Prozesse und Tools fürs Content-Management

Für den Erfolg Ihres Content-Managements sind die richtigen Prozesse eine wesentliche Grundlage. Ansonsten werden Sie viel Zeit und Mühe verschwenden, die Sie besser in hochwertige Inhalte investieren könnten. Miriam Löffler stellt Ihnen sieben wichtige hier grundlegend vor. Außerdem empfiehlt sie Ihnen nützliche Werkzeuge für die tägliche Content-Arbeit.

Symbol Blaupause
(Illustration: © hitdelight, depositphotos.com)

Dieser Beitrag ist ein Ausschnitt aus Miriam Löfflers Buch „Think Content!“, erschienen beim Rheinwerk Verlag. Mehr darüber am Ende des Artikels!

Teil 1: Prozesse

Warum brauchen wir (im Regelfall) strukturierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten? Weil wir Menschen sind. Menschen machen Fehler, und im stressigen Tagesgeschäft kann es durchaus einmal vorkommen, dass man ein wichtiges Produktionsdetail oder eine relevante Content-Information übersieht bzw. eine Deadline „verbummelt“. Außerdem bewahren uns sinnvolle Regeln davor, beim Umgang mit Webinhalten in blinden Aktionismus zu verfallen, der den Erfolg unserer mühsam erarbeiteten Strategie gefährdet. Festgelegte Prozesse und Abläufe helfen uns auch dabei, effizienter und disziplinierter mit unserem Content umzugehen. Schließlich sorgen sie dafür, dass Kollegen miteinander im Gespräch bleiben, sofern aktiver Austausch und enge Zusammenarbeit noch nicht ganz in der Unternehmenskultur verankert sind.

Meine Bitte: Haben Sie keine Angst davor, dass Strukturen und festgelegte Workflows kreative Prozesse hemmen könnten oder keinen Raum mehr für die Umsetzung von spontanen, tagesaktuellen Themen lassen würden. Das Gegenteil ist der Fall: Wenn die Content-Basis stimmt, bleibt im Endeffekt mehr Luft für die professionelle Umsetzung von kurzfristig geplanten Content-(Marketing-)Ideen. Denn dann ist eines immer sichergestellt: Egal, über welche Wege Ihre Zielgruppe letztendlich auf Ihren Webseiten landet – dank Ihres stringenten Content-Managements wird sie jederzeit von attraktiven und nützlichen Inhalten empfangen.

In den folgenden Abschnitten lernen Sie sieben Prozesse kennen, die Sie beim Managen Ihres hochwertigen Contents unterstützen können.

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1. Content-Anforderungsprozess

Nachdem Sie Ihre Content-Strategie mit viel Einsatz und Aufwand an den Start gebracht haben, müssen Sie jetzt unbedingt vermeiden, dass sich der Schlendrian beim Umgang mit Inhalten wieder in die tägliche Arbeit einschleicht. Vor allem, wenn Ihr Unternehmen im Bereich Content-Marketing aktiv werden möchte oder bereits aktiv ist, sind solide Prozessstrukturen und strikt geführte Planungsvorgänge unerlässlich, damit Ihnen die Content-Thematik nicht über kurz oder lang um die Ohren fliegt. Oberstes Ziel ist es, jederzeit Ihren Content und damit auch Ihr Budget und Ihre Ressourcen im Griff zu haben und nicht jeder noch so verführerischen Content-(Marketing-)Idee unüberlegt zu erliegen.

Selbstverständlich dürfen Sie bisweilen auch bewusst neue Inhalte auf den Trial-and-Error-Prüfstand stellen – schließlich lernen wir auch aus den Erfahrungen mit neuen Themen, und die müssen sich durchaus auch einmal „auf dem kurzen Dienstweg“ realisieren lassen. Dennoch: Mit einem ausgefeilten Content-Anforderungsprozess stellen Sie grundsätzlich sicher, dass primär diejenigen Inhalte produziert werden, die zielführend für Ihr Business sind. Die nachstehenden Empfehlungen sollen Ihnen dabei helfen, einen eigenen Ablauf für Ihr Unternehmen zu erstellen.

Definieren Sie zunächst die Aufgabenverteilung im Anforderungsprozess:

  • Wer darf neue Themen einreichen (Marketing, PR, Einkauf … oder prinzipiell jeder)?
  • Wer sammelt die Anträge?
  • An wen werden sie zur Prüfung weitergeleitet?
  • Durch wen und wie erfährt der Antragsteller, ob sein Content-Thema genehmigt wurde?
  • Wer stellt die Vorschläge im regelmäßig stattfindenden Themenplan-Meeting vor?

Entwickeln Sie eine Formatvorlage für die Anträge – etwa mit folgenden Punkten:

  • Thema?
  • Neues Thema oder bereits vorhandener Content?
  • Welches Content-Format wird gewünscht?
  • Warum wird dieser neue Content benötigt?
  • Warum muss dieser Content überarbeitet werden?
  • Wie kann Ihnen diese Content-Maßnahme dabei helfen, die gesteckten Business-Ziele zu erreichen?
  • Welche Priorität geben Sie diesem Thema (1–3)?
  • Existiert schon Material (on- oder offline), das zur Content-Produktion genutzt werden kann?
  • Gibt es Beispiele von bereits umgesetzten Content-Aktionen dieser Art?
  • Wie hoch schätzen Sie den zeitlichen Produktionsaufwand ein?
  • Wie hoch sind die voraussichtlichen Produktionskosten?
  • Wann wird der Content benötigt?
  • Wie lange soll er auf der Seite bleiben?
  • Über welche Kanäle und auf welchen Seiten soll der Content verlinkt und beworben werden?
  • Bis wann benötigen Sie ein Feedback, ob der Antrag genehmigt wurde?
  • Was soll getrackt werden?
  • Brauchen Sie für das Thema einen „legal check“?
  • Ist der neue Content Bestandteil eines Kooperations- oder Marketing-Deals? Falls ja: Wie sieht dieser Deal aus (kurze Beschreibung/Eckdaten des Deals)?

In kleineren Unternehmen muss das Prozedere sicher nicht ganz so formell ablaufen. Die im Antragsbogen vorgestellten Punkte sollten dann im Rahmen der gemeinsamen Themenplan-Meetings durchgesprochen und geprüft werden.

Ihr Unternehmen ist eine One-Man- (bzw. One-Woman-)Show? Dann helfen Ihnen die oben formulierten Fragestellungen ebenso dabei, herauszufinden, ob die geplanten neuen Inhalte wirklich relevant, realisierbar und sinnvoll sind. Nutzen Sie diese Checkliste, um sich zu disziplinieren und nie den eigentlichen Strategie-Fokus aus den Augen zu verlieren.

2. Planungsprozesse

Die Content-Planung eine der elementaren Säulen für Ihre erfolgreiche Arbeit mit Webinhalten. Daher ist es wichtig, frühzeitig vernünftige Planungsprozesse an den Start zu bringen. Klären Sie so bald wie möglich die folgenden Fragen:

  • Wie planen Sie Ihre Inhalte (Excel-Sheet, Planungs-Tools)?
  • Welche Planungs-Meetings und Workshops sollen in welchen Abständen stattfinden?
  • Wer sind die Ansprechpartner für die Content-Planung?
  • Wer ist für die Zeit- und Kostenplanung zuständig?

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Fehler in der Planung bereits eine Menge Geld kosten können, und stellen Sie sicher, dass Sie hier keinen Cent unnötig verplempern. Ihr Budget lässt sich definitiv besser anlegen – zum Beispiel in hochwertige Webinhalte!

3. Freigabeprozesse

Um den zeitlichen Aufwand für interne Diskussionen im Tagesgeschäft möglichst klein zu halten, brauchen Sie klare Regelungen, wer welche Inhalte freigeben darf. Definieren Sie also rechtzeitig, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit folgenden Fragen umgehen:

  • Müssen alle Inhalte denselben Freigabeprozess durchlaufen?
  • Wer stößt den Freigabeprozess an?
  • Wer kümmert sich um die Freigaben aus der Rechtsabteilung?
  • Wie viele Freigaberunden gibt es?
  • Wie geht man mit widersprüchlichen Änderungswünschen von freigabeberechtigten Mitarbeitern um?
  • In welcher Form können Mitarbeiter ihre Anmerkungen zu den Dokumenten/Inhalten hinterlegen?
  • Haben mehrere Freigabeberechtigte gleichzeitig einen Zugriff auf ein Dokument?
  • Wie erfahren freigabeberechtigte Kollegen davon, dass ein Dokument zur Beurteilung fertig ist?
  • Was passiert, wenn ein Reviewer sein Feedback nicht rechtzeitig abgibt?
  • Wer vertritt einen zur Freigabe berechtigten Kollegen im Urlaubs- und Krankheitsfall?

Die Mühe, die Sie in die Freigabe-Vorarbeit investieren, zahlt sich in jedem Fall aus, weil Sie im Endeffekt die Hoheit über die finalen Inhalte haben und nicht Gefahr laufen, zum Spielball von internen Unstimmigkeiten zu werden. Wenn alle mitreden wollen, kommt selten etwas Gutes dabei heraus. Bestimmen Sie also frühzeitig, wer mitreden darf.

4. QA-Prozesse

Wenn Sie genügend Ressourcen haben, sparen Sie bitte nicht am falschen Ende: Gönnen Sie Ihrem Content einen gründlichen Quality-Assurance-Prozess (QA). Nur hochwertiger, fehlerfreier, funktionierender Content erfüllt seinen Zweck. Ein professioneller QA-Prozess beschäftigt sich unter anderem mit folgenden Fragen:

  • Wer redigiert und überwacht die Inhalte? Gibt es eine Schlussredaktion?
  • Wer testet Verlinkungen und neue Content-Features?
  • Entsprechen die Grafiken den Größenvorgaben?
  • Bei größeren Projekten: Gibt es einen Bug-Tracker? Wie wird mit Fehlern verfahren? Wo werden sie gesammelt?
  • Wer stellt sicher, dass SEO-relevante Themen gut umgesetzt wurden?
  • Wer sorgt dafür, dass die Auflagen der erstellten Guidelines eingehalten werden?

Diese Liste können Sie individuell fortsetzen und auf die jeweiligen zu testenden Inhalte abstimmen: Passt die Tonalität einer Aussage? Ist die Infografik fehlerfrei? Je nach Content-Format und Zielvorgaben ergeben sich neue Anforderungen, die man nach Fertigstellung kritisch auf den Prüfstand stellen sollte.

5. Analyseprozesse

Dank der aufschlussreichen Informationen aus Ihrer Webanalyse werden Sie und Ihre Mitarbeiter zu wahren Content-Meistern. Bauen Sie daher auch in Ihrer Firma auf einen soliden Analyseprozess. Folgende Fragestellungen stehen dabei im Mittelpunkt:

  • Welche Reportings werden wann benötigt (Wochen-Reportings, Tages-Dashboards, Monatsanalysen, Controlling am Jahresende)?
  • Was will ich tracken (welche Key Performance Indicators)?
  • Wer ist in Ihrer Firma der Ansprechpartner fürs Content-Controlling?
  • Welche SEO-Kennzahlen sind relevant?
  • Wo und in welchem Rahmen werden die Webmetrics-Zahlen den Teams zur Verfügung gestellt?

Setzen Sie sich als Content-Verantwortlicher unbedingt dafür ein, dass Ihr Unternehmen das Thema Content-Controlling ganz oben auf die To-do-Liste setzt. Ohne valide Zahlen, aus denen Sie langfristig viel über Ihre Zielgruppe und Ihre Content-Performance lernen können, werden Sie nie die besten Ergebnisse erzielen. Das Tracken von Inhalten sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein – in der Realität ist es aber (noch!) eher eine Rarität.

Lesen Sie dazu auch: „Einführung Content-KPIs: Den Erfolg von Inhalten messen“

6. Testprozesse

Sie sollten Ihre Inhalte regelmäßig auf den Prüfstand stellen, denn nur die Methode „testen, testen, testen“ führt Sie erfolgreich auf den Content-Strategie-Olymp. Halten Sie in einem Dokument fest, wie welche Tests in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden sollten (und in welcher Regelmäßigkeit). Hier einige Anregungen:

  • quartalsweiser A/B-Test einer Landingpage über eine ausgesteuerte Marketingkampagne (Google AdWords, Facebook usw.)
  • halbjährliche Kundenumfrage auf der Website oder auf Facebook zu Ihren Inhalten
  • monatlicher Produkttext-Test (Konversionsoptimierung)
  • jährlicher Usability-Test zur Content-Wahrnehmung und Nutzung (Eyetracking, Befragung, A/B-Tests)
  • regelmäßiges Testing neuer Features nach deren Roll-out

Lassen Sie sich jedoch nicht ins Bockshorn jagen, wenn ein Thema zunächst schleppend anläuft. Bauen Sie das Thema auf, geben Sie ihm eine Chance, sich zu entwickeln, und entscheiden Sie erst nach zwei bis drei Testläufen, ob sich eine weitere Ausarbeitung lohnt. Sonst verabschieden Sie sich möglicherweise zu schnell von einer eigentlich guten Content-Idee, die nur zu einem falschen Zeitpunkt lanciert wurde oder bloß etwas Zeit zum Reifen benötigt hätte. Wie im „richtigen“ Leben gibt es auch in der Webwelt Spätzünder. Geben Sie ihnen eine Chance!

7. Archivierungsprozesse

Was passiert mit Ihren alten oder aktuell nicht mehr benötigten Inhalten? Und wie gehen Sie bei der Ablage am besten vor, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf einen schnellen Zugriff auf die Dokumente haben? Diese und die nachstehenden Fragen sollten zu Beginn eines soliden Archivierungsprozesses genau geklärt werden:

  • Wo werden die alten Dokumente abgelegt?
  • Wo waren diese Dokumente verlinkt? Wer stellt sicher, dass sämtliche Verlinkungen offline genommen werden?
  • Benötigen wir für die gelöschte Seite einen Redirect?
  • Gibt es ein konkretes Datum, an dem der Content ins Archiv wandern soll (zum Beispiel das Ende einer Weihnachtsaktion)?
  • Was genau soll archiviert werden?
    • HTML
    • Textdokumente
    • Grafiken
    • Grafikversionen
    • Informationen zum Copyright
    • Info, von wann bis wann die Seite online war
    • Informationen zur Performance der Seite oder des Inhalts (dazugehörige Reportings)
  • Gibt es Richtlinien zur Benennung von Ablageordnern und Dokumenten?

Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrer IT einen einfachen und transparenten Archivierungsprozess, damit Sie auch eigene Inhalte dank eines schnellen Zugriffs bei Bedarf mehrfach nutzen können. Im Rahmen eines Audits fand einer meiner Kunden einmal ein Weihnachtsspecial zum Thema „internationale Weihnachtsbräuche“, das einige Jahre zuvor mit großem Aufwand zusammengestellt worden war. Da es in der Zwischenzeit nicht an Aktualität verloren hatte, konnte es auch in den Folgejahren wieder auf der großen Weihnachts-Website-Bühne stehen. Wenn die Firma über ein gut organisiertes Archiv verfügt hätte, dann hätte sie das Special schon viel eher erneut nutzen können. Wissen Sie, welche Content-Schätze bei Ihnen noch im Verborgenen liegen? Und wissen Sie, wie Sie darauf zugreifen können?

Teil 2: Tools

Beim Thema Content besteht die Herausforderung darin, alle notwendigen Aufgaben im Rahmen von großen Content-Projekten ebenso wie im Tagesgeschäft fehlerfrei zu stemmen. Viele Verantwortliche greifen dabei traditionell auf Excel zurück. Dagegen ist im Prinzip nichts einzuwenden – doch Sie sollten wissen, dass es weitere Tools gibt, die die Arbeit im Content-Management-Alltag erleichtern können: Im Web finden Sie zahlreiche frei verfügbare Open-Source-Lösungen sowie praktische kostenpflichtige Software-Angebote für die Erstellung von Projektplänen, die Nutzung von Freigabeprozessen und die Verwaltung von Deadlines.

Die folgende Zusammenstellung ausgewählter Beispiele gibt Ihnen einen kleinen Einblick in das umfangreiche Tool-Angebot fürs operative Content-Management. Für jedes Unternehmen und jeden Organisationsbedarf findet sich im Web bestimmt eine passende Lösung.

Wenn Sie hingegen mehr zum Thema Content Management Systeme erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen die folgenden beiden UPLOAD-Beiträge:

DivvyHQ

DivvyHQ bietet unter anderem einen einfach zu bedienenden Redaktionskalender, der auch für größere Redaktionen geeignet und für das Content-Management von mehreren Websites empfehlenswert ist. Der monatliche Paketpreis ist abhängig von der Anzahl der Software-Nutzer bzw. davon, welche individuellen Anforderungen der Kunde an das Tool hat.

GanttProject

GanttProject ist eine kostenlose Software für die transparente Content-Projektplanung. Sie ermöglicht das Erstellen eines detaillierten Zeitplans zur Umsetzung von Projekten inklusive wichtiger Ecktermine. Die Exportfunktion der Pläne eignet sich ideal zum Versenden von Statusberichten. Für einzelne Tasks werden zudem Team-Assignment-Funktionen angeboten.

Open Atrium

Das Open-Source-Tool Open Atrium unterstützt den Workflow von Teams, die auf verschiedene Abteilungen verteilt sind. Es ermöglicht eine transparente Teamkommunikation, regelt den Zugriff auf Dokumente und bietet unter anderem eine Kalender-Planungsfunktion.

Wedoist

Wedoist war ein leicht zu bedienendes und für bis zu drei Nutzer frei zugängliches Aufgabenverwaltungs-Tool, das unter anderem den Bearbeitungsstatus einer zugewiesenen Aufgabe anzeigt. Es ist nach Druchlegung des Buches eingestellt worden. Als Alternative bieten dieselben Macher nun zwei getrennte Tools an: Todoist als Todo-App und Twist als Teamkommunikation, die einen Mittelweg zwischen E-Mail und Angeboten wie Slack finden will. Mehr dazu in diesem englischsprachigen Beitrag.

Flow

Flow bietet alle Funktionen, die man benötigt, um ein Content-Projekt zu managen: Dokumentenverwaltung, Aufgabenverteilung, Zeitplanung, Teamdiskussionen … Ein Test-Account ist 14 Tage lang kostenfrei zugänglich. Danach können Sie verschiedene Preispakete buchen – je nach Unternehmensgröße und Nutzungsintensität.

5pm

5pm ist ein sehr umfangreiches Projektmanagement-Tool mit einem sympathischen, intuitiv verständlichen Interface. Auch hier wird ein kostenloser zweiwöchiger Test-Account angeboten.

Basecamp

Basecamp ist ein ähnlich umfassendes Projektmanagement-Tool mit übersichtlichem und ansprechendem Interface. Seine vielseitigen Verwaltungsmöglichkeiten zum Managen Ihrer Inhalte in kleinen und großen Teams können Sie 60 Tage lang gratis testen.

Egal, ob Sie nun mit Excel oder einem Planungs-Tool arbeiten – eine Anforderung bleibt stets dieselbe: Die Daten und Einträge müssen sorgfältig gepflegt und immer aktuell gehalten werden. Mit anderen Worten: Beim Managen Ihrer Inhalte ist ein großer Anteil an „Handarbeit“ und Disziplin notwendig, die sich durch kein Tool ersetzen lassen. Nach jedem Themenplan-Meeting müssen Timings geprüft und angepasst sowie Projektverzögerungen im Projektkalender notiert werden. Insofern unterscheidet sich das Content-Management nicht vom üblichen Projektmanagement, in dessen Rahmen es ebenso unverzichtbar ist, akribisch sämtliche Aufgaben und Timelines festzuhalten und aktiv an alle Projektbeteiligten zu kommunizieren.

Lesen Sie dazu auch: „Wie man das richtige Projektmanagement-Tool findet“

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Teil 3: Der Content-Life-Circle

Damit Sie den Überblick über alle Content-Tasks nicht verlieren und eine regelmäßige Routine in Ihren Content-Management-Alltag bekommen, sollten Sie mit zwei Plänen arbeiten: einem Produktionsplan und einem Themenplan. Um beide Pläne (in Excel oder mit Hilfe einer technischen Lösung) sinnvoll füllen zu können, müssen zunächst die Content-Aufgaben definiert werden, die im ope- rativen Geschäft täglich, wöchentlich, monatlich oder im Quartal anfallen.

Die folgenden Listen vermitteln Ihnen einen exemplarischen Eindruck, wie Content kontinuierlich in Ihrer Firma „gelebt“ werden kann.

Tägliche Content-Tasks

Content-Produktion:

  • Posten von Twitter-, Facebook- oder LinkedIn-Firmen-Updates
  • Check aller Tages-To-dos im Produktionskalender
  • Erstellen der am jeweiligen Tag benötigten Inhalte
  • Inhaltsrecherche für die Erstellung der nächsten Content-Tasks
  • Überprüfung der Kommentare auf Facebook, Twitter und auf Blogs
  • Qualitäts-Check der neuen Live-Inhalte (SEO, Verlinkungen, Tonalität)
  • „Abarbeiten“ von Produkttexten
  • Reminder an Kollegen zu anstehenden Deadlines schicken
  • Agentursteuerung im operativen Content-Tagesgeschäft

Content-Strategie:

  • kurzer Zahlen-Scan nach auffälligen „Ausreißern“ (Social Media Monitoring, Rankings, Traffic-Einbrüche, hohe Absprungraten)
  • Aktualisieren der Themen- und Produktionspläne (Verzögerungen im Projekt, vorzeitige Lieferung von Inhalten, vorgezogene Live-Termine)
  • Medien-Check: Welche News gibt es in fachlich relevanten Blogs und Magazinen? Welche sind für ein nächstes Team-Meeting interessant und sollten zur weiteren Diskussion aufgegriffen werden?
  • Notieren sämtlicher Ideen, Beobachtungen, „Webseiten-Fundstücke“ oder Impulse zur Kreation relevanter Inhalte für die kommenden Themenplan-Meetings

Wöchentliche Content-Tasks

Content-Produktion:

  • Newsletter-Produktion
  • wöchentlicher Blogbeitrag
  • Aktualisierung der Teaser auf den wichtigsten Seiten (Homepage, Kategorieseiten)

Content-Strategie:

  • gründliche Evaluierung der Business-Zahlen, Webseiten-Zahlen und Social-Media-Responses
  • Überprüfen der Keyword-Entwicklung und gegebenenfalls Anpassung der aktuellen Keyword-Liste
  • Zusammenfassung der Content-relevanten Themen aus den Analysen für das nächste Themenplan-Meeting
  • Durchführung des Themenplan-Meetings mit allen an Content-Fragen beteiligten Kollegen

Monatliche Content-Tasks

Content-Produktion:

  • Landingpages für die geplanten Marketingkampagnen im jeweiligen Monat erstellen
  • möglichst eine Pressemeldung pro Monat veröffentlichen

Content-Strategie:

  • Landingpage-Performance der vergangenen Marketingaktionen prüfen (SEM-Kampagnen, Gewinnspiele)
  • Gründliches Medien-Monitoring: Was sind die aktuellen Trend-Themen? Wer könnte ein interessanter Partner für eine Content-Kooperation sein?
  • Team-Meeting zur Besprechung und Evaluierung aller Content-Controlling-Ergebnisse: Das Treffen dient der Diskussion aktueller Probleme im operativen Umgang mit Content (fehlende Funktionen im CMS, Beschwerden im Zusammenhang mit externen Dienstleistern) und soll einen Überblick über alle geplanten Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen bieten (on- wie offline)
  • Stichwort „Eigenmarketing“: Jeden Monat einen internen Newsletter an alle Kollegen schicken, der über aktuelle Content-Themen informiert und erfolgreiche Cases präsentiert

Quartals-Content-Tasks

Content-Produktion:

  • Entwicklung und Umsetzung von umfangreicheren, fürs Content-Marketing relevanten Inhalten: Videos, SlideShare-Präsentationen, E-Books …

Content-Strategie:

  • Audit und Business-Review: Wie ist unsere Content-Situation nach dem ersten Quartal? Welche Inhalte können wir archivieren? Welche Erkenntnisse lassen sich für die weitere Jahres-Content-Planung ableiten? Welche Ziele haben wir erreicht? Welche Content-Projekte haben enttäuscht?
  • Gründliche Social-Media-Analyse: Welche Kanäle sind für unser Business wirklich relevant? Welche Informationen haben wir über unsere Nutzer erhalten?
  • Content-Themen-Planung für das darauffolgende Quartal erstellen
  • größere Content-Projekte für das kommende Quartal verabschieden
  • Check: Sind die vorhandenen Guidelines noch aktuell?
  • vierteljährlich mindestens einen Test-Case umsetzen (zum Beispiel Konversionstest für Produkttexte)
  • Ausführlicher Wettbewerbs-Check: Was hat sich bei der Konkurrenz in den vergangenen Monaten getan? Welche Wettbewerber sind hinzugekommen? Welche Ideen können wir aufgreifen?

Jährliche Content-Tasks

Content-Produktion:

  • keine

Content-Strategie:

  • erneuter (partieller) Audit (quantitativ und qualitativ)
  • Content-Archivierung und „Aufräumen“ der Website
  • Content-Workshop für das kommende Jahr durchführen
  • Content-Planung auf Basis der Workshop-Ergebnisse erstellen
  • erneutes „Einnorden“ aller Content produzierenden Kollegen auf die aktuellen Guidelines (Auffrischung)
  • Festhalten der Erkenntnisse aus dem aktuellen Jahr
  • Schulungsbedarf der Mitarbeiter dokumentieren und entsprechende Content-Weiterbildungsmaßnahmen anfordern
  • Überprüfen der aktuellen Content-Strategie: Sind wir noch auf dem richtigen Weg? Passen unsere Personas noch? Welche Business-Ziele müssen neu definiert werden?

Sie sehen: Anhand einer soliden Organisation werden Sie schon bald zum Content-Routinier. Dieses beispielhafte Workflow-Gerüst kann Sie dabei unterstützen, regelmäßige Aufgaben konsequent durchzuführen. Es erinnert Sie unter anderem daran, welche Evaluierungen wann anstehen, es ermutigt Sie, Ihre Inhalte immer wieder auf den Prüfstand zu stellen, und es verhindert, dass ein Firmenblog brach liegt, weil es nicht konsequent mit frischen Beiträgen gefüttert wird.

Schlusswort

Das tägliche Content-Management birgt einige Misserfolgs-Gefahren, bietet aber vor allem viele Chancen, Ihren Webauftritt erfolgreich voranzubringen. Stellen sie daher die Weichen für ein effizientes und gewinnbringendes Content-Management in Ihrer Firma, indem Sie

  • ein gut aufgestelltes, abteilungsübergreifendes Content-Team an den Start bringen, das die gesamte Content-Produktion zentral steuert (PR, Marketing, Redaktion, Shop-Content, Social Media, HR-Themen, Agentursteuerung usw.),
  • Ihre Mitarbeiter (etwa durch Schulungen) mit dem nötigen Know-how ausstatten,
  • die notwendigen technologischen Hilfsmittel zur Verfügung stellen (CMS, Redaktions-Tools, Tracking-Möglichkeiten, Projektmanagement-Software …),
  • daran mitarbeiten, dass Content konsequent geplant, geprüft, analysiert und solide geführt wird (Content-Life-Circle),
  • jemanden mit einer klaren Content-Verantwortung ausstatten (sowie mit einer Entscheidungsbefugnis darüber, wann welche Inhalte wie erstellt werden sollen),
  • dafür sorgen, dass Ihr Content-Management auf einer soliden Planungssäule steht,
  • ein Bewusstsein im Unternehmen dafür schaffen, dass die täglichen Content-Management-Aufgaben intensiv und anspruchsvoll sind und exzellentes Teamwork voraussetzen,
  • die Einrichtung verschiedener Prozesse unterstützen, damit Content nicht blind auf einer „Ad-hoc-Basis“ produziert wird,
  • zur Einhaltung von Content-Guidelines ermutigen,
  • interne Kommunikationsbarrieren abbauen sowie
  • crossmedial denken und Ihre „Offline“-Kollegen im Rahmen eines ganzheitlichen Content-Managements ins Boot holen, damit alle Kommunikationsthemen bestmöglich auch auf der Website verknüpft und dargestellt werden.

Unterm Strich geht es beim Managen von Content nicht darum, bloß eine Menge Mühe zu investieren, sondern klug, strukturiert und fokussiert vorzugehen. Denn das erspart in jedem Fall einen unnötigen Mehraufwand. Ihre gut gemanagten Inhalte werden es Ihnen danken, indem sie erfolgreich für Ihr Unternehmen arbeiten.

Über das Buch „Think Content!“

Miriam Löfflers „Think Content!“ gilt zu Recht als das deutschsprachige Standardwerk zum Thema. Nirgendwo sonst bekommen Sie einen so umfassenden Überblick zu allen wesentlichen Aspekten. Im ersten Teil widmet sie sich dem Fundament: der Content-Strategie. Die umfasst sehr viel mehr als Marketingtexte. Sie erfahren u.a., wie Sie Inhalte planen und umsetzen und ein Content-Team aufbauen. Im zweiten Teil geht es dann ums Content-Marketing. Hier geht sie ausführlich auf mögliche Formate ein und auch darauf, wie Sie die Inhalte verbreiten. Storytelling und Suchmaschinen-Optimierung werden ebenfalls behandelt. Im dritten Teil schließlich geht es um Webtexte. Wie also erstellen Sie Texte, die tatsächlich gern gelesen werden? Und was müssen Sie beim Schreiben für einen Onlineshop beachten?

Zwar stammt „Think Content!“ bereits aus dem Jahr 2014. Allerdings hat es an den allermeisten Stellen nichts von seiner Aktualität verloren. Das liegt vor allem daran, dass Miriam Löffler Ihnen hier grundlegende Konzepte und Tipps vermittelt. Die werden Ihnen dabei helfen, den Grundstein für erfolgreiche Inhalte zu legen. Und sie sind heute noch so richtig und gültig wie vor fünf Jahren. – Jan Tißler

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 67

In dieser Ausgabe bekommen Sie zahlreiche nützliche Tipps und Hinweise um Ihre Inhalte zu professionalisieren. Wir stellen den Business Canvas für ihre Content-Marketing-Strategie vor, eklären wie ein Content-Audit funktioniert und wozu er gut ist, erforschen die komplexe Welt der Erfolgsmessung für Inhalte, haben gute Tipps für eine bessere Zusammenarbeit mit Freelancer parat und stellen Ihnen Prozesse und Tools fürs Content Management vor. Außerdem haben wir einen Veranstaltungstipp für Sie und erklären, was es mit strukturierten Daten für die Suchmaschinen-Optimierung auf sich hat.

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