Wie man das richtige Projektmanagement-Tool findet

Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools hängt maßgeblich davon ab, was man vorhat und wie man vorgehen möchte. In diesem Artikel geht es darum, grundlegende Prämissen unterschiedlicher Projekttypen zu erklären, sowie Beispiele und potenzielle Einsatzzwecke von vier verschiedenen Tools zu beschreiben.

Es gibt zahlreiche Definitionen dafür, was ein Projekt ist. Gemäß Möller/Dörrenberg handelt es sich um ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen und Qualität ein Ziel zu erreichen. Ein Tool wiederum ist ein Hilfsmittel, welches die Lösung von Problemen vereinfachen soll. Projektmanagement-Tools sollen somit dabei helfen, die Durchführung von Projekten zu vereinfachen, die Möglichkeit zu bieten sich auf die wesentlichen durchzuführenden Aktivitäten zu konzentrieren, den Fokus zu wahren und nicht den Überblick zu verlieren. Gerade in großen Projekten sind Tools die einzige Möglichkeit, um die Komplexität kontrollierbar zu halten.

Typen von Projekten

Wenn man der oben beschriebenen Definition folgt, ist nahezu jedes vorstellbare Vorhaben ein Projekt, ganz gleich, ob man seine Wohnung renoviert, einen Flughafen baut, den Marktstart eines Produkts von der Marketing-Seite betreut oder eine Software entwickelt. So viele Ähnlichkeiten diese Vorhaben auch haben mögen, so gibt es doch auch viele Unterschiede, die beträchtliche Implikationen auf die Wahl eines Tools haben. Da es ohnehin nicht die one-size-fits-all Lösung gibt und dies auch nicht sinnvoll ist, konzentrieren wir uns in unserer Betrachtung auf die letzten beiden beispielhaft genannten Projektszenarien.

Um die unterschiedlichen Anforderungen an einem praktischen Beispiel zu erklären, betrachten wir das fiktive Unternehmen Monkeybrain Timetracking Solutions GmbH (kurz MTS). MTS hat eine neuartige Timetrackinglösung entwickelt, die kontextbasiert, also abhängig vom Ort, mittels einer Smartphone-App im Hintergrund die Anwesenheitszeit am Arbeitsort trackt. Beim Launch eines solchen Produktes sind mehrere Abteilungen involviert, die sich in Subprojekten organisieren. Bei MTS kümmert sich die Entwicklungsabteilung um die Entwicklung des Projekts und die Marketingabteilung plant die verkaufsfördernden Maßnahmen bei Marktstart.

Projektmanagement in der Software-Entwicklung

Software-Projekte gelten allgemein als sehr komplex, zumal viele verschiedene Stakeholder beteiligt sind, die unterschiedliche Skillsets einbringen und unterschiedliche Bereiche verantworten.

State-of-the-Art in der Software Entwicklung ist die agile Vorgehensweise. Besonders verbreitet sind hier Scrum und Kanban bzw. die Mischform Scrumban. Ohne zu tief ins Detail zu gehen, unterscheiden sich erstere beiden Varianten dadurch, wie geplant und deployt (d.h. eine neue Software Version zur Verfügung gestellt) wird.

Scrum legt besonderen Wert darauf, die Ziele und zu realisierenden Features von Sprints im Vorfeld festzulegen. Das Featureset wird bis zum Ende des Sprints umgesetzt und dann deployt.

Bei einem Kanban-Ansatz „commited“ sich das Team nicht im Vorhinein auf ein Ergebnis eines Sprints, die Zuweisung und Durchführung einer Aufgabe erfolgt nach dem Pull-Prinzip, d.h. ein Entwickler übernimmt eine Aufgabe, sobald er wieder freie Kapazitäten hat und seinen letzten Arbeitsschritt erfolgreich ausgeführt hat. Sobald ein Feature umgesetzt ist wird es (je nachdem wie vielschichtig der Prozess ist) direkt deployt.

Beide Vorgehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile. Der Einsatz ist im Einzelfall zu prüfen. Der Erfolg beider Vorgehensweisen hängt maßgeblich von der Featureplanung ab, die in festgelegten Zeiträumen erfolgt. In einem agilen Prozess können sich die Anforderungen zur Projektlaufzeit ändern. Da im Laufe der Zeit „Karteileichen-Features“ entstehen, sollte ein Projektmanagement-Tool gute Filtermöglichkeiten mitbringen, um den Überblick zu wahren. Zudem sollte es unterschiedliche Arten von Aufgaben geben – beispielsweise ist ein Feature von einem Bug zu unterscheiden.

Im Falle der MTS wurde ein agiler Prozess gewählt. Der Produktmanager möchte jedes umgesetzte Feature zeitnah testen, um Feedback zu geben und die Qualität des Produktes zu optimieren. Features werden in einem wöchentlichen Jour Fixe besprochen und zugewiesen. Das Produktmanagement informiert in diesen Meetings auch über die zukünftige Feature Roadmap und Interaktionen mit anderen Abteilungen, um den Entwicklern einen Überblick zu geben, wo man gerade steht und wo sich das Produkt hinentwickelt.

Projektmanagement im Marketing

Projektmanagement im Marketing oder einem anderen betrieblichen Bereich ist weniger spezifisch als in der Software-Entwicklung – die Anforderungen an ein Tool sind somit nicht so kompliziert. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass in diesen Bereichen weniger Wert auf eine klare Projektvorgehensweise gelegt wird, welche den Arbeits- und Kommunikationsaufwand reduzieren und die Effizienz erhöhen würde. Projektmanagement-Tools verfolgen hier oftmals den Zweck, Aufgaben zuweisen und über Maßnahmen online diskutieren zu können. Tipps, wie man Projekte effizienter machen kann, finden sich in der Box „Projektmanagement Best Practices“ am Schluss.

Bei unser fiktiven Firma MTS laufen die Dinge in geregelten Bahnen. Das Marketingteam hat einen wöchentlichen Jour Fixe, in welchem es Aufgaben bespricht, dokumentiert und zuweist. Hin und wieder treten Fragen auf, die asynchron über Nachrichten geklärt werden.

Projektmanagement und Tools

Wie bereits beschrieben: Bei Projektmanagement geht es vor allem um die Art und Weise wie man arbeitet. Tools geben oftmals einen bestimmten Weg vor und lassen sich nur schwierig anpassen. Die Herausforderung des Tool-gestützten Projektmanagement ist es, das richtige Tool auszuwählen und danach Vorgehensweise und Tool in Einklang zu bringen. Im folgenden Abschnitt werden vier Tools vorgestellt. Basecamp und Asana sind Vertreter, die man in vielen Unternehmen in allen Abteilungen vorfinden kann. Pivotaltracker und Blossom.io trifft man besonders in der Softwareentwicklung an.

Basecamp – Der Klassiker

Basecamp ist ein Projektmanagement-Tool, welches sehr vielseitig einsetzbar ist. Projekte können flexibel angelegt und Nutzer individuell dafür freigeschaltet werden. Auf einer simplen Übersichtsseite finden sich alle Tasks, Nachrichten, Dateien und Textdokumente. Basecamp ist ideal für kleine (2 bis 10 Leute), interdisziplinäre Teams. Das Tool gibt keinen Arbeitsablauf vor. Man sollte sich also im Vorfeld überlegen, wie man Basecamp nutzen möchte und dies mit den anderen Teammitgliedern abstimmen.

Asana – Der Revoluzzer

Asana ist ein neuerer Vertreter von Tools. Die Mission: Teamwork ohne Mails. Asana funktioniert dabei als eine Mischung aus Messenger und Taskliste, d.h. Asana macht es Teammitgliedern einfach, sich gegenseitig Aufgaben zuzuweisen. Asana ist sehr Task-zentriert und eignet sich für Vorhaben, die wenig vorausschauende Planung erfordern. Asana hilft vor allem dabei, Aufgaben wegzuschaffen. Eine Dokumentation von Arbeitsschritten findet nicht statt.

Pivotaltracker – Scrum in Action

Pivotaltracker ist ein klassisches Scrum-Tool. Die Verwaltung von Features erfolgt in Listen. Das Team hat die Möglichkeit, die Sprintgröße festzulegen und dann mit der Arbeit zu beginnen. Pivotaltracker ist sehr stark auf Scrum zugeschnitten und setzt somit voraus, dass man sich an den Prozess hält. Nicht benötigte Features lassen sich nicht abschalten. Wenn man Pivotaltracker in einem weniger strikten Prozess verwenden möchte, stolpert man über die zahlreichen Scrum-Eigenheiten, was nicht immer hilfreich ist.

Blossom.io – Kanban in Action

Blossom.io ist ein sehr junger Vertreter für ein Kanban-Tool. Wert wird vor allem auf ein leichtes, nicht überfrachtetes User-Interface gelegt. Anwender können flexibel die Prozessschritte/Stages festlegen, mit denen sie arbeiten möchten, Karten anlegen und zuweisen. Ein Nachteil von Kanban-Tools ist oftmals, dass sie unübersichtlich werden, wenn man viele Aufgaben zu verwalten hat oder eine vollständige Liste aller Aufgaben pflegen möchte.

Fazit

Insgesamt ist der Markt an Projektmanagement-Tools sehr unübersichtlich. Eine vollständige Evaluation ist aufgrund der Vielzahl an Tools nicht möglich. Die in diesem Artikel beschriebenen Tools wurden gemäß der Basisannahmen der MTS GmbH ausgewählt und wurden vom Autoren in der Praxis bereits eingesetzt und für geeignet empfunden.

In der Praxis wird oft die Beobachtung gemacht, dass die Unsicherheit, das falsche Tool nehmen zu können, damit kompensiert wird ein möglichst featurereiches Tool anzuschaffen, also quasi eine eierlegende Wollmilchsau. Ein praktikabler und skalierbarer Ansatz ist aber auch, mehrere „kleine“ Tools mit simplen Featuresets auszuwählen. Bewährt hat sich beispielsweise auch in Entwicklungsabteilungen der Einsatz von Basecamp und Blossom.io. Ersteres zur Kommunikation und Projektdokumentation, letzteres für die Feature-Entwicklung. In jedem Fall kann nur der Tipp gegeben werden, dass man für sich klar haben sollte, wie man vorgehen will und was man genau braucht. Und dann hilft nur noch ausprobieren … :-)

Projektmanagement Best Practices

Und hier noch einige grundlegende Tipps und Tricks:

• Vermeide Unterbrechungen. Schreibe keine unnötigen Mails mit Inhalten, die im nächsten Meeting besprochen werden könnten. Sammle diese Punkte eher in einer Liste und gehe diese im nächsten Jour Fixe durch.
• Schicke Infos nur an Leute, die sie benötigen oder die damit etwas anfangen können. Die Studie mit den Marktforschungsergebnissen muss nicht ans gesamte Entwicklungsteam gehen.
• Sorge dafür, dass nur Personen im Meeting sitzen, die einen Nutzen davon haben. Lade zusätzliche Leute nur ein, wenn benötigt.

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 17

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