFTTT (If This Then That) kann man verschiedene Webdienste automatisch miteinander verknüpfen. Die Möglichkeit sind vielfältig und es lohnt sich, einfach mal in den „Rezepten“ herumzustöbern. Ich habe IFTTT schon für verschiedene Aufgaben genutzt, aber aktuell hilft es mir, interessante Artikel zu sammeln, die ich dann in meinem monatlichen Rückblick „RELOAD“ hervorhebe oder auch in unseren Social-Media-Kanälen poste. Da ich auf diese Artikel auf verschiedenen Wegen treffe, nutze ich Feedly (siehe unten), Pocket und Evernote. Versehe ich in einem der drei Dienste einen Artikel mit einem bestimmten Schlagwort, wird dieser Artikel samt Link automatisch in einem Google Spreadsheet hinzugefügt. Wie erwähnt, sind hier aber viele andere nützliche Automatisierungen möglich: Man kann seine Profilbilder im Netz laufend abgleichen, Mail-Anhänge in der Cloud speichern etc.pp.

Mindjet Manager

Den Mindjet MindManager nutzt Thomas Mauch nach eigenen Worten, „um Dingen Gestalt zu geben“. Laut Anbieter soll es „das freie Denken fördern“ und „die schnelle Ideen- und Informationsstrukturierung ermöglichen“. Ein Klassiker in diesem Bereich ist übrigens auch der weiter oben schon kurz erwähnte MindMeister.

1Password

„So einfach, so nützlich“ findet Thomas Mauch den Passwort-Manager 1Password. So ein Werkzeug ist heutzutage dringend empfohlen.

Workflowy

„Mein Nr. 1 Tool ist Workflowy (Invite-Link), weil es meiner Art zu denken und meine Arbeit zu strukturieren sehr unterstützt. Es besitzt eine gute Anzahl an wichtigen Funktionen. Es wird nur langsam und sorgfältig und in Absprache mit den Nutzern erweitert. Im Gegensatz zum direkten Konkurrenten dynalist.io der auf gleicher Basis wöchentlich neue Funktionen integriert. Man merkt ich bin ein Fan von Workflowy u.a. auch deshalb, weil es eines der weniger bekannten Tools ist.“ – bebal

smallinvoice.ch

Smallinvoice.ch ist „Fakturierung ganz unkompliziert für die Schweiz (inkl ESR) und alle anderen Länder, immer und überall zugänglich“  – Brigitta

Feedly

Feedly ist bei mir ebenfalls täglich im Einsatz – im Browser, auf dem iPad und dem iPhone. Perfekt, um vielen Quellen bequem zu folgen. Und dank Anbindung an IFTTT (siehe oben) kann man von dort aus weitere Dinge automatisch anschieben. Jutta Steinhart schreibt dazu: „RSS-Reader, als Informations-Tool und Inspirationsquelle unverzichtbar. Bündelt Blogs, die ich professionell verfolge, in Kategorien. Browser-Extention und App machen die spontane Aufnahme neuer Feed-Fundstücke einfach.“

Surface Pro 4 i7, 500 GB

„Mein ständiger Begleiter beruflich und privat. Gewicht, Nutzung als Notebook (Arbeit unterwegs, Texte, Mails, …) und als Tablet (eBooks, Medien/Videos, Internet, …).“  – Andi Meyer

Canva

Canva ist für mich einfach unentbehrlich, weil auch Nichtprofis der Design-Szene mit einfachen und dennoch sehr wirkungsvollen Mitteln tolle Bildeffekte zaubern können.“ – Tina Gallinaro

S-Planner

„Simpel, aber im Alltag doch so genial: die App S-Planner. Ich hätte vor ein paar Jahren nie gedacht, dass ich mal meinen Kalender (Oldschool aus Papier) aufgeben würde, aber: Heute ist der Kalender das meistgenutzte Tool in Sachen Planung auf meinem Handy. Beruflich steht Termin XY an, privat muss neues Mal-Zubehör besorgt werden und A. hat Geburtstag? Mein Handy weiß es! Und es erinnert mich sogar daran. Inzwischen ist die Nutzung der App so normal, wie der Oldschool-Kalender, aber mit Optionen wie “Termin duplizieren”, “Erinnern” und/oder “Adresse hinzufügen” (und mittels Google Maps hin navigieren), noch 1.000 Mal hilfreicher. Fazit: Nutzung und Pflege sind empfehlenswert!“ – Silvia Latzke

Coach.me

„Für all die Dinge, die nicht auf eine Liste gehören, aber trotzdem wichtig sind. Jeden Tag lesen? Check! Jeden Tag meditieren? Check! Jeden zweiten Tag Sport? Check! Mit Coach.me etabliere ich Gewohnheiten.“ – Lars Budde

Ulysses

„Mit Ulysses schreibe ich. Ich mag es, weil ich von dort aus, direkt in mein WordPress-Blog posten kann. Schön ist auch, dass man Schreibziele für einen Text setzen kann, deren Erreichung sehr schön visualisiert werden.“ – Nicole Woithon-Dornseif

CoSchedule

„Das WordPress Plugin ermöglicht komfortable Redaktionsplanung. Beiträge können vorgeplant und zum gewünschten Zeitpunkt veröffentlicht werden. Dazu können gleich die passenden Postings in die entsprechenden Social Media Kanäle gestellt werden. Durch die Vorplanung werden regelmäßig Beiträge und Social Media Postings veröffentlicht. Eine Auswertung des Feddbacks ist ebenfalls integriert und sorgt für schnellen Überblick.“ – Torsten Materna

Ganz ohne Strom und Internet

Es muss ja nicht immer digital sein. R. Küpper empfiehlt das gute alte Notizbuch („benötigt keinen Strom, keine Bandbreite, keine Abstürze, zuverlässiger Ideenspeicher“), sowie den Familienkalender („gruppenfähiger Kalender, hängt an der Wand, reicht für kleine Teams“. Und ganz ehrlich: Auch ich nutze manchmal Papier und einen Stift. Doch, wirklich.

Artikel vom 09. Oktober 2016