Remote Work: Verteilte Teams als Chance und wie man sie ergreift

Unternehmen ohne Anwesenheitspflicht im Büro sind weiterhin die große Ausnahme, dabei werden flexible Arbeitsmodelle immer wichtiger. Jan Tißler zeigt in diesem Beitrag die Vor- und Nachteile verteilter Teams auf und gibt Tipps aus seiner eigenen Praxis weiter. Ergänzend dazu berichten drei Unternehmen aus Deutschland über ihre Erfahrungen mit Remote Work.

Symbolfoto Remote Work
(Foto: © IgorVetushko, depositphotos)

Große Büros, idealerweise mit hochglänzendem Logo an der Wand und Schild am Eingang, innen die fleißigen Arbeitsbienen, die sich von 8 Uhr morgens bis 5 Uhr nachmittags nur darauf konzentrieren, am Erfolg der Firma zu arbeiten. So in der Art erträumen sich das viele Unternehmenslenker auch heutzutage noch immer. Wer sich auf dem Arbeitsmarkt umschaut, wird feststellen: Selbst Teilzeit ist rar, aus der Ferne zu arbeiten ist so gut wie unmöglich. Die klassischen Jobmodelle mit Anwesenheitspflicht und festen Arbeitszeiten herrschen weiterhin vor. Wer mehr Freiheit und Flexibilität braucht oder will, muss sich da schon selbstständig machen, zum Freelancer werden oder seine eigene Firma gründen.

Digitale Transformation und der Wandel der Arbeit

Viele Unternehmen scheinen noch nicht verstanden zu haben, wie sehr die Welt im Wandel ist. Zudem wird sich dieser Wandel eher beschleunigen als verlangsamen. Das ist zum einen technisch bedingt und zum anderen kulturell.

Technisch, weil die zunehmende Vernetzung neue Modelle ermöglicht. Siehe dazu das Stichwort „Arbeiten 4.0“, über das ich bereits ausführlich geschrieben habe. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter eben nicht mehr zwingend im Büro sein müssen, denn sie können ihre Aufgaben auch andernorts erledigen. Gemeint ist damit außerdem, dass Unternehmen zukünftig mehr und mehr auf einen Schwarm an Freelancern zurückgreifen können, mit denen sich Arbeitsspitzen flexibel bewältigen lassen. Was heute auf einer Plattform wie Upwork noch sehr sperrig ist, könnte dann zu einem weitgehend automatisierten Prozess werden. Über die möglichen gesellschaftlichen Konsequenzen gehe ich in meinem anderen Artikel näher ein.

Kulturell bedingt ist dieser Wandel, weil Flexibibilität und Freiheit eben für viele Menschen sehr wertvoll sind und neue Generationen von Angestellten sie zunehmend erwarten werden – sofern sie überhaupt noch zu einem klassischen Angestelltenverhältnis bereit sind.

Diese neue Erwartungshaltung wird sich vor allem bei jenen hochqualifizierten Kräften zuerst zeigen, die bei der Jobsuche wählerisch sein können. Das spürt so mancher mittelständische Betrieb bereits heute, wie beispielsweise McKinsey im Zuge einer Studie zur Digitalisierung erfahren hat:

„Allerdings haben viele Mittelständler mit Standorten in kleineren Städten Probleme, die notwendigen Fachkräfte wie Datenanalysten, Softwareentwickler oder Designer anzulocken. Bei Mittelständlern, die in Städten mit weniger als 300.000 Einwohnern ihren Hauptsitz haben, nennen fast die Hälfte den weniger attraktiven Standort als Hindernis bei der Einstellung von Fachkräften.“

Ein anderes Hindernis scheint aus meiner Sicht allerdings zu sein, bei Digital-Fachkräften überhaupt noch in „Standorten“ zu denken. Das ist bald so antiquiert wie eine Telefonzelle. Und wer bereits jetzt entsprechend umdenkt, sichert sich einen Wettbewerbsvorteil.

Weitere Vorteile für Unternehmen

Aber flexible Modelle für Arbeitszeit und -ort können nicht nur bei Fachkräftemangel helfen. Für manche Unternehmen und vor allem Startups ist es außerdem eine Möglichkeit der Kosteneinsparung. Zudem bleibt nicht nur der Mitarbeiter flexibel, sondern ebenso der Arbeitgeber. Büros anzumieten und auszustatten ist ein erheblicher Kostenfaktor, der zudem nur schwerfällig bis gar nicht auf veränderte Situationen reagiert.

Zudem ist nicht nur die Zahl der Mitarbeiter flexibler, sondern auch das dort versammelte Fachwissen. Es ist dann selbst für ein kleineres Unternehmen möglich, sich punktuell einen Spezialisten zu leisten.

Ein anderer Vorteil für Unternehmen ist es, dass sie verschiedene Zeitzonen und Regionen der Welt abdecken können, ohne dafür Außenstellen einrichten und betreiben zu müssen. Gerade für international orientierte Unternehmen kann das beim Kundensupport ein wertvoller Vorteil sein. Und ich meine hier nicht ein Callcenter, das man in einem Land mit niedrigeren Löhnen einrichtet.

Halten wir die Vorteile verteilter Teams doch noch einmal fest:

  • Die Kosten können sinken oder sind zumindest flexibler, als wenn man Büros anmieten müsste und jeden Mitarbeiter in Vollzeit fest anstellen würde.
  • Das Unternehmen kann auf diese Weise Talente und Spezialisten für sich gewinnen, die Remote Work als Chance ansehen, sich ihren Lebensmittelpunkt selbst auszusuchen oder die man andernfalls nicht zum Umzug bewegen könnte.
  • Falls notwendig, lassen sich darüber verschiedene Zeitzonen, Regionen der Welt, Sprachen und Kulturen abdecken, was gerade für internationale Unternehmen interessant sein kann.

Nachteile verteilter Teams

Jetzt soll aber nicht so getan werden, als wären Remote Work, verteilte Teams und Freelancer-Schwärme für jedes Unternehmen, jede Branche, jedes Projekt und überhaupt jede Situation die Lösung für alle Probleme. Einige der wesentlichen Nachteile:

  • Die spontane, zwischenmenschliche Kommunikation fällt größtenteils weg. Genau hier aber entstehen oftmals neue, kreative Ideen und moderne Büros werden bisweilen so geplant, dass sie diese Konversationen provozieren.
  • Der Zusammenhalt der Mitarbeiter untereinander, das „Teamgefühl“, ist schwerer zu erreichen. Das aber ist wichtig, um letztlich am gleichen Strang in die gleiche Richtung zu ziehen. Eine solche positive Gemeinschaft kann beflügelnd und motivierend wirken.
  • Es ist komplizierter, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und sich gegenseitig auf dem Laufenden über die Fortschritte zu halten. Wer in kleinen Gruppen an umfangreicheren Vorhaben arbeitet, profitiert davon, sich laufend abzustimmen – und sei es nur über eine Kleinigkeit.

Diese Punkte lassen sich sowohl mit technischen Mitteln als auch durch eine andere Arbeitsorganisation zumindest teilweise ausgleichen. Dazu weiter unten noch mehr.

Was hingegen nur im Kopf vieler Verantwortlicher ein Problem ist: Dass sie nicht exakt wissen, was ihre Mitarbeiter eigentlich tun – und ob sie überhaupt arbeiten. Die Anwesenheitspflicht gibt ihnen das wohltuende Gefühl, dass jeder fleißig an seinen Zielen arbeitet. Das allerdings ist eine Illusion, wie jeder bestätigen kann, der in seinem Leben schon einmal in einem Büro gearbeitet hat.

Remote Work ist auch eine Typfrage für den Mitarbeiter

Darüber hinaus soll nicht verschwiegen werden, dass Arbeiten in Eigenregie nicht für jeden die große Erfüllung darstellt. Ich persönlich habe kein Problem damit, von meinem Home Office aus produktiv zu sein. Ganz im Gegenteil: Die selbstbestimmte Arbeitsumgebung hilft mir sehr. Allerdings habe ich auch einen eigenen Raum nur dafür zur Verfügung und zudem plane ich meine Woche und vor allem meinen Arbeitstag sehr genau vor – und nehme das auch ernst. Typische Ablenkungen wie Social Media bekommen nur kleine Zeitkontingente oder werden gleich ganz in den Abend verbannt. Und ganz generell hat es sich für mich persönlich bewährt, mir klare Strukturen zu geben. Die aber kann ich mir sehr weitgehend selbst wählen. Und dieses selbstbestimmte Arbeiten gefällt mir persönlich ganz ausgezeichnet.

Aber nicht jeder ist so gestrickt. Mancher würde sich in meiner Situation allein fühlen und den Austausch und den Input oder schlichtweg die Energie von Menschen um sich herum vermissen. Auch mir geht das bisweilen so. Als Remote Worker kann man sich das aber flexibel dazuholen, in dem man im Café arbeitet oder sich einen Platz in einem Coworking Space besorgt. Man hat dann trotzdem noch die Wahl, wie, wann und wo man arbeitet. Zumindest in den Grenzen des Projekts und Auftraggebers selbstverständlich.

Lesetipp: Falk Hedemann hat in einem Beitrag bereits ausführlich beschrieben, wie das Leben als Freelancer gut funktionieren kann – und welche Fallen es dabei zu vermeiden gilt.

Wie verteilte Teams gut funktionieren

Über die Jahre habe ich verteilte Teams aus verschiedenen Perspektiven selbst erlebt. Dazu gehörte es in einem Fall, als Leitender Redakteur im Büro für die Zuarbeit von Freelancern verantwortlich zu sein. In einem anderen Fall habe ich als Leitender Redakteur für eine Firma aus der Ferne gearbeitet, die von Anfang an auf verteilte Teams ausgerichtet war. Oder ich finde mich ebenso als Freelancer auf der anderen Seite wieder.

Daraus haben sich einige Erkenntnisse ergeben, die ich hier als Tipps weitergeben möchte.

1. Klare Regeln, Erwartungen und Verantwortlichkeiten

Wie bereits beschrieben, ist die Kommunikation untereinander bei verteilten Teams mit einem größeren Aufwand verbunden als in einer typischen Bürosituation. Man geht nicht „mal eben schnell“ bei jemandem vorbei, um eine Information abzufragen oder ein Problem zu besprechen. Als Chef ist es ebenfalls schwieriger, den Stand der Dinge abzufragen oder neue Anweisungen zu geben.

Das führt dazu, dass man sehr viel genauer im Vorfeld festlegen muss, was denn eigentlich die Zielstellung ist. Es braucht klare Ansagen und Termine. Zudem sollte man sich von vornherein sicher sein, was denn eigentlich wie erreicht werden soll. Der Vorgesetzte muss sich also um mehr Vorausschau bemühen und ein Vorhaben gut vorbereiten.

Zudem ist es hilfreich, den Mitarbeitern klar mitzuteilen, wie ihre Verantwortlichkeiten aussehen und welche Entscheidungen sie allein treffen dürfen. Diese Vorstellung ist für kontrollwütige Chefs und zwanghafte Micromanager schwer zu ertragen. Die aber sorgen bekanntlich sowieso dafür, dass Mitarbeiter demotiviert werden und weniger Leistung bringen. Insofern könnte die digitale Transformation hier dazu führen, dass solche „Chefs aus der Hölle“ gar keine Chance mehr haben, die Leistung des Teams herunterzureißen.

Generell scheint mir, dass verteilte Teams alle Beteiligten zu Verhaltensweise zwingen, die auch in klassischen Teams von Vorteil sind.

Lesetipp: In einem UPLOAD-Beitrag von Valentin Nowotny gibt es noch mehr Anregungen zum Thema „selbstorganisierte Teams“ aus dem Blickwinkel agiler Methoden wie Scrum. Christiane Brandes-Visbeck hat außerdem bereits fünf Tipps für digitale Führungskräfte bei uns weitergegeben und zehn herausragende Beispiele für Digital Leader in mittelständischen Unternehmen befragt.

2. Feste Termine für gemeinsamen Austausch

Noch wichtiger als im klassischen Büro ist in verteilten Teams der regelmäßige und ritualisierte Austausch. Wie häufig diese Termine gebraucht werden, hängt von vielen Faktoren ab. Die Art des Projekts und der Arbeit gehört ebenso dazu wie die Frage, wie gut sich das Team bereits kennt. Generell gilt hier natürlich der allgemeine Tipp, Meetings so effizient wie möglich zu halten. Dazu gehören klare Regeln. Im Scrum-Modell ist zum Beispiel eine tägliche Absprache vorgesehen, bei der es aber nur darum geht, die aktuellen Aufgaben und mögliche Hindernisse zu benennen.

Für manche Teams und Projekte kann es hingegen sogar genug sein, sich einmal im Monat auf diese Weise zu treffen – ob nun persönlich oder via Videokonferenz.

Und mit Blick auf das wichtige Thema „Teambuilding“ sollten auch Treffen von Angesicht zu Angesicht eingeplant sein. Sind die Mitarbeiter über den gesamten Globus verstreut, wird das vielleicht nur einmal im Jahr gelingen. Aber selbst das kann eine erhebliche positive Wirkung haben.

3. Kanäle für die spontane Kommunikation

Und auch wenn alles perfekt organisiert ist und man einen regelmäßigen Austausch im Kalender hat, braucht es doch ergänzend Möglichkeiten für die spontane Kommunikation. Tools wie Slack helfen hier weiter, bei denen sich Chat-Räume einrichten lassen, in die man Dateien hochladen kann und die außerdem Informationen aus anderen Tools aggregieren. Dadurch baut man sich eine wertvolle Informationszentrale auf – die auch mal Platz für witzige Videos und GIFs haben sollte.

4. Cloud-Dienste für Wissenssammlung und Kollaboration

Je größer das Team, desto mehr muss man darauf achten, dass man nahtlos zusammen arbeiten kann. Und je weniger Informationen direkt kommuniziert werden müssen, desto besser. Das oben genannte Slack ist da bereits eine Hilfe und eignet sich als erste Anlaufstelle. Microsoft Teams ist eine von zahlreichen Alternativen. Dazu sind Dienste in der Cloud eine große Hilfe wie zum Beispiel Google Docs oder natürlich Evernote. Trello kann dabei helfen, eine Übersicht zum Stand der Dinge zu bekommen. Und wer will, kann Informationen aus solchen Diensten dann wieder automatisch in Slack einfließen lassen. Oder man schaut sich gleich nach einem passenden Social Intranet um. Ein Kandidat wäre da für manche eventuell Workplace by Facebook. Wichtig ist dabei: Alle diese Dienste sollen bei der Arbeit unterstützen und Hürden abbauen – nicht zu noch mehr Arbeit führen.

Beispiele: Drei Unternehmen und ihre Erfahrungen mit Remote Work

Gute Beispiele für Remote Work gibt es international eine Menge. Unternehmen wie das Social-Media-Tool Buffer oder auch die WordPress-Firma Automattic setzen ganz konsequent auf verteilte Teams. Mehr dazu auf dieser Seite.

Aber auch im deutschsprachigen Raum gibt es Vorreiter. Dazu habe ich einen kleinen Fragebogen erstellt und gebe hier drei Antwortgeber wieder: Dr. Volker Meise, COO Deutschland der Linkfluence Germany GmbH, Alex Frison, COO der Inpsyde GmbH und Christian Häfner, Mitgründer & Growth Marketer der FastBill GmbH.

Was macht das Unternehmen?

  • Linkfluence: Social Data Intelligence – das Web (und mehr) für Marken & Unternehmen beobachten und analysieren.
  • Inpsyde: WordPress Agentur
  • FastBill: Finanzmanagement und Buchhaltung für Selbständige und kleine Unternehmen

Mitarbeiterzahl (davon remote)

  • Linkfluence: 200+ global, ca. 40 in Deutschland (In Deutschland ca. 50% von ein bis fünf Tagen die Woche remote)
  • Inpsyde: 32 (alle remote)
  • FastBill: 50+ (derzeit 8 remote)

Gibt es einen Firmensitz und wenn ja, wo?

  • Linkfluence: In Deutschland in Düsseldorf und Leipzig, sonst Paris, London, Shanghai, Singapur
  • Inpsyde: Nein, gibt es nicht. :)
  • FastBill: Frankfurt am Main

Welche Formen von Remote Work sind bei Ihnen möglich und unter welchen Bedingungen?

  • Linkfluence: Alles von komplett remote bis morgens/abends flexibel zu Hause. Die Firma stellt Notebook/Handy, alle Daten und Programme sind in der Cloud. Stunden werden im Planungssystem erfasst.
  • Inpsyde: Jeder arbeitet bei sich zu Hause oder Shared Office. Große Mehrheit aber zu Hause.
  • FastBill: Vollzeit, Teilzeit, temporär, jeweils mit festem Standort oder flexibel

Welche Gründe haben Sie, Remote Work anzubieten?

  • Linkfluence: Manche Mitarbeiter müssen morgens sehr früh anfangen (6.00 Uhr) und wir ersparen ihnen den Weg ins Büro. Wir wollen aber auch den Ansprüchen der Mitarbeiter gerecht werden – manche brauchen die Flexibilität wegen Kindern oder Familie. Im Gegenzug bekommen wir auch mehr Flexibilität und können auf dringende Kundenanfragen sofort reagieren.
  • Inpsyde: Die Gründer fingen damals schon an und so sind wir verblieben. Wir sind sozusagen „Native Remote“.
  • FastBill: Unser Ziel ist es das Kernteam in Frankfurt weiter auszubauen. Dort haben wir ein schönes Büro und dort ist der Puls des Unternehmens. Wir schreiben also keine Remote-Stellen aus, sondern nehmen es als Firma in Kauf, wenn Lebensumstände des Mitarbeiters eine Präsenz im Office unmöglich machen und seine/ihre Skills unverzichtbar sind.

Was sind die größten Vorteile?

  • Linkfluence: Flexibilität für die Firma, Zufriedenheit der Mitarbeiter, wir bekommen gute Mitarbeiter, die sonst zu größeren Firmen gehen, dort aber keine flexiblen Arbeitszeiten angeboten bekommen.
  • Inpsyde: Es hat sehr große Vorteile die besten Mitarbeiter, ohne Limitierung auf einen bestimmten Umkreis, zu finden. Für die Mitarbeiter ist es von Vorteil sehr flexibel zu sein.
  • FastBill: Für das Unternehmen ist der Vorteil der Zugriff auf Skills, die aufgrund des Standorts sonst nicht verfügbar wären. Kein Zeitverlust aufgrund des Arbeitsweges für den Mitarbeiter. Die Erfolgsmessung erfolgt ausschließlich auf Basis von Ergebnissen. Jede Kommunikation ist zielgerichtet (ich rufe nur an, wenn ich eine konkrete Frage habe). Mit entsprechender Disziplin kann eine höhere Arbeitseffizienz erreicht werden.

Was sind die größten Nachteile?

  • Linkfluence: Persönlicher Austausch fehlt, seltener Management der Mitarbeiter
  • Inpsyde: Kommunikation vor Ort ist schon besser. Darum ist es sehr wichtig klar zu kommunizieren. Vor-Ort-Gespräche haben Vorteile, besonders wenn es um komplexe Sachen geht.
  • FastBill: Der Mitarbeiter benötigt einen hohem Grad an Selbstdisziplin/Selbständigkeit und kann nur schwer an der Team-/Office-Kultur partizipieren. Nicht jeder Mensch ist für Remote Work gemacht. Der Austausch mit anderen Mitarbeitern findet nur isoliert statt (nur dort, wo fachlich zusammengearbeitet wird). Mittagessen, Weihnachtsfeiern, Breakfast-Meetups, etc. fallen aus oder können nur per Webcam miterlebt werden. Die soziale Komponente wird also vernachlässigt. Jeder Austausch mit drei oder mehr Personen erfordert zudem ein technisches Setup (Video/Screensharing/Ton) und eine verabredete Zeit. Das kann die Geschwindigkeit verlangsamen. Spontane Meetings sind schwieriger, besonders wenn der Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone ist.

Welchen Tipp würden Sie anderen Organisationen geben, um Remote Work umzusetzen?

  • Linkfluence: Vertraut den Mitarbeitern, lasst Freiheiten – und ihr bekommt mehr zurück.
  • Inpsyde: Entweder ganz oder gar nicht!
  • FastBill: Es ist auch bei Remote Mitarbeitern wichtig, dass sie regelmäßig vor Ort sind. Dadurch gibt es ein Chance auch mit Mitarbeitern in Kontakt zu kommen, mit denen man im fachlichen Alltag nicht viel zu tun hat.  Remote Mitarbeiter sollten vor allem sicherstellen, dass sie eine schnelle Internet-Verbindung haben und auch sprechen können (das funktioniert in Cafés z.B. nur bedingt). Aus Erfahrung sollten Remote Mitarbeiter langfristig in einer Zeitzone mit max. +/- 6 Stunden arbeiten und flexibel sein, was die Arbeitszeiten betrifft (auch mal sehr früh oder sehr spät arbeiten).

Schlusswort

Manch ein Unternehmen wird sich bewusst für verteilte Teams entscheiden oder zumindest teilweise auf extern sitzende Mitarbeiter setzen. Andere Unternehmen werden eher dazu gezwungen sein – aus finanziellen Gründen oder weil sie andernfalls die notwendigen Spezialisten nicht anlocken können.

Ähnlich wird es den Mitarbeitern und Freelancern gehen: Mancher wählt diesen Weg bewusst, weil die Flexibilität und Freiheit zum eigenen Lebensstil passen. Andere sehen es eher als notwendiges Übel.

Zugleich scheint mir aber klar, dass Remote Work in vielen Branchen und Berufen selbstverständlicher werden wird. Neben dem allgegenwärtigen Internet spielt da noch ein weiterer Faktor eine Rolle: Automatisierung. Wer heute noch als Lkw-Fahrer selbst auf der Straße unterwegs ist, überwacht morgen vielleicht eine Flotte autonomer Laster vom Büro aus – oder von einem Ort der eigenen Wahl.


Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 54

In diesem Schwerpunkt „Teamwork“ schauen wir uns an, wie eine positive Fehlerkultur die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen verbessern kann, was es mit „New Work“ auf sich hat, was bedenkenswert an Selbstorganisation à la Scrum ist und wie verteilte Teams effizient bleiben. Plus: Startup-Steckbrief Staffbase.

Jan Tißler ist auch bekannt als jati. Er arbeitet seit über 20 Jahren als Journalist, die meiste Zeit davon digital. 2006 hat er das UPLOAD Magazin aus der Taufe gehoben. Er ist fasziniert von den Freiheiten des digitalen Publizierens und erklärt gern, wie Unternehmen, Organisationen oder auch Selbstständige mit ihren Botschaften im Netz gehört werden. Immer mit einem Bein fest in der Zukunft. Der gebürtige Hamburger lebt inzwischen in Santa Fe, New Mexico.

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