In vielen Unternehmen weltweit ist Confluence im Einsatz. Es dient dazu, Informationen zentral zu sammeln und diese einfach und übersichtlich zugänglich zu machen. Die Gestaltungsmöglichkeiten der Seiten sind in etwa vergleichbar mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen. Mit dem Page-Builder Plug-in Karma und dessen Pro-Version Aura wird die Bearbeitung der Seiten flexibler, sodass sich Confluence auch als ansprechendes Intranet nutzen lässt. Wie das funktioniert, zeigt dir Oliver Hübner in diesem Beitrag. Er zeigt dir außerdem die Social-Intranet-App Mantra.
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
- Confluence von Atlassian ist eine cloudbasierte Wiki-Software, die sich gut als Plattform für ein Intranet eignet.
- Das Plugin Karma erweitert Confluence um vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten, um optisch ansprechende Intranet-Seiten zu erstellen.
- Das Karma-Upgrade Aura bietet zusätzliche Vorlagen und vereinfacht die Bearbeitung.
- Für ein Social Intranet mit Fokus auf Interaktion und Dialog ist die App Mantra eine Alternative.
- Ob Karma oder Mantra die bessere Wahl ist, hängt von den individuellen Anforderungen an Gestaltungsfreiheit und Funktionsumfang ab.
Enterprise-Wiki Confluence
Confluence ist eine kommerzielle, cloudbasierte Wiki-Software des australischen Anbieters Atlassian. Es dient als zentraler Ort für Informationen zu Unternehmensprozessen und Dokumentationen. In einer IT-Firma, in der ich viele Jahre arbeitete, wurde Confluence beispielsweise genutzt, um Produkt-Handbücher, Installationsanleitungen und Besprechungsprotokolle abzulegen. Gemeinsam mit dem Projektmanagement-Tool Jira vom selben Anbieter ist es bei vielen Unternehmen weltweit im Einsatz.
Beide Anwendungen wurden für Software-Entwicklungsteams konzipiert. Projekte und Aufgaben können dort agil geplant und in einem Workflow dargestellt werden (Jira), dafür benötigte Informationen für die Teams lassen sich zentral ablegen und teamübergreifend bearbeiten (Confluence).
Über 250.000 Teams weltweit nutzen Jira (Quelle: Wikipedia), über 40.000 Confluence (Quelle: Digital Marketing Plattform OMKB).
In Confluence kannst du verschiedene Bereiche definieren, beispielsweise auch einen eigenen Bereich für das Intranet. Diese Bereiche haben eine Homepage, Unterseiten und Artikel. Sie werden in einer Seitenleiste angezeigt und lassen sich als Blog darstellen.
Für die Gestaltung der Seiten gibt es zahlreiche Templates mit grafischen Elementen, beispielsweise Vorlagen für Marketingkampagnen oder Kapazitätsplanung. Die Möglichkeiten reichen jedoch nicht viel weiter, als die der meisten Textverarbeitungsprogramme.
Um eine ansprechende Seite für ein Intranet zu gestalten, das im Look and Feel einer guten Website entspricht, kommt das Page-Builder Plug-in Karma ins Spiel. Es enthält bereits in der kostenlosen Basis-Version unzählige Varianten, mit denen es Spaß macht, ein optisch ansprechendes Intranet zu gestalten. Weitere Varianten und Elemente, die für ein Intranet sinnvoll sind, bieten die Pro-Version und eine Erweiterung. Dazu später mehr.
Page-Builder Plug-in Karma
Die Basis-Version von Karma kannst du kostenlos über den Atlassian-Marketplace zur eigenen Confluence-Instanz hinzufügen. Das Plug-in bietet Gestaltungsmöglichkeiten in Form von Sektoren, für die eine Vielzahl an Templates zur Auswahl stehen. Es gibt derzeit allerdings nur eine englischsprachige Version.
Gestaltungsmöglichkeiten mit Sektoren
Für einen Sektor kannst du Vorlagen für Überschriften, Textinhalte, Fotogalerien, Listen, Teams und Zähler auswählen. Selbst in der Basis-Version ist die Auswahl in jeder dieser Optionen groß und für den Start mit einer ansprechenden, aber einfachen Homepage ausreichend.
Artikel oder Seiten für das Intranet legst du zunächst in Confluence an und bearbeitest sie mit der Option „Enhance with Karma“. Der Unterschied zwischen Seiten und Artikeln liegt allein darin, wie sie in der Seitenleiste von Confluence erscheinen. Seiten lassen sich dort sortieren und gruppieren, Blogartikel können in einer Übersichtsseite chronologisch sortiert angezeigt werden.
Der Vorteil einer Homepage, die mit Karma erstellt wird, ist die flexible Darstellung. Seiten und Artikel kannst du beliebig anordnen, gruppieren und verlinken. Dafür musst du allerdings jedes Element einzeln platzieren und den Link manuell setzen. Für einen Artikel, der auf der Homepage angezeigt werden soll, kannst du beispielsweise die Spalte eines Textfeldes nutzen, dort ein Bild, eine Überschrift und ein weiteres Textfeld für den Teaser-Text sowie einen Button mit dem Link zum Artikel einfügen. Um später die Reihenfolge zu ändern oder einen Artikel auf eine andere Seite zu schieben, ist es leider erforderlich, die Elemente zu duplizieren oder zu kopieren und an der gewünschten Stelle wieder einzufügen.
Ein großes Plus für die Gestaltung mit Karma ist die Vielzahl an Fotos, die du fürs Intranet nutzen kannst. Du kannst sie nach Stichworten, Format und Farbstimmung filtern. Eigene Fotos oder bereits in Confluence hochgeladene Fotos lassen sich ebenso einfach verwenden.
Upgrade: Karma mit Aura
Komfortabler wird die Bearbeitung mit dem Upgrade von Karma zur Pro-Version, die Aura heißt. Mit diesem Upgrade stehen für alle Sektoren weitere Vorlagen zur Verfügung und es lassen sich individuelle Templates speichern. Die Darstellung von Artikeln wird durch einen in Aura zugänglichen neuen Sektor, den Cards, stark vereinfacht. Die Cards enthalten das Beitragsbild, einen Teaser-Text und den Link zum Artikel. Sie lassen sich als Einheit verschieben, kopieren oder duplizieren.
Benefits: Confluence plus Karma
Die Kombination aus Confluence und Karma besticht durch die Verfügbarkeit des gesamten Unternehmenswissens, das sich in ein mit Karma editiertes Intranet auf vielfältige Weise einbinden lässt. Durch eine gute Indizierung mit Stichwörtern sind Artikel aus dem Intranet auch aus anderen Bereichen von Confluence gut zu finden.
In Confluence lassen sich Seiten „beobachten“, also auch Seiten des Intranets. Änderungen auf so abonnierten Seiten lösen eine Benachrichtigung per E-Mail aus. Neue Informationen oder Termine gelangen auf diese Weise schnell zu allen im Unternehmen, die sie benötigen oder erhalten möchten.
Nur bedingt analysierbar: die Zugriffszahlen
Die Zahl der Zugriffe lässt sich innerhalb von Confluence nur rudimentär auswerten. Das hängt allerdings von den Optionen ab, die du bereits für deine Confluence-Umgebung gewählt hast. Die Standard-Version bringt eine Analyse der bisherigen absoluten Zugriffe nach Nutzern mit. Eine Zeitraum-Analyse oder die Gesamtanzahl der Aufrufe einer Seite ist hingegen nur mit kostenpflichtigen Plug-ins möglich.
Gefällt dir dieser Artikel?
Dann trage dich jetzt ein ins „Update am Montag“ und bleibe über neue Inhalte auf dem Laufenden. Kein Spam! Bereits knapp 2.000 Leser:innen sind dabei.
Ausblick: Social Intranet App Mantra
Ein weiteres Tool des Anbieters appanvil, der auch die Plug-ins Karma und Aura erstellt hat, ist die App Mantra. Diese ist speziell als App für ein Social Intranet in Confluence angelegt.
Es ermöglicht noch spezifischer Beiträge als Artikel, News oder Event anzulegen und stellt Dialogangebote wie Diskussionen, Fragen oder einfaches Feedback in Form von Likes mehr in den Fokus. Andere Social-Media-Kanäle des Unternehmens lassen sich auf der Homepage einbinden. Auf einem individualisierten Dashboard wird die Homepage des Intranets pro User über Kacheln selbst gestaltet. Über Filteroptionen lassen sich außerdem relevante Übersichten von Seiten aus Confluence einbinden.
Auch Mantra ist derzeit nur in einer englischsprachigen Version verfügbar.
Mantra oder Karma?
Das spricht für Karma
Karma ist besser in Confluence integriert als Mantra, da Letzteres als App aufgerufen wird und nicht als Plugin-in fungiert. Auch bietet das Page-Builder Plug-in mehr Gestaltungsmöglichkeiten, Mantra ist in dem Punkt starrer als Karma. Karma ist zudem in der Basis-Version kostenlos, Mantra ist bereits ab elf Usern kostenpflichtig.
Das spricht für Mantra
Ein mit Mantra angelegtes Intranet benötigt weniger Pflegeaufwand, da alle Funktionen, die für das Intranet wichtig sind, bereits vorhanden sind. Das individuelle Dashboard ist ein großer Vorteil für Mantra. Jeder User kann den Zugang zum Intranet, der sich zugleich als Startseite für Confluence festlegen lässt, nach eigenen Wünschen anpassen.
Die Einschätzung über Mantra habe ich im Test in meiner eigenen Confluence-Umgebung gewonnen, Erfahrungen in der Praxis konnte ich damit bisher nicht sammeln.
Pricing – kostenlos für bis zu zehn User
- Plug-in Karma: In der Grundversion kostenlos
- Upgrade Aura: Bis zehn User kostenlos, danach zwischen 3 US-Dollar und 0,50 US-Dollar pro User pro Monat
- App Social Intranet Mantra: Bis zehn User kostenlos, danach zwischen 3 US-Dollar und 0,50 US-Dollar pro User pro Monat
Fazit
Für ein Unternehmen, in dem Confluence bereits im Einsatz ist, bietet Karma ein flexibles Tool, um ein Intranet mit ansprechendem Look and Feel zu erstellen. Das Upgrade Aura erweitert die Optionen und bietet Vereinfachungen in der Handhabung. Ist die einfache Handhabung der Funktionen eines Social Intranets wichtiger als die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten der Seiten, ist die App Mantra die bessere Wahl.
Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 115
- Weitere Artikel aus dieser Ausgabe kostenlos auf der Website lesen ...
- Bleib auf dem Laufenden über neue Inhalte mit dem „Update am Montag“ …
Schon gewusst? Mit einem Zugang zu UPLOAD Magazin Plus oder zur Content Academy lädst du Ausgaben als PDF und E-Book herunter und hast viele weitere Vorteile!
Oliver Hübner ist Blogger und Autor. 2016 gründete er die Text- und Blogagentur Blogwerk im südlichen Münsterland. Seine Expertise im Geschichtenerzählen bildete er auf der Lesebühne und im Improvisationstheater aus. Die Methode des Storytelling nutzt er für das Bloggen und Seminare zur Unternehmenskommunikation.
A N Z E I G E