Produktiver arbeiten: Sechs Tools im Überblick

„Ich habe keine Zeit.“ – Ein Satz, den wohl jeder von uns mehrmals in der Woche sagt. Wir haben alle viel zu tun und dafür zu wenig Zeit zur Verfügung. Aufgabe reiht sich an Aufgabe, Abgabetermin folgt Abgabetermin. Der Stresspegel steigt kontinuierlich. Und dann kommen auch noch zahlreiche Ablenkungen durch Social Media und Co. dazu. Produktivitäts-Tools scheinen die Lösung all unserer Probleme zu sein – doch wie viel bringen sie wirklich?

Produktivität – Was ist das eigentlich?

Um der Frage auf den Grund zu gehen, ob Produktivitäts-Tools uns im Alltag wirklich nützen können, ist es erst einmal von Vorteil zu wissen, was Produktivität eigentlich ist. Produktivität ist eine volkswirtschaftliche Kennzahl, die Auskunft über unsere Leistungsfähigkeit gibt. Sie steht für das Verhältnis zwischen produzierten Gütern und den dafür benötigten Produktionsfaktoren. Soll heißen: Was erreiche ich und welche Ressourcen benötige ich dafür?

Produktivitäts-Tools sollen in der Regel dabei helfen, die Ressource Zeit einzusparen. Zeit, die dafür an anderer Stelle eingesetzt werden kann – so der Plan. Doch das Parkinsonsche Gesetz besagt:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

In der Praxis ist das beste Beispiel ein typisches Meeting von einer Stunde, bei dem man im Anschluss denkt „Das hätten wir auch in 15 Minuten besprechen können.“ Stimmt wahrscheinlich! Ist der Schlüssel zu mehr Produktivität also in Wahrheit sich einfach weniger Zeit für jede einzelne Aufgabe zu nehmen?

Nun, ganz so einfach ist es wohl doch nicht. Das Geheimnis von mehr Produktivität ist in Wahrheit auf eine Fülle von verschiedenen Faktoren zurückzuführen. Schneller und besser arbeiten zu können, wird in der Regel vor allem durch einen Überblick über die eigenen Aufgaben erreicht, sowie über eine klare Einteilung in die Kategorien „wichtig“, „dringend“, „unwichtig“, „nicht dringend“. Dabei helfen einem Tools wie Trello oder Wunderlist.

Ein weiterer Weg produktiver zu arbeiten ist es, die verbrauchte Arbeitszeit genau im Auge zu behalten. So entsteht ein besseres Gefühl dafür wie viele zeitliche Ressourcen bestimmte Tätigkeiten einnehmen und besser zu planen. Auch kann man sich ganz aktiv vornehmen in 25-Minuten-Abschnitten zu arbeiten, also mit der so genannten Pomodoro-Technik. Apps wie Tyme oder der Pomodoro Timer nehmen sich dieser Aufgabe an.

Nicht zuletzt gibt es Produktivitäts-Tools, die eine Allround-Lösung für eine spezifische Herausforderung bieten: So unterstützt Evernote den Anwender dabei, seine komplette „Zettelwirtschaft“ unter Kontrolle zu bekommen, wohingegen Fastbill die Buchhaltung nicht nur leichter und schneller, sondern auch schöner machen möchte.

Schauen wir uns diese genannten Tools einmal genauer an:

Sechs Produktivitäts-Tools im Überblick

Schön und mächtig: Wunderlist

Wunderlist aus dem Hause 6Wunderkinder in Berlin ist eine To-Do-Listen-App. Sie läuft aktuell unter Windows, OSX, iOS, Android, Windows Phone, auf Chromebooks und dem Kindle Fire. Eine Webversion wird ebenfalls angeboten. Das Besondere an Wunderlist ist die ansprechende grafische Oberfläche: Design-Fans dürften mit Wunderlist ihre wahre Freude haben. Wer jetzt denkt: „außen hui, innen pfui“, den muss ich aber leider enttäuschen. Denn neben den üblichen Funktionen, die auch andere ähnliche Apps bieten, gibt es bei Wunderlist einige nette Extras: So kann man beispielsweise Aufgaben direkt aus dem E-Mail-Postfach erstellen. Eine praktische Sache, denn häufig resultieren neue Aufgaben aus E-Mails. Auch das Hinzufügen von Webseiten zu Wunderlist direkt aus dem Browser ist möglich. Weiterhin bietet die Anwendung eine Notizfunktion, unterstützt Hashtags und erlaubt es Aufgabenlisten auszudrucken. Erinnerungen, Deadlines und Benachrichtigungen sind eine Selbstverständlichkeit, die man ebenfalls bei Wunderlist findet. Die Synchronisation in Echtzeit auf alle Geräte, auf denen die Wunderlist-App installiert ist, macht die Arbeit mit diesem Produktivitäts-Tool noch genialer.

Wunderlist eignet sich besonders für relativ einfache Aufgabenlisten und Projekte: Gerade Einkaufslisten oder kurze Aufgabenlisten sind ruck-zuck angelegt und sehen auch noch gut aus. Bei umfangreichen Aufgaben mit vielen Unteraufgaben, die auch in größeren Teams bearbeitet werden sollen, wird es jedoch schnell unübersichtlich. Wer Wunderlist trotzdem im Team ausprobieren möchte, bezahlt 4,49 Euro pro Person pro Monat und erhält dafür weitere Pro-Funktionen, zum Beispiel die Möglichkeit größere Dateianhänge zu nutzen. Wer mehr wissen möchte: Auf UPLOAD gibt es einen ausführlicheren Beitrag dazu.

Für größere Projekte: Trello

Trello wiederum ist kein einfaches To-Do-Listen-Tool, sondern ein Projektmanagement-Tool. Es basiert auf der so genannten Kanban-Methode, bei der jede Aufgabe jeweils einen von drei Modi haben kann: „To do“, „doing“ oder „done“. Das Prinzip dahinter soll vor allem vermeiden, dass man zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, da das menschliche Gehirn sich nicht besonders gut auf viele verschiedene To-Dos konzentrieren kann. (Dass Multitasking für unsere Produktivität schädlich ist, ist inzwischen nachgewiesen.)

Die Einarbeitung mit Trello ist ein wenig kompliziert, da hier zwischen Boards, Lists und Cards unterschieden wird. Wenn man sich mit etwas Mühe eingearbeitet hat, ist Trello jedoch gerade bei umfangreichen Aufgaben (oder Projekten) Gold wert: Seine Stärken spielt es besonders bei der Teamarbeit aus. Für jede Karte – so heißen Aufgaben und Projekte in Trello – gibt es einen eigenen Verlauf, sodass Änderungen an der Aufgabe auch noch Monate, gar Jahre später nachvollziehbar sind. Jede Aufgabe kann von allen Board-Mitgliedern kommentiert und bearbeitet werden. Hierbei sorgen kleine Avatars für noch mehr Überblick. Darüber hinaus ist es möglich, den Aufgaben bunte Markierungen (Labels) zuzuweisen, Deadlines zu setzen, Checklisten einzufügen oder Dateien anzuhängen. Alle Funktionen und Möglichkeiten von Trello hier zu beschreiben, würde den Rahmen sprengen.

Im Alltag lässt sich diese Anwendung auf verschiedene Art und Weise nutzen. Denkbar ist es beispielsweise, ein Board pro Großprojekt anzulegen. Gerade Webworkern dürfte diese Arbeitsweise zusagen, da sie häufig verschiedene Websites oder Blogs betreiben oder viel im Kundenauftrag arbeiten. So kann man auch Teammitglieder ganz gezielt in ausgewählte Boards einladen. Nun kommt zum einen die oben genannte Möglichkeit in Frage, die Listen To do, Doing und Done anzulegen. Unter To do werden dann alle Aufgaben, die zu erledigen sind, als Karten angelegt. Durch die Label-Funktion kann man die Karten wunderbar ihrer Priorität nach ordnen. Anschließend beginnt man die Aufgaben zu bearbeiten – natürlich immer darauf achtend, nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig in der Liste Doing zu haben. Aber auch die Einteilung eines Boards in die Listen Produktentwicklung, Marketing/Vertrieb, Personal, IT usw. ist möglich. Dann werden Aufgaben, die erledigt sind, einfach archiviert.

Abschließend bleibt zu sagen, dass Trello für ein kostenloses Tool eine riesige Bandbreite an Möglichkeiten eröffnet, den eigenen Alltag zu organisieren. Es gibt auch eine Premium-Variante namens Trello Gold, die aber bis auf größere Dateianhänge keine nennenswerten Vorteile bietet. Trello ist ähnlich wie Wunderlist neben Apple- und Windows-Geräten auch auf dem Kindle Fire nutzbar.

Einen ausführlichen Beitrag zu Trello findet ihr hier auf UPLOAD. Außerdem stellt euch Peter Grosskopf in dieser Ausgabe Nr. 17 des UPLOAD-Magazins vier weitere Projektmanagement-Tools ausführlich vor und gibt zudem nützliche Tipps rund ums Thema. Wer das jetzt schon lesen will, kann das in unserer iOS-App für iPad und iPhone, auf dem Kindle, oder als PDF, EPUB oder MOBI auf anderen Geräten. Eine Ausgabe kostet 4,49 Euro.

Zeiten im Griff behalten: Tyme

Tyme ist eine für Mac erhältliche App, die dabei hilft zu kontrollieren, wie viel Zeit man für bestimmte Aufgaben benötigt. Besonders wenn man im Kundenauftrag arbeitet, kann man mit Tyme den Überblick über die verschiedenen Projekte behalten und ggf. auf dieser Basis auch den Endpreis für den Kunden berechnen. (Dafür bietet Tyme die Möglichkeit den Stundensatz einzutragen.) Die Aufteilung der Projekte in verschiedene Teilaufgaben ist praktisch. Auch lassen sich manuell Zeiten nachtragen und es gibt eine Exportfunktion. Darüber hinaus bietet Tyme für jede Aufgabe und auch monatsweise ausführliche Statistiken.

Tyme ist leicht zu bedienen und hat eine schöne, grafische Benutzeroberfläche. Nichtsdestotrotz müssen Neuanwender sich erst daran gewöhnen, vor jedem Arbeitsschritt den Timer anzuwerfen und ihn bei beendeter Arbeit auch wieder abzuschalten. Tyme gibt es bisher leider nur für Mac und iPhone. Die Anwendung kostet 7,99 Euro. Eine Alternative für Windows-Nutzer ist Klok.

25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause: Pomodoro Timer

Der Pomodoro Timer ist im Gegensatz zu den anderen hier vorgestellten Produktivitäts-Tools eigentlich nichts weiter als eine Eieruhr – aber eine hübsche! Die Pomodoro-Technik hat das Ziel die Parkinsonschen Gesetze auszutricksen, indem sich für Aufgaben maximal 25 Minuten Zeit genommen wird. Dauert eine Aufgabe länger, muss sie in Teilaufgaben zerlegt werden, die in 25 Minuten machbar sind. Nach einer Arbeitseinheit von 25 Minuten erfolgt eine 5-minütige Pause. Nach drei erledigten Pomodoros sieht das Prinzip eine längere Pause von 30 Minuten vor. Zwar ist es auch möglich die Länge der Pomodoros und die Länge der Pausen manuell zu verändern, dies ist jedoch nicht im Sinne des Erfinders: Es geht ja gerade darum weniger Zeit für Aufgaben zur Verfügung zu haben, mit denen man sich ohne Pomodoro-Technik vielleicht gerne mal länger aufhält.

Auch wenn sich die Verwendung der Pomodoro-Technik ein wenig nach Arbeit im Akkord anfühlt und schnell stressig werden kann, kann ich versichern: Man schafft wesentlich mehr als an anderen Tagen! Selbst wenn man die Pomodoro-Technik nur an einem einzigen Tag in der Woche nutzt, wird man schon einen Unterschied spüren. Der Pomodoro Timer für Mac kostet im App Store 2,69 Euro. Wer unter Windows arbeitet oder kein Geld ausgeben möchte, nutzt einfach die Website tomato-timer.com.

Das Allround-Talent: Evernote

Evernote ist im Grunde ein digitales Notizbuch – und doch ist es schwer, dieser Anwendung in einer so kurzen Beschreibung auch nur ansatzweise gerecht zu werden. In Evernote lassen sich Notizbücher und darin einzelne Notizen anlegen. Notizen können für die bessere Auffindbarkeit mit Tags versehen werden, den Rest erledigt die grandiose Suchfunktion. Für die einzelnen Notizen gibt es viele verschiedene Formatierungsoptionen. Neben Text-Notizen können auch Sprachmemos angelegt oder verschiedene Dateitypen hochgeladen werden, zum Beispiel PDFs.

Besonders hervorzuheben ist die Synchronisierung über sämtliche Geräte. Was im einen Moment auf dem iPad gespeichert wird, ist schon im nächsten Moment auf dem Windows-Rechner. Darüber hinaus ist Evernote auf allen gängigen Plattformen verfügbar. Evernote wird mittlerweile von vielen Anwendern genutzt, aber von den meisten überhaupt nicht ausgereizt: Es gibt zum Beispiel die Möglichkeit ein ganzes Customer Relationship Management (CRM) in diesem Tool anzulegen, woran ich mich gerade versuche. Aber auch Redakteure können all ihre Artikelideen und die Artikeltexte selbst in Evernote schreiben und verwalten. Weiterhin kann Evernote als Ideenbuch dienen oder auch als To-Do-Liste fungieren, ebenfalls als (Erfolgs-)Tagebuch. Einen ausführlichen Überblick über Evernote und seine Möglichkeiten bietet Jan Tißlers UPLOAD-Beitrag „Überblick: Was kann eigentlich Evernote?„.

Buchhaltung schnell und schick: Fastbill

Last but not least möchte ich kurz ein Produktivitäts-Tool vorstellen, das man im ersten Moment vielleicht gar nicht als solches betrachten würde. Doch auch was Zeit bei ungeliebten Aufgaben wie der Buchhaltung einspart, kann als Produktivitäts-Tool bezeichnet werden. Fastbill hat im Gegensatz zu anderen, ähnlichen Tools ein sehr übersichtliches Dashboard. Es gibt nur drei Bereiche: Kunden, Dokumente und Finanzen. Im Bereich „Kunden“ findet man eine Übersicht aller Kunden, die man im Rahmen der Angebots- und Rechnungsstellung bereits angelegt hat. Der Bereich „Dokumente“ bietet eine Übersicht über Angebote, Einnahmen (Rechnungen, Gutschriften) und Ausgaben (eingehende Belege). Unter „Finanzen“ findet sich eine grafisch hübsch anzusehende Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben, wobei positive Beiträge grün und negative rot dargestellt werden.

Besonders erwähnenswert sind die Dokumenten-Vorlagen bei Fastbill: Man kann einmal eine Rechnungsvorlage mit dem eigenen Logo erstellen und der Rest geht wie von selbst. Auch das Anlegen neuer Kunden geht schnell und unkompliziert. Möchte man eine Rechnung versenden, kann man sogar seine Mailserver-Einstellungen bei Fastbill speichern – so kann man direkt aus Fastbill heraus die Rechnung an den Kunden schicken und spart sich somit die Zeit die Rechnung erst manuell auf dem eigenen Rechner abzulegen und per E-Mail-Software zu verschicken. Außerdem gibt es neben vielen weiteren hilfreichen Funktionen die Möglichkeit am Monatsende eine Belegübersicht an seinen Steuerberater zu schicken. Darüber hinaus kann man dem Steuerberater auch gleich einen eigenen Zugang anlegen. Fastbill ist somit eine umfangreiche, aber zugleich übersichtliche Anwendung um Zeit bei der Buchhaltung zu sparen.

Die besten Tools sind analog

Produktivitäts-Tools sind eindeutig eine Erleichterung des Arbeitsalltags – so man sie wirklich korrekt einsetzt. Das Wichtigste ist im Grunde sich für eine Auswahl an Tools zu entscheiden und diese dann konsequent zu nutzen, denn es kostet sehr viel Zeit immer neue Anwendungen auszutesten. Und wenn auch das alles nichts hilft, kommen die altbewährten Tools ins Spiel: Einfach mal „Nein!“ sagen, nur zu festgelegten Zeiten ans Telefon gehen, E-Mails nicht gleich morgens lesen und Social Media abschalten, zum Beispiel mit dem Tool Anti-Social.

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 17

Tools! Tools! Tools! In dieser Ausgabe dreht sich alles um die besten Werkzeuge und wie sie den Alltag einfacher machen. Es dreht sich um Produktivität, Projekt-Management, Team-Kommunikation und vieles mehr.

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