Slack: Was dieses Werkzeug für Teams so erfolgreich macht

Im Silicon Valley gehören Hypes quasi zum Alltag, aber selbst hier ließ der rasante Erfolg von „Slack“ aus San Francisco einige Kinnladen herunterklappen. Das Startup hat offenbar einen Nerv getroffen: Es erleichtert die Kommunikation von Teams und will im selben Atemzug mehrere Tools in Rente schicken. Das Featureset sowie eine generell gelungene Umsetzung machen es aus. Inzwischen versteht es auch Deutsch. Wir stellen den Überraschungserfolg vor.

Slack-Headquarters

Slack-Headquarters in San Francisco (Bild: Jan Tißler)

Diesen Artikel haben wir ursprünglich im Dezember 2014 veröffentlicht und zuletzt im September 2017 aktualisiert.

Wie Informationsaustausch und Kommunikation in einem Unternehmen organisiert sind, bestimmt ganz wesentlich dessen Effizienz mit. Darüber hinaus beeinflusst es das Betriebsklima: Ist es eine Last oder eine Lust, sich mit den Kollegen auszutauschen, sich über Projekte und die nächsten Schritte abzustimmen?

Oftmals findet man in Büros einen Strauß an Tools vor, die für die tägliche Arbeit gebraucht werden. Sie leisten jeweils gute Dienste für ihren speziellen Zweck. Aber sie arbeiten in der Regel nicht oder nur schlecht zusammen. Und etwas wiederzufinden ist dann eine frustrierende Aufgabe.

Das Startup Slack aus San Francisco versucht, diese Aufgaben unter einem Dach zu vereinen. Andere haben das vorher bereits versucht, einige gar mit nennenswertem Erfolg. Aber Slack hat einen Blitzstart hingelegt.

Wer lieber ein Video anschaut als einen Text zu lesen: Ich erkläre im folgenden Video vom November 2016 die drei wesentlichen Funktionen von Slack, gehe auf die Stärken und Schwächen dieses Tools ein und gebe einige Tipps aus meiner Praxis weiter.

Aus Versehen erfolgreich

Interessanterweise ist Slack als Nebenprodukt entstanden. Stewart Butterfield ist einer der Köpfe dahinter und hat bereits eine verblüffend ähnliche Erfolgsgeschichte in seinem Lebenslauf stehen: Eigentlich arbeitete er 2002 an einer Idee für ein neuartiges Computerspiel, das sich aber nicht finanzieren ließ. Ein Seitenprojekt wurde zum Überraschungshit: die Fotocommunity Flickr. 2011 arbeitet Butterfield dann erneut an seiner Spieleidee und diesmal wurde es sogar veröffentlicht – floppte allerdings. Aber erneut war es ein Seitenprojekt, das stattdessen zum Erfolg wurde: Slack.

Slack entstand als Werkzeug, um die interne Kommunikation zu vereinfachen. Ursprünglich nutzte das Team IRC. Sie ergänzten diesen Chat um automatisch eingespeiste Informationen zum Beispiel über Entwicklungsschritte für das Spiel. Bald erwies sich das als so nützlich, dass sie eine eigene Plattform dafür schufen. Und schließlich stellte das Team fest: Wir wollen nie wieder irgendwo ohne dieses Werkzeug arbeiten müssen. Also setzten sie sich daran, es zu einer öffentlichen Version weiterzuentwickeln.

Stewart Butterfield

Stewart Butterfield (Bild: Scott Schiller, slack.com)

Was aber macht Slack so erfolgreich, dass inzwischen erste Unternehmen es in ihren Stellenanzeigen als „Mitarbeiterbonus“ aufführen? Wie kommt es, dass die Nutzer Slack in den Unternehmen einführen, anstatt dass Unternehmen es bei ihren Mitarbeitern durchsetzen müssen?

Funktionen von Slack

Auf Medium.com kann man die Marketingstrategie hinter Slack nachlesen. Das Startup hat dort ein internes Memo gepostet, das zwei Wochen vor der öffentlichen Testphase herumging.

Slacks Idee scheint zum einen vertraut, weil es interne Chat-Anwendungen natürlich schon mehrere gibt. Aber es leistet im Alltag doch einiges mehr und lässt sich so einfach bedienen, dass es für viele offenbar den entscheidenden Unterschied ausmacht.

Beispielhafte Ansicht eines Chatraums in Slack.

Beispielhafte Ansicht eines Chatraums in Slack.

Eine kurze Übersicht:

  • In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer daran teilnehmen darf, lässt sich festlegen.
  • Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren.
  • Überall lassen sich Dateien hochladen und diese kommentieren.
  • Die Suche funktioniert gut und ist schnell. Diskussionen oder Dateien findet man auf diese Weise zuverlässig wieder.
  • Nicht zuletzt kann man etliche Dienste mit Slack verknüpfen. Auf diese Weise findet man in Slack wieder, was andernorts passiert. Das funktioniert beispielsweise mit Dropbox, Trello oder auch Twitter. Die Liste dieser „Integrationen“ ist sehr lang und wird ständig erweitert.

Letztlich kann man Slack auf die Formel reduzieren: Chat + Integrationen. Aber das ist nicht alles. Wie man im oben verlinkten Medium-Beitrag nachlesen kann, investiert das Slack-Team viel Arbeit in die Verfeinerung des Nutzungserlebnisses. Sie versuchen alle Ecken und Kanten zu finden und abzuschleifen. Sie gehen dabei davon aus, dass der fragliche Nutzer überhaupt gar kein Interesse hat, ein neues Tool kennen zu lernen – schließlich gibt es in Unternehmen wie oben beschrieben bereits ein Set von Diensten und Werkzeugen.

Diese Mühe macht sich schnell bemerkbar. Ein freundlicher „Slackbot“ hilft beispielsweise in einem Chat-Dialog, den eigenen Account einzurichten. Allein das fühlt sich viel sympathischer und einfacher an, als ein schnödes Formular auszufüllen. Und solche Beispiele finden sich auch an anderen Stellen. Das Angebot hat viele nützliche Abkürzungen eingebaut. 11 Tips finden sich beispielsweise in diesem Artikel auf Medium.com.

Der Rest des Erfolgs bleibt wohl ein Mysterium. Nicht einmal Stewart Butterfield selbst kann im Interview mit Fortune beispielsweise erklären, warum Slack so viel besser angenommen wird als Atlassians HipChat, obwohl beide Angebote sehr ähnliche Funktionen haben.

Die vielseitigen Integrationen mit anderen Diensten sind eine große Stärke von Slack.

Die vielseitigen Integrationen mit anderen Diensten sind eine große Stärke von Slack.

In der Praxis

Ich habe Slack seit 2014 in verschiedenen Teams und Situationen eingesetzt. In der Regel waren das verteilte Teams, denn ich lebe inzwischen in San Francisco, meine Kontakte sind aber vielfach in Deutschland.

Hier beim UPLOAD Magazin haben wir es lange Zeit mit allen drei wesentlichen Funktionen genutzt:

  • allgemeine Chaträume, um uns über die nächsten Ausgaben und andere Pläne zu unterhalten
  • Integrationen mit Twitter und Trello, damit auf diesem Weg alle auf dem Laufenden bleiben
  • sowie der persönliche Austausch via Direct Messages anstatt E-Mail.

Im größeren Stil habe ich es in den letzten Monaten auch über die Community „Citizen Circle“ kennen gelernt, deren Mitglieder überall auf der Welt verstreut leben. Hier dient Slack derzeit als zentrale Kommunikationsstelle. Es gibt zahlreiche öffentliche Chaträume zu allen Themen, die die Mitglieder interessieren. Außerdem gibt es private Channels für kleinere Gruppen, die sich zu bestimmten Themen zusammenfinden. Und natürlich spielt auch hier die Kommunikation via Direktnachricht eine Rolle.

Bei meiner Arbeit für Scope habe ich Slack außerdem als Gast kennen gelernt: Bezahlt man für Slack (siehe unten), kann man Personen direkt zu einzelnen Kanälen einladen. Die Macher von Scope haben für die Kuratoren einen Kanal eingerichtet, der dem Austausch dient und in dem auch Neuigkeiten verbreitet werden. Als Gast hat man nur Zugang dazu, nicht zum Rest des Slack von Scope.

Der natürliche Feind der E-Mail

Generell lässt sich festhalten, dass Slack nicht nur bei uns, sondern auch andernorts vor allem die Zahl der E-Mails dramatisch reduziert, außerdem einen Messenger für die interne Kommunikation überflüssig machen kann, Aktivitäten bei anderen Cloud-Diensten an einer Stelle zentral zusammenführt und zudem Diskussionen jederzeit wiederauffindbar macht – auch wenn die sich um Dokumente drehen, die man hochgeladen hat.

Diese Kombination aus Features verbunden mit einer allgemein gelungenen Benutzerführung machen den rasanten Erfolg von Slack nachvollziehbar.

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Den passenden Tarif wählen

Natürlich will Slack Geld verdienen und das soll nach dem bekannt-bewährten „Freemium“-Modell funktionieren: Es gibt einen gut nutzbaren kostenlosen Account und für größere Bedürfnisse dann kostenpflichtige Varianten mit weiteren Funktionen. Das sieht aktuell wie folgt aus:

  • Gratis-Account: Die Suche funktioniert hier für die letzten 10.000 Nachrichten und man kann bis zu zehn externe Dienste anbinden. Man hat 5GB Speicherplatz für Dateien.
  • „Standard“-Account: Die Preise beginnen hier aktuell bei 6,67 US-Dollar pro Monat und Nutzer, sofern man sich fürs jährliche Bezahlen entschließt (= $80/Jahr). Hier ist die Suche im Archiv unbegrenzt und ebenso die Zahl der externen Dienste. Als zusätzliches Feature bekommt man u.a. einige Statistiken und kann Gastzugänge vergeben. Pro Nutzer stehen 10GB Speicherplatz zur Verfügung.
  • „Plus“-Account: Ab 12,50 US-Dollar pro Monat und Nutzer kann man die Nachrichten bspw. exportieren und einiges mehr.
  • Ein „Enterprise“-Account ist das neueste Familienmitglied. „Enterprise Grid“ gibt dem Admin dabei vor allem die Möglichkeit, mehrere separate Slack-Instanzen („Workspaces“) einzurichten. Das ist bspw. sinnvoll, damit Abteilungen ihre eigenen Chaträume haben und alles übersichtlich bleibt. Nutzer können aber trotzdem unternehmensweit suchen und miteinander kommunizieren. 1TB Speicherplatz pro Nutzer ist enthalten. Den Preis muss man bei Interesse anfragen.

Mit der kostenlosen Version kann man schon eine ganze Menge anstellen und man wird erst mit der Zeit an die Grenzen stoßen. Vor allem, dass ältere Beiträge irgendwann nicht mehr auffindbar sind, kann sich bemerkbar machen – sofern man viele Nutzer hat, die viel schreiben.

Alternativen

  • Atlassians HipChat war lange Zeit ein Hauptkonkurrent von Slack, jetzt hat das Unternehmen mit Stride einen Nachfolger vorgestellt. Der soll u.a. mit seinen eingebauten Features für Videochats und zur Zusammenarbeit punkten. Außerdem sollen einige smarte Funktionen dafür sorgen, dass man nach einiger Zeit der Abwesenheit schnell sehen kann, welche wesentlichen Dinge passiert sind.
  • Wer selbst hosten möchte (oder muss), sollte sich einmal Mattermost anschauen. Dieses Tool is quelloffen und in vielen Punkten kompatibel zu Slack. Der Wechsel sollte also vergleichsweise einfach möglich sein.
  • Außerdem hat Microsoft inzwischen „Teams“ vorgestellt. Das ist ein Slack-Gegner für Nutzer von Office365. Man benötigt einen „Enterprise“- oder „Business“-Tarif.

Fazit

Um bei aller Begeisterung auf dem Boden der Tatsachen zu bleiben: Slack ist sicherlich kein Tool, das die Welt aus den Angeln hebt. Es macht stattdessen viele Dinge richtig und kombiniert nützliche Funktionen mit einer guten Benutzerführung. Mit Microsofts „Teams“ haben sie Ende 2016 einen ernstzunehmenden Konkurrenten bekommen. Und Atlassians brandneues Stride sieht ebenfalls interessant aus.

Das Thema der internen Kommunikation wird in den kommenden Jahren jedenfalls noch wichtiger als bisher. Slack selbst geht davon aus, dass E-Mails in zehn Jahren in Unternehmen ausgedient haben. Ich persönlich kann das nur begrüßen. E-Mail als Medium war nie für all diese Zwecke gedacht, für die wir es heute einsetzen und das macht sich im Alltag immer stärker bemerkbar.

Artikel vom 14. September 2017