Content-Ideen und -formate für die interne Kommunikation in einer hybriden Arbeitswelt 

Gerade die interne Kommunikation muss sich an den Wandel in der Arbeitswelt anpassen, wenn sie weiterhin wirksam bleiben will. Hybride Arbeitsmodelle, aber auch die Erwartungen der Generation Z haben hier einen erheblichen Einfluss. Oliver Chaudhuri erklärt dir in diesem Artikel, worauf dabei zu achten ist und welche Contentformate besonders empfehlenswert sind. Dabei hat er auch konkrete Beispiele aus der Praxis für dich.

Einführung

Die Bedeutung der internen Kommunikation (IK) hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend gewandelt. Aufgabe Nummer 1 ist natürlich weiterhin die Informationsvermittlung: Die „richtigen“ Themen und Botschaften zu setzen und Storys in modernen, attraktiven Medien zu erzählen, um die aktive Unterstützung interner Stakeholder (Mitarbeitende, Führungskräfte) zu sichern.

Darüber hinaus leistet die interne Kommunikation einen signifikanten Beitrag, um die digitale Transformation in Organisationen zu gestalten: Als Inhouse-Coach, Community Manager und Content Creator unterstützt sie zum Beispiel dabei …

• … das Verständnis rund um die produktive Nutzung von KI- oder Automatisierungslösungen zu stärken und dafür Leitplanken der Nutzung zu formulieren
• … Wissensträger zu befähigen, trittsicher in Netzwerken zu agieren und Digital Leadership zu ermöglichen
• … Zusammenarbeit im hybriden Team-Set-up gemeinsam zu gestalten und die dafür zur Verfügung stehenden Instrumente zu überblicken.

A N Z E I G E

 

Herausforderungen und Chancen bei der Content-Gestaltung

Die hybride Arbeitswelt hat neue Verantwortungsbereiche für die IK eröffnet, die gleichermaßen Herausforderungen und Chancen mit sich bringen:

Herausforderungen:

1. Mitarbeitende und Teams arbeiten vermehrt verteilt zusammen – im mobilen Office, „klassisch vor Ort“ im Büro oder der Produktionsstätte oder stärker vernetzt über Standorte hinweg. Verschiedene Jobprofile haben völlig unterschiedliche Kommunikations- und Informationsbedürfnisse – inkl. verschiedener „Einstiegspunkte“. Neben „offiziellen“ Kanälen der Unternehmenskommunikation gibt es weitere informelle Quellen wie interne Team-Chats uvm.
2. Zig Kanäle und digitale Instrumente buhlen fortlaufend um unsere Aufmerksamkeit. Informations-Overload sowie Tool- und Speicher-Wirrwarr erzeugen Stress und Reaktanz. Was? Womit? Wofür? – Diese Kernfragen gilt es, am digitalen Arbeitsplatz immer wieder klar zu beantworten.
3. Bindung und Wir-Gefühl müssen heute gleich über mehr Kommunikationskanäle und -formate orchestriert werden. Die Frage ist z. B. nicht: Townhall-Veranstaltung in Präsenz oder Videobotschaft oder digitale Frage-Antwort-Runde mit dem CEO? Im Idealfall ist es ein Mix mit all diesen Bestandteilen.

Chancen:

1. Moderne Kommunikationstechnologien überwinden „digitale Zweiklassengesellschaften“. Der vormals starke Fokus auf Menschen mit PC-Arbeitsplätzen gehört der Vergangenheit an. Noch nie war es technologisch und organisatorisch so einfach, hohe digitale Reichweiten und rasche Content-Distribution zu ermöglichen (Stichwort: „Bring your own Device“ und Einbindung privater Endgeräte).
2. „Unsichtbare“ werden sichtbarer, Diversität wird zum „kommunikativen Asset“: Kommunikationslösungen wie ein Social Intranet ermöglichen Teilhabe und Partizipationsmöglichkeiten für alle Nutzerinnen und Nutzer. Nicht der Jobstatus, Hierarchie o. Ä. sind entscheidend dafür, was besonders häufig gelesen/gelikt/geteilt wird, sondern ausschließlich die Relevanz. Es sind oftmals „kleine“ anekdotische Posts über Erfolge und Best Practices, die „große“, vermeintlich abstrakte Unternehmensstrategien be-greifbar machen.
3. Wissen kann besser konserviert werden – via Themen-Communitys, in denen sich Gleichgesinnte zusammenschließen, gemeinsamen Notizbüchern oder oder. So entsteht mehr Transparenz als durch megabytegroße E-Mail-Anhänge.

Doch was wollen eigentlich die Mitarbeitenden?

Die Unternehmenskommunikation kann sich noch so gut gemeinte Strategien überlegen. Wenn die Zielgruppe – in diesem Fall die Mitarbeitenden – der Inhalt nicht interessiert oder geschweige denn erreicht, nützt das beste Konzept nichts. Frage die Mitarbeitenden, welchen Content sie präferieren und für ihren Arbeitsalltag wirklich brauchen.

Manche möchten Informationen eher in geschriebener Form erhalten, andere wiederrum reicht ein kurzes Video. Hierbei kann es natürlich auch generationsbedingte Unterschiede geben. Aufgrund des demografischen Wandels ist es für Unternehmen wichtig, auch die Generation Z anzusprechen.

Das zeigt deutlich, dass hier noch Nachholbedarfs seitens der Unternehmen zu leisten ist, was u. a. mit passenden Content-Formaten unterstützt werden kann.

Content-Formate und -Ideen für die IK

Bei allem Wandel erleben wir in unserem Beratungsalltag zwei Konstanten: Der persönliche Austausch und die geschriebene News zu ausgewählten Top-Themen bleiben im Arbeitsalltag der Menschen unverzichtbar.

Darüber hinaus beobachten wir, dass folgende Formate besonders häufig auf positive Resonanz stoßen:

Bewegtbild bewegt

Videos haben mittlerweile ihren festen Bestandteil im Kommunikationsmix aller Unternehmen und Branchen. Ein neuer Trend, der hohe Klickraten und Aufmerksamkeit für Schlüsselthemen verspricht: selbstproduzierte Videostatements – aufgezeichnet mit Tablet-PC oder Smartphone. Sie schaffen Nähe und geben Einblicke in den Arbeitsalltag.

Durch KI & Co. lassen sich rasch und unkompliziert Untertitel in verschiedenen Sprachen hinzufügen oder Transkripte erstellen. Insbesondere für die Kommunikation via mobilen Endgeräten sind solche Videos ein Muss.

Beispiel: Erklärvideos von Mitarbeitenden für Mitarbeitende in der Produktion („So funktioniert Arbeitsschutz“, „Richtiges Verpacken & Verlagern“ etc.)

Microlearning und Gamification

Vermeintlich dröges Wissen und trockene Zahlen können durch Blitzumfragen oder ein Mini-Quiz spannend in Szene gesetzt werden, z. B. Schätzfragen: „Wie viel xyz in Kilogramm produzieren wir pro Woche?“, „Wie viel Meter neue Gesetze und Verordnungen müssen wir bei Thema abc beachten?“

Tolle Content-Spender hierfür sind z. B. Geschäfts- oder Nachhaltigkeitsberichte, Details aus Produkt- und Marketingmaterialien. Also: Mut zur Zweitverwertung solcher Zahlen, Daten, Fakten!

Umfragen und Mitmachaktionen

Natürlich muss Content nicht immer nur etwas mit Wissensvermittlung zu tun haben. Ferner kann er auch dazu dienen, Mitarbeitende in Entscheidungsprozesse des Unternehmens bspw. durch Umfragen aktiv einzubinden.

Des Weiteren können Mitmachaktionen dazu dienen, das Wir-Gefühl zu stärken: Unsere Unternehmenskommunikation hat vor einiger Zeit einen Fotowettbewerb ausgerufen, bei dem Mitarbeitende Fotos mit Produkten oder Werbung unsere Kunden einreichen sollten. Die drei besten wurden prämiert. Das Ergebnis: die Mitarbeitenden hatten Spaß und es wurde anschaulich vermittelt, wer alles unsere Kunden sind.

Bei einem international agierenden Kunden sorgte wiederum die Weihnachtsaktion für positiven Gesprächsstoff on- und offline: Mitarbeitende aus zahlreichen Ländern berichteten von lokalen Weihnachtsbräuchen und wie sie das Fest in ihrem Familien feiern. 

Work smarter, not harder – mit KI und Automatisierung

Vielleicht bist du selbst Kommunikator und fragst dich gerade, wie du das alles schaffen sollst? Mit KI- und Automatisierungslösungen hast du wirkmächtige Begleiter an der Hand, um repetitive Aufgaben zu minimieren, die Genauigkeit zu verbessern und eine konsistente Distribution von Content zu erreichen – und Zeit und Handlungsspielräume zu gewinnen.

Zwei Beispiele: 

• Egal, wo ein Laien-Editor oder lokaler Redakteur ein Bild ins Intranet einstellt – über einen Workflow erhält die Chefredaktion jede hochgeladene Bilddatei parallel und gebündelt zentral an einer Stelle. Das erleichtert das digitale Asset-Management und Fotos lassen sich rasch neu zuordnen oder wiederverwenden.
• Bye, bye Excel-Redaktionskalender: Statt mühseliger händischer Pflege erfolgen Themenabfrage, Content-Planung und -Verteilung auf die Kanäle über eine standardisierte Abfrage inkl. bereitgestelltem Template, automatischer Erinnerung, Archivierungs-Funktion etc. So spart das Kommunikations-Team Woche für Woche mehrere Stunden Zeit, die stattdessen für die Produktion von neuen, spannenden Inhalten verwendet werden kann.   

Wie geht es nun weiter?

Was kannst du aus diesem Artikel mitnehmen? Am besten diese Dinge: 

1. Schaffe mit einem digitalen Arbeitsplatz die Grundlage für die Vernetzung, Wissens- und Informationsbeschaffung aller Mitarbeitenden.
2. Weniger ist mehr: Du musst nicht ständig immer neue digitale Tools einführen, um einen erfolgreichen Digital Workplace für alle Generationen zu schaffen. Frage dich lieber immer wieder kritisch: Welche Hilfen und Informationen brauchen unsere Mitarbeitenden wirklich, um effizient und produktiv arbeiten zu können?
3. Der Content muss zum Unternehmen und dessen Mitarbeitenden passen und nicht andersherum. Suche den (virtuellen) Dialog mit Mitarbeitenden und konzentriere dich auf Contentpieces, die Mitarbeitende wirklich benötigen und gerne konsumieren. 
4. KI und Automatisierung wagen: Bei zig Arbeitsschritten und der Orchestrierung der Kommunikation winken verlockende Potenziale, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 115

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Oliver Chaudhuri

Oliver Chaudhuri ist Thought Leader Communications & Adoption bei HIRSCHTEC. Er unterstützt Unternehmen dabei, Schwellen auf dem Weg zum Modern Workplace durch Kommunikation zu überwinden und den kulturellen Wandel gemeinsam mit den Mitarbeitenden erfolgreich zu gestalten.

hirschtec.eu