Produktivität: Auf der Suche nach der maximalen Effizienz

Unsere heutige Arbeitswirklichkeit ist geprägt von dynamischen Umwälzungsprozessen im Zuge der Digitalisierung, vielfältigen Kommunikationsformen, Globalisierung und neuen Arbeitsmodellen. Diese großen Veränderungen und Herausforderungen sind nicht vermeidbar und grundsätzlich auch begrüßenswert, doch sie haben auch eine Schattenseite: Noch nie war es so einfach sich zu verzetteln, sich abzulenken und die eigene Produktivität zu verlieren. Wir schauen in diesem Beitrag daher auf die gängigen Produktivitätskiller und geben Tipps, diese effektiv auszuschalten.

(Foto: Viktor Hanacek, picjumbo.com)

(Foto: Viktor Hanacek, picjumbo.com)

Wir leben in einer Gesellschaft, die sehr stark vom Leistungsgedanken geprägt ist. Da wundert es nicht, dass es zum Thema Produktivität allein bei Amazon in der Bücher-Kategorie weit über 2.000 Angebote gibt. Und die über vier Millionen Google-Treffer alle zu lesen würde die Lebenszeit eines einzelnen Menschen vermutlich locker übertreffen. Diese Zahlen lassen einerseits erahnen, dass es eine hohe Nachfrage nach Tipps zur Steigerung der Produktivität gibt, andererseits scheint es aber auch kein Patentrezept zu geben.

Dieser Beitrag soll sich daher dem Thema etwas anders nähern. Statt der üblichen Listen mit „10 Tipps, wie Sie Ihre Produktivität garantiert zu 100 Prozent oder mehr steigern“ stelle ich im ersten Teil verschiedene Problem dar, die die Produktivität ausbremsen können und zeige dazu mögliche Lösungen auf. Im zweiten Teil beschreibe ich, was ich selbst ganz konkret anstelle, um möglichst effektiv zu arbeiten.

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Teil 1: Was Produktivität behindert

Von Lerchen und Eulen: Planbarkeit von Produktivität

Zu welcher Tageszeit jemand besonders produktiv sein kann, ist auch eine Typfrage. Aus der Schlafforschung kennen wir das Modell der Lerchen und Eulen, bei dem zwei Typen unterschieden werden. Die Lerchen sind dabei die Frühaufsteher und die Eulen als Nachtvögel die Spätaufsteher. Während der Biorhythmus die Lerchen schon im Morgengrauen in die erste Hochphase der körperlichen und kognitiven Leistungsfähigkeit schickt, laufen die Eulen erst im Laufe des Tages zur Höchstform auf. Glaubt man den Statistiken, so zählt in Deutschland jeder Vierte entweder zu den Lerchen oder zu den Eulen – alle anderen gelten als sogenannte Normalschläfer. Das Schlafverhalten bestimmt maßgeblich den Biorhythmus und hat damit auch einen großen Einfluss auf unsere Produktivität. Kognitive Höchstleistungen erbringen Menschen dann viel leichter, wenn sie diese in den Hochphasen ihrer Leistungsfähigkeit hineinplanen können.

In vielen Unternehmen wird das aber allenfalls zufällig möglich. Zwar gibt es oftmals bereits Gleitzeiten, so dass Mitarbeiter sich ihre Arbeitszeit etwas freier einteilen können. Doch wenn die höchste Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters in die Kernarbeitszeit fällt, sind oftmals andere Aufgaben wichtiger und müssen vorrangig erledigt werden. Individuell auf die persönlichen Bedürfnisse angepasste Produktivzeiten gibt es dagegen so gut wie gar nicht. Das wäre angesichts der ausufernden Meetingkultur in vielen Großkonzernen auch kaum denkbar. Hier ist es grundsätzlich schon schwer, einen Meeting-Termin für interdisziplinäre Projekte zu finden.

Tipp für mehr Produktivität: Richten Sie wenn möglich eine meetingfreie Produktivzeit in Ihrem Unternehmen ein und halten Sie diese dann strikt aufrecht. Zeitpunkt und Länge sind je nach Unternehmen unterschiedlich anzusetzen, sollten aber eng mit den Mitarbeitern abgestimmt sein. Doch Vorsicht: Stellen Sie unbedingt sicher, dass diese Phasen nicht als allgemeine Sprechzeiten missbraucht werden, weil jeder weiß, dass gerade keine Meetings stattfinden.

Kommunikative Disziplin als Grundvoraussetzung für Produktivität

Sie kennen das vermutlich alle: Gerade ist man im „Flow“, also so richtig im Produktivitätsfluss. Man ist konzentriert und steuert das eigene Floß traumwandlerisch sicher auf dem Strom der zu erledigenden Arbeiten – und plötzlich taucht wie aus dem Nichts ein Hindernis auf. Sie können nicht mehr reagieren und stürzen aus dem Flow zurück in die Realität. Wie konnte das passieren? Mit nicht geringer Wahrscheinlichkeit ist das Hindernis in Wirklichkeit der Kollege aus dem Nachbarbüro, der Ihnen eine sehr wichtige Frage stellen muss. Also für ihn ist sie schon ziemlich wichtig, irgendwie. Zumindest stört es ihn gerade sehr, dass er die Antwort nicht kennt. Aber er ist clever und fragt Sie. Denn er weiß ganz genau: Sie kennen die Antwort auf sein Problem, denn Sie haben sie ihm in der Vergangenheit schon mehrfach gegeben. Es stört Sie sicher nicht, dass Sie das jetzt gleich nochmals tun dürfen. Von Ihrem Flow wusste der Kollege ja nichts.

Ablenkungen von Kollegen gehören sicherlich zu den größten Produktivitätskillern in Unternehmen. Fast jeder kennt einen Kollegen, der lieber andere fragt als sich selbst um die Lösung eines Problems zu kümmern. Dabei spielt es dann keine große Rolle, ob er zu Ihnen ins Büro kommt, zum Telefon greift oder gar im Großraumbüro quer durch den Saal brüllt. Die eigene Produktivität ist erstmal ausgebremst, weil man sich mit einer anderen Sache beschäftigen musste. Das ist gleich doppelt ärgerlich, denn das Erleben eines Flows hat zusätzlich zum effektiven Arbeiten noch einige positive Nebeneffekte, wie in verschiedenen wissenschaftlichen Studien erkannt wurde. So werden im Flow beispielsweise Sorgen und Ängste zurückgestellt und es stellt sich ein diffuses Glücksgefühl ein. Der Psychologe Siebert A. Warwitz hat sich empirisch mit dem Flow-Erleben beschäftigt und vergleicht den Zustand mit dem eines spielenden Kindes. Daraus leitet Warwitz verschiedene Charakteristika für den Flow ab, wie hohe Konzentration auf die Aufgabe (das Spiel), Verschmelzung von Handeln und Bewusstsein oder eine teilweise Aufhebung des Zeitgefühls. Doch die Euphorie, die man im Flow empfindet hat noch einen anderen Grund:

„Im Flow belohnt sich die Tätigkeit selbst und benötigt kein Lob von außen!“

Das Großraumbüro als Produktivitätskiller Nr. 1

Wer also aus einem Flow gerissen wird, büßt die Belohnung, die Euphorie und die Produktivität ein. Das angenehme Gefühl kann dabei durchaus in Verärgerung gegenüber der Störungsquelle umschlagen. Bis es nach der Störung wieder zu einem erneuten Flow kommen kann, muss man nicht nur die volle Kontrolle und Konzentration wiedererlangen, sondern auch noch den Ärger verarbeiten. In der Regel dauert das mindestens 30 Minuten – immer vorausgesetzt, es erfolgt in dieser Zeit keine neuerliche Störung. Das bedeutet beispielsweise auch, dass Mitarbeiter in einem Großraumbüro praktisch keine Chance haben, sich einen Flow zu erarbeiten. Dabei sollte das Konzept Großraumbüro doch eigentlich die Produktivität über mehr Kommunikation fördern, was Mitte des 20. Jahrhunderts noch als ausschließlich positiver Effekt angesehen wurde. Auch wenn wir heute in den großen Unternehmen wieder kleinere Büros vorfinden, so dürfte die Mehrheit der Büroarbeiter mit etwa fünf bis zehn Kollegen in einem Raum sitzen. Bei klaren Kommunikationsregeln, entsprechender Disziplin und gegenseitiger Rücksichtnahme kann dabei durchaus ein produktives Arbeitsumfeld entstehen, doch die Regel ist das sicher nicht.

Tipp für mehr Produktivität: Sollten die meetingfreien Produktivzeiten nicht ausreichen, beziehungsweise in einem Großraumbüro nicht umsetzbar sein, so sollte es ruhige Einzelarbeitsplätze geben, auf die sich Mitarbeiter jederzeit zurückziehen können. Es reicht aber nicht, einen großen Meetingraum zur Verfügung zu stellen, den sich 20 Mitarbeiter teilen können, wenn er denn nicht von einem Meeting besetzt ist. Ein Ausweg kann auch ein Home-Office-Tag sein, wenn der Mitarbeiter daheim die nötige Ruhe herstellen kann.

Auf der Suche nach der richtigen Dosis

Wirklich produktiv arbeiten kann man nur, wenn die Dosis quantitativ wie qualitativ stimmt. Wer zu viel Arbeit auf dem Tisch liegen hat, fühlt sich schnell überfordert, ist gestresst und hat kaum mal das Gefühl etwas fertig zu bekommen. In der Folge sinkt die Motivation. Frust und Resignation machen sich breit. Das gilt besonders dann, wenn die zeitliche Überforderung zum Dauerzustand wird. Gleiches gilt für eine qualitative Überforderungen. Werden an einen Mitarbeiter permanent Anforderungen gestellt, die er kaum oder nur gerade so erfüllen kann, sinkt auch hier die Motivation. Langfristig können sich ständige Überforderungssituationen nicht nur in Produktivitätsverlusten zeigen, sondern auch gesundheitliche Folgen haben. Zwar ist der populär-wissenschaftliche Begriff des Burnouts sehr unpräzise und etwas überstrapaziert, aber die sich dahinter verbergenden Symptome Verlust der Leistungsfähigkeit und emotionale Erschöpfung beruhen oft auf einem Ungleichgewicht zwischen Anforderungen und Ressourcen.

Siehe zu diesem Thema übrigens auch das Interview mit Heilpraktiker Ulrich Heister in dieser Ausgabe des UPLOAD Magazins.

Da auch Unterforderungen zulasten der Produktivität gehen, ist die Suche nach der richtigen Dosis sehr entscheidend für die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters. In der täglichen Arbeitspraxis wird bei den Verantwortlichen darüber aber wenig bis gar nicht nachgedacht. Beurteilt werden oft nur die belastbaren Ergebnisse, nicht aber der Weg dorthin oder gar wie sich der Mitarbeiter dabei gefühlt hat. Allerdings gibt es auch Personen, die sehr viel mehr Arbeiten an sich reißen als sie produktiv bewältigen können. Auch für sie muss eine verträgliche Dosis gefunden werden.

Tipp für mehr Produktivität: Abteilungs-, Projekt- und Teamleiter sollten bei der Verteilung von Arbeiten und Aufgaben auf die individuellen Fähigkeiten jeder Einzelperson eingehen und die Arbeitsprozesse beobachten, um bei Bedarf Feinjustierungen vornehmen zu können. Das hört sich zwar banal an, aber in der heutigen Arbeitswelt ist das keinesfalls eine gängige Praxis.

Parkinson Gesetz: Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht.

Es ist ein bekanntes Phänomen: Man hat für eine zu erledigende Aufgabe zwei Tage Zeit. Aus der Erfahrung heraus weiß man aber, dass man höchstens einen Tag braucht. Dennoch stellt man zum Abschluss der Aufgabe oft fest, dass man die kompletten zwei Tage gebraucht hat, auch wenn man es in der Hälfte der Zeit geschafft hätte. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Aufgabe von einer Einzelperson oder von einer Gruppe erledigt werden soll. Daher kann man hier von einem arbeitspsychologischen Phänomen sprechen, das über die spezifischen Arbeitsgewohnheiten von Einzelpersonen hinausgeht. Erkannt hat dies zuerst der britische Philosoph und Soziologe Cyril Northcote Parkinson, der es zum ersten Parkinsonschen Gesetz machte: „Work expands so as to fill the time available for its completion.“

Parkinson erkannte dieses Phänomen durch eine Beobachtung im Verwaltungswesen. Er konnte nachweisen, dass es in der Verwaltung einen steten Zuwachs an Personal gibt, der aber unabhängig vom Umfang der zugewiesenen Aufgaben ist. Seit der ersten Veröffentlichung im Jahre 1955 hat sich an diesem Verhaltensmuster nichts verändert. Es ist auch keinesfalls nur auf Verwaltungen beschränkt, sondern kommt ebenso in Unternehmen vor. Und wie bereits geschildert, macht es auch vor Einzelpersonen keinen Halt. Eigentlich hätte ich diesen Artikel zu diesem Zeitpunkt schon längst fertig haben können, aber ich hatte ja noch Zeit…

… zum Beispiel für Facebook, Twitter oder Instagram!

Wir kommen jetzt also zu meinen persönlichen Beobachtungen und Gegenmaßnahmen, Taktiken und Tipps & Tricks.

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Teil 2: Was Produktivität fördert

Wie aus Prokrastination ein effektives Produktivitätsinstrument wird

Wir alle tun es: aufschieben. Die einen gehen damit offensiv um, weil sie keine negativen Auswirkungen befürchten müssen. Die anderen tun es eher im Stillen und belügen sich teilweise sogar selbst. Denn etwas aufzuschieben, was man eigentlich dringend erledigen müsste, ist ein natürliches Verhalten. Je freier wir in unserem Handeln sind, umso eher verfallen wir ab und an dem extremen Aufschieben, der Prokrastination. Gründe gibt es dafür genug:

  • Man findet etwas anderes gerade viel spannender.
  • Man weiß nicht recht, wie man anfangen soll.
  • Eine neue Facebook-Benachrichtigung will dringend gelesen werden.
  • Man hat gerade gar keine Zeit dafür (was aber gar nicht stimmt).
  • Die Tätigkeit ist einfach unangenehm.

Für angestellte Arbeitnehmer kann das je nach Position und Ausmaße unter Umständen ernsthafte Folgen bis hin zur Kündigung haben. Doch soweit kommt es in der Regel nicht, denn es finden sich immer Begründungen für die Aufschieberitis. Zudem kommt es auch darauf an, was man aufschiebt und was man stattdessen macht. Ergeben sich aus der Nichterledigung einer Aufgabe keine unmittelbaren Nachteile und nutzen wir die Aufschiebezeit dennoch für eine nützliche Sache, dann kann die Prokrastination sogar ein Mittel zur Produktivitätssteigerung sein.

Mir persönlich geht es oft so, dass ich für bestimmte Aufgaben einen passenden Moment abwarte. Statt eine anstehende Aufgabe also sofort anzugehen, horche ich quasi in mich hinein und versuche herauszufinden, ob das gerade die passende Tätigkeit für die unmittelbare Situation ist. Dieser Beitrag, den Sie gerade lesen, habe ich durch diese Herangehensweise mehrfach verschoben. Nicht, weil ich keine Lust auf das Thema hatte, ich so viele andere Dinge zu tun hatte oder mir die Aufgabe zu schwer war. Mir ging es eher darum, den optimalen Zeitpunkt zu finden, um die Aufgabe mit großer Motivation, Spaß und Leidenschaft angehen zu können. Nur so kann ich wirklich effizient und produktiv arbeiten.

Sicher hätte ich diesen Artikel auch schon drei Wochen früher schreiben können und vermutlich hätte er sich inhaltlich nicht großartig unterschieden. Aber mit großer Wahrscheinlichkeit hätte ich für den Schreibvorgang deutlich länger gebraucht und vielleicht wäre er auch ein wenig „hakeliger“ gewesen, weil ich nicht in Schreibfluss gekommen wäre. Wenn ich das Gefühl habe, dass ich einen Arbeitstag erwischt habe, an dem ich weniger gut kreativ arbeiten kann, dann lasse ich es lieber ganz. Ich kann mich zwar dennoch an kreative Arbeiten machen, aber sie werden nie so gut, wie ich sie an meinen Kreativtagen hinbekomme. Dazu kommt noch der Zeitverlust, da mir die selbst aufgezwungene Arbeit nur schwer von der Hand geht und deutlich mehr Zeit beansprucht. An solchen Tagen ziehe ich einfach andere Aufgaben vor, die weniger Kreativität verlangen. Damit prokrastiniere ich zwar eine unter Umständen viel wichtigere Aufgabe, schaffe mir aber gleichzeitig den Freiraum, sie zu einem anderen Zeitpunkt viel effektiver zu erledigen. So wird aus dem Produktivitätskiller Prokrastination letztlich ein effektives Mittel für mehr Produktivität. Das funktioniert natürlich nur, wenn man das Aufschieben so steuert, dass andere Aufgaben nahezu nahtlos bereitstehen.

To-Do-Listen: Mehr Hilfestellung als Ablaufplan

Dazu ist es schon im Vorfeld wichtig zu wissen, welche Aufgaben man in den nächsten Wochen noch zu erledigen hat. Ein klassischer Fall für eine To-Do-Liste. Ich setze sie allerdings wenig formal ein, sondern eher als gedankliche Stütze. Für mich ist sie dann kein Ablaufplan, der mir meinen Arbeitstag strukturiert, sondern eine Entscheidungshilfe für die Frage, welche Aufgabe ich als nächstes erledige. Ich greife auch nur dann auf meine Liste zurück, wenn ich das Gefühl habe, dass ich gerade eine andere Aufgabe brauche. Dann erspart es mir Zeit, weil ich einfach etwas auswählen kann, statt mir erst Gedanken machen zu müssen.

Ich nutze dafür übrigens kein Tool mehr, nachdem ich mehrere ausprobiert habe. To-Do-Apps wie zum Beispiel Wunderlist wollen gepflegt werden und dazu müsste ich sie praktisch jeden Tag nutzen. Das lenkt mich allerdings eher ab als es mir hilft, so absurd das auch klingen mag. Für mich persönlich sind Papierzettel tatsächlich praktikabler, da sie schneller geschrieben sind und ich mich an keine Funktionen orientieren muss, die schnell mal zu Einschränkungen führen können. Ein To-Do-Listen-Tool, dessen Nutzung viel Zeit und Engagement erfordert, hilft mir höchstens bei der Prokrastination.

Huch, eine neue Notification!

Wer viel im Social Web unterwegs ist und die zahlreichen Social Networks zum Austausch, zur Inspiration und zur Vernetzung nutzt, kann damit auch leicht ganze Tage verbringen. Sehr gut ist das vor allem zum Zeitvertreib, für die Produktivität ist das eher nicht so förderlich. Auch wenn ich meine Netzwerke regelmäßig nutze, um von dem Wissen und den Erfahrungen meiner Kontakte zu profitieren, so versuche ich mich an wirklich produktiven Tagen an der Social-Web-Abstinenz. Dabei ist die wichtigste Maßnahme für mich die Trennung von Produktion und Kommunikation. Während ich auf meinem Laptop alle Kanäle wie E-Mail, Facebook oder Twitter offen habe, finden diese auf meinem Desktop-Gerät nicht statt. Der E-Mail-Client ist gar nicht erst eingerichtet, einen Twitter-Client habe ich hier nicht installiert und auch bei Facebook bin ich nicht angemeldet. So kann ich mich auf den Arbeitsrechner konzentrieren und werde hier nicht von den Aufmerksamkeitsmagneten in andere Bahnen gelenkt. Dazu lasse ich zusätzlich meinen Laptop und mein Smartphone verstummen, damit mich auch keine Benachrichtigungstöne ablenken. Stattdessen läuft bei mir im Hintergrund eine Spotify-Tracklist mit Musik, die ich als angenehm zum Arbeiten empfinde. Gelingt es mir dann noch in den „Flow“ zu kommen, kann ich diesen Zustand höchster Produktivität maximal ausreizen.

Wer nicht komplett auf die Signale der Außenwelt verzichten kann, sollte es mal mit festen Zeiten versuchen. Mit einer Regel wie zum Beispiel „Zu jeder vollen Stunde schaue ich für 5-10 Minuten auf meine Notifications!“ kann man sich selbst disziplinieren. Gerade für den Anfang ist das eine gute Übung, weil man in dieser Phase oft noch das Gefühl hat, man würde etwas verpassen, wenn man das Social Web links liegen lässt. Mit der Zeit und genügend Disziplin ändert sich das allerdings und man kann längere Zeiten auf Twitter, Facebook & Co. verzichten. Denn wenn nicht gerade ein Shitstorm droht, von denen es weniger gibt, als man meint, oder andere seltene Gründe sofortige Reaktionen erforderlich machen, haben bestimmt 99 Prozent aller Interaktionsgelegenheiten auch noch ein oder zwei Stunden Zeit.

Ein Zusatztipp für die partielle Social-Media-Abstinenz: Wer einen Tag mit wenig Ablenkung plant, sollte damit gleich morgens starten. Das klappt in der Regel aber nicht, wenn man zuvor noch kurz eine Diskussion anstößt, die garantiert Reaktionen provoziert, auf die man selbst dann wieder reagieren muss. Das gilt übrigens auch für fertigte Blogbeiträge, die an dem Tag veröffentlicht werden. Ich weiß das, denn genau das wurde mir schon mehrfach zum Verhängnis.

Minimierung von Meetings, Telkos und Telefonaten

Manchmal ist es wichtig und sogar produktiv, wenn man wichtige Teamaufgaben in einem Meeting oder einer Telko besprechen kann. Wenig hilfreich ist es dabei allerdings, wenn hier nicht alle mitziehen und Einzelpersonen den Gesamterfolg verhindern, weil sie nicht anwesend sind oder sich nicht vorbereitet haben. Wenn so etwas häufig vorkommt und achselzuckend hingenommen wird, dann ist das ein deutliches Zeichen für Meetingwahnsinn. Überprüfen Sie also in Ihrem Unternehmen regelmäßig, wie professionell und damit produktiv Meetings abgehalten werden. Ein einstündiges Meeting mit 10 Personen bei dem kein Ergebnis erzielt wird, erzeugt nicht nur Frust, sondern vernichtet zugleich auch 10 Arbeitsstunden. Ohne Frage besetzt die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern eine sehr wichtige Funktion, nur muss sie in der Praxis auch ausgelöst werden. Geht es dagegen nur um regelmäßige Treffen, bei denen maximal Reportings vorgestellt werden, sollte die Kosten-Nutzen-Frage gestellt werden.

Generell sollten Sie für jedes Meeting

  • eine klare Zielsetzung formulieren,
  • sorgfältig überlegen, wer unbedingt teilnehmen muss,
  • einen festen Zeitrahmen ansetzen und einhalten,
  • ein Protokoll erstellen, in dem alle wichtigen Diskussionspunkte festgehalten werden,
  • auf die Vorbereitung aller Teilnehmer achten.

Ein weiterer Zeitfresser sind Telefonate. Zum einen reißen sie den Angerufenen abrupt aus seiner Produktivität, denn nur sehr selten hat der Anrufgrund etwas mit dem zu tun, was man gerade tut oder ist dafür sogar hilfreich. Zum anderen verlängern sich Telefonate schnell über das eigentliche Thema hinaus und erhöhen somit die Gefahr, sich mit anderen Dingen zu beschäftigen, statt mit der eigentlich geplanten Aufgabe. Helfen können hier einige Regeln.

Telefonieren sollten Sie nur, wenn:

  • Sie eine Frage, ein Problem sofort klären müssen
  • Sie eine Frage, ein Problem nicht selbst klären können
  • nur eine Person die Frage oder das Problem klären kann
  • der Einsatz anderer Kommunikationsmittel für beide Seiten unproduktiver wäre (z.B. bei mehrfachen Rückfragen).

Für mich als Freelancer hat es sich sehr bewährt, Telefontermine im Vorfeld abzusprechen. So kann ich diese Unterbrechung in meinen Tagesplan aufnehmen und sie wirkt weniger disruptiv wie ein abrupter Anruf. Das Telefon einfach klingeln zu lassen, ist dagegen oftmals kontraproduktiv, da man sich im Anschluss fragt, ob es wohl ein wichtiger Anruf war. Da ist es dann doch besser das Telefonat anzunehmen und um einen späteren Rückruf zu bitten, wenn es gerade nicht passt.

Belohnung für produktives Arbeiten

Ein wichtiger Faktor für ein dauerhaft produktives Arbeiten ist die Motivation. Wenn es sich für mich lohnt, eine Aufgabe effektiv und produktiv zu erledigen, kann ich mich dafür besser motivieren. Die bekannteste Form einer solchen Belohnung ist ein Lob des Vorgesetzten. Gerade bei größeren Aufgaben verlängert das die eigene Euphorie, die sich oft nach der Erledigung entstellt, so dass dieses positive Gefühl gleich für den Start in die nächste Aufgabe genutzt werden kann. Da man Fremdlob aber nicht einfordern oder garantiert erwarten kann, gibt es auch andere Formen der Motivationssteigerung über Belohnungen. Ich belohne mich beispielsweise für eine sehr produktive Woche, in der ich alle gesteckten Ziel erreicht habe, mit einem wörtlich genommenen Freitag.

Diesen Belohnungstag verbringe ich dann gerne auch offline und tue Dinge, für die ich sonst keine Zeit habe. Das hat gleichzeitig mehrere Effekte. Zum einen fühlt es sich einfach gut an, wenn man sich für produktive Zeiten selbst belohnt. Zum anderen erlaube ich mir eine zusätzliche Auszeit, die mir neues kreatives und produktives Potenzial für die nächsten Aufgaben verschafft. Gerade wenn es um kreative Tätigkeiten geht, ist weniger oft mehr. In der Praxis erlebt man dagegen oft einen natürlichen Reflex: Hohes Arbeitsaufkommen wird mit zeitlichem Mehraufwand beantwortet. Das mag für Fleißaufgaben, die einfach nur abgearbeitet werden müssen, eine vernünftige und praktikable Reaktion sein, doch für kreative Arbeiten gilt das nicht. Jeder Mensch hat für jeden Tag ein gewisses Kreativpotenzial zur Verfügung, das individuell unterschiedlich groß ausfallen kann. Ist dieses Potenzial verbraucht, muss es sich erst erneuern, damit kreative Arbeiten wieder leicht von der Hand gehen. Geht man stattdessen ins Minus, dauert der Aufladevorgang im Anschluss entsprechend länger. Kreative Mehrarbeit kann also schnell zu einer sich selbst verstärkenden Abwärtsspirale führen.

Dass eine Vier-Tage-Woche die Produktivität steigern kann und gleichzeitig auch die Krankheitstage reduzieren hilft, zeigen verschiedene Beispiele:

Fazit: Produktivität ist planbar

Wer produktiv arbeiten möchte, sollte ein paar Regeln einhalten. Wichtig sind ein gelebter Rhythmus mit produktiven und unproduktiven Phasen, regelmäßige Auszeiten und Motivation durch Belohnung als Rahmenbedingungen. Wer noch mehr Regeln braucht, weil die Selbstdisziplin eher ein zartes Pflänzchen ist, sollte sich Produktivitätskonzepte wie beispielsweise die Pomodoro-Methode oder Getting Things Done ansehen. Doch der für mich wichtigste Punkt: Jeder Mensch ist anders und jeder muss für sich selbst eine individuelle Methode entwickeln, um produktiv zu arbeiten. Vielleicht finden Sie in diesem Beitrag die eine oder andere Anregung für Ihr eigenes Produktivitätssetup.

Artikel vom 04. Oktober 2016