Finanztipps für Gründer: Buchhaltung ohne Stress

Ein Unternehmen zu gründen und aufzubauen ist spannend und herausfordernd zugleich. Gerade die Finanzen eines Unternehmens haben das Potenzial, Gründern einige schlaflose Nächte zu bereiten. Wer sich organisiert, und ein paar Grundlagen befolgt, erspart sich trotz des anfänglichen Gefühls von Überwältigung Zeit, Nerven und Geld zum Ende des Geschäftsjahres. Was gilt es also zu beachten, damit die Buchhaltung nicht zum Albtraum wird? Antti-Jussi Suominen, CEO der Digitalbank Holvi, gibt Gründern in diesem Beitrag Finanztipps, damit sie sich nicht mehr als unbedingt nötig mit den Finanzen herumschlagen müssen. Das Ziel sollte dabei immer sein, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können – das Geschäft. 

(Foto: © AndrewLozovyi, depositphotos.com)

Die Grundlagen guter Organisation lernen 

Mit der richtigen Organisation sparen sich Gründer viele Stunden unbezahlter Arbeit. Stunden, die sie hätten nutzen können, um an Projekten zu arbeiten, die ihnen tatsächlich Geld einbringen. Zum Beispiel ist es ratsam, Belege zu kategorisieren. „Einnahme“ und „Ausgabe“ sind als Kategorien schon mal ein guter Anfang. Doch auch Spesen wie Fahrt- oder Reisekosten sollten Sie sorgfältig kategorisieren. So ist es einfacher, den Überblick über die Buchhaltung und über den Finanzstatus des Unternehmens zu behalten.

Einige grundlegende Dinge:

  • Einnahmen und Ausgaben chronologisch vermerken
  • Ausnahmslos alle Belege sorgfältig aufbewahren
  • Papierbelege bestenfalls auch digitalisiert aufbewahren
  • Digitale Belege zwingend im Originalformat aufbewahren
  • Belege kategorisieren (Einnahme, Ausgabe, Spesen, etc.)
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Buchhaltung verstehen

Es ist zwar nicht aufregend, aber die erfolgreichsten Unternehmer verstehen die Grundlagen der Buchhaltung. Buchhaltung ist die Sprache des Geschäfts. Der Jahresabschluss sagt eine Menge über den Status eines Unternehmens aus und jeder Unternehmer sollte ihn richtig lesen können. Die Kennzahlen geben Auskunft darüber, in welche Richtung sich ein Unternehmen entwickelt und dienen als Werkzeug, um festzustellen, was getan werden muss, damit sich das Unternehmen positiv weiterentwickelt.

Clever verhandeln 

Wer gut verhandelt, macht sich das Leben leichter. Das bedeutet beispielsweise, Verträge auszuhandeln, bei denen die Hälfte des Honorars bei Vertragsabschluss fällig wird, die andere Hälfte bei Erfüllung des Projektes. Sollte ein Auftrag dann doch länger dauern oder umfangreicher werden, können finanzielle Engpässe abgefangen werden ohne finanzielle Schwierigkeiten auszulösen.

Geschäftliche und private Finanzen trennen

Schon in der Anfangsphase eines Unternehmens sollte es das Ziel sein, die geschäftlichen von den persönlichen Finanzen getrennt zu halten. Gründer sollten ein Bankkonto eröffnen, das ausschließlich für das Unternehmen bestimmt ist – im besten Fall mit einer eigenen Business-Kreditkarte. 

Ausgaben nachverfolgen

Geschäftsinhaber von kleinen Unternehmen sollten vom ersten Tag an damit beginnen, ihre Ausgaben zu verfolgen. Gerade weil sie nicht wissen, in welchem Maße das Unternehmen letztendlich Einnahmen generieren wird, schadet es nicht, sich auf die Zukunft vorzubereiten und die Ausgaben im Blick zu behalten.

Digitale Buchhaltungstools helfen dabei, alle notwendigen Informationen sowie Bilder der Belege und Rechnungen zu archivieren. Wer hier von Beginn an auf eine sorgfältige Pflege achtet, spart sich langfristig Zeit und Nerven und ist gut aufgestellt für den Moment, ab dem das eigene Geschäft beginnt, Einkommen zu erzeugen. 

Korrekte Rechnungen schreiben

Freelancer und junge Gründer haben es nicht immer leicht. Die hiesige Bürokratie verlangt ihnen schon vor dem Beginn ihrer Karriere einiges ab, um den Traum der Selbstständigkeit in die Realität umsetzen zu können. Wenn dann erfolgreich erste Kunden akquiriert wurden, geht es auch schon weiter mit den Anforderungen der deutschen Bürokratie. Es gilt unter anderem, inhaltlich und formal korrekte Rechnungen zu erstellen.

Gerade zu Beginn der Tätigkeit kann es durchaus passieren, dass Unklarheit darüber besteht, welche Kriterien denn eigentlich eine ordentliche Rechnung alles erfüllen muss. Der Gesetzgeber will laut § 14 und § 14a UStG seit dem 01.01.2004 Angaben über folgende Informationen erhalten:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
  • Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Genaue Bezeichnung der Dienstleistung und des Leistungsdatums
  • Honorar (pro Stunde) netto
  • Die darauf entfallenden Steuerbeträge
  • Zahlungsziel und Konto
  • Datum der Rechnungsstellung und evtl. Unterschrift

Vor dem Hintergrund, dass der Gesetzgeber mittlerweile mehr als ein Dutzend Angaben verlangt, kann einem ohne die nötige technische Hilfe schon mal die Arbeit über den Kopf wachsen. Werden diese Bestimmungen nämlich nicht beachtet, könnte unter anderem der Vorsteuerabzug oder die gesamte Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Vorsicht: In diesem Fall drohen Steuernachzahlungen für die bereits verrechnete Vorsteuer.

Nicht nur den Umsatz, auch den Gewinn im Blick behalten

Der ständige Begleiter eines Unternehmers ist die Sorge um das Einkommen und den täglichen Betrieb des Unternehmens. Übersteigen die laufenden Betriebskosten die Einnahmen, kann ein gutes Jahr schnell für Enttäuschung sorgen. Also: Finanzen im Auge behalten und sicherstellen, dass die Kosten das Einkommen nicht auffressen.

Burn-Rate gering halten

Einer der Gründe, der Menschen davon abhält, ein Unternehmen zu gründen: Sie haben nicht die nötigen finanziellen Ressourcen, um lange genug zu überleben, bis ihr Unternehmen Erfolg hat. Anders ausgedrückt: Ihnen fehlt schlicht das Kapital. Daher der Tipp: Die Burn-Rate gering halten und die Basis-Kosten so gut es geht reduzieren. So können angehende Unternehmer genügend Geld zurückhalten, um auch über längere Zeitfenster handlungs- und überlebensfähig zu bleiben. 

Buchhaltung in die Cloud verlagern

In der klassischen Steuerberatung wird vieles oft noch von Hand sortiert. Das gesammelte Werk wird dann dem Steuerberater übergeben. Heutzutage können Gründer vieles selbst erledigen und viele Prozesse digitalisieren. Am schnellsten und einfachsten geht das oft, indem Cloud Services, bzw. Software-as-a-Service zu Hilfe genommen werden. Das bedeutet also: keine Zettelwirtschaft, keine Excel-Tabellen und kein lästiger Aufwand. Das ist Buchhaltung 2.0. 

Rechnungen beispielsweise können dann vom Smartphone aus erstellt, verschickt und nachverfolgt werden. Kommt eine Rechnung herein, wird diese über die App hochgeladen und Zahlungen werden automatisch mit der passenden Rechnung verknüpft. Außerdem gibt es Benachrichtigungen in Echtzeit für jede Kontobewegung. Wer seine Buchhaltung in die Cloud verlagert und die ganze Zettelei durch die digitale Anbindung an den Steuerberater nutzt, spart viel Zeit und kann sich wieder voll und ganz auf sein Unternehmen konzentrieren.

Kunden und deren Bedürfnisse identifizieren und verstehen

Es ist keine leichte Aufgabe, die wahren Bedürfnisse und Erwartungen von Kunden zu identifizieren. Dennoch sind es genau diese Einblicke, die so wertvoll sind. Jedes Unternehmen sollte Zeit aufwenden, um die Bedürfnisse seiner Zielkunden zu identifizieren. Auf diese Weise können Produkte und/oder Dienstleistungen entwickelt werden, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnitten sind. 

Sich den Herausforderungen stellen

Es gibt viele operative und finanzielle Herausforderungen, die Unternehmer bewältigen müssen, wenn sie ein Unternehmen gründen und aufbauen. Eine der besten Möglichkeiten, diese Schwierigkeiten zu überwinden, ist die frühzeitige Vorbereitung und das Lernen aus den Erfahrungen anderer. 

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Die Sprache der Finanzexperten sprechen

Auf den Web- und Informationsseiten der Finanzdienstleister reihen sich viele Begriffe aneinander, die man verstehen muss, um eine informierte Entscheidung für oder gegen einen Anbieter treffen zu können. In der folgenden Liste finden sich deshalb zumindest einige wesentliche Fachbegriffe, die hierbei weiterhelfen.

SEPA-Raum: Single Euro Payments Area, gemeinsamer Zahlungsverkehrsraum von 36 europäischen Staaten mit dem Ziel, bargeldlose Zahlungen in Euro zu vereinfachen. Kunden sollten keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen erkennen können. Das Verfahren wird seit 2014 benutzt. 

IBAN: International Bank Account Number, eine international standardisierte Form für Kontonummern, um internationalen Zahlungsverkehr zu vereinfachen. Laut SEPA-Vereinbarung sollen bei Zahlungsverkehr die IBANs aus sämtlichen Mitgliedsländern gleich behandelt werden. In der Realität ist das jedoch nicht immer der Fall, denn die IBAN beginnt immer mit einem Ländercode, der dann zu unterschiedlicher Behandlung der Überweisung führen kann. 

Bankarbeitstag: Ist ein Arbeitstag, an dem Kreditinstitute geöffnet sind und bargeldloser Zahlungsverkehr abgewickelt wird; Montag bis Freitag, sofern es sich nicht um einen Bankfeiertag handelt. Zur Einhaltung von Fristen und und Zahlungszielen ist das zu bedenken.

E-Invoicing: Elektronische Rechnungsübermittlung; Inhalte und Rechtsfolgen gleichen einer Rechnung auf Papier. Damit sollen Prozesse im Rechnungswesen vereinfacht werden, wobei eine elektronische Rechnung z.B. für den Vorsteuerabzug bestimmte Voraussetzungen erfüllen muss.

BAFin: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, die dem dem Bundesfinanzministerium untersteht. Ihre Aufgabe ist die Aufsicht und Kontrolle aller Bereiche des Finanzwesens in Deutschland. Sie ist unter anderem für die Zulassung und Prüfung von Banken verantwortlich.

Direktbank: Kreditinstitut, das im Gegensatz zu einer Filialbank, Geschäfte ohne eigene Filialen und persönliche Beratung vor Ort betreibt. Durch ihre meist schlankere Organisation laufen manche Prozesse schneller ab. Für Direktbanken gelten aber die für alle Banken üblichen Regelungen und Ansprüche.

Bargeldeinzahlungen: Solche Einzahlungen auf das Konto können bei Direktbanken schwieriger werden als bei Filialbanken. Wenn Bargeld eingezahlt werden kann, kann das aber in beiden Fällen mit Kosten verbunden sein. 

PSD2: Payment Services Directive, rechtliche Regelung für mehr Sicherheit und Wettbewerb im digitalen Zahlungsverkehr. Damit verbundene Neuerungen sind z.B. die 2-Faktor-Authentifizierung als zusätzlicher Sicherheitsfaktor und früher übliche iTAN-Listen können nicht mehr verwendet werden.

Debitkarte vs Kreditkarte: Debitkarten werden zwar häufig auch als Kreditkarten bezeichnet, die mit ihnen verbundene Art der Abrechnung unterscheidet sich jedoch. Bei Debitkarten werden die getätigten Umsätze direkt vom Konto abgezogen. Kreditkarten hingegen bieten einen echten Kreditrahmen, der sich an der Bonität des Karteninhabers orientiert. Die Abrechnung der Kartenumsätze erfolgt in der Regel am Ende eines Abrechnungsmonats.


Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 76

Wer ein Unternehmen startet oder sich selbstständig macht, hat viel zu lernen und zu verstehen. In dieser Ausgabe haben wir Tipps, Tricks und Tools versammelt, die das einfacher machen – und die auch dann noch interessant sein dürften, wenn man die Startphase bereits überstanden hat. Ein Beitrag gibt Ihnen eine Anleitung fürs Freelancer-Leben in die Hand. Ein anderer zeigt Finanzierungsmöglichkeiten für Startups auf. Wieder ein anderer vermittelt Ihnen die Grundlagen des Onlinemarketings. Lesen Sie außerdem mehr über wichtige Grundlagen, damit das Thema Buchhaltung nicht zum Alptraum wird. Und zu guter Letzt haben wir viele nützliche Tools für Sie.

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