Was Contentprofis von Projektmanagern lernen können

Projektmanagement hat für Kreative oft einen schlechten Ruf, denn es scheint langweilig und überflüssig. Dabei kostet ein unorganisierter Content-Alltag viel wertvolle Energie. Jan Tißler zeigt dir, warum jeder Artikel und Social-Post ein kleines Projekt ist. Entdecke praxiserprobte Tipps von der sauberen Zeitschätzung über sinnvolle Puffer bis zur Rückwärtsplanung, mit denen du den Überblick behältst und wieder mehr Raum für Kreativität schaffst.

Zusammenfassung

• Content-Aufgaben als Projekte begreifen: Auch ein Artikel oder Newsletter hat einen Anfang, ein Ende und festgelegte Ressourcen.
• Ziele und Erwartungen klären: Ein sauberes Briefing und eine „Definition of Done“ verhindern ausufernde Arbeitsprozesse (Scope Creep).
• Realistische Zeitplanung nutzen: Zerlege Aufgaben in kleine Einzelschritte, schätze den Aufwand anhand von Vergangenheitswerten und plane Deadlines per Rückwärtsplanung.
• Puffer und Kapazitäten einbauen: Wer unvorhergesehene Dinge, Meetings und Krankheitstage nicht einplant, baut auf das „Planungsprinzip Hoffnung“.
• Aus Erfahrungen lernen: Mache regelmäßig kurze Retrospektiven und dokumentiere wichtige Learnings (z.B. in Checklisten), um Fehler nicht zweimal zu machen.

Ich bin Künstler, kein Projektmanager

Hättest du mir vor 25 Jahren erzählt, dass ich einmal Projektmanagement für Contentprofis anpreisen würde, hätte ich dich ausgelacht.

Allein das Wort „Projektmanagement“ ist schon abschreckend genug. Das klingt nach Spreadsheets und seelenlosem Großraumbüro.

Nein, ich wollte schön schreiben, tolle Fotos schießen, grandiose Themenideen entwickeln und mich kreativ ausleben.

Aber spätestens wenn die Deadlines an dir vorbeirauschen und du im Wust deiner Aufgaben den Überblick verlierst, stellst du fest: Schlecht organisiert zu sein, kostet eine ganze Menge Energie.

Diese Energie fehlt wiederum für die kreativen Aufgaben. Und das ist frustrierend.

Ich habe gelernt: Es lohnt sich, von professionellen Projektmanagern zu lernen. Denn die haben Tipps, Tricks und Tools parat, die auch Kreativen helfen.

Meine Learnings möchte ich dir mit diesem Artikel vermitteln. Ich spreche dabei aus meiner eigenen Berufserfahrung. Seit mehr als 30 Jahren verdiene ich in der einen oder anderen Form mit dem Schreiben mein Geld und habe als Redaktionsleiter und Content Marketing Manager gearbeitet. Inzwischen bin ich ein selbstständiger Indie-Publisher.

Eines kann ich dir dabei versichern: Hätte ich über die Jahrzehnte nicht gelernt, mich besser zu organisieren, wäre das nicht möglich gewesen.

Was hat Projektmanagement mit Content zu tun?

Bevor wir zu den praktischen Tipps und Einblicken kommen, müssen wir klarer definieren, worüber wir eigentlich sprechen, wenn wir „Projektmanagement“ sagen.

Wikipedia beschreibt es so:

„Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet.“

Okay. Was aber sind Projekte?

„Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten besteht und durchgeführt werden kann, um unter Berücksichtigung von Vorgaben wie etwa Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen.“

Als Contentprofi fällt dir sofort auf: Meine Güte, ist das ein verschwurbelter Satz. Das kann man doch besser formulieren!

Als zweites aber vielleicht auch: Content-Aufgaben sind fast immer ein Projekt, aber kaum jemand behandelt sie so.

Denke an einen Artikel, einen Social Post, eine Newsletter-Ausgabe: Sie alle haben einen Anfang, ein Ende, Ressourcen, Abhängigkeiten und ein Ziel. Das sind lupenreine Projekte.

Vielleicht erstellst du gerade einen neuen thematischen Schwerpunkt oder ihr nehmt euch vor, auf einer Social-Plattform aktiver zu sein: Auch das kannst du, zumindest zeitweilig, wie ein Projekt behandeln.

Zugleich stimmt: Arbeit besteht in der Contentbranche oftmals nicht aus sauber abgetrennten, wochenlangen Projekten mit einem klaren Anfang und Ende. „Kampagnendenken“ ist in der Regel sogar unpassend und führt in die Irre.

Deshalb sage ich keinesfalls, dass du zum Projektmanager mutieren musst.

Vielmehr geht es darum, sich praktische und nützliche Dinge aus diesem Bereich abzuschauen und für den eigenen Arbeitsalltag zu adaptieren.

Dabei wirst du nicht immer alle folgend genannten Punkte einsetzen. Manchmal wirst du mehr Zeit aufs Projektmanagement verwenden, manchmal deutlich weniger.

Für einen schnellen Social-Post brauchst du etwa nicht alle Handgriffe und Abläufe. Einen klaren Workflow zu haben, ist aber auch in solchen Fällen hilfreich! Viele der anderen Punkte finden dann eher im Hintergrund statt und wurden einmal übergreifend definiert wie etwa die Ziele und Erwartungen.

Ziele und Erwartungen klar definieren

Du hast vielleicht auch schon den Chef oder Auftraggeber kennengelernt, der ganz genau weiß, wie das Endergebnis aussehen soll, aber das nicht in Worte fassen kann oder will.

Lieferst du dann ab, bekommst du eine Rückmeldung à la: „So habe ich mir das aber nicht vorgestellt. Da müssen wir noch einmal ran.“

Eine eiserne Regel im Projektmanagement ist es, die Ziele und Erwartungen klar festzuhalten: Wie soll das Endergebnis aussehen und warum genau so?

Scope Creep

Das hilft nicht zuletzt gegen „Scope Creep“. Dieser Begriff bezeichnet ein Phänomen, das du sicher kennst: Der Umfang des Projekts vergrößert sich schleichend während der Umsetzung. Schlimmstenfalls wirst du nie fertig, weil immer wieder weitere Ideen hinzukommen.

Das kann dir allein ebenso passieren wie in Teams: Du schreibst „nur mal schnell“ einen Artikel oder Post. Was nicht länger als eine Stunde dauern sollte, ist nach drei Stunden immer noch nicht fertig.

Versteh mich nicht falsch: Manchmal kann so eine kreative Entdeckungsreise hilfreich sein. In Zeiten von massenproduziertem KI-Content gewinnt sie sogar an Wichtigkeit. Ich habe neulich ein Artikelthema ausgelotet und mir im Zuge dessen ein dutzend weiterer Ideen aufgeschrieben. Das war hilfreich.

Dieses Vorgehen darf aber nicht zum Regelfall werden. Und wenn wir einmal ehrlich sind, kann es eine Form der „produktiven Prokrastination“ sein: Wir sind aktiv und erzielen Ergebnisse, aber wir arbeiten nicht auf unsere eigentlichen Ziele hin.

Briefing

Deshalb und aus anderen Gründen ist das Content-Briefing so wichtig. Im Projektmanagement würde man es Auftragsdokument nennen. Es enthält Ziel, Umfang, Ressourcen, Erfolgskriterien.

Im Content-Alltag ist das „Briefing“ aber oft nur ein Satz im Slack oder eine vage Idee im Kopf. Was würde es ändern, hätte jedes Content-Stück einen echten Steckbrief, auch wenn du allein arbeitest?

Wie eingangs erwähnt: Nein, du musst nicht jeder kleinen Aufgabe eine DIN-A4-Seite Planung voranstellen. Aber selbst bei solchen (scheinbar?) kleinen Tasks kann es hilfreich sein, einen Moment innezuhalten und grundlegende Eckdaten bewusst festzulegen.

Bevor ich diesen Artikel hier angefangen habe, wusste ich beispielsweise nicht nur, worum es grob gehen sollte, sondern auch welche Rolle er im Gesamtzusammenhang der Magazin-Ausgabe spielen wird und wie lang er in etwa werden sollte.

Definition of Done

Das hilft zudem bei einem anderen Problem, vor dem das Projektmanagement warnt und das wir aus dem Contentbereich bestens kennen: Wann ist etwas eigentlich „fertig“? Denn wie oben erklärt: Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Nun lernen wir aber als Contentmenschen, dass wir Inhalte nie als fertig ansehen sollten. Und das sind sie oft auch nicht.

Hier ist es hilfreich, eine Anpassung vorzunehmen: Du legst fest, wann deine Aufgabe abgeschlossen ist, auch wenn du genau weißt, dass du später darauf zurückkommen wirst.

Damit stellst du außerdem sicher, dass du weder über das Ziel hinausschießt (siehe Scope Creep) noch zu früh auf Publish drückst. Denn auch das kann ein Problem sein.

Um auf diesen Artikel als Beispiel zurückzukommen: Ich muss immer entscheiden, wie genau und tiefgehend ich einen Punkt erklären will. Begrenze ich das nicht, schreibe ich aus Versehen ein Ratgeberbuch.

Abhängigkeiten berücksichtigen

Die nächste wichtige Frage im Projektmanagement: Was muss fertig sein, damit das Nächste beginnen kann?

Im Content-Alltag übersieht man das leicht. Die Gedanken drehen sich meist um den Inhalt selbst, aber nicht immer um alle Randbedingungen. Das führt außerdem zu Fehlern in der Zeitplanung. Dazu gleich noch mehr.

Ein Artikel wird eben nicht nur geschrieben, sondern zunächst einmal recherchiert und vor dem Veröffentlichen (hoffentlich) Korrektur gelesen. Das ist ein simples Beispiel einer Abhängigkeitskette.

Es lohnt sich, solche Abhängigkeiten sichtbar zu machen, bevor du mit einer Aufgabe beginnst. Du musst dazu nicht gleich einen Gantt-Chart erstellen. Es reicht, dich kurz zu fragen: Was brauche ich, bevor ich loslegen kann? Was hält andere auf, wenn ich nicht rechtzeitig liefere?

Stakeholder-Management

Damit kommen wir zu einem Begriff, der ebenfalls nach Großraumbüro klingt: Stakeholder-Management. Im klassischen Sinne sind Stakeholder alle, die ein Interesse am Ergebnis haben: Auftraggeber, Design, SEO, Führungskräfte. Die entscheidende Frage lautet: Wer muss wann was wissen, damit das Projekt vorankommt?

Wenn du einen Artikel schreibst, der ein Interview erfordert, ein Foto braucht und SEO-Input bekommt, hast du mindestens drei Abhängigkeiten und drei Schnittstellen, die du aktiv im Blick behalten musst. Klare Absprachen, wer wen bis wann informiert, sparen dabei enorm viel Nerven und vermeiden Überraschungen kurz vor dem Veröffentlichungstermin.

Stakeholder-Management gilt aber auch für Solo-Profis! Als Freelancer oder Indie-Publisher hast du genauso Stakeholder, nur andere: Leser und Leserinnen, Werbekunden, Kooperationspartner. Und eine besonders gern unterschätzte Partei: deine eigene zukünftige Version. Die schaut eines Tages in deine Unterlagen und fragt sich, warum du damals diese eine Entscheidung so getroffen hast.

Gute Dokumentation ist also auch Stakeholder-Management.

Die Leitfrage für alles das ist simpel und trotzdem wirkungsvoll: „Wer hat ein Interesse an diesem Content-Stück, und was erwartet diese Person von mir?“

Projektplan

Und schließlich noch ein Wort zum Content-Kalender: Er ist für viele Contentprofis das wichtigste Planungswerkzeug, und doch entfaltet er selten sein volles Potenzial. Oft ist er nur eine Terminliste: Dieses Thema am Montag, jenes am Donnerstag.

Ein echter Projektplan zeigt mehr: Wer liefert was bis wann? Welche Ressourcen werden gebraucht? Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen den einzelnen Aufgaben? Erst wenn dein Kalender solche Informationen ebenfalls abbildet, erkennst du rechtzeitig, wenn etwas in Verzug gerät, das wiederum drei andere Dinge blockiert.

Weg vom Planungsprinzip Hoffnung

Lass mich direkt fragen: Wie planst du eigentlich deine Zeit?

Die ehrliche Antwort ist oftmals etwa: „Ich schätze grob, wie lange etwas dauert, und hoffe dann das Beste.“ Projektmanager sprechen hier liebevoll vom Planungsprinzip Hoffnung.

Sie haben zugleich bessere Alternativen entwickelt.

Zeitschätzung

Das beginnt bei der Zeitschätzung. Wir Contentprofis sind darin notorisch schlecht. Nicht etwa, weil wir unorganisiert sind, sondern weil wir gern die falschen Schwerpunkte setzen.

Ich hatte es oben schon angedeutet: Wir denken vor allem an das Schreiben selbst, aber weniger an die Recherche davor, das Redigieren danach, die Abstimmungsrunde, die Bildrecherche, die technische Umsetzung im CMS …

Die Lösung aus dem Projektmanagement ist einfach und wirkungsvoll: Aufgaben kleinteilig aufschlüsseln. Nicht „Artikel schreiben“, sondern: Thema recherchieren, Quellen sichten, Struktur festlegen, Rohfassung schreiben, überarbeiten, Freigabe einholen, Bild suchen, veröffentlichen.

Jeder Schritt bekommt idealerweise eine eigene Zeitschätzung.

Noch besser funktioniert das in Kombination mit einem einfachen Blick zurück: Wie lange hat das letzte vergleichbare Stück tatsächlich gedauert? Diese historischen Daten sind wertvoller als jede Intuition.

Rückwärtsplanung

Wer Aufgaben so zerlegt, kann auch die Rückwärtsplanung anwenden: Das ist meiner Meinung nach eine der nützlichsten Techniken aus dem Projektmanagement überhaupt. Sie funktioniert genau so wie sie klingt: Du nimmst deinen Veröffentlichungstermin als Fixpunkt und arbeitest dich von dort rückwärts: Bis wann muss die Freigabe vorliegen? Bis wann muss also der Entwurf fertig sein? Bis wann muss die Recherche abgeschlossen sein? So entstehen von selbst Meilensteine, also überschaubare Etappen, die dir nicht nur Orientierung geben, sondern auch früh anzeigen, wenn du in Verzug gerätst.

Das hilft nicht zuletzt gegen das Problem, mit allem bis zum letzten Moment zu warten und dann im Eilverfahren umzusetzen.

Puffer, Kapazitäten, Prioritäten

Dazu kommt ein Punkt, den manche belächeln: Puffer einplanen. Im Projektmanagement ist es selbstverständlich. Wer keinen Puffer hat, hat keinen Plan, sondern nur eine Hoffnung. Denn irgendetwas kommt immer dazwischen: eine kurzfristige Anfrage, ein Rückmeldung, die auf sich warten lässt, ein Interview-Partner, der einen Termin verschiebt, andere Aufgaben, kreative Tiefs, Krankheit …

Damit zusammen hängt die Kapazitätsplanung. Wie viel kannst du realistischerweise in einer Woche produzieren? Nicht im Idealfall, sondern inklusive Meetings, Verwaltung, unerwarteter Anfragen und dem gelegentlichen Krankheitstag? Professionelle Projektmanager kennen ihre Kapazitäten gut. Viele Contentprofis überplanen sich chronisch und wundern sich dann immer wieder aufs Neue, warum die Woche nie ausreicht.

Es hilft nichts, gegen die Realität anzukämpfen. Sie wird immer gewinnen.

Bei all dem hilft es, klarer zu priorisieren. Das Eisenhower-Prinzip ist beispielsweise eine alte Idee, aber im Content-Alltag hochaktuell: Es unterscheidet zwischen „dringend“ und „wichtig“. Denn das sind zwei verschiedene Dinge, auch wenn sie sich manchmal ähnlich sehen. Eine kurze Anfrage, die bis morgen beantwortet sein soll, kann dringend sein und trotzdem nicht wichtig. Ein strategisches Projekt ist vielleicht nicht dringend, aber entscheidend für deine mittel- und langfristigen Ziele.

Flexibel bleiben

Zu guter Letzt: Nicht jeder Content-Prozess verlangt dieselbe Planungsmethode. Projektmanagement unterscheidet klassische und agile Ansätze und diese Unterscheidung lässt sich gut auf unsere Arbeit übertragen.

Eine Printausgabe mit festen Abgabeterminen, definierten Umfängen und einem klaren Produktionsprozess folgt sinnvollerweise einem klassischen, schrittweisen Ablauf: erst Planung, dann Umsetzung, dann Abschluss.

Einen neuen Newsletter kannst du hingegen wie ein agiles Projekt behandeln. Du wirst ihn schließlich Schritt für Schritt entwickeln und dynamisch am Feedback deiner Leserschaft ausrichten. Hier kannst du in kleinen Schritten ausprobieren, anpassen und weiterentwickeln.

Zu wissen, welcher Ansatz wann passt, ist selbst schon eine wertvolle Kompetenz.

Aus Fehlern aktiv lernen

Wann hast du zuletzt nach Abschluss eines Projekts bewusst innegehalten und gefragt: Was lief gut, was lief schief, was mache ich nächstes Mal anders?

Retrospektive

Projektmanagement-Teams machen genau das regelmäßig. Es heißt Retrospektive oder, bei größeren Pannen, Post-Mortem. Content-Teams dagegen sind meistens schon beim nächsten Thema, bevor das letzte Stück überhaupt live ist.

Dabei steckt gerade in mühsamen oder gescheiterten Projekten das größte Lernpotenzial. Der Artikel, der dreimal überarbeitet werden musste. Die Kampagne, die an unklaren Zuständigkeiten gescheitert ist. Der Newsletter, der zu spät rausging, weil eine Abhängigkeit übersehen wurde.

Eine kurze Retrospektive muss kein großes Meeting sein. Drei Fragen reichen:

1. Was hat funktioniert?
2. Was hat nicht funktioniert?
3. Was ändern wir beim nächsten Mal?

Wichtig ist nur, dass die Antworten festgehalten werden. Und damit wären wir auch schon beim nächsten Punkt.

Dokumentation

Dokumentation hat in Kreativberufen keinen guten Ruf. Sie gilt als bürokratisch, als Zeitverschwendung, als das Gegenteil von Flow. Dabei ist sie schlicht der Schutz vor dem eigenen Vergessen. Projektmanager dokumentieren Entscheidungen, Prozesse und Learnings nicht aus Selbstzweck, sondern weil das kollektive (oder persönliche) Gedächtnis trügt.

Du hast vor sechs Monaten entschieden, ein bestimmtes Format abzuschaffen oder einen neuen Kanal zu testen. Weißt du noch warum? Das „Warum“ hinter Entscheidungen ist ohne Aufzeichnung schnell verloren und ohne dieses Wissen macht man dieselben Fehler erneut.

Auch hier gilt: Du musst kein ausgeklügeltes System aufbauen. Eine kurze Notiz, ein Satz im Projektdokument, ein Eintrag in deiner Vorlage reicht schon.

Ich selbst bin ein großer Fan von Checklisten. Darüber werde ich demnächst separat schreiben, denn dazu gibt es mehr zu sagen als du vielleicht denkst. Passiert mir nun ein Missgeschick oder übersehe ich immer wieder einen wichtigen Punkt, aktualisiere ich meine Checkliste entsprechend. Das ist meine Form des Lernens aus Fehlern und der Dokumentation.

Qualitätssicherung

Ein weiterer Begriff aus dem Projektmanagement, der im Content-Alltag unterschätzt wird: Qualitäts-Gates. Das sind definierte Prüfpunkte, bevor eine Phase abgeschlossen ist. Im Projektmanagement entscheidet ein solcher Checkpoint, ob das Projekt in die nächste Phase übergehen darf. Im Content könnte das bedeuten: Kein Artikel geht online ohne Faktencheck, SEO-Prüfung und einen zweiten Blick auf die Headline. Klingt aufwendig, ist es aber nicht, denn es wird schnell zur Gewohnheit.

Der wichtige Unterschied ist hier der zwischen reaktiver Fehlerkorrektur nach Veröffentlichung und pro-aktiver Qualitätssicherung davor. Ja, du kannst digitale Inhalte immer noch korrigieren. Und, ja, auf Social-Plattformen „versendet“ sich alles sehr schnell. Aber besser und befriedigender ist es dennoch, grundsätzlich erst einmal gute Arbeit abzuliefern.

Umfeld im Auge behalten

Damit komme ich zum letzten und vielleicht wichtigsten Punkt dieses Artikels. Der Unternehmer und Autor Michael Gerber beschreibt einen Unterschied, der für jeden Selbstständigen und jeden Content-Profi relevant ist: working in vs. working on – also im Projekt arbeiten versus am Projekt arbeiten.

Wer ausschließlich produziert, produziert, produziert, verliert früher oder später den Blick für die Metaebene: Stimmt die Strategie noch? Sprechen wir die richtigen Themen an? Wachsen die richtigen Kanäle? Sind unsere Formate noch zeitgemäß?

Professionelles Projektmanagement behält idealerweise alles im Blick: alle Handgriffe und Schritte, ihre Rolle im Projekt und die Rolle des Projekts in der übergreifenden Strategie.

Für uns Contentprofis bedeutet das: Plane nicht nur, was du produzierst. Plane auch Zeit ein, um von außen und mit etwas Abstand auf deine eigene Arbeit zu schauen.

Denn das ist der Unterschied zwischen jemandem, der Content macht, und jemandem, der eine Content-Strategie lebt.

Schlusswort

Konnte ich dir einige Anregungen mitgeben? Das würde mich sehr freuen. Ich habe für mich über die Jahre festgestellt: Sich besser zu organisieren ist eine sehr gute Möglichkeit, Energien freizulegen.

Dabei bin ich selbst weit davon entfernt, perfekt zu sein. Mir rutschen Termine durch, ich übersehe eine E-Mail in der Inbox oder eine ungeliebte Aufgabe wird immer wieder aufgeschoben (und dann in fünf Minuten erledigt, weil sie gar nicht so aufwändig wie gedacht ist).

Aber alles in allem plane ich meine Zeit und meine Energie besser ein und das macht mich zufriedener. Für diese Ausgabe des UPLOAD Magazins hatte ich beispielsweise sieben Beiträge auf der To-do-Liste. Ohne klare Zeitplanung wäre das komplett im Chaos versunken. So aber hatte ich für alle genügend Zeit.

Und das fühlt sich einfach sehr, sehr gut an.

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 127

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