6 unterschätzte Tipps für gelungene Online-Meetings und virtuelle Events

Können Videokonferenzen und Online-Events auch begeistern und beflügeln? Oder sind diese Formate zwingend ermüdend und langweilig? Birgit Nieschalk gibt Ihnen in diesem Artikel hilfreiche Tipps, damit Ihre nächste virtuelle Veranstaltung das Publikum mitreißt anstatt in den Dämmerschlaf zu versetzen. Doch, das geht und es ist keine Geheimwissenschaft.

Einführung

„Wahnsinn, dass das online geht!“, „Das haben wir wirklich in so kurzer Zeit geschafft?“, „Ich fühle mich energetisiert!“, „Diese Termine sind wie ein kleiner Mini-Urlaub“, „Ich will mehr davon!“. Haben Sie so etwas schon einmal nach einer Videokonferenz gehört?

„Energetisiert“? „Mehr davon“? In einer Zeit wo alle Welt über „Zoom Fatigue“ spricht, ein Gefühl der Erschöpfung durch Video-Veranstaltungen? Viele Menschen glauben, dass virtuelle Meetings, Workshops und Events sinnlos und kraftraubend sind. Und doch höre ich Aussagen wie die oben genannten regelmäßig nach meinen Workshops. 

Oft sind es nur Kleinigkeiten, die einen großen Unterschied machen. Egal ob Sie ein Meeting mit Ihrer Abteilung planen, einen Workshop zum Erarbeiten ihrer Ziele des nächsten Jahres vorbereiten oder eine Konferenz mit mehreren hundert Teilnehmenden planen: Folgend erfahren sie meine einfachen und häufig unterschätzten Tipps, die auch virtuell echte Zusammenarbeit möglich machen. 

Die Basics

Es gibt zwei wichtige Grundgedanken, die helfen zu verstehen, was für Online-Events wichtig ist:

Erstens: Wir sind beschränkt auf zwei Sinne

Der Mensch besitzt fünf Sinne. Um eine Situation mit einem Kommunikationspartner einschätzen, verarbeiten und reagieren zu können, greift unser Gehirn auf die Informationen aller fünf Sinne zurück. Wenn wir uns virtuell treffen, sind wir jedoch beschränkt auf nur zwei Sinne: Sehen und Hören. Auch wenn wir es nicht bewusst wahrnehmen, so muss unser Gehirn das Fehlen der anderen drei Sinne ausgleichen. Unsere Augen und Ohren sind stärker gefordert als sonst.  

Zweitens: Alles wird verstärkt

Der Wechsel von Präsenzmeetings auf virtuelle Zusammenarbeit hat die interessante Nebenwirkung alles zu verstärken, was bereits vorhanden ist: 

• Ein schlechtes Meeting wird nicht auf magische Weise zu einem guten, nur weil es jetzt virtuell stattfindet. Ganz im Gegenteil. Die Aufmerksamkeitsspanne ist kürzer, die Ablenkung größer und die Entscheidung ein virtuelles Event zu verlassen schneller.
• Intensive Gespräche werden allerdings auch fokussierter und zielgerichteter – nicht nur, weil man sich durch die Kamera frontal gegenübersitzt und die ganze Zeit direkt und intensiv anschaut.

Unter Berücksichtigung dieser beiden Überlegungen liegen die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit fast auf der auf der Hand.

1. Sicher!  – Schon vor dem Termin

Dieser Punkt gilt eigentlich für Präsenztreffen genau wie für virtuelle Treffen. Priya Parker beschreibt in ihrem Buch „The Art of Gathering“ sehr eindrücklich, dass unser Gesamteindruck eines Zusammentreffens schon weit vor dem eigentlichen Termin geprägt wird. Es beginnt bereits mit der Einladung – beziehungsweise dem Moment, in dem wir von einem Termin erfahren.

Egal, ob Sie das erste Mal auf eine neue Konferenz gehen, einen neuen Meetingraum betreten oder sich in eine virtuelle Konferenz einschalten: Unser Gehirn wird nervös, wenn es nicht genau weiß, was auf uns zukommt. Das kann bei unterschiedlichen Menschen ganz unterschiedlich ausgeprägt sein.

Sie können diese beiden Erkenntnisse jetzt nutzen, um Teilnehmenden ein Gefühl von Sicherheit zu geben, indem Sie ihnen vorab bereits die folgenden Fragen beantworten:

• Was wird passieren?
• Wie kann ich mir den Ablauf vorstellen?
• Wie sieht der (virtuelle) Raum aus?
• Wie kann ich mich vorbereiten?

Bei einem einfachen Abteilungsmeeting kann dies schon eine Agenda oder ein kurz formuliertes Ziel sein. Bei Workshops oder Events hilft eine To-do-Liste zur Vorbereitung – von der zu installierenden Software bis zu den benötigten Materialien wie Zettel und Stift.

Arbeiten Sie mit einem bestimmten Tool wie Conceptboard oder Miro? Dann verteilen Sie einen Link zu einem Übungsboard, auf dem sich die Teilnehmenden bereits mit der Handhabung vertraut machen können.

Für unsere Workshops schicken wir gerne vorab ein Video, in dem wir Moderatoren kurz erklären, wie der Workshop ablaufen wird. Der große Vorteil: Die Teilnehmenden haben das Moderatorenteam bereits erlebt, haben einen ersten Eindruck bekommen und damit eine erste Verbindung zu uns aufgebaut. 

Das alles vermittelt Sicherheit und der Start des eigentlichen Termins wird für alle Beteiligten viel einfacher.

2. Gemeinsam ist man souveräner!

Es ist einer der simpelsten und gleichzeitig mächtigsten Tipps: Ein Online-Event oder Online-Meeting moderiert man mindestens zu zweit.

Dafür gibt es gleich mehrere Gründe. Die Aufmerksamkeitsspanne online ist geringer als im Präsenzmeeting. Das bedeutet, dass Sie als Moderierende noch präsenter sein müssen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden aufrecht zu erhalten. Ihre Aufgabe ist es die Teilnehmer durch den Termin zu führen. Wenn sie gleichzeitig moderieren, Dokumente im Hintergrund aufrufen, den Chat beobachten und Breakout-Räume erstellen, lenkt das Ihren Fokus von den Teilnehmenden weg und Sie verlieren an Präsenz. 

Wenn Sie die Chance haben, bereiten Sie Termine zu zweit oder zu dritt vor. Verteilen Sie die Rollen „Moderation” (Führung der Teilnehmenden durch den Termin), „Technik“ (Erstellen von Breakout-Räumen oder Bedienung anderer Tools im Hintergrund) und „Kontext“ (Beantworten von Fragen im Chat & bei Bedarf zurückspielen an den Moderator). Wechseln Sie die Rollen während des Meetings. Das ist sowohl angenehmer für Sie selbst, also auch für Ihre Teilnehmenden.

Sie sind alleine für die Moderation verantwortlich? Dann holen Sie sich am Anfang des Meetings Hilfe. Bitten Sie ein Teammitglied den Chat zu beobachten und eine dritte Person die Technik zu bedienen, damit Sie Ihre volle Konzentration auf die Teilnehmenden und Ihre Moderation richten können.

Ein anderer sehr pragmatischer Grund für eine gemeinsame Moderation ist Risikoverteilung: Wir hatten in unseren Workshops bereits Mikrofone, die ausgefallen sind, Internetverbindungen, die ohne Grund abbrachen und Nachbarn, die plötzlich beschlossen Wände einzureißen. In solchen Situationen ist es Gold wert, wenn Sie in der Lage sind, schnell die Rollen zu tauschen und der Termin nahtlos weitergehen kann. 

3. Mittendrin statt nur dabei!

Die Teilnehmenden einzubinden ist der beste Weg, um sowohl die Intelligenz der gesamten Gruppe zu nutzen als auch die Aufmerksamkeit bei den Teilnehmenden zu erhöhen. Deswegen gestalten Sie Ihre Termine möglichst interaktiv: Schicken Sie die Teilnehmenden in Breakout-Räume und lassen Sie sie ein paar Minuten gemeinsam über das eben Gehörte reflektieren, sammeln Sie gemeinsam Fragen auf einem geteilten Dokument oder stellen Sie eine Frage, die die Teilnehmenden im Chat beantworten. 

Sich selbst einzubringen fordert unser Gehirn anders, als wenn wir nur zuhören. Und sind wir mal ehrlich: Nichts ist so ermüdend wie ein Termin, in dem nur eine Person spricht und alle anderen zuhören müssen.

Eines ist jedoch dabei ganz wichtig: Jede Beteiligung, jede Interaktion sollte auch einen Sinn und ein Ziel haben. Also überlegen Sie genau, wie Sie anschließend mit den Erkenntnissen oder gesammelten Informationen weiterarbeiten wollen. Denn wenn Sie die erarbeiteten Ergebnisse Ihrer Teilnehmenden nicht wertschätzen, verlieren Sie auch schnell deren Vertrauen. 

4. Die Mischung macht’s!

Je abwechslungsreicher Sie den Ablauf eines digitalen Treffens gestalten, desto fokussierter sind die Teilnehmenden, desto besser sind Ihre Ergebnisse und desto energiegeladener gehen alle aus dem Termin. Hier geht es keineswegs um Showeffekte, sondern darum, das Gehirn eines jeden Beteiligten in möglichst verschiedene Zustände zu versetzen, um effektiver arbeiten zu können.

• Sorgen sie dafür, dass Ihre Zeiteinheiten (Timeboxen) unterschiedlich lang sind. Nach mehreren kurzen Intervallen, in denen Teilnehmenden zwei bis fünf Minuten diskutieren konnten, folgt z.B. ein längerer Zeitanschnitt zum Austausch.
• Wechseln Sie zwischen Ruhe und hoher Energie. Geben Sie den Teilnehmenden z.B. einen Moment, fokussiert etwas aufzuschreiben gefolgt von einer Sequenz kurzer Zeiteinheiten, in denen sie mit anderen interagieren.
• Wechseln Sie die Gruppengrößen: variieren Sie zwischen Einheiten, in denen jeder für sich arbeitet, Einheiten, in denen Gruppen mit zwei bis fünf Personen gemeinsam arbeiten und Einheiten, in denen das gesamte Plenum im Austausch steht.
• Integrieren Sie nach intensiven und kognitiv anstrengenden Phasen etwas, das unsere kreative oder emotionale Intelligenz anspricht.

Je mehr Abwechslung sie in Ihre Gestaltung bringen, desto höher ist die Energie über den gesamten Verlauf.

5. Haben Sie Spaß!

Spaß haben beim Arbeiten? Darf man das? Wenn man der Gehirnforschung Glauben schenkt, dann sollte man das sogar unbedingt. Denn es unterstützt uns dabei leichter zu lernen und kreativer zu sein. Deshalb ist meinen Kollegen und mir immer wichtig, Leichtigkeit in einen Workshop zu bringen – ganz besonders, wenn es um wichtige und bedeutende Themen geht. 

Meine geschätzte Kollegin Anja Kässner verwendet beispielsweise ihren berühmten „Meeting-Zoo“, mit dem Sie gerne das „Ankommen“ im Termin gestaltet. Sie zückt dann eines Ihrer zahlreichen Tiercharts und stellt eine Frage wie „Was erhoffst / erwartest du von diesem Meeting?“. Alle Anwesenden suchen sich ein Tier aus und erklären kurz, warum dieses Tier ihre Antwort repräsentiert.

Wer so etwas noch nie ausprobiert hat, wird im ersten Moment überrascht sein. Vielleicht wirkt es auf Sie auch etwas albern und doch dient es einem ganz bestimmten Zweck: Alle Anwesenden haben kurz die eigenen Erwartungen reflektiert und verbalisiert. Dadurch sind sie sofort im Thema. Durch das Teilen der persönlichen Erwartung entsteht bereits die erste Verbindung und da die Tiere meist für Erheiterung sorgen, startet man mit mehr Leichtigkeit in den Termin.

Beides zusammen führt dazu, dass man im nächsten Schritt schneller zu den gewünschten Ergebnissen kommt. Ganz besonders beliebt in Anjas Zoo sind übrigens die Dinosaurier.

6. Weniger ist mehr!

Insbesondere in den letzten Monaten gab es spannende neue Tools und Software zu entdecken. Von Zoom über Mentimeter und Miro bis hin zu wonder.me: Die Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit wachsen täglich. Das ist großartig und ich freue mich über so viele neue Möglichkeiten, die unsere digitalen Zusammenkünfte bereichern. 

Bei den vielen neuen Möglichkeiten sollten wir eines jedoch im Auge behalten: Wir treffen uns, um gemeinsame Ziele zu besprechen, um Informationen auszutauschen und um neue Ideen zu entwickeln. Die Technik ist dabei immer nur Mittel zum Zweck.

Jetzt gibt es eine Herausforderung: Jede neue Software, die wir in unseren Meetings und Events verwenden, kostet Zeit, um die Verwendung erklären, Fragen zu beantworten und Fehler zu beheben. Zusätzlich werden Sie immer auf Teilnehmende treffen, die mit der Handhabung neuer Systeme Schwierigkeiten haben und bei denen Sie deswegen auch Gefahr laufen diese „zu verlieren“.

Stellen Sie sich immer die Frage: Steht der Einsatz dieser Zeit-Ressource und das Risiko Teilnehmende durch technische Herausforderungen zu verlieren im Verhältnis zum Mehrwert, den die Verwendung dieses Tools bietet? Die Frage ist nie pauschal zu beantworten, sondern hängt von Ihnen, Ihren Teilnehmern und der Art des Events ab, das sie planen.

Wenn der Fokus eines Treffens auf dem Erarbeiten von Inhalten liegt, ist meine erste Wahl immer die Nutzung der bekannten Umgebung. Arbeitet ein Unternehmen mit der Google Suite, dann nutzen Sie Google Slides und Jamboards. Ist Microsoft Teams im Einsatz, dann sind Teamräume und PowerPoint-Folien ideal. Wird schon mit Conceptboard gearbeitet, dann nutzen Sie auch Conceptboard. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer komplett auf den Inhalt des Workshops konzentrieren und müssen sich nicht gleichzeitig mit dem Erlernen eines neuen Tools beschäftigen.

Je mehr Zeit Sie haben – also je länger Ihr Event dauert – desto mehr kann es sich lohnen doch ein neues Tool einzuführen, um eine bestimmte Art der Kollaboration zu ermöglichen. Für manche Workshops ist es sogar hilfreich die Teilnehmenden absichtlich aus Ihrer gewohnten Umgebung herauszuholen. Wenn Sie dies tun, planen Sie nur genügend Zeit ein, um für alle Teilnehmenden genug Sicherheit in der Anwendung zu schaffen.  

Ob Sie sich für eins oder eine ganze Reihe von Tools entscheiden, denken Sie dran: es geht nicht um die Technik, sondern um das Ergebnis. Meine Devise heißt: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“

Schlusswort

Unsere aktuelle Zeit bietet uns die einmalige Möglichkeit zu zeigen, dass virtuelle Treffen weit effektiver, persönlicher und kreativer sein können, als wir bisher geglaubt haben. Wenn wir es schaffen einen virtuellen Raum zu gestalten, in dem sich Menschen sicher und wohl fühlen, in dem sie sich beteiligen können und Verbindungen aufbauen, wenn wir Online und Präsenz nicht mehr als Konkurrenten, sondern als sinnvolle Ergänzung sehen, dann wird uns dies in unserer Zusammenarbeit weit nach vorne bringen.

Egal ob Sie einen oder mehrere dieser Gedanken umsetzen – machen Sie einfach mehr aus Ihren virtuellen Treffen!

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 88

Digitale Konferenzen, BarCamps, Workshops und Teammeetings bekamen einen erheblichen Schub durch die Coronaviruspandemie 2020. Die Macher:innen haben inzwischen viel dazugelernt. Die Werkzeuge sind besser geworden. Und auch wenn die virtuellen Veranstaltungen ihre Vorbilder nicht ersetzen werden, so können sie doch eine Ergänzung sein. Tatsächlich haben sie das Potenzial, in den nächsten Jahren vollkommen neue Formate hervorzubringen. In diesem Schwerpunkt schauen wir auf die Zukunft digitaler Events, geben Tipps für gelungene Online-Veranstaltungen, haben eine ausführliche Anleitung für virtuelle BarCamps und schauen, wie hybride Events gelingen können, die digital und analog vereinen. Unser Bonus-Artikel dreht sich um „Contentklau“: So entdecken Sie, wenn jemand Ihre Inhalt unerlaubt verwendet.

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