Microsoft Teams: Die wichtigsten Fragen & Antworten zur Slack-Alternative

Microsoft Teams mischt den Markt der Kollaborations-Tools auf und macht damit nicht zuletzt dem allseits beliebten Slack Konkurrenz. Jürgen Kroder erklärt in diesem Artikel, was Microsoft Teams kann, was es kostet und wie es im Vergleich dasteht.

Ein Blick auf Microsoft Teams. (Foto: Microsoft)
Ein Blick auf Microsoft Teams. (Foto: Microsoft)

Diesen Beitrag vom Dezember 2016 haben wir zuletzt im Mai 2020 aktualisiert.

Die tägliche Flut an E-Mails kann die Arbeit lähmen, gerade wenn man in großen Teams agiert oder mit vielen externen Partnern zu tun hat. Die Lösung dafür sollen Collaboration-Tools sein. Um eines davon herrscht seit ein paar Jahren ein gewisser Hype, weil es einen raketenhaften Aufstieg hinlegte. Von wem wir reden? Na klar, von Slack.

Diesem Erfolg wollte Microsoft nicht einfach zusehen und präsentierte mit Teams eine Alternative, die inzwischen außerordentlich erfolgreich ist.

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist laut Microsoft ein „chat based workspace“. Oder wie es auf der deutschen Seite heißt: „Der zentrale Ort für Teamarbeit in Microsoft 365“.

Damit ist grob umrissen, worauf sich das neue Online-Tool fokussiert: auf die Zusammenarbeit im Team – mit internen Teammitgliedern sowie mit externen Gästen. Teams bietet Chat, Videobesprechungen, gemeinsames Teilen und Bearbeiten von Dokumenten sowie die Integration von mehr als 250 Microsoft-Anwendungen und Lösungen von Drittanbietern.

Chatnachrichten kann man direkt an einzelne Nutzer oder ans ganze Team schicken. Oder man chattet mit ausgewählten Gruppen, zum Beispiel nur mit den Kollegen aus der Marketing-Abteilung. Damit soll Microsoft Teams wie andere Collaboration-Tools funktionieren: Man tauscht sich in Echtzeit aus, kann aber auch die Mitteilungen erst lesen, wenn Zeit dafür ist. Letzteres soll die Mail-Flut eindämmen. So kann man ganz flexibel mit seinen Kollegen oder externen Teams kommunizieren. Und dass, ohne das Informationen verloren gehen, denn die Chatverläufe werden gespeichert und sind somit jederzeit verfügbar.

Wer kann Microsoft Teams nutzen?

Laut dieser Preisübersicht ist Teams für Unternehmen in „Microsoft 365 Business Standard“ (ehemals „Office 365 Business Premium“) und „Microsoft 365 Business Basic“ (ehemals „Office 365 Business Essentials“) enthalten. Große Unternehmen finden es in den Paketen „Office 365 E1, E3 und E5“.

Zudem ist Teams als Teil des Angebots Office 365 A1 für Studierende und Fachkräfte aus dem Bildungsbereich immer kostenlos. Sie können es hier beziehen.

Einzelpersonen können die kostenlose Teams-Version nutzen. Diese beinhaltet unbegrenzte Chatmöglichkeiten, integrierte Gruppen- und Einzel-Audio- oder Videogespräche, 10 GB Datei-Speicher für das Team und 2 GB persönlichen Datei-Speicher pro Benutzer. Außerdem können Sie in Echtzeit in den Office-Anwendungen für das Web zusammenarbeiten, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Es gibt kein Enddatum für dieses Angebot. Details finden Sie hier.

Um angesichts der aktuellen Coronavirus-Krise allen Menschen Zugang zu Teams zu ermöglichen, bietet Microsoft Organisationen weitere Möglichkeiten. Unternehmen, die derzeit nicht für Teams lizenziert sind, können für sechs Monate ein kostenloses Office 365 E1-Angebot nutzen. Microsoft bietet Unternehmen verschiedene Möglichkeiten Teams kostenlos zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie hier. 

Was kostet Microsoft Teams?

Das Chat-Tool ist wie oben erwähnt fester Bestandteil einiger Pakete. Somit zahlt man für die Nutzung des entsprechenden Pakets, nicht für die einzelne Software. Im Fall von Microsoft 365 Business Basic sind das 4,20 Euro pro Benutzer pro Monat, bei Microsoft 365 Business Standard ist man mit 10,50 Euro pro Nutzer und Monat dabei (Stand: April 2020). Diese werden durch die Integration von Microsoft Teams nicht teurer. Das Tool stellt quasi eine kostenlose Ergänzung dar.

Wie weiter oben ebenfalls bereits erwähnt: Einzelpersonen können die kostenlose Teams-Version nutzen. Studierenden und Fachkräften aus dem Bildungsbereich steht Teams als Teil des Angebots Office 365 A1 kostenlos zu Verfügung.

Auf welchen Plattformen läuft Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist auf zahlreichen Plattformen nutzbar. (Foto: Microsoft)
Microsoft Teams ist auf zahlreichen Plattformen nutzbar. (Foto: Microsoft)

Getreu der Multiplattform-Strategie, die Microsoft schon seit einigen Jahren fährt, ist der Slack-Herausforderer unter Windows, macOS, Android, iOS und anderen Systemen per Browser nutzbar. Neben der Mobile-App gibt es ebenso eine Desktop-App wie auch eine Web-App, die aber nicht in allen Paketen enthalten sind. Eine kompakte Übersichtsseite mit allen App-Downloads gibt es unter https://teams.microsoft.com/downloads.

Wie man deutlich sehen kann, ist den Redmondern die Plattform-Unabhängigkeit sehr wichtig. Microsoft Teams lässt sich somit auf Smartphones, Tablets, Notebooks und Desktop-PCs gleichermaßen nutzen. Eben jene Systeme, die im Business zum Einsatz kommen.

Wie lässt sich Microsoft Teams aktivieren?

Microsoft Teams ist standardmäßig für alle Organisationen aktiviert. Wenn Sie Microsoft Teams im Vorschauzeitraum verwendet haben, bleibt die Einstellung erhalten, die Sie in der Microsoft Teams-Vorschau festgelegt haben.

Als Administrator für Ihre Organisation können Sie Benutzerlizenzen für die Steuerung des individuellen Zugriffs auf Microsoft Teams zuweisen. Weiterhin können Sie zulassen oder blockieren, welche Inhaltsquellen in Microsoft Teams verwendet werden können. Weitere Informationen erhalten Sie unter Verwalten von Microsoft Teams-Einstellungen in Ihrer Organisation oder Administratoreinstellungen für Apps in Microsoft Teams.

Die Steuerung auf Mandantenebene für Teams wurde aufgehoben – mit Ausnahme von Microsoft Teams for Education. Den Zugriff auf Teams können Sie in Ihrem Unternehmen mit einer Lizenzierung auf Benutzerebene steuern. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Benutzerzugriffs auf Microsoft Teams.

Wie sieht es im Einsatz aus?

Die Screenshots zeigen, dass das Office-Programm die Anmutung moderner Windows-Anwendungen hat. Die Struktur der Chats erinnert an Yammer oder Slack. Auf einen Blick hat man alles Wichtige im Blick, mit kleinen roten Markierungen wird man auf Updates und wichtige Informationen hingewiesen. Das alles ist nichts Neues – aber das ist auch gut so.

Der Image-Trailer untermauert zusätzlich, dass die Bedienung wohl ganz einfach und intuitiv ausfällt:

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Microsoft Mechanics zeigt mehr Details und geht in die Tiefe, wie Microsoft Teams funktioniert:

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Wie bedient man Microsoft Teams?

Eigentlich wirkt die Bedienung ganz intuitiv, gerade wenn man schon einmal mit anderen solchen Chat-Tools gearbeitet hat. Wer trotzdem unsicher ist oder spezielle Fragen hat, sollte sich zuerst in der Microsoft Virtual Academy die Tutorial-Videos anschauen.

Bleiben danach noch Fragen offen oder sind Bugs aufgetaucht, ist die Microsoft Tech Community ein guter Anlaufpunkt für weitere Antworten.

Zudem finden Leser Tipps zu Funktionen und ihrer Anwendung im Microsoft News Center:

Was macht es besonders?

Microsoft erfindet mit Teams das Rad nicht neu. Muss es auch nicht unbedingt. Um sich aber von der Konkurrenz abzuheben, konzentriert man sich auf die eigenen Stärken – und das sind die anderen Software- bzw. Online-Produkte.

Eine Besonderheit von Microsoft Teams ist, dass es in den Chats einen Video-Button gibt. Klickt man auf diesen, kann man eine Adhoc-Konferenz abhalten. Mit wenigen Klicks lädt man einzelne Leute aus dem Team oder das gesamte Team zu einer solchen Konferenz ein. Die Online-Meetings erfolgen entweder nur über die Tonspur oder in der gewohnten Videotelefonie-Ansicht mit Bild.

Lädt man Dateien wie Powerpoint-Präsentationen oder Excel-Sheets in einem Chat hoch, werden diese in der Registerkarte Dateien abgelegt, wo sie jeder Nutzer ohne Probleme öffnen und bearbeiten kann. Zudem lassen sich ganz einfach mehr als 250 Office 365-Anwendungen wie Word-, Excel-, oder OneNote-Dokumente sowie Anwendungen von Drittanbietern in Chats einbinden. Die größte Stärke ist also die fast barrierefreie Vernetzung und Integration anderer Office-Tools.

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Memes treffen auf Kurvendiagramme, Spaß auf Business: Microsoft möchte mit Teams offensichtlich verschiedene Zielgruppen ansprechen. (Foto: Microsoft)

Microsoft Teams bietet noch weitere Alleinstellungsmerkmale, zum Beispiel die spielerische Integration von Stickern und Memes. Auch können Nutzer in Videobesprechungen individuelle Meeting-Hintergründe nutzen sowie mit der Funktion zum Handheben ein visuelles Signal senden, dass sie etwas sagen möchten. 

PS: Welche Unterschiede Microsoft Teams noch im Vergleich mit Slack besitzt, erklärt PCMag.com recht gut.

Kann man auch externe Apps und Tools einbinden?

Ja. Wie bei Slack lassen sich auch bei Microsoft Teams fremde Dienste („Apps“) nutzen bzw. einbinden. Zu den mehr als 250 integrierten Anwendungen und Diensten für Teams gehören beispielsweise Trello, Github und RSS-Feeds. 

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Laut Microsoft werden mehr als 90 Sicherheits- und Compliance-Standards unterstützt, wozu unter anderem ISO 27001, SOC 2 und HIPAA gehören. Zudem werden Daten bei der Speicherung und Übertragung verschlüsselt, eine mehrstufige Authentifizierung soll für verbesserten Identitätsschutz sorgen. Das Unternehmen betont außerdem, dass die Daten in Deutschland gespeichert würden.

Weitere Informationen zu Datenschutz und Sicherheit in Teams finden Sie hier:

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Welche Alternativen zu Microsoft Teams gibt es?

Einige. Angefangen über das schon mehrfach erwähnte und gehypte Slack oder auch Workplace by Facebook und dem Microsoft-eigenen Yammer: Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, mit denen man chatten und Dateien austauschen kann. Jedes Tool besitzt seine ganz eigenen Vor- und Nachteile, je nach Anforderungen und Geschmack.

Was passiert mit Yammer? Wird es eingestellt?

Das bleibt weiterhin am Leben und ein Bestandteil von Office 365/Microsoft 365. Das belegt einerseits diese Infografik, die gezeigt wurde, als Microsoft-CEO Satya Nadella Microsoft Teams offiziell vorstellte.

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Yammer behält seinen Platz in Microsofts Office-365-Universum. (Grafik: Microsoft)

Außerdem erklärte uns gegenüber ein Mitarbeiter des deutschen Microsoft-Supports, dass man an Yammer festhalten werde – trotz der Überschneidungen mit Microsoft Teams. Beide hätten ihre Daseinsberechtigung, da sie unterschiedliche Ausrichtungen böten. So sei Yammer beispielsweise eher für die unternehmensweite Kommunikation ausgelegt, Microsoft Teams eher für kleine und mittelgroße Gruppen. Das Enterprise Social Network Yammer kann in einigen Aspekten ähnlich zu Teams genutzt werden, den zentralen Ort für Teamarbeit bietet jedoch nur Teams. Mit der Integration von Yammer in Microsoft Teams verbindet Microsoft beide Lösungen in einer Anwendung. 

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