Slack: Was dieses Werkzeug für Teams so erfolgreich macht

Im Silicon Valley gehören Hypes quasi zum Alltag, aber selbst hier ließ der rasante Erfolg von „Slack“ aus San Francisco einige Kinnladen herunterklappen. Das Startup hat einen Nerv getroffen: Es erleichtert die Kommunikation von Teams und will im selben Atemzug mehrere Tools in Rente schicken. Das Featureset sowie eine generell gelungene Umsetzung machen es aus. Inzwischen versteht es auch Deutsch. Wir stellen den Überraschungserfolg vor.

Slack-Headquarters
Slack-Headquarters in San Francisco (Bild: Jan Tißler)

Diesen Artikel haben wir ursprünglich im Dezember 2014 veröffentlicht und zuletzt im Juli 2018 aktualisiert.

Wie Informationsaustausch und Kommunikation in einem Unternehmen organisiert sind, bestimmt ganz wesentlich dessen Effizienz mit. Darüber hinaus beeinflusst es das Betriebsklima: Ist es eine Last oder eine Lust, sich mit den Kollegen auszutauschen, sich über Projekte und die nächsten Schritte abzustimmen?

Oftmals findet man in Büros einen Strauß an Tools vor, die für die tägliche Arbeit gebraucht werden. Sie leisten jeweils gute Dienste für ihren speziellen Zweck. Aber sie arbeiten in der Regel nicht oder nur schlecht zusammen. Und etwas wiederzufinden ist dann eine frustrierende Aufgabe.

Das Startup Slack aus San Francisco versucht, diese Aufgaben unter einem Dach zu vereinen. Andere haben das vorher bereits versucht, einige gar mit nennenswertem Erfolg. Aber Slack hat einen Blitzstart hingelegt.

Wer lieber ein Video anschaut als einen Text zu lesen: Ich erkläre im folgenden Video vom November 2016 die drei wesentlichen Funktionen von Slack, gehe auf die Stärken und Schwächen dieses Tools ein und gebe einige Tipps aus meiner Praxis weiter.

Aus Versehen erfolgreich

Interessanterweise ist Slack als Nebenprodukt entstanden. Stewart Butterfield ist einer der Köpfe dahinter und hat bereits eine verblüffend ähnliche Erfolgsgeschichte in seinem Lebenslauf stehen: Eigentlich arbeitete er 2002 an einer Idee für ein neuartiges Computerspiel, das sich aber nicht finanzieren ließ. Ein Seitenprojekt wurde zum Überraschungshit: die Fotocommunity Flickr. 2011 arbeitet Butterfield dann erneut an seiner Spieleidee und diesmal wurde es sogar veröffentlicht – floppte allerdings. Aber erneut war es ein Seitenprojekt, das stattdessen zum Erfolg wurde: Slack.

Slack entstand als Werkzeug, um die interne Kommunikation zu vereinfachen. Ursprünglich nutzte das Team IRC. Sie ergänzten diesen Chat um automatisch eingespeiste Informationen zum Beispiel über Entwicklungsschritte für das Spiel. Bald erwies sich das als so nützlich, dass sie eine eigene Plattform dafür schufen. Und schließlich stellte das Team fest: Wir wollen nie wieder irgendwo ohne dieses Werkzeug arbeiten müssen. Also setzten sie sich daran, es zu einer öffentlichen Version weiterzuentwickeln.

Was aber macht Slack so erfolgreich, dass inzwischen erste Unternehmen es in ihren Stellenanzeigen als „Mitarbeiterbonus“ aufführen? Wie kommt es, dass die Nutzer Slack in den Unternehmen einführen, anstatt dass Unternehmen es bei ihren Mitarbeitern durchsetzen müssen?

Funktionen von Slack

Auf Medium.com kann man die Marketingstrategie hinter Slack nachlesen. Das Startup hat dort ein internes Memo gepostet, das zwei Wochen vor der öffentlichen Testphase herumging.

Slacks Idee scheint zum einen vertraut, weil es interne Chat-Anwendungen natürlich schon mehrere gibt. Aber es leistet im Alltag doch einiges mehr und lässt sich so einfach bedienen, dass es für viele offenbar den entscheidenden Unterschied ausmacht.

Beispielhafte Ansicht eines Chatraums in Slack.
Beispielhafte Ansicht eines Chatraums in Slack.

Eine kurze Übersicht:

  • In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer daran teilnehmen darf, lässt sich festlegen.
  • Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren.
  • Überall lassen sich Dateien hochladen und diese kommentieren.
  • Die Suche funktioniert gut und ist schnell. Diskussionen oder Dateien findet man auf diese Weise zuverlässig wieder.
  • Nicht zuletzt kann man etliche Dienste mit Slack verknüpfen. Auf diese Weise findet man in Slack wieder, was andernorts passiert. Das funktioniert beispielsweise mit Dropbox, Trello oder auch Twitter. Die Liste dieser „Integrationen“ ist sehr lang und wird ständig erweitert.

Letztlich kann man Slack auf die Formel reduzieren: Chat + Integrationen. Aber das ist nicht alles. Wie man im oben verlinkten Medium-Beitrag nachlesen kann, investiert das Slack-Team viel Arbeit in die Verfeinerung des Nutzungserlebnisses. Sie versuchen alle Ecken und Kanten zu finden und abzuschleifen. Sie gehen dabei davon aus, dass der fragliche Nutzer überhaupt gar kein Interesse hat, ein neues Tool kennen zu lernen – schließlich gibt es in Unternehmen wie oben beschrieben bereits ein Set von Diensten und Werkzeugen.

Diese Mühe macht sich schnell bemerkbar. Ein freundlicher „Slackbot“ hilft beispielsweise in einem Chat-Dialog, den eigenen Account einzurichten. Allein das fühlt sich viel sympathischer und einfacher an, als ein schnödes Formular auszufüllen. Und solche Beispiele finden sich auch an anderen Stellen. Das Angebot hat viele nützliche Abkürzungen eingebaut. 11 Tips finden sich beispielsweise in diesem Artikel auf Medium.com.

Der Rest des Erfolgs bleibt wohl ein Mysterium. Nicht einmal Stewart Butterfield selbst kann im Interview mit Fortune beispielsweise erklären, warum Slack so viel besser angenommen wird als Atlassians HipChat, obwohl beide Angebote sehr ähnliche Funktionen haben.

Die vielseitigen Integrationen mit anderen Diensten sind eine große Stärke von Slack.
Die vielseitigen Integrationen mit anderen Diensten sind eine große Stärke von Slack.

In der Praxis

Ich setze Slack seit 2014 in verschiedenen Teams und Situationen ein. In der Regel waren das verteilte Teams, denn ich lebe inzwischen in den USA, meine Kontakte sind aber vielfach in Deutschland.

Hier beim UPLOAD Magazin nutzen wir es mit allen drei wesentlichen Funktionen:

  • allgemeine Chaträume, um uns über die nächsten Ausgaben und andere Pläne zu unterhalten
  • Integrationen mit Twitter und Trello, damit auf diesem Weg alle auf dem Laufenden bleiben
  • sowie der persönliche Austausch via Direct Messages anstatt E-Mail.

Im größeren Stil habe ich es in den letzten Monaten auch als Community-Plattform kennen gelernt, deren Mitglieder überall auf der Welt verstreut leben können. In dieser Form nutzt es beispielsweise der WordPress-Hoster Raidboxes. Ich bin auch Mitglied der „Content + UX Slack Group“.

Bei meiner Arbeit für Auftraggeber habe ich Slack außerdem als Gast kennen gelernt: Bezahlt man für Slack (siehe unten), kann man Personen direkt zu einzelnen Kanälen einladen. So lässt sich Slack sowohl fürs interne Team als auch für externe Zuarbeiter nutzen.

Der natürliche Feind der E-Mail

Generell lässt sich festhalten, dass Slack nicht nur beim UPLOAD Magazin, sondern auch andernorts die Zahl der E-Mails dramatisch reduziert, außerdem einen Messenger für die interne Kommunikation überflüssig machen kann, Aktivitäten bei anderen Cloud-Diensten an einer Stelle zentral zusammenführt und zudem Diskussionen jederzeit wiederauffindbar macht – auch wenn die sich um Dokumente drehen, die man hochgeladen hat.

Diese Kombination aus Features verbunden mit einer allgemein gelungenen Benutzerführung machen den rasanten Erfolg von Slack nachvollziehbar.

Den passenden Tarif wählen

Natürlich will Slack Geld verdienen und das soll nach dem bekannt-bewährten „Freemium“-Modell funktionieren: Es gibt einen gut nutzbaren kostenlosen Account und für größere Bedürfnisse dann kostenpflichtige Varianten mit weiteren Funktionen. Das sieht aktuell wie folgt aus:

  • Gratis-Account: Die Suche funktioniert hier für die letzten 10.000 Nachrichten und man kann bis zu zehn externe Dienste anbinden. Man hat 5GB Speicherplatz für Dateien.
  • „Standard“-Account: Die Preise beginnen hier aktuell bei 6,67 US-Dollar pro Monat und Nutzer, sofern man sich fürs jährliche Bezahlen entschließt (= $80/Jahr). Hier ist die Suche im Archiv unbegrenzt und ebenso die Zahl der externen Dienste. Als zusätzliches Feature bekommt man u.a. einige Statistiken und kann Gastzugänge vergeben. Pro Nutzer stehen 10GB Speicherplatz zur Verfügung.
  • „Plus“-Account: Ab 12,50 US-Dollar pro Monat und Nutzer kann man die Nachrichten bspw. exportieren und einiges mehr.
  • Ein „Enterprise“-Account ist das neueste Familienmitglied. „Enterprise Grid“ gibt dem Admin dabei vor allem die Möglichkeit, mehrere separate Slack-Instanzen („Workspaces“) einzurichten. Das ist bspw. sinnvoll, damit Abteilungen ihre eigenen Chaträume haben und alles übersichtlich bleibt. Nutzer können aber trotzdem unternehmensweit suchen und miteinander kommunizieren. 1TB Speicherplatz pro Nutzer ist enthalten. Den Preis muss man bei Interesse anfragen.

Mit der kostenlosen Version kann man schon eine ganze Menge anstellen und man wird erst mit der Zeit an die Grenzen stoßen. Vor allem, dass ältere Beiträge irgendwann nicht mehr auffindbar sind, kann sich bemerkbar machen – sofern man viele Nutzer hat, die viel schreiben.

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Alternativen

Fazit

Um bei aller Begeisterung auf dem Boden der Tatsachen zu bleiben: Slack ist sicherlich kein Tool, das die Welt aus den Angeln hebt. Es macht stattdessen viele Dinge richtig und kombiniert nützliche Funktionen mit einer guten Benutzerführung. Mit Microsofts „Teams“ haben sie Ende 2016 einen ernstzunehmenden Konkurrenten bekommen. Durch den Aufkauf von Atlassians HipChat und Stride haben sie sich 2018 fit gemacht für den Wettbewerb.

Das Thema der internen Kommunikation wird in den kommenden Jahren jedenfalls noch wichtiger als bisher. Slack selbst geht davon aus, dass E-Mails in zehn Jahren in Unternehmen ausgedient haben. Ich persönlich kann das nur begrüßen. E-Mail als Medium war nie für all diese Zwecke gedacht, für die wir es heute einsetzen und das macht sich im Alltag immer stärker bemerkbar.


Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 17

Tools! Tools! Tools! In dieser Ausgabe dreht sich alles um die besten Werkzeuge und wie sie den Alltag einfacher machen. Es dreht sich um Produktivität, Projekt-Management, Team-Kommunikation und vieles mehr.

Jan Tißler ist auch bekannt als jati. Er arbeitet seit über 20 Jahren als Journalist, die meiste Zeit davon digital. 2006 hat er das UPLOAD Magazin aus der Taufe gehoben. Er ist fasziniert von den Freiheiten des digitalen Publizierens und erklärt gern, wie Unternehmen, Organisationen oder auch Selbstständige mit ihren Botschaften im Netz gehört werden. Immer mit einem Bein fest in der Zukunft. Der gebürtige Hamburger lebt inzwischen in Santa Fe, New Mexico.

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20 Gedanken zu „Slack: Was dieses Werkzeug für Teams so erfolgreich macht

  1. Hallo Jan, ich bin eine IT-Veteran und lese hier das ein Startup Unternehmen aus Silicon Valley davon ausgeht, dass es in 10 Jahren kein Mail-System mehr geben soll? Weil es laut Deiner Begründung nicht für das geeignet ist, für das es heute verwendet wird.
    Naja, das haben schon viele gesagt… aber das gute alte Mail-System, einst von den Veteranen entwickelt, ist ein stabiles gutes System. Sicherlich gibt es für die kurzweilige Kommunikation bessere Systeme, aber man kann doch diese beiden unterschiedlichen Plattformtypen nicht miteinander vergleichen.
    Diese verschiedenen Systeme werden noch lange parallel laufen, und das ist auch gut so.

  2. Für mich erschließt sich bis jetzt noch nicht die Einzigartigkeit von slack. Es hat bei mir im letzten testversuch (nachdem ich es nach einigen Monaten mal wieder einen versuch gegeben habe) eine miserable User Experience geliefert, d.h., alles lief sehr langsam und die benutzerdialoge und das anwendungsdesign waren sehr unintuitiv (selbst mit hilfebot). Es gab und gibt ca. 10 weitere Anwendung die sich im Segment der collaboration und cloud service interegration Software bewegen, wobei keine davon, aus meiner Sicht, weder wesentlich hervorsticht, noch es geschafft hat eine geeignete User Experience zu bieten um der Informationsfülle Herr zu werden. bzgl. “E-Mail is dead”, da kann ich gern das produktvideo von IBM verse empfehlen (das sieht für mich nach User Experience aus ;-) ).

  3. Vielen Dank für eure Kommentare :) Ich glaube auch nicht, dass E-Mail generell „tot“ ist oder ersetzt werden kann. Es ist aber als Tool für viele Anwendungsfälle einfach nicht geeignet und auch nie dafür gedacht gewesen. Ich bin sehr froh, dass wir hier für UPLOAD Slack als internes Kommunikationstool nutzen. Es ist alles fein säuberlich geordnet und über die Suche jederzeit wieder auffindbar. Zudem haben wir inzwischen auch Mailchimp und Twitter angebunden, so dass meine beiden Mitherausgeber dort ebenfalls sehen, was mit unserem Newsletter und unserem Twitter-Account so passiert. Jetzt schauen wir noch, ob und wie wir unser Evernote-Notizbuch verknüpfen können und dann ist das schon eine ziemlich runde Sache.

    Dass Slack langsam ist, kann ich persönlich nicht bestätigen. Und die Benutzerführung finde ich persönlich auch gelungen – aber da kann man natürlich unterschiedlicher Ansicht sein.

    Klar ist, dass noch etliche Features auf der Wunschliste stehen, wie beispielsweise Threaded Comments. Im Moment läuft die Diskussion ja immer in einem einzigen Strom ab. Da wäre es schon sehr praktisch, wie in einem Forum, auf einzelne Beiträge antworten zu können. Das ist auch in der Mache.

    Also wie gesagt: Ich persönlich nutze es sehr gern. Es ist auch das erste Tool, das für uns hier bei UPLOAD dauerhaft funktioniert. Insofern sind wir zufrieden. Dass Slack nun nicht die Neuerfindung des Schnittbrotes ist, ist aber auch klar ;) :)

  4. Hm .. “kleinere Teams”, in “größeren Firmen” .. mir geht hier eine GANZ GROSSE “Firma” ab, nämlich die Blog-Software, die ihr hier einsetzt! ;)

    Richtig: Die ganzen Entwicklungschat werden Stück für Stück nach wordpress.slack.com verlegt. SEHR praktisch. Auf einen Schlag ist direkter Kontakt mit den Entwicklern möglich, mit dem Theme Review-Team, uvm.
    Und da man nicht permanent eingeloggt sein muss, so wie bei IRC, verpasst man trotzdem nichts.

    Unabhängig davon: Wir setzen Slack bei Themekraft seit ca. Ende August ein. Zuerst haben wir noch mit verschiedenen Lösungen wie Skype oder Jabber gearbeitet – im Prinzip jeder für sich selbst (also Insel-Lösungen), und zwischendrin immer mal eine Verbindung.

    Ende August haben wir dann mehrere Lösungen durchgetestet, letzlich war Slack am einfachsten zu benutzen, und die Einbindung externer Clients (Pidgin, Xabber (Android), usw.) war auch kein großes Problem (AFAIK setzt Slack intern ja direkt auf XMPP auf).

    Und natürlich: Die Github- sowie Bitbucket-Einbindung ist klasse. Egal ob öffentliche oder private Repositories – ich pushe was in den Master oder nen anderen Branch, und muss mich nicht mehr darum kümmern, dass das jemand anderes mitbekommt … und man kann sofort drüber reden, Feedback direkt im zugehörigen Channel nachlesen .. yeah!

    Das geht so weit, dass man diese Einbindung als selbstverständlich ansieht. Hab ich inzwischen schon ein paar Mal bei der Zusammenarbeit mit einem Kunden gemerkt; da war ich in den letzten Wochen regelrecht genervt, ihm jedes Mal EXTRA mitteilen zu müssen, dass jetzt ein neues Commit im Repository liegt, und er bitte drüberschauen + seinen Kommentar dazu geben möge.

    cu, w0lf.

  5. Hey,

    super Artikel. Wir testen Slack zurzeit auch in unserem Team bei sipgate und sind recht begeistert. Für unsere Plattform über alternative Arbeitsmethoden war Slack sogar das Thema in unserer YouTube-Show. Wer das Tool also mal in Aktion sehen möchte – hier geht’s zum Bewegtbild: http://www.arbeitaberanders.de

    @ Stephan Schwenk

    ich glaube ja, dass Slack – im Gegensatz zu Yammer – eher für teambasierte Kommunikation super ist…

  6. Wir hatten letztes Jahr Slack auch mal im Einsatz allerdings haben wir uns nach dem Datenleak im Januar nach einer Alternative aus Europa oder noch besser Deutschland umgeschaut. Wir nutzen jetzt Stackfield, vermissen zwar einige Integrationen aber die Vorteile überwiegen.

  7. Pingback: RELOAD August 2015
  8. Ich bin auch gerade auf der Suche nach einer Software um meinen Schichtdienst bzw. meinen Dienstplan effektiv zu verwalten. Natürlich sollte es auch übersichtlich sein. Am liebsten wäre es, wenn es heimische Software ist. Ich vertraue unseren Ingenieuren und Informatikern.

  9. Toller Beitrag.

    Besonders die Idee zu “Chat + Integration” ist ziemlich mächtig bei Slack.

    Immer mehr scheinen zudem das im Beitrag erwähnte Hipchat für Slack aufzugeben.

    Der einzige kleine Nachteil von diesem Werkzeug ist sicherlich das Pricing Modell, in dem man für jeden einzelnen Nutzer zahlen muss. Trotzdem ist es sicherlich auch interessant für kleinere Unternehmen, welche ihre Teamkommunikation verbessern möchten.

    Hier auch ein paar weitere Informationen zum Thema: http://www.yuhiro.de/vorteile-und-nachteile-von-slack-erfahrungen-und-alternativen/ (Die meisten Informationen sind jedoch in Eurem Beitrag bereits erwähnt.)

    Vielen Dank für den ausführlichen Bericht. Sehr gut umschrieben.

    Viele Grüsse
    Sascha Thattil

  10. Hat jemand mal die datensicherheitsrelevante Seite von dem Tool beleuchtet? Dazu habe ich bislang nichts gefunden. Ich würde sehr ungern die Daten meines Teams auf irgendwelchen ausländischen Servern wissen, zumal das Berufsrecht meiner Zunft dem entgegen steht. Ich würde mich über Antworten freuen.

  11. Aus datenschutzrechtlicher Sicht raten wir zur Verwendung von Tools, welche auf ausländischen und / oder nicht zertifizierten Servern betrieben werden, ab. Der Vorteil an Atlassians HipChat ist ja, dass es auf einem eigenen und / oder zertifiziertem Server behind the firewall betrieben werden kann und dadurch aus Datensicherheitssicht bei sensiblen Daten vorzuziehen ist.

  12. 2014: “Slack löst Email ab und in 10 jahren gibt es keine Emails mehr”
    2018, 4 Jahre später: ich sehe an meinem Arbeitsplatz und in der Welt absolut keine Anzeichen, dass diese Prognose im Beruf wahr werden könnte. Im Privaten haben Emails massiv nachgelassen, und WhatsApp hat stark zugenommen. Aber im Beruf überhaupt nicht.

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