Erfolgreiche Teamarbeit: Moderne Werkzeuge sind wichtig, aber nicht ausreichend

Nur mit den passenden digitalen Werkzeugen hat man noch keinen „digital Workplace“ geschaffen. Es kommt vielmehr darauf an, dass diese Tools in eine ganzheitliche Idee eingebettet sind – bis hin zur Raumgestaltung. Wie Lutz Hirsch in diesem Beitrag erklärt, spielen Führungskräfte eine entscheidende Rolle dabei, ob der digitalisierte Arbeitsplatz tatsächlich angenommen und aktiv genutzt wird.

Dynamische Projektanforderungen, kürzere Deadlines bei steigenden Ansprüchen und interdisziplinäre Teams lassen effiziente Zusammenarbeit für viele Unternehmen zur Herausforderung werden. Die steigenden Anforderungen erfordern neue Wege, um flexibel und erfolgreich im Team zusammenzuarbeiten. Daher ist es nicht überraschend, dass der Markt inzwischen zahlreiche digitale Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit anbietet. Ihr Versprechen: Arbeitsabläufe werden optimiert und die Produktivität erhöht.

So steht im digitalen Zeitalter moderne Teamarbeit für ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, den schnellen Zugang zu Informationen und den unkomplizierten Wissensaustausch – ermöglicht durch den Einsatz digitaler Lösungen. Dabei wird bei den Konzepten für moderne Zusammenarbeit schnell vergessen: Die digitale Kommunikation löst die persönliche nicht ab. Wissen wird primär zwischen Menschen und durch Aktionen vermittelt und nicht durch das Lesen eines Dokumentes. Und nicht nur das: Allein durch die Bereitstellung digitaler Tools ist noch lange nicht garantiert, dass diese auch akzeptiert und genutzt werden.

Allein durch die Bereitstellung digitaler Tools ist noch lange nicht garantiert, dass diese auch akzeptiert und genutzt werden.

Der digitale Arbeitsplatz muss ganzheitlich gedacht sein

Moderne Kollaboration in Unternehmen basiert häufig auf der Einführung digitaler Werkzeuge, die z.B. für die Informationsvermittlung, die digitale Vernetzung oder das Teilen von und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten zum Einsatz kommen. Werden die verschiedenen Tools auf einer zentralen, digitalen Arbeitsplattform zusammengebracht, auf die Mitarbeitende flexibel zugreifen können, spricht man vom digitalen Arbeitsplatz. Die alleinige Bereitstellung der Werkzeuge reicht allerdings nicht, um die Produktivität der Teams auf ein neues Level zu heben.

Möchte man die unternehmensweite Zusammenarbeit nachhaltig stärken und die Projektarbeit effizienter gestalten, sollten Sie den „Digital Workplace“ mit klar kommunizierten Werten oder Verhaltensweisen verknüpfen. Denn nur dann kann er wirklich gelebt werden und auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb der Teams einzahlen.

Das bedeutet konkret: Der digitale Arbeitsplatz hört nicht beim gelungenen Zusammenspiel von innovativen Hard- und Software-Komponenten auf. Mögliche Schlagworte, die mit der Einführung verbunden werden können, sind: Transparenz, Flexibilität und Beteiligung. Lädt man die typischen Anwendungsfälle eines digitalen Arbeitsplatzes mit diesen Begriffen auf, so können Nutzer viel besser und schneller nachvollziehen, welcher Nutzen damit verbunden ist.

Moderne Raumkonzepten nur in 50 Prozent der Unternehmen Realität

Zwar ist ein integriert gedachter, digitaler Arbeitsplatz durchaus auch schon in Unternehmen angekommen, gänzlich etabliert ist er aber längst noch nicht. Zu diesem Ergebnis kommt auch eine aktuelle Umfrage, die wir von HIRSCHTEC beim Marktforschungsinstitut YouGov in Auftrag gegeben haben. Die Befunde sind eine Bestandsaufnahme zum Digital Workplace – nicht aus der Perspektive von Entscheidungsträgern und Unternehmenslenkern, sondern aus der Sicht der Berufstätigen in der DACH-Region.

Folgt man daher den Einschätzungen der Berufstätigen, so lässt sich ein integrierter digitaler Arbeitsplatz momentan in nur circa der Hälfte der Unternehmen vorfinden. Es gibt also weiterhin Nachholbedarf für Unternehmen, wenn es darum geht, eine Arbeitsumgebung zu kreieren, die auf Transparenz, Beteiligung und Flexibilität als Kernmerkmale setzt – und die folglich auch auf eine moderne Zusammenarbeit in Teams einzahlt.

Doch wie schaffen Unternehmen es, eine solche Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter zu gestalten? Und worauf kommt es dabei an?

Wie oben beschrieben genügt es nicht, den Mitarbeitern nur digitale Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit (z. B. Intranet, Microsoft Teams etc.) zur Verfügung zu stellen. Genauso wichtig ist ein modernes Raumkonzept für persönliche Kommunikation sowie die Ausstattung mit entsprechender Hardware, die neue Formen der Zusammenarbeit fordert.

Der physikalische Arbeitsraum muss also immer mitgedacht werden: Angefangen bei der Verfügbarkeit von WLAN in allen Büros, über flexibel nutzbare Räume für Stillarbeit, Teamarbeit oder Meetings bis hin zur durchgängigen Nutzung von E-Screens (interaktiven Bildschirmen). Über diese können Teams gemeinsam und standortübergreifend an Dokumenten zusammenarbeiten, sich auf den neuesten Stand bringen und Arbeitsergebnisse ablegen – ohne umständliche E-Mails verschicken und einen Informationsverlust in Kauf nehmen zu müssen.

Digitale Kommunikation in persönlichen Formaten aufgreifen 

Neben modernen Raumkonzepten, die auf Transparenz und Offenheit setzen (z.B. durch Glaswände, Verzicht auf überflüssige Trennwände etc.) und entsprechender Hardware-Ausstattung, sollte sich die digitale und persönliche Kommunikation wechselseitig unterstützen. Denn: Der digitale Austausch löst das persönliche Gespräch nicht ab. Im Gegenteil: Persönliche Zweiergespräche, Team-Jour-Fixes, Stand-up-Meetings oder auch Barcamps mit allen Mitarbeitern finden heute ihr digitales Pendant in virtuellen Arbeitsräumen, Video-Channels, Chat-Gruppen oder internen Social Networks.

Schließlich gehört zu Transparenz auch, dass Informationen zugänglich und teilbar sind und sich nicht in lokalen Ablagen befinden und damit nur für wenige Mitarbeiter verfügbar sind.

Im Endeffekt sorgt genau das Zusammenspiel all dieser Komponenten dafür, dass sich die Prinzipien der digitalen und realen Arbeitsumgebung unter einem Dach zusammenbringen lassen und der digitale Arbeitsplatz wirklich gelebt wird. Das Ergebnis: Transparenz, Beteiligung und Flexibilität kommen innerhalb der Teams aber auch teamübergreifend zur vollen Entfaltung. Es wird eine Arbeitsumgebung geschaffen, die einen Informations- und Wissenstransfer fördert und zu produktiverem Arbeiten und mehr Effizienz führt.

Mitarbeiter verfügen über Digitalkompetenz – brauchen aber Begleitung

Moderne Kollaboration in Unternehmen erfordert weiter, dass die Mitarbeitenden in der Lage und willens sind, die Tools zur effizienten Zusammenarbeit zu nutzen. Immer wieder liest man jedoch in Studien, dass Manager und Führungskräfte bei den digitalen Fähigkeiten ihrer Angestellten dringenden Nachholbedarf sehen – und ihnen zum Teil wenig bis gar keine Digitalkompetenz zuschreiben. Dabei bringen viele von ihnen bereits aus ihrem privaten Alltag vorhandenes Digital-Know-how mit in das Unternehmen. Hinzu kommt: Viele Manager wissen gar nicht, wie stark die digitalen Collaboration-Tools tatsächlich im Arbeitsalltag von den Mitarbeitenden genutzt werden.

Unsere Erfahrung ist, und das bestätigt eine Kantar EMNID-Umfrage, die wir 2018 in Auftrag gegeben haben: Fast zwei Drittel der Befragten glauben von sich selbst, dass sie die aktuell in ihrem Unternehmen vorhandenen digitalen Werkzeuge effizient im Arbeitsalltag einsetzen können. Es mangelt den meisten folglich nicht an digitalen Fähigkeiten, um die bereitgestellten Tools zur Zusammenarbeit und zum Wissenstransfer zu nutzen. Das heißt im Umkehrschluss allerdings nicht, dass die Mitarbeitenden dann davon Gebrauch machen.

Um eine aktive und effiziente Nutzung der angebotenen Tools zu gewährleisten, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

Zunächst ist es wichtig, dass Führungskräfte selbst Präsenz am Digital Workplace zeigen und die Tools für ihre Management- und Führungsaufgaben aktiv nutzen. So stellen sie zum einen sicher, dass sie überall digital angebunden sind und damit auch die Nähe zu ihren Mitarbeitenden wahren, um beispielsweise Einblicke zu erhalten, welche Themen diese gerade bewegen und wo noch Unterstützungsbedarf besteht. Zum anderen fördern Manager die Nutzung der digitalen Werkezeuge bei ihren Angestellten, indem sie mit gutem Beispiel vorangehen. Denn nur, wenn sie selbst die Tools kennen, von ihnen überzeugt sind und sie aktiv nutzen, werden diese von ihren Teams akzeptiert.

Führungskräfte sollten Verantwortung dafür übernehmen, bei ihren Mitarbeitern Hemmungen und Schwellen abzubauen und das Vertrauen in den digitalen Arbeitsplatz zu stärken. Sie sind es, die im Tool-Dschungel Orientierung stiften können, indem sie klare Anwendungsfälle für einzelne Instrumente skizzieren und Leitplanken formulieren. Andernfalls läuft man Gefahr, dass die Mitarbeiter von den Tools gar keinen Gebrauch machen – auch und vor allem aus Angst, etwas falsch zu machen. Wenn Manager sich jedoch selbst trittsicher am digitalen Arbeitsplatz bewegen, befähigen sie zugleich ihre Mitarbeiter viel leichter zur aktiven, produktiven Nutzung.

Darüber hinaus gilt es auch für die Zusammenarbeit innerhalb der virtuellen Arbeitsräume Guidelines und Regeln zu definieren, die die Basis für eine effektive und konstruktive Zusammenarbeit im Team legen. Es muss eine virtuelle Teamkultur etabliert werden, die Ideen, Feedback und den gemeinsamen Wissensaustausch zulässt und fördert. Dazu gehört nicht nur, dass die Führungskräfte über ausreichend Digitalkompetenz verfügen. Sie sollten außerdem in der vernetzten Arbeitswelt in der Lage sein, eine Balance zwischen Steuerung und Selbststeuerung herzustellen, Entscheidungsfreiräume zuzulassen und auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter einzugehen. 

Und auch wenn Führung und Zusammenarbeit verstärkt in virtuellen Netzwerken stattfindet und der „Führung über Distanz“ eine immer größere Bedeutung zukommt: Die Führungskraft muss weiterhin als Person verfügbar sein und den persönlichen Kontakt zu ihren Angestellten und Kollegen halten.

Fazit

Es gibt kein allgemeingültiges, ganzheitliches Konzept für die erfolgreiche Nutzung von Collaboration-Tools, das sich 1:1 auf jedes Unternehmen anwenden lässt. Rahmenbedingungen wie Standorte, Altersstrukturen, Jobprofile und die konkreten Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden sollten immer erst ausgiebig unter die Lupe genommen werden. Was sich aber festhalten lässt: Die alleinige Einführung neuer Technologien reicht nicht, um den Wissensaustausch und eine effizientere Teamarbeit zu fördern. Die Tools müssen in einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz eingegliedert werden und die Mitarbeiter auf dem Weg zum modernen, vernetzten Arbeiten von ihren Führungskräften begleitet werden.

Erst dann kann ein zu der eigenen Organisation passender Digital Workplace kreiert werden. Und dann tun die Collaboartion-Tools auch das was sie tun sollen: Zusammenarbeit auf allen Ebenen fördern.

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 75

Teams haben das Potenzial, viel zu schaffen oder sich gegenseitig auszubremsen. Die Kommunikation innerhalb des Teams spielt dabei eine wichtige Rolle und genau darum dreht sich unser neuer Schwerpunkt. Wir schauen uns darin an, warum Feedback heute wichtiger ist denn je und zeigen, in welcher Form es hilfreich ist. Ein weiterer Beitrag zeigt anhand zahlreicher Tipps und hilfreicher Tools, wie Sie den täglichen E-Mail-Wahnsinn eindämmen. Wir erklären, warum ein „Digital Workplace“ nicht nur aus Software und Diensten besteht. Und wir zeigen, welches Potenzial Chatbots für die interne Kommunikation haben. Bonus-Artikel: Warum die Dokumentation von Projekten und Events so wichtig ist und wie Sie es richtig angehen.

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