Kanban verstehen und praktisch einsetzen

Kanban ist eine aus Japan stammende Methode, um Arbeitsprozesse zu optimieren und die Zufriedenheit im Team zu erhöhen. 2007 kam sie in abgewandelter Form in den Westen, denn wie sich zeigt: Sie lässt sich auf viele Situationen anwenden und nicht nur wie ursprünglich auf den Automobilbau bei Toyota. Dieser Artikel ist ein Ausschnitt aus dem Ratgeber „Kanban – Die schnelle Einführung“, der bei uns erschienen ist.

Einführung

Bei Kanban erarbeiten sich alle im Team ein Gesamtbild der Situation und richten ihren Fokus gemeinsam immer wieder neu aus. Zudem werden bestehende Prozesse hinterfragt und nach und nach angepasst.

Agil ist an Kanban zum Beispiel, dass der bestehende Prozess in kleinen Schritten (also evolutionär) verbessert wird. Indem viele kleine Änderungen umgesetzt werden (anstatt einer großen Änderung), wird das Risiko für jede einzelne Maßnahme reduziert.

Kanban funktioniert mit allen Mitarbeitern, wenn diese motiviert sind und die Potenziale verstanden haben, die in Kanban liegen.

Wie beliebt ist Kanban?

Nach einer Umfrage des Online-Jobportals StepStone und der Unternehmensberatung Kienbaum steht Kanban an erster Stelle, wenn es um die Verbreitung agiler Methoden bei Fach- und Führungskräften geht. Die Studie ergab folgendes Bild für die Nutzung agiler Methodenwelten:

• Keine Methode 45,5%
• Kanban 21,1%
• Scrum 18,3 %
• Design Thinking 15,4%
• Rapid Prototyping 10%
• Customer Journey 8,3%
• Lean Startup 7,5%
• Business Model Canvas 6,7%
• Persona 5,3%
• Sonstige 5,3%

Quelle: ManagerSeminare April 2020

Agile Methoden sind demnach zwar noch nicht mehrheitlich im Einsatz, werden aber zugleich bereits von vielen Fach- und Führungskräften eingesetzt – Tendenz steigend.

Kanban im Vergleich zu Scrum und Design Thinking

Interessant ist an den Zahlen, dass sehr bekannte Frameworks wie Scrum oder Design Thinking seltener eingesetzt werden als Kanban. Warum ist das so?

Bei Scrum gibt es eine Taktung in festgelegten Sprint-Zyklen, z.B. ein oder zwei Wochen. Zudem erfordert Scrum zwingend die Besetzung zusätzlicher Rollen wie „Scrum Master“ und „Product Owner“. Dies fällt bei Kanban weg.

Die Methode Design Thinking wiederum fußt auf einem Phasenmodell, zumeist sechs Stufen, die immer wieder durchlaufen werden müssen, um beispielsweise den Prototyp eines Produkts weiter zu verbessern. Auch das gibt es bei Kanban nicht.

Scrum findet man oft in der IT, Design Thinking wiederum dort wo immer wieder Innovationen kreiert werden müssen, wie zum Beispiel im Produktmanagement oder im Bereich Forschung und Entwicklung.

Kanban können Sie dagegen in praktisch jeder Abteilung und in jedem Unternehmensbereich einsetzen. Es ist sozusagen der agile Allzweckreiniger, das Framework mit dem alle Abteilungen weiterkommen und agiler arbeiten können, ohne dass bestimmte Voraussetzungen gegeben sein müssen.

Kanban ist als voraussetzungsarme, für alle Arbeitsbereiche gültige und ad hoc einsetzbare Methode als agiles Allzweckmittel geradezu prädestiniert.

Der Einsatz von Kanban hat folgende Vorteile:

• Jedes Team kann sofort mit Kanban loslegen, wenn die Grundprinzipien verstanden wurden.
• Kanban schafft eine fortwährend aktualisierte Übersicht in Bezug auf den Arbeitsfluss und erlaub es, die Abfolge der einzelnen Arbeitspakete im Team flexibel zu planen.
• Kanban hilft Arbeitslasten aber auch Fortschritte zu visualisieren.
• Kanban erlaubt es, die eigene Arbeitskraft sinnvoll einzusetzen, denn jeder Mitarbeitende erkennt sofort, wo er oder sie mit anpacken kann, um zusammenhängende Aufgaben abzuschließen und Kundenwert zu schaffen.
• Die Visualisierung des Arbeitsflusses am Kanban Board hilft dabei, Engpässe zu erkennen und gemeinsam Projekte agil auszusteuern.
• Mit Kanban können so Schwachstellen in der gemeinsamen Arbeitsorganisation erkannt und gemeinsam Stück für Stück angepackt und im positiven Sinne verändert werden. Man spricht hier von evolutionärem Change Management.

Innerhalb der Produktion, wo Kanban schon seit vielen Jahrzehnten zum Einsatz kommt, ergeben sich weitere interessante Vorteile, die ich hier kurz nennen möchte:

• Reduzierung des Bestandes und hohe Materialverfügbarkeit.
• Hoher Materialumschlag und weniger Lagerfläche.
• Feste Losgrößenvorgabe und keine Überproduktion.
• Kurze Lieferfristen und schnellere Durchlaufzeiten.

Der letzte Punkt ist natürlich für die Produktion wie auch für viele administrative Bereiche gleichermaßen gültig und hoch attraktiv: Die Prozesse werden schneller, und zwar sowohl für  interne als auch externe Kunden, und damit verbessert Kanban das Wertschöpfungspotenzial einer Unternehmung spürbar und nachhaltig.

---

Kanban in Kurzform

Aber wie funktioniert Kanban nun eigentlich? Dazu ein kurzer Blick in seine Geschichte: Ursprünglich war Kanban eine Methode, um die Produktion besser zu steuern. Der japanische Automobilbauer Toyota hatte diese in den 1950er Jahren entwickelt. Die Idee war ein System zu etablieren, über das sich jede Fertigungsstufe optimal steuern ließ.

Im Japanischen bedeutet Kanban „Signalkarte“, der Schlüssel zur Visualisierung des Arbeitsflusses in einem Kanban-System.

Bei Kanban wird traditionell ein großes Augenmerk auf die Vermeidung von Engpässen gelegt, die den Produktionsprozess verlangsamen. Ein übergeordnetes Ziel ist es, schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen.

Von David Anderson wurde das Konzept schließlich 2007 auf die Welt der IT übertragen. Damit war der Weg frei, auch Projekte und administrative Prozesse außerhalb der Produktion mit Hilfe von Kanban schneller und effizienter zu machen und Teams in die Lage zu versetzen, den eigenen Arbeitsfluss besser zu verstehen und nachzuvollziehen.

Wie Kanban einem Team hilft

Wie hilft Kanban nun dabei, den Fluss der Arbeit zu visualisieren? In einer einfachen Form praktizieren Sie Kanban mit einem Board mit entsprechenden Kärtchen, die in drei Spalten aufgeteilt sind:

• Zu tun: In der ersten Spalte ganz links notieren Sie auf Kärtchen jene Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden.
• In Arbeit: Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so verschieben Sie das entsprechende Kärtchen in die Spalte in der Mitte.
• Erledigt: Ist die Aufgabe erledigt, wandert das Kärtchen in die rechte Spalte mit den erledigten Arbeitskarten.

Die Grundlage des Systems ist also simpel. Auf die Feinheiten in der Praxis sowie nützliche Erweiterungen gehe ich noch genauer ein.

Ein erstes und wichtiges Beispiel dafür möchte ich gern schon einmal erklären: Bei Kanban wird die Menge an Aufgaben, an denen zeitgleich gearbeitet wird, typischerweise begrenzt. Die Anzahl der Aufgabenkarten, die sich eine Person ziehen darf, oder aber die Gesamtzahl aller in Arbeit befindlichen Kärtchen ist limitiert, um den Fluss der Arbeit besser zu steuern.

Sie haben mit Kanban ein Pull-System, d.h. jede Person zieht sich aktiv eine neue Karte mit einer Aufgabe aus dem Aufgabenpool, wenn die vorherige Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde. Ein Kanban-System erlaubt so eine konsequente Priorisierung beim Abarbeiten von Aufgaben.

Auf diese Weise werden Engpässe („Bottlenecks“) erkennbar: Dies lässt sich an einer größeren Menge von Kanban-Karten in einer Spalte erkennen. Insbesondere dann, wenn das Kanban-Board es erlaubt, mehrere Wertschöpfungsschritte in einer Abteilung oder einem Bereich zu differenzieren, können Sie an einer solchen Engpassstelle das System verbessern. Dies lässt sich zum Beispiel durch eine andere Aufteilung der Arbeit oder eine Neuorganisation von Ressourcen erzielen.

Insgesamt können Teams durch das Kanban-System fertige Aufgaben kontinuierlich ausliefern, die Aufgaben gemeinsam täglich neu priorisieren und in kleinen Schritten miteinander Prozessoptimierungen besprechen und umsetzen.

Warum ist das wichtig? Nun, vielfach arbeiten die Mitglieder eines Teams nicht wirklich zusammen, sondern eher nebenher. Die Zuteilung erfolgt oft durch die Führungskraft, die damit den Engpass darstellt. Viele Teams sind unmotiviert, da sie weder das große Ganze noch den Arbeitsfortschritt erkennen können. All diese Probleme adressiert Kanban, ohne dass dafür starke Eingriffe in die Struktur notwendig wären.

Kanban-Werte

Insgesamt sind es neun Werte, die von einem Team gelebt werden sollten, das Kanban einsetzen möchte. Sie erlauben es, die Arbeit kooperativ aufzusetzen und das Team in eine erfolgsorientierte und gemeinsame Richtung zu steuern:

• Vereinbarung: In jedem Team werden immer wieder neue Vereinbarungen getroffen, so dass der Fluss der Arbeit optimal ausgesteuert werden kann.
• Respekt: Gegenseitiger Respekt ist dabei die Grundlage einer guten und perspektivenreichen Kommunikation.
• Balance: Mit Balance wird der Umstand umschrieben, dass es stets darum geht, die verfügbaren Teamressourcen sinnhaft einzusetzen. Kanban und die hierbei eingesetzten Visualisierungen und Metriken helfen den Teams, eine optimale Aussteuerung vorzunehmen.
• Flow: Mit Flow ist bei Kanban zunächst einmal der optimale Fluss der Arbeit gemeint. Richtig angewandt führt es jedoch auch zu einem psychologischen Flow, also zu einer Art Glücksgefühl unmittelbar aus der Erledigung der Arbeit selbst heraus, sowie zu einem positiven Cash-Flow, da sich zeitnah gelieferter Kundenwert am Ende des Tages durch eine Verbesserung der Kundensituation auch monetär bemerkbar machen sollte.
• Kooperation: Mit dem Wert Kooperation ist die Wichtigkeit einer auf Kommunikation, Transparenz und gutem Zusammenspiel basierenden Art der Zusammenarbeit gemeint, wo im Zweifel die Unterstützung von Kolleginnen und Kollegen und somit gelebte Hilfsbereitschaft vor den Eigeninteressen steht.
• Führung: Mit Führung ist in diesem Kontext gemeint, dass alle im Team aufgerufen sind, Initiative zu zeigen und damit in Führung zu gehen, wenn die Aufgaben auf dem Board zu vervollständigen sind oder die Prozesse analysiert und in kleinen Etappen verbessert werden sollen.
• Kundenfokus: Der Kundenfokus ist bei dem für Kanban charakteristischen Pull-System bereits eingebaut, es wird immer nur das angepackt, was ein interner oder externer Kunde anfordert. In der Kanban-Logik arbeiten also alle, um den Kunden glücklich zu machen – und nicht etwa primär den Chef.
• Transparenz: Der Kundenfokus wiederum kann nur gelingen, wenn alle Anfragen, Anforderungen, Ressourcen und Herausforderungen transparent gemacht werden und der Wert Transparenz von jedem wirklich gelebt werden kann.
• Verständnis: All das trägt schließlich in erheblichem Maße dazu bei, dass ein tiefgreifendes Verständnis bei allen Mitarbeitern dazu entsteht, was ein Team wirklich leisten muss, um die Kunden glücklich zu machen.

Die vier Grundprinzipien von Kanban

Ich beschreibe hier nun die vier wichtigsten Grundprinzipen von Kanban:

• Prinzip 1: Starten mit dem Status Quo. Der Kanban-Prozess beginnt mit der Beschreibung der aktuellen Arbeitssituation, indem die zentralen Stufen der Wertschöpfung der Abteilung in Form von Spalten am Board visualisiert werden und so die aktuelle Aufgabenlandschaft abgebildet wird. Zu Beginn gilt: „Je einfacher, desto besser!“
• Prinzip 2: Kleine Veränderungen schaffen den Fortschritt. Zweitens geht es darum, im Team eine Übereinkunft dahingehend herzustellen, dass immer wieder kleine inkrementelle Veränderungen angestrebt werden. Das Motto heißt hier also im Prinzip: „Jeden Tag ein bisschen besser!“
• Prinzip 3: Erst verstehen, dann ändern. Ein weiteres Prinzip warnt vor allzu viel Aktionismus: Gerade am Anfang sollten sowohl der existierende Prozess als auch die bestehenden Rollen und Verantwortlichkeiten respektiert werden. Erst wenn die bisherige Arbeitsorganisation von allen verstanden und im Detail nachvollzogen wurde, ergibt es Sinn, mit der Veränderungsarbeit zu beginnen.
• Prinzip 4: Führung als gemeinsame Aufgabe. Die Übernahme von Führungsaufgaben ist wichtig, um die Arbeitsaufgabe und die Prozessabläufe zu verbessern. Das gilt sowohl für das einzelne Teammitglied als auch für das Management. Bei Kanban darf sozusagen jeder die Führung übernehmen, wenn es um Optimierungs-Ideen und Prozess-Verbesserungen geht. Gleichermaßen gilt das, wenn aktuelle Engpässe beseitigt werden und Kundenwert geschaffen wird: Jeder trägt dafür Verantwortung, dass das Unternehmen zum Champion wird!

Die sechs Kernpraktiken von Kanban

Darüber hinaus gibt es insgesamt sechs Kernpraktiken von Kanban, die im Folgenden beschrieben werden sollen:

• Kernpraktik 1: Mache die Arbeit sichtbar. Die grundlegende Idee von Kanban besteht darin, den Fluss der Arbeit zu visualisieren.
• Kernpraktik 2: Limitiere den Work in Progress. In Kanban wird die Größe „Work in Progress“ (WiP) immer wieder neu im Team justiert. Ziel ist die Limitierung der Anzahl paralleler Tätigkeiten und eine effektivere Wertschöpfung.
• Kernpraktik 3: Steuere den Arbeitsfluss. Ziel ist, dass Arbeiten, die gemeinsam Wert erzeugen, auch vorrangig abgeschlossen werden.
• Kernpraktik 4: Mache die Regeln transparent. Die Prozess-Regeln werden explizit gemacht und auf dem Board für alle sichtbar notiert. Das schließt mitunter auch die Dos und Don‘ts ein, die stets im Konsens beschlossen werden.
• Kernpraktik 5: Implementiere Feedback-Schleifen. Feedback erfolgt bei Kanban in der Form, dass das Team gemeinsam zum Beispiel eine neue Spalte oder eine neue Regel ausprobiert und dann das Feedback auswertet.
• Kernpraktik 6: Verbessere dich kontinuierlich und evolutionär. Ein Kanban-Team hat die Aufgabe, zum Beispiel in Retrospektiven oder auch im Anschluss an das Daily, über mögliche Produkt- und Prozess-Verbesserungen nachzudenken und diese beherzt und gemeinsam Wirklichkeit werden zu lassen.

---

Kanban ganz praktisch!

In seiner Minimalausführung hat das Board genau drei Spalten: z.B. „Aufgaben“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Und dies ist eigentlich mit jeder Art von Aufgaben kompatibel – auch im Büro! Ihres könnte also wie folgt aussehen:

„Moment!“ werden die Verfechter von Kanban nun rufen: „Was ist mit der Wertschöpfung?“ Richtig: Ein Kanban-Board hat schon den Anspruch, die einzelnen Wertschöpfungsstufen einer Abteilung darzustellen.

Praktisch können Sie das so angehen, dass Sie ganz auf der linken Seite eine weitere Spalte einfügen, die „Input Queue“, ganz rechts dann noch die Spalte „Output Queue“, so dass Ihr Board dann folgendes Aussehen hat:

„Okay, jetzt wissen wir, wo die Aufträge herkommen und an wen wir die Früchte unserer Arbeit abliefern. Aber ist das wirklich schon die Wertschöpfungskette?“ werden Sie nun vielleicht einwenden. Zu Recht! Was jetzt jedoch noch hinzukommt, hat sehr stark mit Ihrem Geschäft zu tun, so dass ich das hier einmal an einem für alle nachvollziehbaren Branchenbeispiel darstellen möchte.

In unserem Fall handelt es sich um einen Pizza-Bäcker, der ausschließlich eine exzellente Pizza Prosciutto verkauft. Auf jeder fertigen Pizza befinden sich Schinkenstückchen sowie natürlich Tomatensoße und Käse, das alles kommt dann in einen Ofen aus hawaiianischem Lavagestein. Der über das Kanban Board abgebildete Prozess könnte dann wie folgt aussehen:

Bestellung von Kunde → Pizza starten → Pizzateig auswalken → Tomatensoße auftragen → Schinken auflegen → Käseraspel zugeben → In Ofen → Rausholen → Pizza fertig → Auslieferung an Kunden

Der Prozess von „Pizza starten“ bis „Pizza fertig“ ist die reine Bearbeitungs-Zeit (Cycle Time), der Zeitraum von Bestellung bis Auslieferung ist die sogenannte Lead Time, also die Durchlaufzeit plus einer Wartezeit nach der Bestellung und vor der Auslieferung.

Denken wir hier doch einfach einmal an ein zweites Beispiel, das näher an der Medienproduktion liegt und trotzdem gut nachvollziehbar ist.

Wir stellen uns dazu den vereinfachten Prozess in einer Zeitschriften-Redaktion vor. Bei der Produktion eines neuen Artikels gibt es grob gesprochen drei simple Arbeitsschritte:

Allem voran stehen natürlich noch die Idee und der konkrete Auftrag. Hinten hinaus wären da noch die Freigabe und die Freischaltung. Das ergibt also erweitert die folgende Prozesskette:

Während die Lead Time („Durchlaufzeit“) die komplette Kette von der Idee bis zur Freischaltung umfasst, ist die reine Cycle Time („Bearbeitungszeit“) der Zeitraum, den es zur faktischen Bearbeitung bedarf, also hier von der Themenrecherche bis zur Textkorrektur. Bei entsprechenden Engpässen im System kann die Lead Time deshalb mitunter sehr viel länger sein als die reine Cycle Time. Die Lead Time schließt also die Kundenperspektive mit ein während die Cycle Time lediglich den eigenen Arbeitsprozess oder den Prozess einer Abteilung betrifft.

---

Buchtipp

Dieser Artikel ist ein Ausschnitt aus dem Ratgeber „Kanban – Die schnelle Einführung“, der bei uns erschienen ist.

Was ist Kanban? Es ist die gemeinsame Visualisierung des Arbeitsflusses, mit der Sie zugleich Arbeitsprozesse optimieren können. Kanban hilft dem Team außerdem, sich flexibel auf eine sich verändernde Unternehmensumwelt einzustellen.

Im Prinzip wird der Fluss der Arbeit über mehrere Spalten dargestellt: Links findet sich das was zu tun ist, in der Mitte das was gerade in Arbeit ist und rechts die fertigen Aufgaben. Damit lassen sich Engpässe aufspüren und Prozesse nach und nach verbessern.

Kombiniert mit „Daily Standups“ und „Retrospektiven“ ist diese einfache Form der Agilität für jedes Team und in jedem Unternehmen nutzbar! Auch deshalb ist es  die derzeit meistgenutzte agile Methode.

Dieses Buch vermittelt die Grundgedanken, Werte und Prinzipien, die mit Kanban verbunden sind. Sie erhalten zudem zahlreiche Hinweise, was von der handwerklichen Seite her zu beachten ist, um auch als Team erfolgreich in die Arbeit mit Kanban einsteigen zu können. 

• Mehr über die Inhalte …