Productivity-Tools: Projekte organisieren mit Trello.com

Ein Beitrag von: Sebastian Schürmanns



Es ist ein äußerst ruhestiftendes Ereignis, wenn man nach jahrelangen Experimenten und Entäuschungen doch noch auf ein Online-Werkzeug stößt, das alle Wünsche erfüllt. Dieses wohltuende Erlebnis hatte ich vor einiger Zeit mit dem Online-Projektmanagement-Tool Trello.com, das gerade die 1-Mio-Usermarke übersprungen hat. Nach Evernote in der letzten Woche stellen wir dieses Mal eine fast so universell einsetzbare Organisations- und Produktivitäts-Plattform vor.

kanban board trello

Foto @ orcmid (flickr). Das Projektmanagement-Tool Trello.com ist wie ein Kanban-Board aufgebaut, will aber eigentlich eine universelle List-of-List-App sein.

Zur Feier der übersprungenen 1-Mio-User-Marke hatte sich Trello.com etwas Besonderes einfallen lassen: In einem schlichten Stream wurden die User ermuntert, über ihre persönliche Trello-Nutzung zu berichten. Die Bandbreite der Antworten reichte von der Hochzeitsorganisation über die Reiseplanung bis hin zur Drehbuch-Entwicklung und natürlich zu groß angelegten, kollaborativen Software-Projekten. Damit hatte Trello ein Geheimnis seines Erfolges ins Rampenlicht gerückt: seine mehr oder weniger universelle Einsetzbarkeit. Ein zweites Erfolgs-Geheimnis dürfte die intuitive Nutzung sein, bei der die Komplexität und der Feature-Umfang hinter einer verhältnismäßig einfachen Oberfläche verschwindet. Mit diesem Konzept ist Trello möglicherweise auf dem Weg, eine ähnlich marktbeherrschende Stellung im Bereich der Organisations-Tools zu erlangen, wie sie Evernote bereits in der Notizverwaltung erlangt hat.

Das folgende Kurz-Video (1:31) ist im Rahmen des Screencast-Specials von UPLOAD als Making-Of-Video entstanden und vermittelt einen ersten Eindruck von Trello.com.

Eine List-of-List-App

Trello ist seit September 2011 online und ein Produkt der New Yorker Software-Schmiede “Fog Creek”, also kein klassisches Startup. Das hat unter anderem den Vorteil, dass Trello nicht um jeden Preis kommerzialisiert werden muss und laut den Gründern kostenfrei bleiben wird. Nur bei sehr hohen Userzahlen möchten die Macher über ein Freemium- oder Appstore-Modell nachdenken. Gestartet ist Trello als Web-Applikation, inzwischen gibt es aber auch Apps für das iPhone, für Android und für Windows 8.

Update vom 2.5.2013: Trello hat inzwischen mit Trello Business Class einige Pro-Features eingeführt, die im Trello-Blog beschrieben werden.

Die Plattform wird aufgrund seiner Board- und Card-Funktionen oft mit agilem Projektmanagement und der Kanban-Methode in Verbindung gebracht, und auch die allgegenwärtige Lean-Philosophie klingt immer wieder an. Allerdings wollen sich die Macher mit Trello ganz bewusst nicht auf den Software- und IT-Bereich beschränken, sondern ein kollaboratives Organisations-Tool für Jedermann und jede Gelegenheit anbieten. Die Idee dazu geht auf ein Schlüssel-Erlebnis des Fog-Chefs Joel Spolsky während seiner Tätigkeit im Excel-Team von Microsoft zurück: Irgendwann gelangte er zu der Erkenntnis, dass die große Mehrheit der Nutzer Excel nicht zur Kalkulation verwendet, für das es eigentlich gedacht war, sondern mit dem Tabellenprogramm lediglich simple, strukturierte Listen zusammenstellt. Daraus entstand die Idee einer “list-of-lists-App”, die ebenso für komplexe Software-Projekte wie für einfache Alltags-Prozesse genutzt werden kann.

Bei mir ist Trello seit etwa einem Jahr für die unterschiedlichsten Zwecke im Einsatz: als Organisations- und Bugtracking-Tool beim Programmieren, für die Ideen- und Materialsammlung beim Bloggen und teilweise sogar als Bookmarking-Tool, obwohl es hierfür sicherlich nicht gedacht und auch nicht wirklich geeignet ist.

Boards, Listen und Cards – Die Trello-Instrumente

Die Grundidee von Trello ist, ein Projekt in kleine und kleinste Einheiten zu zerlegen und in einen frei organisierbaren Workflow einzubetten. Die drei Grundelemente sind Boards, Listen und Cards:

  • Boards: Das Board repräsentiert das komplette Projekt, man legt es per Button an und kann gleich einstellen, ob es öffentlich oder privat sein soll. Damit ist der erste Schritt bereits getan: getting things done!
  • Listen: Jedes neu angelegte Board hat bereits drei Standard-Listen: ToDo, Doing und Done. In der Grundeinstellung definieren die Listen also einen Workflow, man kann sie aber beliebig erweitern, löschen  oder umbauen, sodass auch andere Funktionen denkbar sind.
  • Cards: Innerhalb einer Liste kann man Cards anlegen. Cards sind die kleinste Organisationsform und repräsentieren mehr oder weniger eine Einzelaufgabe. Die Cards kann man nun mit Inhalten füllen, innerhalb der Listen beliebig verschieben und so z.B. einen Workflow abbilden.

Cards – die Alles-Könner

Die eigentliche Feature-Power von Trello steckt in den Cards. Und der Kunstgriff, die Inhalte der Cards nur beim Öffnen sichtbar zu machen und ansonsten lediglich kleine, verschiebbare Karten mit Überschriften und Icons anzuzeigen, trägt ganz wesentlich zur Übersichtlichkeit und intuitiven Nutzbarkeit der Plattform bei.

Einmal geöffnet stehen dem Nutzer unter anderem folgende Features und Inhaltstypen zur Verfügung:

  • Labels: Man kann Karten mit farbigen Labels versehen und so eine zusätzliche Struktur über die verschiedenen Listen verteilen.
  • Assign: Man kann den Cards einen oder mehrere Bearbeiter zuweisen.
  • Checklist: Die Checklisten sind schnell gebaut und können später abgehakt werden. Dadurch lässt sich eine Card noch einmal in kleinere Teilaufgaben untergliedern.
  • Due Date: Jede Card kann ein Ablaufdatum bekommen. Je näher der Termin rückt, desto alarmierender wird die Farbe.
  • Attachments: Man kann Files vom PC, von Google Drive oder von Dropbox anfügen.
  • Subscribe: Wie der Name schon sagt: Die Funktion hält einen über Fortschritte und Änderungen auf dem Laufenden.
  • Archive: Bei Trello wird alles archiviert, sodass man die Informationen später wieder hervorholen kann.
  • Vote: Die Mitglieder eines Boards können für eine Card ihre Stimme abgeben.
  • Comment: Man kann natürlich Kommentare posten, die im Activity-Stream der Card erscheinen. Schön ist, dass Medieninhalte wie z.B. Videos direkt eingebettet werden.
  • Export JSON: Cards (und auch ganze Boards) können im JSON-Format exportiert werden.
trello screenshot

Versteckte Feature-Power: Die Listen von Trello mit Checklisten, Due Dates, Assignments und Co.

Die meisten Features werden als kleine Symbole auf den Cards in der Listen-Ansicht angezeigt. Um die Übersichtlichkeit bei komplexeren Projekten zu erhalten, können die Cards nach einigen dieser Features gefiltert werden, zum Beispiel nach Labels,  Assigns oder Due Dates (auch in Kombination). Meine eigenen Projekte haben diesen Grad an Komplexität allerdings noch nicht erreicht…

Trello-API und Trello-Erweiterungen

Trello bietet eine API an, sodass sich Entwickler nach Belieben austoben können. Trello selbst listet etwa 12 Projekte (meist GitHub) auf, die die API nutzen. Darunter sind auch Projekte, die eine Integration mit beliebten Bugtracking-Tools wie JIRA oder FogBugz, das Hausprodukt von Fog Creeks, erlauben.

Daneben gibt es zahlreiche Chrome-Extensions, unter anderem eine Scrum-Extension, die z.B. die Organisation von Sprints mit Trello ermöglicht. Ich muss allerdings zugeben, dass ich mich mit den Extensions bislang nicht auseinandergesetzt habe. Wer das tun will, dem listet Trello eine stattliche Anzahl an Ressourcen auf, natürlich organisiert in einem Trello-Board…

Kritik und Grenzen

Trello macht seine Sache schon sehr gut und sofern einem User das Board- und Listen-Konzept zusagt, dürfte er mit Trello insgesamt sehr glücklich werden.

Etwas gewöhnungsbedürftig bis nervig ist allerdings die Textauszeichnung: Hier haben sich die Macher an Markup-Sprachen wie Wiki-Markup etc. orientiert. Dass man für einen Zeilenumbruch zwei Leerschläge einfügen muss, kann man dabei allerdings nicht mehr als intuitiv bezeichnen. Wenn man die Oberfläche jedoch einfach halten möchte und wie Trello auf Editoren komplett verzichtet, muss man natürlich auf ein irgendwie geartetes Markup zurückgreifen. In der Umsetzung sehe ich dennoch ein kleines Manko.

An Grenzen im Projektmanagement bin ich mit Trello bislang nicht gestoßen, könnte mir aber vorstellen, dass es bei sehr komplexen Projekten schwierig wird, insbesondere wenn Zeiterfassung, Monitoring, Kalkulation und Abrechnung eine wichtige Rolle spielen. Dafür ist Trello derzeit nicht ausgelegt, was aber vielleicht auch ganz gut ist und das Tool schlank und übersichtlich hält. Auch für Normal-User liegen die Grenzen allenfalls im Anwendungsbereich: Trello ist zur Organisation von Projekten da. Als Notizablage oder Bookmarking-Tool dürften andere Tools wie eben Evernote deutlich sinnvoller sein. Und für eine ganz simple To-Do-Liste wirkt Trello wiederum zu umfangreich. Mit Wunderlist würde man für diesen begrenzten Zweck vermutlich einfacher fahren.

Fazit

Trello ist für meine Projekte inzwischen unverzichtbar geworden. Wer also ein Organisations-Tool sucht, sollte es auf jeden Fall mal ausprobieren. Zwei Aspekte sprechen dabei für eine hohe Beständigkeit des Dienstes: Zum einen spielt wie erwähnt die Kommerzialisierung bei Trello nur eine untergeordnete Rolle, ein Aufkauf und Vermurksen der Plattform ist also eher unwahrscheinlich. Zum anderen haben sich in dem einen Jahr seit meiner Registrierung die Kernfunktionen der Plattform so gut wie nicht geändert, d.h. es besteht keine große Gefahr, dass Trello demnächst (wie viele andere) den Feature-Tod stirbt. Und wenn doch, kann man ja wie erwähnt seine Daten exportieren…

 


Ein Beitrag von Sebastian Schürmanns. Sebastian ist Onliner, Kommunikations- und Verlagsmensch. Er hat Beiträge für T3N und Upload verfasst und neben einigen Blogs auch mehrere Online-Projekte gestartet. Mit Sebastian kann man sich auf Twitter und google+ vernetzen.


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Veröffentlicht am Montag, den 21. Januar 2013 um 10:23 Uhr.

 

12 Reaktionen zu “Productivity-Tools: Projekte organisieren mit Trello.com”

Jan Tißler
schrieb am 21. Januar 2013 um 10:50 Uhr:

Kannst du noch etwas dazu sagen, inwiefern Trello auch an Teams denkt, die nicht von Haus aus harmonisch und kooperativ zusammenarbeiten? ;) Also ich weiß, dass bei solchen Tools doch immer wieder nach zwei Dingen gefragt wird:

1. Gibt es eine Rechteverwaltung? Also kann man bestimmen, was Nutzer eines Boards dürfen und was nicht? Oder dürfen alle alles?

2. Gibt es für den Admin oder sogar weitere Nutzer eines Boards eine schnelle Übersicht dazu, wer was wann wo verändert hat?

Kenne Trello jetzt nur aus Nutzersicht, nicht aus Adminsicht. Als Nutzer kann ich deinen positiven Eindruck von Trello übrigens nur unterschreiben. Ist leicht zu verstehen und hat dabei doch viele nützliche Features.

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Sebastian
schrieb am 21. Januar 2013 um 10:55 Uhr:

Musste ich selbst mal kurz nachschauen, weil ich diese Features nicht nutze. Also:

1. Rechteverwaltung gibt es so gut wie nicht, man kann einen Nutzer nur als “normal” mit Bearbeitungsrechten hinzufügen, oder ihm Adminrechte geben, womit er auch die Settings zu bearbeiten kann.

2. Eine richtige Versionierung gibt es nicht, allerdings kann man sich per Klick auf den Avatar den Activity-Stream des Nutzers ansehen. Damit sieht man zwar alle Aktivitäten des Nutzers, allerdings dürfte es schwer werden, wenn man einen Vorher/Nachher-Vergleich braucht.

Da würden mich auch mal Erfahrungswerte aus dem professionellen Bereich interessieren :-)

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Andreas
schrieb am 21. Januar 2013 um 12:06 Uhr:

Wir setzen seit gut einem Jahr Trello aktiv als unser Projektmanagement Tool ein. Haben dazu auch ein Review geschrieben: http://socialmediaschmiede.frischr.com/2012/05/smarte-teamorganisation-mit-trello/

Am Anfang war ich etwas skeptisch, ob ein unhierarchisches System Online möglich ist und ob es nicht mehr Verwirrung als Nutzen stiftet. Heute sehe ich das anders, unser ganzer Workflow in der Projektverwaltung hat sich optimiert und besser eingespielt.

Durch das Notification Center ist man sehr gut im Bilde, wo welche Änderungen passieren und verpasst in der Regel auch nichts. Rechtemanagement ist an dieser Stelle fast nicht nötig.

Man muss Trello als Baukasten begreifen, dessen Bestandteile man für seinen eigenen Workflow nutzt.

Durch die Kombination von Boards, Cards und Listen lassen sich beliebige Aufgaben festhalten und lösen:

- Man kann aus einer Card eine Idee entwerfen und ausarbeiten; über sinnvolle Abläufe im Anschluss eine produktive Aufgabe erstellen, die anschließend umgesetzt wird
- Bugtracking lässt sich sehr straff organisieren
- Checklisten für Testverfahren
- Info Cards, um Aufgaben nicht zu vergessen oder zusätzliche Informationen anzuzeigen
- Sogar Terminkoordinierung ist möglich

Trello ermöglicht all das, ohne dass man dafür ein Plugin oder Erweiterung einer Projektmanagement Verwaltung benötigt. Hat man das Grundprinzip erlernt, dann erschließen sich sehr schnell neue Funktionen, die man selbst womöglich nicht erstellt hat.

Damit man nich frustriert ist, sollte man vor dem testen seine bisherigen Prinzipien an Online Projektverwaltung etwas beiseite räumen und sich auf das Abenteuer Trello einlassen. Dann stellt sich sehr schnell ein Aha-Effekt ein.

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Sebastian Schürmanns
schrieb am 21. Januar 2013 um 12:50 Uhr:

@Andreas Danke für die Ergänzung und den Erfahrungsbericht! Soweit ich lese seid ihr ja ein Team zwischen 3-5 Leuten. In der Größenordnung und im Startup-Umfeld kann ich mir Trello auch bestens vorstellen. Bin mir nicht so ganz sicher, wie es sich in Arbeitsprozessen von großen Agenturen oder IT-Companies integrieren lässt, aber für alles andere hab ich bislang auch nur beste Erfahrungen gemacht…

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Luca
schrieb am 21. Januar 2013 um 16:21 Uhr:

Als das Thema bei http://work.io anstand habe ich mich knapp für http://blossom.io statt trello entschieden. Einfach weil die Bedienung flüssiger von der Hand ging und ich das Design gern habe. Allerdings gibt es auch weniger Funktionen und keine API. Thomas hat auf Quora etwas über die Unterschiede, die sie selbst sehen, geschrieben: http://www.quora.com/Product-Management/What-is-the-difference-between-Blossom-and-Trello

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JUICEDaniel
schrieb am 23. Januar 2014 um 13:13 Uhr:

Sehr cool, vielen Dank für diesen Artikel. Ist genau, was ich gesucht habe!

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