Praktische und günstige Tools für Gründer

Gründer treffen mit Enthusiasmus die Entscheidung, ihre Leidenschaft zum Beruf zu machen, den nächsten Schritt zu gehen und in die Selbstständigkeit zu starten. Schnell werden sie zu Multitalenten in allen Belangen und müssen auf einmal unzählige Entscheidungen treffen, die mit der eigentlichen Leidenschaft gar nichts mehr zu tun haben. Damit manche Fragen leichter beantwortet werden, versammelt dieser Beitrag einige kostengünstige Tools, die den Einstieg in die Selbstständigkeit und den damit verbundenen Arbeitsalltag erleichtern.

Aufgaben

Private To-do-Liste haben viele vielleicht noch im Kopf und wenn nicht dort, im Kalender. Für Unternehmens-To-dos reicht das aber nicht mehr aus.

Für alle Google-Fans ist Google Keep die Adresse für eine organisierte To-do-Liste. Es ist Teil des gegebenenfalls bereits bestehenden Google-Kontos und kostenfrei nutzbar.

Übersichtlicher im Layout ist Todoist. Ein Plus ist zudem, dass man auch seine Produktivität mit täglichen Zielen messen kann und eine Wahl zwischen themenangepassten Templates hat. Es lassen sich Prioritäten für To-dos vergeben, Termine setzen, sich regelmäßig wiederholende To-dos einrichten und einiges mehr. Es gibt einen kostenlosen Account mit eingeschränktem Funktionsumfang sowie eine Premium-Variante für vergleichsweise wenig Geld: 36 Euro im Jahr.

Projekte

Einfache To-do-Listen kommen an ihre Grenzen, wenn man ein umfangreicheres Projekt zu bewältigen hat. Erst recht gilt das, wenn man das auch noch im Team tut.

Dafür gibt es Projektmanagement-Werkzeuge wie beispielsweise Asana. Das ist bereits auf große Teams und umfangreiche Projekte ausgelegt. Für Einzelpersonen und Startups gibt es eine kostenlose Version mit beschränktem Funktionsumfang. Bis zu 15 Teammitglieder sind hier beispielsweise möglich. Wer mehr braucht und die zusätzlichen Features vermisst, startet ab 10,99 US-Dollar pro Monat und Zugang.

Eine anspruchsvolle Alternative zur Projektplanung und Visualisierung ist OpenProject. Es bietet seine Projektmanagement-Funktionen zur kostenfreien Nutzung an. In der bezahlten Version ab 4,95 Euro im Monat kann man das Hosting dem OpenProject-Team überlassen und spart sich zusätzlich die Mühe, das Tool selbst zu installieren.

Ein simpleres Beispiel ist Trello, das man u.a. für Kanban nutzen kann. Man sortiert die Aufgaben auf Karten und in Spalten, kann Zuständigkeiten vergeben, Dateien hochladen, kommentieren und einiges mehr. Auch hier gibt es einen kostenlosen Account. Wer mindestens 9,99 US-Dollar pro Monat und Teammitglied bezahlt, bekommt mehr Funktionalität für Gruppen.

Zeit ist Geld

Jedes Projekt wird irgendwann abgerechnet. Hier sollte keine Zeit verschwendet werden und auch der Kunde sieht gerne wofür die bezahlte Zeit genutzt wurde. Harvest bietet als einziges Time Tracking Tool eine „Forever Free“-Version mit einem Zugang für bis zu zwei Projekte an. Mite.com mit 5 Euro pro Nutzer im Monat hat praktische Features, wie z.B. eine App, einen Chat oder Rechnungssysteme zur Integration. Timely möchte die Nutzer mit KI-Funktionen unterstützen indem es automatisches Tracking anbietet. Nach einer kostenlosen Testphase von 14 Tagen beginnt das Basic-Paket hier bei 7 US-Dollar im Monat.

Für die, die eine simple Zeiterfassung brauchen kommt Ende 2019 auch eine Erweiterung der Timelog-App auf den Markt. Proof heißt sie und wird Timelog zukünftig ersetzen. 

Be Social!

Buffer ist eine solide Lösung, um das eigene Startup auf den verschiedenen Social-Media-Kanälen zu präsentieren. Der Free-Plan enthält drei Social Accounts, zehn geplante Posts zur gleichen Zeit und Zugang für einen User. Für Gründer ist das also durchaus ausreichend. Wer gerne von Anfang an seine Account-Performance im Überblick behalten will und auch mit seinen Followern interagieren möchte, kann sich für eine der drei bezahlten Möglichkeiten entscheiden und braucht sich hier auch nicht ewig zu binden, sondern kann monatlich kündigen.

Falls Social Media grundlegend für den Unternehmenserfolg ist, dann ist eventuell Social Hub eine lohnende Option. Der seit 2013 existierende deutsche Anbieter hat ein umfassendes Social-Media-Softwaresystem in petto. Die Tarife starten bei 199 Euro im Monat für den Content-Planner oder das Community Management. Das Basis-Komplett-Paket erhält man für 299 Euro monatlich bei einer Laufzeit von 12 Monaten. 

Inspiration zur Logo-Findung

Neben dem Firmennamen ist die schwierigste Frage bei einer Neugründung: „Wie sieht mein Logo aus?“ Um sich etwas inspirieren zu lassen und seinen Stil zu finden, haben Logoshuffle oder Logomaker kreative Vorschläge für das eigene Firmenlogo, je nach Branche. Wer kein Logo für den Druck braucht, ist bei Logoshuffle ab einmalig 29 Euro dabei, Druckvorlagen sowie weltweites Nutzungsrecht gibt es ab einmalig 79 Euro. Logomaker ist hier etwas günstiger mit einmalig 40 Euro, inklusive aller Dateiformate.

Einen waschechten Designer können solche Dienste natürlich nicht ersetzen. Weder bekommt man hier eine komplette Corporate Identity, die auch Dinge wie Briefbögen oder Visitenkarten umfasst. Noch gibt es eine Garantie, dass das Logo in allen Situationen gut funktioniert – von der Website über eine Anzeige bis hin zum Social-Media-Avatar.

DIY Homepage

Schon länger helfen WordPress.com, Wix, Jimdo & Co. dabei, sich eine eigene Website aufzubauen. Für viele dürfte das gerade am Anfang ausreichend sein – je nach Anspruch und Geschäftsmodell. Eine individuelle Website erstellen zu lassen, macht hingegen oft erst dann Sinn, wenn das Unternehmen ein paar Jahre erfolgreich ist.

Rundum-sorglos-Pakete wie Jimdo haben den Vorteil, dass man sich mit wenig Aufwand eine gut funktionierende Seite zusammenstellen kann.

WordPress ist komplexer, dafür kann man seine Website bei Bedarf recht einfach von WordPress.com auf eine eigene Installation umziehen. Zudem wächst es flexibel mit den eigenen Ansprüchen – von der einfachen Visitenkarte bis hin zur mehrsprachigen Seite eines Weltkonzerns. Weiteres Plus: Da das System so verbreitet ist, gibt es hier besonders viele tatkräftige Helfer.

Natürlich gibt es hier viele weitere Alternativen wie TYPO3, Drupal, Joomla und andere. In einem eigenen Artikel stellen wir zahlreiche Content Management Systeme vor…

Newsletter

Bei den Newsletter-Tools überschlägt sich der Markt geradezu. Vorreiter in den USA ist immer noch MailChimp. Mit übersichtlichen Layouts, Analytics und Sync-Funktion für Bilder und Dateien deckt es so ziemlich alles ab, was ein Startup braucht. Für die ersten 2.000 Abonnenten zahlt man noch nichts.

Wer etwas mehr Wert auf das Design legt, ist mit Mailerlite an der richtigen Adresse, bis zu 12.000 Emails an 1.000 Kontakte sind im Free-Paket enthalten. Mailjet ist die französische Alternative mit einer kostenfreien 30 Tage-Testversion und 6.000 Emails pro Monat im kostenlosen Starterpaket.

Wer sich nicht vor dem Einrichtungsaufwand scheut und eine WordPress-Seite hat, kann auch ein Plugin wie Mailster einsetzen. Es kostet 59 US-Dollar und enthält Support für das erste Jahr. Mailster versendet die Newsletter dann über einen externen Dienst wie bspw. Amazon SES oder andere.

Mindmaps

Projekte leben, entwickeln sich ständig weiter, brauchen Ideen. Tools wie Xmind helfen dabei, die Pläne in Mindmaps zu strukturieren. Es ist klar in der Darstellung und einfach in der Handhabung. Für die eigenen Mindmaps reicht die Testversion aus. Um es mit Kunden zu teilen, gibt es zwei Preismodelle für sechs Monate oder ein Jahr. Hier kann der Vertrag jederzeit gekündigt werden.

Eine bekannte Alternative aus Deutschland (und nach eigenen Worten das Mindmapping-Tool Nr.1) ist MindMeister. In der kostenlosen Basic-Version sind bis zu drei Mindmaps enthalten. Danach geht es ab 4,99 US-Dollar pro Monat los.

Große Dateien übertragen

Was haben wir früher ohne den Online-Datenversand gemacht? Verzippt oder Dateien kleiner gespeichert, damit auch alles per E-Mail durchgeht. WeTransfer ist in der kostenlosen Version eine simple Alternative. Bis zu 2 GB können Sie hier versenden, als Link oder gleich direkt per E-Mail. Vorteil gegenüber anderen File-Sharing Optionen: Man muss sich nicht einloggen, nimmt dafür aber etwas mehr Ladezeit in Kauf. Bei der Pro-Version mit 12 Euro pro Monat kann man zusätzlich die Übertragungen verwalten und bis zu 20 GB senden. Sendanywhere ist eine etwas günstigere Alternative in der Pro-Version mit 5,99 US-Dollar pro Monat bei der man bis zu 50 GB versenden kann.

Cloudlösung statt Ordner-Chaos

Die Zeit der Papiernutzung im Office neigt sich dem Ende zu. Umso wichtiger ist es, online eine klare Organisation seiner Dokumente zu haben. Gerade wenn ein Business nicht unbedingt mehr an einem Fleck ist oder Mitarbeiter mehr Flexibilität wollen, braucht es eine gute Cloudlösung. Die kostenlose Version des Londoner Unternehmens box.com enthält 10 GB Speicherplatz. Das Business-Starterpaket fängt bei günstigen 4,95 Euro im Monat an, was für viele kleine Teams ausreichend ist. 

Eine Alternative dazu ist Sugarsync. Das Unternehmen aus den USA wirbt damit, dass es auch Ordner-Strukturen sichern kann und somit die Organisation der Dokumente nicht so schnell verloren geht. Etwas teurer startet man hier mit 7,49 US-Dollar pro Monat und einer kostenlosen Testversion von 30 Tagen.

Gründer teilen ihr Wissen

Die Gründerplattform ist ein informativer Begleiter, um sich Neuigkeiten rund ums Themen zu holen, sowie Tipps zur Finanzierung, zum Businessplan, Versicherungen und vieles mehr. Auch fuer-gruender.de, Unternehmerheld oder die Gründerküche bieten hilfreiche Tipps und Erfolgsrezepte, um sich mit den wichtigen Entscheidungen bei der Unternehmensgründung auseinanderzusetzen.

Tipp: Es gibt viele Gründer im eigenen Umfeld, die diesen Weg schon gegangen sind und ihr Wissen gerne weitergeben. Fragen Sie!

Rechtsdokumente

Die Liste an rechtlichen Dingen, die man bei einer Gründung und auch im Anschluss bedenken muss, ist lang. Angefangen bei der Rechtsform des Unternehmens, der Eintragung ins Handelsregister u.v.m. Man braucht also jemanden an seiner Seite, der die rechtlichen Angelegenheiten für einen klärt. Um seinen Rechtsanwalt oder Steuerberater nicht für alle Fragen behelligen zu müssen, gibt es Smartlaw. Smartlaw beantwortet rechtliche Fragen zu Business und Unternehmen und bietet, gegen Gebühr, die erforderlichen Dokumente zum Download an. 

Online-Kommunikation

Je nachdem wie oft man Online-Meetings abhält, gibt es auch hier verschiedene Alternativen. Join.me bietet eine 7-Tage-Testversion an. Die Lite-Version für 9 Euro eignet sich für bis zu fünf Personen. Für 17 Euro pro Monat hat man u.a. zusätzlich zehn Videokonferenzen und 50 GB Speicher dabei. Bei Gotomeeting.de, mit einer 14-Tage-Testversion, steigt man bei 19 Euro pro Monat ein und hat zusätzlich Zugriff über eine App.

Buchhaltung ist die halbe Miete

Endlich hat Papierkram und Ordnerplage ein Ende. Heutzutage kann man zum Glück alles online speichern und auch die Buchhaltung per Datenübertragung übermitteln. Mit sevDesk behält man ab 7,50 Euro pro Monat den Überblick und die Buchhaltung erledigt sich müheloser. Alternativ dazu gibt es Debitoor mit einer Einsteigerversion von 4 Euro pro Monat, welches gerade für Freelancer eine gute Basis für Ihre Buchhaltung schafft.

Was UPLOAD nutzt

UPLOAD-Gründer Jan Tißler zu den Werkzeugen, die er für das Magazin nutzt:

• Die Seite läuft auf einem selbstgehosteten WordPress.
• Shop und Web-Abo sind über WooCommerce gelöst.
• Dazu kommt eine lange Liste von Plugins, die hier aber zu weit führen würde.
• Die Newsletter wurden ursprünglich über MailChimp versendet. Von einem Tag auf den anderen wurde UPLOADs Konto dort aber eingefroren – wegen eines angeblichen Verstoßes gegen die Nutzungsbedingungen. Diese Benachrichtigung war automatisch generiert. Es wurde nicht erklärt, welcher Verstoß das war. Und auf unsere Nachrichten an den Support haben wir nie eine Antwort bekommen. Seitdem setzen wir auf die oben genannte Kombination aus Mailster und Amazon SES. Letzten Endes können wir MailChimp dankbar sein, dass sie uns vergrault haben. Denn wir sind sehr zufrieden mit dieser Lösung und hätten den Schritt andernfalls nicht gewagt.
• Die Übersicht zu laufenden Ausgaben und anderen Inhalten behalten wir mit Trello.
• Die Kommunikation läuft viel über Slack.
• Die Rechnungen für den Shop erstellt FastBill.
• Ich selbst nutze Todoist, nachdem Wunderlist eingestellt wurde. Ich bin super zufrieden damit!

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 76

Wer ein Unternehmen startet oder sich selbstständig macht, hat viel zu lernen und zu verstehen. In dieser Ausgabe haben wir Tipps, Tricks und Tools versammelt, die das einfacher machen – und die auch dann noch interessant sein dürften, wenn man die Startphase bereits überstanden hat. Ein Beitrag gibt Ihnen eine Anleitung fürs Freelancer-Leben in die Hand. Ein anderer zeigt Finanzierungsmöglichkeiten für Startups auf. Wieder ein anderer vermittelt Ihnen die Grundlagen des Onlinemarketings. Lesen Sie außerdem mehr über wichtige Grundlagen, damit das Thema Buchhaltung nicht zum Alptraum wird. Und zu guter Letzt haben wir viele nützliche Tools für Sie.

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