Überblick: Was kann eigentlich Evernote?

Evernote kann so viel, dass man sich schon wieder fragt, wozu man es wohl gebrauchen könnte. Notizen für die Ewigkeit? Bilder und Videos abspeichern? Todo-Listen und Ideen mit anderen gemeinsam entwickeln? Der Dienst kann tatsächlich viel und ist für manche Anwendungsfelder perfekt geeignet. Trotz vieler Verbesserungen hat der Dienst aber auch seine Schwächen. In dieser Einführung und Anleitung zu Evernote gibt Jan Tißler einen Überblick. Er nutzt Evernote selbst seit November 2011.

Der Elefant mit seinem sprichwörtlich langen Gedächtnis ist Evernotes Symbol. (Illustration: © Kovalenko I, Fotolia.com)

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2013 veröffentlicht und zuletzt im März 2017 umfassend aktualisiert.

Übersicht: Grundidee und Funktionen

Wer bei Evernote nur an Notizen denkt, wird sich vielleicht wundern: Warum sollte ich monatlich dafür bezahlen? Notizen kann man schließlich an vielen Stellen an- und ablegen. Dazu braucht es keinen Dienst. Und tatsächlich ist es eben eine ganze Menge mehr:

  • „Notizen“ können natürlich Text enthalten, aber auch beliebige andere Dateien wie beispielsweise Bilder, PDFs oder Office-Dokumente. Wer will, kann Audio aufzeichnen, zum Beispiel während eines Vortrags oder für ein Interview. Es lassen sich außerdem simple Todo-Listen anlegen und mit Fälligkeitsdatum versehen. Und alles das können Sie auch in einer einzigen Notiz kombinieren.
  • Die Inhalte sind auf vielfältige Weise sortier- und durchsuchbar. So kann man beispielsweise beliebig viele „Notizbücher“ anlegen, die wie Ordner funktionieren. Man kann pro Notiz ganz individuell Schlagwörter vergeben. Und die eingebaute Suche hat einige Tricks drauf, die man nicht auf den ersten Blick sieht: Man kann die Suche bspw. danach eingrenzen, wann man die Notiz angelegt oder zuletzt aktualisiert hat. Außerdem findet die Suche auch Text in Fotos, in PDFs und Office-Dokumenten oder in handschriftlichen Notizen. Nicht zuletzt können Sie Notizen und Notizbücher auch als Favoriten kennzeichnen und haben dadurch besonders schnellen Zugriff darauf.
  • Evernote ist auf zahlreichen Plattformen zu Hause. Man hat also immer eine Möglichkeit, eine neue Notiz anzulegen oder Inhalte wiederzufinden. Die Webversion für den Browser wurde inzwischen erheblich verbessert und verhält sich sehr ähnlich zu den Apps. Die gibt es wiederum für Smartphones und Tablets oder auch für PC und Mac. Sie können auch E-Mails samt Anhängen an Ihren Account weiterleiten. Darüber hinaus erweitert Evernote sein eigenes Universum um weitere Dienste bspw. für Skizzen und handschriftliche Notizen oder für Screenshots. Und ein Browser-Addon hilft dabei, Webinhalte abzulegen. Alles das landet dann automatisch im eigenen Evernote-Account und lässt sich wie oben beschrieben leicht wiederfinden.
  • Darüber hinaus können Sie Evernote nutzen, um mit anderen zusammen zu arbeiten. Sie können eine Notiz freigeben oder Personen zum gemeinsamen Bearbeiten eines Notizbuchs einladen.

Evernote ist also ein Dienst, um Inhalte aller Art sortiert abzulegen und bei Bedarf leicht wiederzufinden. Das ist meine ganz persönliche Definition. Hier habe ich das auch einmal in einem Video vorgestellt und erklärt:

Warum aber nutze ich nun Evernote bereits seit 2011 und bezahle außerdem noch für einen Premium-Account?

Beispiel aus der Praxis: Wie ich Evernote nutze

Wer viel schreiben will, muss zuerst viel lesen. Anders gesagt: ohne Input kein Output. Entsprechend habe ich zahlreiche Artikel aus dem Netz bei mir in Evernote gespeichert. Dazu nutze ich das Safari-Addon „Webclipper“: Ein Tastendruck genügt und der Artikel wird auf seine Text- und Bildinhalte reduziert und im nächsten Schritt direkt in meinen Evernote-Account gespeichert. Ich nutze das als Archiv oder „Zettelkasten“, um Informationen zu Themen zu sammeln. Über die Suchfunktion kann ich bei Bedarf alle jemals abgelegten Informationen wiederfinden. Das Addon kann alternativ den gesamten Inhalt der Seite speichern, nur einen Ausschnitt, einen Screenshot oder schlicht den Link – je nachdem, was Sie gerade möchten. Zudem können Sie individuell das Ziel-Notizbuch festlegen und auch Schlagwörter vergeben. Um es im Alltag einfacher zu machen, können Sie die Standardeinstellungen nach Ihrem Geschmack und Bedarf festlegen.

Theoretisch könnte man Evernote als einen Später-lesen-Dienst benutzen, aber das hat sich bei mir nicht bewährt. Solche Artikel speichere ich lieber in Pocket ab. Also: Evernote zum Archivieren, Pocket fürs spätere Lesen. Pocket kann man übrigens ganz prima kostenlos nutzen.

Ein anderer Weg auf dem Artikel in meinem Evernote landen: Ich speichere sie im Feedreader Feedly ab. Dank einer Automatisierung via IFTTT landen alle bei Feedly gespeicherten Inhalte automatisch in Evernote – ich muss mich dafür um nichts kümmern. Sehr bequem.

Neben den Artikeln landen außerdem regelmäßig PDFs in meinem Evernote. Schade nur, dass das PDF-Lesen in Evernote auf dem iPad nicht so komfortabel ist wie mit anderen Apps, da sich Evernote beispielsweise nicht merkt, bis wohin man beim letzten Mal gekommen ist. Das ist gerade bei E-Books unpraktisch. Aber zum Ablegen und Wiederfinden eignet es sich gut.

Auch den eigentlichen Grundgedanken von Evernote nutze ich und lege hier fast alle meine Notizen ab, beispielsweise Gesprächsnotizen, Ergebnisse von Meetings, Ideen. Die waren sonst immer in diversen Textdateien auf meinem Computer verstreut. Hier finde ich sie nun alle an einem Platz, im passenden Notizbuch und mit Schlagwörtern versehen.

Material- und Unterlagensammlungen für bestimmte Projekte oder Anlässe. Es gibt immer wieder Phasen, in denen man über längere Zeit Informationen verschiedener Art sammelt. Man hat eingescannte Dokumente, Informationen per E-Mail, eigene Ideen. Alles das sammle ich in projektbezogenen Notizbüchern oder versehe sie mit passenden Schlagwörtern. Auch nutze ich Evernote, um Duplikate von Dokumenten vorzuhalten, die ich ansonsten auch in meinem E-Mail-Account oder auf meinem Rechner habe.

Darüber hinaus benutzen wir intern bei UPLOAD ein gemeinsames Notizbuch zur Ideensammlung und Planung. Diskussionen und Absprachen finden bei uns via Slack statt und einmal im Monat finden wir uns via Skype zusammen. Alles, was die laufende und künftige Arbeit betrifft, wird dagegen in Evernote festgehalten. Perfekt wäre eine Integration von Evernote in Slack, wie es das für andere Tools wie beispielsweise Trello gibt. Dann würde jeder automatisch in Slack sehen, wenn eine Notiz geändert oder ergänzt wurde. Das gibt es leider bislang nicht auf direktem Weg.

Evernote versucht mit „Work Chat“ ein eigenes Diskussions-Feature zu etablieren, um Notizen und Notizbücher mit Kollegen und anderen Beteiligten zu diskutieren. Das ist auf jeden Fall eine sehr sinnvolle Ergänzung, die ich persönlich aber noch nie genutzt habe. Im Bereich Kollaboration hat Evernote generell noch einiges an Nachholbedarf. Dazu gehört vor allem die Synchronisation: Die ist inzwischen insofern besser geworden, als dass sie von allein auf Änderungen reagiert. Früher konnte Evernote nur stur alle soundsoviel Minuten synchronisieren, sofern man es nicht manuell gemacht hat. Von einer nahtlosen Zusammenarbeit wie bei Google Docs ist man hier aber trotzdem noch weit entfernt. Man sieht die Änderungen also beispielsweise nicht während sie passieren.

Eine andere Funktion, die ich intensiv nutze: das Weiterleiten von E-Mails samt ihrer Anhänge. Der eigene Evernote-Account hat eine Mail-Adresse, an die man Inhalte weiterleiten kann. Ich nutze das beispielsweise für interessante Pressemitteilungen, die ich bei einer späteren Recherche wiederfinden möchte. Auch wichtige digitale Unterlagen landen auf diese Weise in meinem Evernote-Account. Ich kenne außerdem Menschen, die sich Newsletter an ihre Evernote-Adresse schicken lassen – schon sind die Inhalte wieder auffindbar und verstopfen nicht den Mail-Eingang. Auch eine gute Idee.

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Auf zahlreichen Plattformen zu Hause

So ein Tool wie Evernote funktioniert natürlich nur dann gut, wenn man es immer zur Hand hat, sobald man es braucht. Entsprechend ist es wie oben schon erwähnt auf zahlreichen Plattformen verfügbar. Ich selbst bewege mich derzeit ausschließlich in Apples Ökosystem und kann sagen: Das Evernote-Team macht einen gute Job, die Apps weiterzuentwickeln. Kürzlich wurden beispielsweise die iOS-Apps grundsätzlich neu gestaltet und dabei vor allem vereinfacht. Man kann nun sehr schnell einen neuen Inhalt anlegen oder wiederfinden. Die Mac-App wiederum ist ganz als Schaltzentrale ausgelegt. Und auch die Webversion lässt sich inzwischen sehr gut nutzen.

Darüber hinaus setzt Evernote darauf, einzelne Funktionen separat anzubieten und vermehrt kümmern sie sich darum, mit Drittanbietern zu kooperieren.

  • Mit Skitch können Sie Screenshots und Fotos mit Anmerkungen in Form von Texten, grafischen Elementen oder Freihand-Skizzen versehen.
  • Mit dem Evernote Webclipper lässt sich der Inhalt einer Webseite ganz oder teilweise abspeichern. Das ist das Add-on, das ich weiter oben bereits erwähnt hatte.
  • Penultimate ist ein digitales Notiz- und Skizzenbuch fürs iPad. Man wird es wohl am ehesten mit einem entsprechenden Stift nutzen wollen. Das kann natürlich im Fall eines iPad Pro der Apple Pencil sein. Evernote selbst empfiehlt den Hersteller Adonit und hier bspw. den Adonit Pixel.
  • Scannable ist eine App, um auf die Schnelle Dokumente abzufotografieren. Sie ist dabei schlau genug, die Dokumente im Bild zu finden und freizustellen. Das Ergebnis sieht aus wie ein Scan. Solche Apps gibt es viele, aber diese arbeitet nun einmal direkt mit Evernote zusammen.

Weitere Beispiele findet Sie im „Evernote App Center“. Hier werden Sie feststellen, dass Evernote auch mit anderen Produkten wie Outlook oder Google Drive zusammenarbeitet. Die Anwendungen werden dabei in Sammlungen wie Business, Productivity oder Paperless sortiert.

Nachteile und Schwächen von Evernote

Auch wenn ich Evernote gern und häufig nutze, ist es nicht immer ideal. Hier drei Beispiele für Dinge, die man zwar mit Evernote ebenfalls machen kann, die bei anderen Diensten jedoch besser funktionieren:

  1. To-Do-Listen: Es lassen sich zwar in Notizen Listen anlegen, die man abhaken kann, aber das war es auch schon mit dieser Funktionalität. Wer seine Aufgaben verwalten will, sollte sich dafür aus meiner Sicht eher nach einem anderen Dienst umsehen. Ich benutze dafür Wunderlist. Bei einer To-Do-Anwendung brauche ich persönlich beispielsweise ein Enddatum pro Aufgabe und Erinnerungen. Ein solches Datum kann man bei Evernote aber nur pro Notiz festlegen und das ist für meine Zwecke zu grob. Wer sehr diszipliniert ist und nur einen zentralen Ort braucht, um seine Aufgaben aufzuschreiben und sich seine täglichen To-Dos daraus manuell zusammenstellt, kann das natürlich wiederum sehr gut mit Evernote umsetzen. Inzwischen nutze ich beides: Wunderlist, um To-Dos als Ideenlisten abzulegen und um mich an Termine und wiederkehrende Aufgaben zu erinnern. Evernote, um meinen Arbeitstag und meine Arbeitswoche exakt zu planen.
  2. Projektmanagement: Ebenso wie bei einer Aufgabenverwaltung brauche ich bei einer Projektverwaltung Enddaten, außerdem Zuständigkeiten, Status und generell eine Übersicht zum Projekt. Theoretisch könnte man sich über Notizbücher und Schlagwörter auch so etwas wie eine Projektverwaltung in Evernote erstellen. Aber wirklich komfortabel ist das nicht. Für solche Aufgaben ist eher ein Tool wie Trello geeignet. Oder meinetwegen auch ein Google Spreadsheet. Zugegeben: Wir organisieren die Arbeit am UPLOAD Magazin mit Evernote. Das funktioniert aber auch nur, weil wir hier schon eingespielte Arbeitsabläufe haben und ich aktiv die Fäden in der Hand halte. Das macht das Ganze überschaubar. Die Grenzen des Machbaren sind aber sehr eng gesteckt.
  3. Gemeinsames Bearbeiten von Dateien und Dokumenten: Wie oben schon kurz erwähnt, ist die Synchronisation bei Evernote besser als früher, aber nicht auf dem Stand, den beispielsweise Google Docs hat. Bei Google können mehrere Personen ein Dokument bearbeiten und man sieht „live“ die Änderungen. Es gibt keine Synchronisationskonflikte. Bei Evernote wird die Synchronisation inzwischen sofort ausgelöst und man sieht auch, wer sich gerade eine Notiz anschaut. Das ist gut, aber sicherlich nicht für jeden gut genug. Zudem ist das „Work Chat“-Feature nicht geeignet, um beispielsweise Slack für die Kommunikation zu ersetzen.

Datenschutz, Sicherheit, Zuverlässigkeit

Wie bei allen Cloud-Diensten stellt sich hier die individuelle und teilweise die rechtliche Frage, inwiefern Evernote überhaupt in Frage kommt. Evernote selbst betont selbstverständlich, dass die Privatsphäre gewahrt wird und auch die Sicherheit gewährleistet ist. So ist der Datenverkehr zwischen Server und Client SSL-verschlüsselt – aber das sollte wohl auch selbstverständlich sein. Wer einzelne Inhalte verschlüsselt haben möchte, kann dies auch, muss dann aber stets seine Passphrase eingeben, um es wieder zu entschlüsseln. Weitere Hinweise zu Sicherheitsmaßnehmen finden Sie auf dieser Seite.

In Sachen Zuverlässigkeit kann ich aus meiner Erfahrung heraus Evernote nur loben. Ich habe es noch nicht erlebt, dass der Dienst nicht erreichbar gewesen wäre. Da die Daten zudem immer auch lokal vorliegen, wäre ein vorübergehender Ausfall des Abgleichs via Cloud zudem zu verschmerzen.

Die verschiedenen Account-Typen

Stellt sich noch die Frage: Reicht der kostenlose Account oder sollte es einer der kostenpflichtigen Varianten sein? Leider muss man sagen, dass das Gratis-Angebot in den meisten Fällen nur noch zum Ausprobieren taugen wird. Andererseits stehe ich persönlich auf dem Standpunkt: Wenn ich einen Dienst so intensiv nutze wie Evernote, möchte ich auch gern sicherstellen, dass er nicht von heute auf morgen wieder verschwindet. Insofern bin ich selbst erst einmal gegenüber der Idee aufgeschlossen, Geld auszugeben.

Grundsätzlicher Unterschied von Evernote zu anderen Cloud-Speichern: Es gibt kein Limit für den Speicherplatz. Stattdessen gibt es ein Limit für den monatlichen Datenverkehr. Gemessen werden dabei laut Evernote „neue Uploads pro Monat“. Außerdem ist die Größe der Dateien beschränkt.

Ansonsten unterscheiden sich die verschiedenen Tarife wie andernorts auch in der gebotenen Funktionalität.

So stellt sich die Auswahl aktuell dar:

  • Der kostenlose Basic-Account hat lediglich 60 MB Traffic pro Monat. Das ist sehr wenig. Erschwerend kommt hinzu, dass man nur maximal zwei Geräte synchronisieren kann. Und man kann es nicht offline nutzen. Wie gesagt: Aus meiner Sicht eignet sich das zum Ausprobieren. Für manche wird das vielleicht auch genug sein. Aber es ist schon arg eingeschränkt. Weitere Informationen zu Evernote Basic…
  • Beim Plus-Account ($34,99/Jahr) hat man bereits 1 GB Traffic und keine Beschränkung bei der Zahl der Geräte. Anhänge dürfen bis zu 50 MB groß sein. Notizen lassen sich auch offline bearbeiten und die von mir oben erwähnte E-Mail-Funktion ist hier möglich. Weitere Informationen zu Evernote Plus…
  • Der Premium-Account ($69,99/Jahr) bietet dann die ganze Welt von Evernote. 10 GB Traffic pro Monat sind schon eine ganze Menge. Anhänge dürfen außerdem bis zu 200 MB groß sein. Hier kann man dann auch Text in PDFs und Office-Dokumenten suchen lassen, kann sich den Änderungsverlauf von Notizen ansehen und einiges mehr. Weitere Informationen zu Evernote Premium…
  • Evernote Business ($12 pro Nutzer und Monat) hat denselben kompletten Funktionsumfang wie Evernote Premium, bietet aber außerdem spezielle Admin- und Teamfunktionen. Weitere Informationen zu Evernote Business…

Alternativen zu Evernote

Lange Zeit war es schwierig, wirkliche Evernote-Alternativen zu benennen. Dafür war der Dienst einfach zu umfangreich. Inzwischen aber hat die Konkurrenz aufgeholt und bietet mehr als „nur“ Notizen. Vor allem Microsoft OneNote ist hier zu nennen, aber auch der Newcomer Zoho Notebook. Und je nach Nutzungsszenario können sich auch Googles Angebote oder Dropbox als Alternative anbieten.

Schauen wir uns einige Alternativen einmal etwas genauer an:

  • Microsoft OneNote ist sicher ein harter Konkurrent. Es bietet gar einen Evernote-Importer für Wechselwillige. Auch OneNote ist auf zahlreichen Plattformen zu Hause – nicht nur in der Windows-Welt. Natürlich arbeitet es besonders gut mit Microsoft Office zusammen. Darüber hinaus hat es ebenfalls einen „Webclipper“ und man kann Inhalte via E-Mail abspeichern. Größter Unterschied: Sie bezahlen für den Gesamtspeicherplatz, nicht wie bei Evernote für den Traffic. 5 GB sind im kostenlosen Tarif enthalten. 50 GB gibt es für 2,00 Euro im Monat. Das beste Angebot ist dann sicherlich, gleich Office 365 zu buchen: Das gibt es mit 1 TB Speicherplatz ab 69 Euro/Jahr. Hier finden Sie die Tarife…
  • Google KeepGoogle Docs und Google Drive ist eine weitere Möglichkeit, wenn es vor allem um Notizen geht und darum, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Es ist aber eher eine Alternative zu Microsoft Office und Dropbox als zu Evernote. Dafür sind die Preise für den Drive-Speicherplatz günstig: 100 GB gibt es für 1,99 Euro/Monat und 1 TB für 9,99 Euro.
  • Dropbox mit Dropbox Paper: funktioniert ganz anders als Evernote, kann je nach Szenario aber ähnliche Aufgaben erfüllen. Dropbox selbst muss man sicherlich niemandem mehr erklären: ein Ordner auf dem eigenen Computer, dessen Inhalte überall synchron sind. Dropbox Paper ist ein neues Angebot, das ähnliche wie Google Docs dazu einlädt, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Jürgen Kroder hat es hier vorgestellt. Und auch an Unternehmen wird gedacht: Dafür gibt es das adäquat benannte Dropbox Business.
  • Interessant sieht außerdem das Zoho Notebook aus. Es wirbt vor allem damit, dass man es auch simpel unterwegs nutzen kann und dass es mit sehr unterschiedlichen Inhalten (Text, Audio…) zurechtkommt. Nach eigenen Aussagen habe es „80 Prozent der Funktionen von Evernote“. Hier vergleichen sie sich direkt mit Evernote. Zoho Notebook ist bei alldem kostenlos. Das Unternehmen möchte auf diesem Wege wohl vor allem Werbung für seine anderen Business-Angebote machen. Leider wird aus der Seite nicht klar, wie viel Speicherplatz enthalten ist.
  • Und wem es wirklich nur um Notizen geht: So etwas wie Simplenote käme dann in Frage.

Fazit

Evernote ist vielleicht nicht ganz so universell einsetzbar wie ein Blatt Papier, aber es geht in eine ähnliche Richtung. Man kann jedenfalls kaum auflisten, was sich alles damit machen lässt. Ob man nun eine Reise oder eine Party plant, ein Tagebuch führt, Ideen festhält, eine Materialsammlung für ein Projekt anlegt, Rezepte sammelt, E-Books und andere Inhalte fürs spätere Lesen aufbewahrt: Vieles ist möglich. Und aus meinem persönlichen Alltag ist es weiterhin nicht wegzudenken. Hier organisiere ich (überschaubare) Projekte, speichere Ideen, schreibe Texte vor und sammle vor allem Material zu meinen Themen. Wenn ich mich an einen umfangreichen Artikel mache, führt mich mein erster Weg zu Evernote.

Wie weiter oben beschrieben, hat Evernote aber auch seine Grenzen. Es ist ein universeller Inhaltespeicher und man kann sehr viel mehr dort ablegen, als bloße Notizen. Aber es ersetzt (zum jetzigen Stand der Dinge) keine spezialisierte Anwendung für To-Do-Listen oder zur Projektplanung. Da haben spezialisierte Dienste wie Wunderlist oder Trello mehr zu bieten.

Zudem spürt Evernote den heißen Atem der Konkurrenz. Microsoft, Google, Dropbox und andere wollen Evernote die Kundschaft abspenstig machen. Und sie locken mit teils guten Angeboten, denn für sie ist das meist nur ein Service unter vielen. Evernote wiederum hatte sich zwischenzeitlich arg verzettelt – bis hin zu den nun legendären „Evernote Socken“. Die gibt es inzwischen nicht mehr, wie Evernote überhaupt seinen eigenen Onlineshop gestrichen hat. Zudem plagt Evernote seit langem das Problem, zu viel zu können und zu umfangreich zu sein. Da sind die neuen iOS-Apps auf jeden Fall ein Schritt in die richtige Richtung: Sie verstecken die Komplexität und heben stattdessen die viel benutzten Funktionen hervor.

Für mich persönlich gibt es derzeit keinen Grund, Evernote zu verlassen. Es erfüllt eine wichtige Aufgabe und tut das für mich ganz wunderbar. Uneingeschränkt empfehlen kann ich es aber aus den schon genannten Gründen nicht.

Artikel vom 05. März 2017