11 Anregungen für eine bessere Work-Life-Balance als Freelancer

Freelancer arbeiten, wo und wann sie wollen: Was auf den ersten Blick fantastisch klingt, offenbart auf den zweiten Blick einige Tücken. Wenn die Grenzen von Beruflichem und Privatem so sehr verschwimmen, fällt es vielen Selbstständigen schwer, die Work-Life-Balance zu finden. Von Wochenplan über Diensthandy zu Outsourcing – Thomas Maas, CEO von freelancermap, gibt elf Tipps, wie Freelancer im digitalen Zeitalter den Spagat zwischen Beruf und Freizeit meistern.

(Illustration: © beachboyx10, depositphotos.com)

1. Was muss, was kann? – Prioritäten setzen

Für Freelancer ist die eigentliche Tätigkeit im Fachgebiet oft nur ein Bruchteil ihrer Aufgaben. Eigenvermarktung, Kundengewinnung, Netzwerken: Die Liste der To-dos reißt oft nicht ab.

Um die Oberhand über die eigenen Aufgaben zu behalten, müssen Selbstständige klare Prioritäten setzen: Was muss ich heute erledigen? Welche Aufgaben reichen auch morgen noch? Ein nützliches Tool ist hier die Eisenhower-Matrix: Man listet dafür alle anstehenden Aufgaben auf und ordnet sie dann in vier Kategorien ein:

  • Was ist wichtig und dringend? Diese To-dos sollten Sie möglichst zeitnah erledigen.
  • Welche Aufgaben sind zwar nicht wichtig, aber trotzdem dringend? Auch sie sollten Sie bald in Angriff nehmen.
  • Was ist zwar wichtig, aber nicht dringend? Diese Kategorie reiht sich an dritter Stelle auf der eigenen Agenda ein.
  • Weder wichtige noch dringende Aufgaben sollten Sie zwar auf dem Radar behalten, aber erst in Zeiten eines Leerlaufs angehen.

2. Benachrichtigungen aus – Ablenkungen vermeiden

Ein neuer Like auf Instagram, eine Nachricht im WhatsApp-Gruppenchat oder eine fällige Erinnerung – trudelt eine Benachrichtigung ein, leuchtet das Smartphone-Display auf und stört damit den eigenen Fokus. Durchschnittlich eine Minute dauert es, bis wir danach wieder voll konzentriert sind. Die Produktivität leidet signifikant unter den ständigen Ablenkungen, so dass man länger braucht, um eine Aufgabe zu erledigen und vielleicht deswegen abends noch eine Stunde länger arbeiten muss.

Um effizient zu sein, sollten Sie Ihr Smartphone entweder in den Nicht-Stören-Modus versetzen oder zumindest alle überflüssigen Benachrichtigungen abstellen.

Was Ihren Laptop betrifft, müssen Sie sich auch überlegen, welche Push-Benachrichtigungen essenziell für Ihre Arbeit sind, alle anderen sollten Sie rigoros abstellen.

Trauen Sie sich auch mal, in Phasen von maximalem Fokus Ihre E-Mails oder Projektmanagement-Tools zu beenden! Sie werden höchstwahrscheinlich keine Nachrichten erhalten, die nicht auch noch eine Stunde hätten warten können.

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3. Strukturiert, aber nicht minutiös – Vorausschauend planen

Ob Steuererklärung oder Jahresabschluss: Zusätzlich zu den regulär anstehenden To-dos kehren auch bestimmte außerplanmäßige Aufgaben immer wieder. Kalkulieren Sie diese daher rechtzeitig in das eigene Pensum ein, um unnötige Überstunden zu vermeiden.

Hier bewährt es sich, zu Beginn der Arbeitswoche alle zu erledigenden Aufgaben auf die einzelnen Tage aufzuteilen und ihnen feste Zeitslots einzuräumen. Während manche noch den händischen Terminplaner bevorzugen, lohnt sich eine digitale Version, da Sie dort einfacher Geschäftstermine per integrierter E-Mail-Einladung vereinbaren sowie Kalender von z.B. Geschäftspartnern verknüpfen können.

Lassen Sie in Ihrem Arbeitstag jedoch immer etwas Luft für spontan anfallende Aufgaben, um sich eine gewisse Flexibilität zu erhalten – manche dringenden To-dos flattern eben doch spontan rein.

4. Wer rastet, der leistet – Pausen machen

Niemand kann den ganzen Tag Höchstleistungen erbringen, deshalb sollten Sie regelmäßige Pausen in Ihren Wochenplan aufnehmen. Ist der Lunch offiziell im Kalender eingetragen, so sinkt die Versuchung, vor dem Laptop während der Arbeit zu essen – Sie haben schließlich einen Termin mit sich selbst.

Nicht genügend Urlaub zu nehmen ist ein Fehler, den sowohl frischgebackene Selbstständige als auch langjährige Freelancer immer wieder begehen. Nur wer dem Kopf ausreichend lange Pausen einräumt, kann danach wieder voller Tatendrang To-dos abhaken!

Selbstständige nehmen sich laut unserem Freelancer-Kompass durchschnittlich 26 Tage im Jahr frei, um ihre Energieressourcen wieder aufzuladen. Tragen Sie Ihren Urlaub sofort in den Kalender ein, so ist die Zeit zum Abschalten genauso verbindlich wie das nächste Kundenmeeting.

5. Klare Kante zeigen – Arbeit und Freizeit strikt trennen

Beim Auftraggeber vor Ort, im Coworking Space oder doch im Home Office? Freelancer haben die Qual der Wahl, was ihren Arbeitsplatz betrifft.

Wer von Zuhause aus seiner Tätigkeit nachgeht, läuft Gefahr, dass sich Arbeit in den Feierabend oder das Wochenende einschleicht: Dient das Sofa oder der Esstisch als Schreibtisch, erinnert sein Anblick Sie irgendwann  an unerledigte Aufgaben und sorgt für ein schlechtes Gewissen in der Freizeit.

Wenn Sie am liebsten von den eigenen vier Wänden aus freelancen, sollten sich ein Büro einrichten und auch wirklich nur dort arbeiten. Zum Feierabend schließen Sie die Tür zum Arbeitszimmer und entspannen im Rest der Wohnung.

Ein Coworking Space bietet im Vergleich zum Home Office den Vorteil, dass man dort nicht alleine im stillen Kämmerchen sitzt. Unter den Kollegen im Mietbüro finden sich häufig potenzielle Geschäftspartner oder sogar Freunde, die den Arbeitsalltag aufwerten und sozialer gestalten.

Unabhängig davon, wo Sie Ihrer Tätigkeit nachgehen: Legen Sie Geschäftszeiten fest und kommunizieren diese an Auftraggeber und andere Business-Partner. Wer Sie nach dem offiziellen Ende des Arbeitstages noch versucht zu erreichen, muss sich bis zum nächsten Morgen gedulden.

6. Geschäftliches vs. privates Klingeln – Diensthandy anschaffen

Das Smartphone ist unser ständiger Begleiter und wir sind fast immer und überall erreichbar, was einer der größten Stressfaktoren unserer Zeit ist. Vor allem, wenn man Privates und Geschäftliches auf dem selben Handy abwickelt, kann man nie wirklich abschalten, denn jedes Klingeln könnte ein wichtiger Anruf des Auftraggebers sein. Kunden gehen oft einfach davon aus, dass Freelancer als Dienstleister ständig zur Verfügung stehen und rufen zu den absurdesten Zeiten an.

Um der ständigen Erreichbarkeit zumindest aus beruflicher Sicht den Riegel vorzuschieben, sollten Sie deshalb in ein Geschäftshandy investieren. Während sich ein Dual-Sim-Smartphone als scheinbar kostengünstige Lösung anbietet, können Geschäftspartner Sie damit dennoch zu jeder Tages- und Nachtzeit kontaktieren. Besorgen Sie sich daher ein separates Diensthandy und geben Sie auf Ihrer Website, Visitenkarte und in der Zusammenarbeit mit Kunden nur die Dienstnummer und Ihre Arbeitszeiten an.

Pünktlich zum Feierabend schalten Sie das geschäftliche Smartphone rigoros aus und genießen ungestört Ihre Freizeit.

7. Zeit und Geld sparen – An externe Dienstleister outsourcen

Freelancer haben immer mehr als genug zu tun: Wenn kein Projekt ruft, stehen häufig administrative Aufgaben an. Rechnungen schreiben, Zahlungen tätigen, die eigene Website überarbeiten – die Liste ist scheinbar endlos.

Statt sich selbst zu quälen und unnötig viel Zeit und Energie in solche Zusatzaufgaben zu investieren, sollten Sie lieber outsourcen. Niemand kann alles gleich gut beherrschen, fokussieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen! Übertragen Sie weitere Aufgaben nach Möglichkeit auf andere Dienstleister, die auf diesem Gebiet Experten sind.

Zudem ist Outsourcing erschwinglich: Jede Ihrer Arbeitsstunden muss erst mal refinanziert werden, je schneller also eine Aufgabe erledigt ist, desto kostengünstiger für Sie. Wenn Sie nun Buchhaltung selbst machen, brauchen Sie dafür deutlich länger als eine externe Fachkraft, die über das entsprechende Fachwissen und die notwendigen Ressourcen verfügt.

Indem Sie To-dos an qualifizierte Dienstleister outsourcen, sparen Sie unterm Strich Geld und können die dadurch frei gewordene Zeit nun zielführend in Ihr Fachgebiet investieren.

8. Immer wieder gerne – Stammkunden erarbeiten

Kunden kommen und gehen, aber ein gewisser fester Kundenstamm macht das Leben als Freelancer deutlich leichter. Vom Onboarding bis zum Workflow: Bei neuen Kunden müssen Sie erst einen für alle Beteiligten passenden Arbeitsmodus entwickeln.

Haben Sie hingegen eine bereits langjährige Beziehung zu einem Kunden, fallen aufwändige Briefings weg und Sie können sofort operativ durchstarten. Arbeiten Sie zum erneuten Mal mit einem Auftraggeber zusammen, können Sie zudem viel individueller auf spezifische Wünsche eingehen – die ideale Zusammenarbeit also.

Wenn Sie für neue Projekte auf einen soliden Stamm an Kunden zurückgreifen können, werden Leerlaufzeiten unwahrscheinlicher und darüber hinaus müssen Sie signifikant weniger Zeit in die Suche nach potenziellen Aufträgen investieren. So vermeiden Sie Stress und Unsicherheit.

9. Zeit für sich – Eigene Interessen nicht vernachlässigen

Wenn es mal wieder stressig wird, fällt meist die Zeit für sich selbst als erstes unter den Tisch. Zwischen Arbeit, Haushalt und anderen Alltagspflichten kommen Sie als Individuum mit eigenen Interessen und Hobbys häufig zu kurz.

Freizeitbeschäftigungen haben jedoch einen ausgleichenden Effekt auf das Leben: Sie sollen Sie nicht beruflich weiterbringen, sondern dienen rein der persönlichen Leidenschaft. Wenn Sie Ihrem Hobby nachgehen, lassen Sie den Stress und die Sorgen von Arbeit und Alltag hinter sich und widmen sich ganz sich selbst. Das mag egoistisch klingen, ist aber notwendig, damit Sie mit neuer Energie und einem frischen Blick die Herausforderungen des täglichen Lebens angehen können.

Räumen Sie sich daher bewusst Zeit ein, um z.B. zum Sport zu gehen oder ein Buch zu lesen und vermerken Sie das Date mit sich selbst verbindlich im Kalender. Kommt noch eine spontane Projektanfrage rein oder fragen Freunde, ob Sie mit Ihnen essen gehen wollen, bleiben Sie hart: Sie haben einen Termin mit sich selbst. Auch soziale Verpflichtungen können sonst zum Stress werden!

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10. Mental und physisch – Gesundheit als oberste Pflicht

Überlastung, Verspannungen, Rückenschmerzen – zu viel Stress schlägt sich sowohl psychisch als auch physisch nieder, dabei ist ein gesunder Körper und Geist Grundvoraussetzung für ein erfülltes Leben – egal ob im Privaten oder Beruf. Hier ist Prävention immer besser als Intervention: Leidet das eigene Wohlbefinden erst einmal, ist es schwerer, sich wieder zu 100% zu erholen, als einen fitten Kopf und Körper in Stand zu halten.

Um Ihrer Gesundheit etwas Gutes zu tun, sollten Sie den Arbeitsplatz so an Ihre Anforderungen anpassen, dass Sie z.B. rückenschonend sitzen können. Außerdem bietet Sport einen hervorragenden Ausgleich zum langen Arbeitstag, denn Bewegung beugt Stress vor bzw. lindert ihn und bringt die Blutzirkulation in Schwung. Bereits zwei Stunden Sport pro Woche senken das Risiko von Herz-Kreislauf-Erkrankungen um das Fünffache!

11. Mal runterkommen und sich fallen lassen – Private Kontakte pflegen

So wichtig Netzwerken ist, genauso wichtig ist es auch, soziale Kontakte ohne „beruflichen Mehrwert“ zu pflegen. Neue Geschäftspartner oder selbstständige Kollegen zu kennen, festigt zwar die eigene Position und den Marktwert in der Branche, aber Networking raubt auch viel Energie. Da Sie sich in Ihrer Rolle als Experte präsentieren wollen, können Sie schließlich nie ganz entspannt und zurückgelehnt in einem Gespräch sein, Sie müssen ja gut ankommen.

Wirklich abschalten kann man nur mit Freunden und Familie – also Menschen, die mit Ihrer Tätigkeit gar nichts zu tun haben. Pflegen Sie daher Ihre privaten Kontakte regelmäßig und tanken Sie neue Energie aus dem Zusammensein mit Angehörigen und Freunden.

Trotzdem ist es auch wichtig, mal komplett für sich alleine zu sein – lassen Sie also immer ein wenig Luft in Ihrer Freizeit, um einfach mal nur das zu tun, auf das Sie Lust haben.

Fazit: Erholung als Grundvoraussetzung für gute Arbeit

Die Work-Life-Balance muss nicht genau 50/50 sein, wichtig ist vielmehr, die Mischung zu finden, die für Sie persönlich am besten funktioniert. Ob Outsourcing, Prioritäten setzen oder Diensthandy anschaffen – klar zwischen Arbeit und Feierabend zu trennen sind wichtige Schritte, um langfristig Beruf und Leben unter einen Hut zu bringen. Statt immer nur zu funktionieren, müssen Sie sich unbedingt auch Zeit für sich selbst nehmen, damit Sie dem Alltagstrott mal entkommen können, sei es nun, um eine Runde laufen zu gehen oder ein Buch zu lesen. Menschen arbeiten qualitativ hochwertiger, wenn sie auch mal abschalten und den Kopf freikriegen – das gilt auch für Freelancer!


Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 78

Buzzwords und Hypes gehören im Digitalen zum Alltag und manchmal sind sie enorm wichtig und manchmal nur heiße Luft. Im Schwerpunkt dieser Ausgabe schauen wir uns an, warum Themen und Begriffe immer wieder in die Schlagzeilen geraten und wie Sie Rohrkrepierer besser von Revolutionen unterscheiden. In einem weiteren Beitrag nehmen wir uns einige aktuelle Marketing-Hypes vor und stellen Wunsch und Wirklichkeit gegenüber. Außerdem erklären wir, was hinter dem Begriff Business Intelligence steckt. Zwei Bonus-Artikel erklären darüber hinaus Googles neue Linkattribute und geben Freelancern 11 praktische Tipps für eine bessere Work-Life-Balance.

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