Experten-Interview: Wie gut ist „Workplace by Facebook“ im Vergleich zu anderen Social Intranets?

„Workplace by Facebook“ heißt das Social-Intranet-Angebot des weltgrößten sozialen Netzwerks, aber wie gut steht es im Vergleich zur Konkurrenz da? Wir haben uns dazu mit einem Experten unterhalten: Lutz Hirsch berät mit seiner Firma Hirschtec seit über zehn Jahren in Sachen Intranet. Sein Urteil: Funktional hat die Konkurrenz mehr zu bieten. Zudem dürfte das Facebook-Image nicht zuletzt in Deutschland hinderlich sein – beispielsweise mit Blick auf den Datenschutz. Dafür ist es flexibel einsetzbar und wird schnell verstanden.

Workplace by Facebook ist ein Social-Intranet-Angebot für Unternehmen. (Foto: Facebook)

Workplace by Facebook ist ein Social-Intranet-Angebot für Unternehmen. (Foto: Facebook)

Moderne Intranet-Lösungen sollen die Arbeit erleichtern und nicht zuletzt die Zusammenarbeit fördern. „Ein Social Intranet ist kein Technologieprojekt, sondern eine andere Art zu arbeiten“, hatte Experte Lutz Hirsch bereits in einem früheren Interview mit uns erklärt. Darin gibt er nebenbei bemerkt einen guten Überblick über den vielfältigen Markt, der von simplen Lösungen bis hin zur kompletten Suite reicht. Insofern sei dieses frühere Interview allen empfohlen, die sich noch nicht so genau mit der Thematik auseinandergesetzt haben.

Wer heutzutage „social“ sagt, denkt jedenfalls schnell an Facebook – nur eben nicht, wenn’s ums Unternehmen geht. Das möchte das Social Network nun gern ändern. „Workplace by Facebook“ firmierte dabei zunächst als „Facebook at Work“ und wurde intern bereits lange genutzt, hatte später eine geschlossene Beta im kleinen Kreis und ist nun, gut ein Jahr später, für alle Interessenten verfügbar.

Was ist und kann Workplace by Facebook?

Als „das Beste von Facebook plus neue Funktionen“ wird es dabei in der offiziellen Pressemitteilung charakterisiert. Deshalb findet man als Workplace-Nutzer viele bereits vertraute Elemente: den Newsfeed auf der Startseite, Gruppen, den Chat, aber auch Features wie Facebook Live. Zu den Neuheiten gehört ein Dashboard mit Statistiken und zudem sollen sich andere Dienste besonders einfach integrieren lassen. Angekündigt sind außerdem Gruppen, in die man externe Nutzer einladen kann.

Die Preise für Workplace seien „konkurrenzfähig“, sagt Facebook. Konkret bedeutet das: Drei Monate lang kann man es kostenlos ausprobieren. Danach bezahlt man pro aktivem Nutzer und Monat. Für die ersten 1.000 sind es je 3 US-Dollar. Für die nächsten 9.000 dann 2 US-Dollar. Darüber hinaus 1 US-Dollar. Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen können es gratis nutzen. Beschränkungen zum Beispiel für die Zahl der Dateien gibt es keine.

Facebooks „Workplace“ will vor allem mit seiner Vertrautheit punkten. Dazu gehören Features wie der Messenger (hier „Work Chat“ genannt) sowie Facebook Live. (Foto: Facebook)

Facebooks „Workplace“ will vor allem mit seiner Vertrautheit punkten. Dazu gehören Features wie der Messenger (hier „Work Chat“ genannt) sowie Facebook Live. (Foto: Facebook)

Wichtig ist noch zu wissen, dass sich die Nutzer nicht mit ihrem privaten Facebook-Account einloggen. Sie bekommen für Workplace einen eigenen Zugang. Deshalb kann man Workplace auch dann nutzen, wenn man kein Facebook-Konto hat. Zudem sollte das die Verwechslungsgefahr zwischen Facebook und Workplace verringern.

Aber wie steht Workplace by Facebook nun im Vergleich zu anderen Social Intranets da? Dazu haben wir uns mit Lutz Hirsch unterhalten.

Experten-Interview mit Lutz Hirsch, Hirschtec

Glauben Sie, dass es ein genereller Vorteil oder Nachteil ist, dass dieses Social Intranet vom weltgrößten Social Network kommt? 

Das muss man aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten: Mitarbeiter lieben die Einfachheit bei Facebook und geben uns immer wieder bei Projekten mit auf den Weg: „Es soll so einfach und social wie bei Google und Facebook sein“. Führungskräfte sehen dies allerdings kritisch. Hier spüren wir die in Deutschland immer wieder auftretenden Vorbehalte, wenn es um das Thema „Sicherheit und Datenschutz“ geht.

Sehen Sie besondere Funktionen oder andere Stärken und Alleinstellungsmerkmale von „Workplace“ im Vergleich zur Konkurrenz?

Offen gesagt: nein. Vielmehr sind andere Plattformen wie Yammer, IBM Connections, coyo und Just Social viel besser an den Alltag im Unternehmen angepasst. Neben dem reinen Networking ist hier besonders die Unterstützung der strukturierten Informationsarbeit und die gute Integration in MS Office wichtig.

Andere Plattformen sind besser an den Alltag im Unternehmen angepasst.

Allerdings darf nicht unterschätzt werden, dass Mitarbeiter im Umgang mit Facebook überhaupt nicht geschult werden müssen und die Plattform damit sofort für jeden nutzbar ist. Das ist auch der Grund, weshalb viele Anwender in Unternehmen auf Plattformen wie WhatsApp ausweichen: Es ist einfach bereits aus der privaten Nutzung bekannt und dadurch schnell einführbar.

Was dabei aber nicht vergessen werden darf: Es gibt einen großen Unterschied zwischen Intranet und Internet. Mitarbeiter legen im Unternehmenskontext ganz andere Maßstäbe an. Sie müssen den Vorteil einer Plattform für ihre tägliche Arbeit erkennen und wünschen oft auch eine bewusste Trennung von Berufs- und Privatleben.

Gibt es funktionelle Lücken oder andere wesentliche Nachteile?

Ganz wesentlich für ein Intranet sind diese drei Säulen:

  • Top-Down-Kommunikation,
  • strukturierte Projektarbeit und Kollaboration
  • sowie Social Networking.

Wir beobachten, dass genau die Intranets eine besonders hohe Akzeptanz erreichen, die alle drei Säulen bedienen und sie zu einem sinnvollen Ganzen zusammenführen. Hier gibt es für Workplace sicher noch einiges zu tun. Momentan liegt der Fokus ja stark auf Social Networking. Eine Dokumentenvorschau oder das gemeinsame Arbeiten an Dateien ermöglicht die Facebook-Lösung nicht. Gleiches gilt für Strukturen und Prozesse. Außerdem liefert Workplace keinen eigenen Bereich für rein redaktionelle Inhalte, in dem zum Beispiel über Unternehmens-News informiert werden kann. Hier ist die Konkurrenz bereits einen Schritt weiter. Zudem sehen sich Unternehmen immer wieder mit großen Herausforderungen konfrontiert, wenn es bei internen Plattformen zu viele unterschiedliche Logins, verschiedene Suchfunktionen sowie unterschiedliche Nutzerprofile gibt. Das gilt auch schon für Unternehmen ab mehreren hundert Mitarbeitern. Aber sicher wird hier Facebook auf Basis der ersten Workplace-Projekte seine Erfahrungen machen und einen eigenen Weg finden.

Das Dashboard gehört zu den neuen Funktionen speziell für diese Social-Intranet-Lösung. Insgesamt lässt der Funktionsumfang aber zu wünschen übrig. (Foto: Facebook)

Das Dashboard gehört zu den neuen Funktionen speziell für diese Social-Intranet-Lösung. Insgesamt lässt der Funktionsumfang aber zu wünschen übrig. (Foto: Facebook)

Welche anderen Social-Intranet-Angebote und -Lösungen sehen Sie als direkte Konkurrenten an und was sind deren Stärken und Schwächen im Vergleich?

Konkurrenz sind in erster Linie die Plattformen, die ihren Fokus stark auf Social Networking legen. Das sind in Deutschland coyo, Just Social, Yammer und IBM Connections. Die Stärken all dieser Plattformen im Vergleich zu Workplace sind die Integration in das Unternehmensnetzwerk, eine gute Unterstützung der Projekt- und Informationsarbeit sowie die Einhaltung deutscher und europäischer Datenschutzrichtlinien (ausgenommen derzeit noch Yammer, das in den USA betrieben wird).

Yammer von Microsoft ist am ehesten mit Workplace vergleichbar

Bis auf Yammer können alle Plattformen auch umfassend auf das Branding des Unternehmens abgestimmt werden und bieten eine Möglichkeit, auf Jobprofile angepasste Oberflächen abzubilden. Schwächen liegen in einer teils starken Komplexität der angebotenen Funktionen (IBM Connections) und den hohen Einführungsaufwänden. Im direkten Vergleich ist unter den genannten Plattformen sicher Yammer von Microsoft die, die am ehesten mit Workplace vergleichbar ist.

Welches Angebot würden Sie empfehlen, wenn jemand mehr möchte als Workplace kann? Und welches wäre passend, wenn Workplace zu umfangreich erscheint?

Für eine interne Social-Network-Plattform ist Workplace sicher nicht zu umfangreich. Alle Elemente sind aus der privaten Nutzung bekannt und sollten schnell angewendet werden können. Weniger ist für Unternehmen kaum sinnvoll. Wenn überhaupt, dann sollten hier Plattformen, die sich auf Gruppen-Chats konzentrieren, genannt werden. Das sind Slack oder neuerdings auch Microsoft Teams.

Bei den Unternehmen, die mehr möchten, kommt es auf die gewünschten Anwendungsfälle an. Soll der Arbeitsplatz alle drei Säulen des modernen Intranets abdecken sind Coyo, Just Social, Xelos oder auch MS SharePoint, erweitert mit Add-Ons wie Beezy, Unily oder Valo, sinnvoll.

Ist „Workplace“ generell gesehen überhaupt ein Angebot, das Sie weiterempfehlen würden? Wen sehen Sie da aktuell als wesentliche Zielgruppe?

Wir sehen die Zielgruppe gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen, die die digitale Zusammenarbeit ohne große Hürden schnell starten möchten. Auch als Lösung, um temporär mit externen Partnern zusammenzuarbeiten können wir uns Workplace vorstellen. Schnell eine Gruppe eröffnen, sich austauschen und dann die Gruppe wieder schließen: Das wird in unserer dynamischen und globalen Arbeitswelt immer wichtiger.

Woran es hakt? Sicher auch etwas an dem Namen „Facebook“. Er steht nicht gerade für einen sicheren Umgang mit Daten und das Eingehen auf die Erfordernisse von Unternehmen. Auch die Diskussion um den Umgang mit den sogenannten Hasskommentaren auf Facebook sorgt hier sicherlich für einen etwas negativen Beigeschmack. Zwei Faktoren, die es erschweren dürften, Workplace als Lösung für die tägliche Arbeit schmackhaft zu machen.

Zur Person

Lutz Hirsch ist Diplom-Physiker und Executive Partner der Hirschtec. Bereits seit 1996 begleitet er Unternehmen bei der Einführung von E-Business-Lösungen. 2003 wurde Hirschtec gegründet, das sich „Intranet und Social Workplace“ auf die Website geschrieben hat. 45 Mitarbeiter hat das Unternehmen und betreut namhafte Kunden wie die Bertelsmann Stiftung, die Ergo Versicherung, die Max Planck Gesellschaft oder die Deutsche Bundesbank.

Artikel vom 26. Dezember 2016