Prozesse und Tools fürs Content-Management

Für den Erfolg Ihres Content-Managements sind die richtigen Prozesse eine wesentliche Grundlage. Ansonsten werden Sie viel Zeit und Mühe verschwenden, die Sie besser in hochwertige Inhalte investieren könnten. Miriam Löffler und Irene Michl stellen Ihnen sieben wichtige hier grundlegend vor. Außerdem empfiehlt sie Ihnen nützliche Werkzeuge für die tägliche Content-Arbeit.

Diesen Beitrag vom Februar 2019 haben wir zuletzt im Mai 2024 aktualisiert. Er nutzt Ausschnitte aus der dritten Auflage des Buchs „Think Content!“* von Miriam Löffler und Irene Michl, erschienen im Rheinwerk Verlag.

Content-Prozesse

In den folgenden Abschnitten lernen Sie neun Prozesse kennen, die Sie beim Managen Ihres hochwertigen Contents unterstützen können. Auch wenn sie hier getrennt beschrieben werden, laufen diese Prozesse ineinander in einer zeitlichen Abfolge.

Die Content-Strategin Doris Eichmeier hat noch einen guten Tipp:

„Zu viele Regeln töten Ideen, Inspiration und die Freude an guten Inhalten. Man kann Content auch ,zu Tode‘ planen. Deshalb wäre es gut, wenn eine Person mit großer Leidenschaft für gute Inhalte den Prozessaufbau übernehmen würde – und kein Controller ohne Sensibilität für redaktionelle Bedürfnisse.“

Quelle

Entwickeln Sie also unkomplizierte Prozesse, die verinnerlicht werden können. Wenn die Abläufe blind, ohne nachzudenken, passieren, dann ist professionelles Arbeiten möglich. Und wenn Ihre Abläufe gut funktionieren, dann schreiben Sie sie trotzdem auf, damit neue Mitarbeiter schnell in die Prozesse finden können.

A N Z E I G E

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Anforderungsprozesse

Mit dem Content-Anforderungsprozess regeln Sie das „Wunschkonzert“ aus den Abteilungen und klären ab, ob der Content zur entwickelten Strategie passt. Selbstverständlich dürfen Sie bisweilen auch bewusst neue Inhalte auf den Trial-and-Error-Prüfstand stellen – schließlich lernen wir auch aus den Erfahrungen mit neuen Themen, und die müssen sich durchaus auch einmal „auf dem kurzen Dienstweg“ realisieren lassen.

Dennoch: Mit einem ausgefeilten Content-Anforderungsprozess stellen Sie grundsätzlich sicher, dass primär diejenigen Inhalte produziert werden, die zielführend für Ihr Business sind.

Die nachstehenden Empfehlungen sollen Ihnen dabei helfen, einen eigenen Ablauf für Ihr Unternehmen zu erstellen.

Definieren Sie zunächst die Aufgabenverteilung im Anforderungsprozess:

• Wer darf neue Themen einreichen (aus Marketing, PR, Einkauf … oder prinzipiell alle)?
• Wer sammelt die Anträge?
• An wen werden sie zur Prüfung weitergeleitet?
• Durch wen und wie erfahren Antragstellende, ob ihr Content-Thema genehmigt wurde?
• Wer stellt die Vorschläge im regelmäßig stattfindenden Themenplanmeeting vor?

Entwickeln Sie eine Formatvorlage für die Anträge – etwa mit den folgenden Punkten:

In kleineren Unternehmen muss das Prozedere sicher nicht ganz so formell ablaufen. Die im Antragsbogen vorgestellten Punkte sollten dann im Rahmen der gemeinsamen Redaktionsplanmeetings durchgesprochen und geprüft werden.

Dieser Prozess ist vor allem für große Content-Stücke relevant. Für Social Media muss alles agiler funktionieren, mit Freigaben von oben kommen Sie heute nicht weiter. Achten Sie hier auf regelmäßigen Austausch mit den Abteilungen, aus denen Inhalte kommen können. Und nehmen Sie auch Themen auf Zuruf an, wenn sie zur Strategie passen.

Ihr Unternehmen ist eine One-WoMan-Show? Dann helfen Ihnen die oben formulierten Fragestellungen ebenso dabei, herauszufinden, ob die geplanten neuen Inhalte wirklich relevant, realisierbar und sinnvoll sind. Nutzen Sie diese Checkliste, um sich zu disziplinieren und nie den eigentlichen Strategiefokus aus den Augen zu verlieren.

Planungsprozesse

Die Content-Planung ist eine der elementaren Säulen für Ihre erfolgreiche Arbeit mit Webinhalten. Daher ist es wichtig, frühzeitig vernünftige Planungsprozesse an den Start zu bringen. Klären Sie so bald wie möglich die folgenden Fragen:

• Wie planen Sie Ihre Inhalte (Excel-Sheet, Planungstools)?
• Welche Planungsmeetings und Workshops sollen in welchen Abständen stattfinden?
• Wer sind die Ansprechpersonen für die Content-Planung?
• Wer ist für die Zeit- und Kostenplanung zuständig?

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Fehler in der Planung bereits eine Menge Geld kosten können, und stellen Sie sicher, dass Sie hier keinen Cent unnötig verplempern. Ihr Budget lässt sich definitiv besser anlegen – zum Beispiel in hochwertige Inhalte!

Redaktionsprozesse

Der Redaktionsplan beinhaltet die wichtigsten Stationen des Redaktionsprozesses. In ihm werden die abstrakten Prozessschritte mit Leben angefüllt: Themen, Content-Produkte und vor allem verantwortliche Personen werden im Redaktionsplan eingetragen. Der Redaktionsprozess bildet die Abläufe von Content-Idee und -Auswahl bis zur Veröffentlichung ab.

In dem in Abbildung 1 dargestellten Redaktionsprozess steht ganz unscheinbar „Artikel wird erstellt“. Doch dahinter verbirgt sich ein weiterer Prozess: der Produktionsprozess.

Produktionsprozesse

Der Redaktionsprozess und der Produktionsprozess sind eng miteinander verknüpft. Es geht um Deadlines und Verantwortlichkeiten, die ineinandergreifen. So gesehen ist der Produktionsplan sozusagen der Bruder vom Redaktionsplan.

Content-Produkte haben verschiedene Prozesse. Ein Video hat andere Prozessschritte als ein Text. Der Ablauf unterscheidet sich ebenfalls, ob Content extern über eine Agentur produziert wird oder intern erstellt werden kann. Optimieren Sie vor allem die wiederkehrenden Prozesse. Seltene Abläufe, wie für ein einmaliges Imagevideo, sollten Sie dennoch dokumentieren, um einen Anhaltspunkt zu haben, wenn Sie doch wieder einmal ein Video in Auftrag geben wollen.

Je nach Komplexität und Umfang des Content-Produkts müssen inhaltliche Freigaben berücksichtigt werden. Das betrifft vor allem rechtliche Freigaben oder den Faktencheck von Themenprofis. Es kann passieren, dass Sie bis zu zwölf Korrekturrunden haben. Planen Sie genügend Puffer ein – aber prüfen Sie den Prozess, um zukünftig die Schleifen zu reduzieren.

Im nächsten Abschnitt geht es vor allem um Freigaben für Veröffentlichungen, aber viele der Fragen können Sie sich auch bei inhaltlichen Produktionsfreigaben stellen – auch hier fließen die Prozesse meist ineinander.

Freigabeprozesse

Um den zeitlichen Aufwand für interne Diskussionen im Tagesgeschäft möglichst kleinzuhalten, brauchen Sie klare Regelungen, wer welche Inhalte zur Veröffentlichung freigeben darf. Definieren Sie also rechtzeitig, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit folgenden Fragen umgehen:

• Wer stößt den Freigabeprozess an?
• Wer vertritt freigabeberechtigte Personen im Urlaubs- und Krankheitsfall?
• Müssen alle Inhalte denselben Freigabeprozess durchlaufen?
• Wie viele Freigaberunden gibt es?
• Wie geht man mit widersprüchlichen Änderungswünschen von freigabeberechtigten Mitarbeitenden um?
• In welcher Form können Beteiligte ihre Anmerkungen zu den Dokumenten/Inhalten hinterlegen?
• Haben mehrere Freigabeberechtigte gleichzeitig einen Zugriff auf ein Dokument? Wie wird hier geregelt, dass alle in derselben Version arbeiten?
• Wie erfahren Freigabeberechtigte davon, dass ein Dokument zur Beurteilung fertig ist?
• Was passiert, wenn Feedback nicht rechtzeitig abgegeben wird?

Bedenken Sie, dass der Freigabeprozess (und dadurch ausgelöste Korrekturschleifen) einen nicht zu unterschätzenden Zeitfaktor ausmachen können. Und halten Sie ihn so kurz wie möglich. Sie dürfen gut ausgebildeten Leuten etwas zutrauen und die Kontrolle lockern.

Die Mühe, die Sie in die Freigabevorarbeit investieren, zahlt sich in jedem Fall aus, weil Sie im Endeffekt die Hoheit über die finalen Inhalte haben und nicht Gefahr laufen, zum Spielball interner Unstimmigkeiten zu werden. Wenn alle mitreden wollen, kommt selten etwas Gutes dabei heraus. Bestimmen Sie also frühzeitig, wer mitreden darf.

QA-Prozesse

Wenn Sie genügend Ressourcen haben, sparen Sie bitte nicht am falschen Ende: Gönnen Sie Ihrem Content einen gründlichen QA-(Quality-Assurance-)Prozess. Nur hochwertiger, fehlerfreier, funktionierender Content erfüllt seinen Zweck.

Ein professioneller QA-Prozess beschäftigt sich unter anderem mit folgenden Fragen:

• Wer redigiert und überwacht die Inhalte? Gibt es eine Schlussredaktion?
• Wer testet Verlinkungen und neue Content-Features?
• Entsprechen die Grafiken den Größenvorgaben?
• Bei größeren Projekten: Gibt es einen Bug-Tracker? Wie wird mit Fehlern verfahren? Wo werden sie gesammelt?
• Wer stellt sicher, dass SEO-relevante Themen gut umgesetzt werden?
• Wer sorgt dafür, dass die Auflagen der erstellten Guidelines eingehalten werden?
• Wer stellt sicher, dass die Inhalte auf allen Endgeräten gut funktionieren?

Diese Liste können Sie individuell fortsetzen und auf die jeweiligen zu testenden Inhalte abstimmen: Passt die Tonalität einer Aussage? Ist die Infografik fehlerfrei? Je nach Content-Format und Zielvorgaben ergeben sich neue Anforderungen, die man nach Fertigstellung kritisch auf den Prüfstand stellen sollte. QA ist auch eng mit Ihrem Audit  verbunden.

Analyseprozesse

Dank der aufschlussreichen Informationen aus Ihren laufenden Analysen werden Sie und Ihre Mitarbeiter*innen immer mehr zu wahren Content-Profis. Bauen Sie daher auch in Ihrer Firma auf einen soliden Analyseprozess. Folgende Fragestellungen stehen dabei im Mittelpunkt:

• Welche Reportings werden wann benötigt (Wochen-Reportings, Tages-Dashboards, Monatsanalysen, Controlling am Jahresende)?
• Was wollen Sie tracken (welche Key Performance Indicators, KPIs)?
• Wer ist in Ihrer Firma verantwortlich fürs Content-Controlling?
• Welche SEO-Kennzahlen sind relevant?
• Wo und in welchem Rahmen werden die Webkennzahlen und KPIs den Teams zur Verfügung gestellt?

Setzen Sie sich als Content-Verantwortliche unbedingt dafür ein, dass Ihr Unternehmen das Thema Content-Controlling ganz oben auf die To-do-Liste setzt. Ohne valide Zahlen, aus denen Sie langfristig viel über Ihre Zielgruppe und Ihre Content-Performance lernen können, werden Sie nie die besten Ergebnisse erzielen. Das Tracken von Inhalten sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein – in der Realität ist es aber (noch?) eher eine Rarität.

Testprozesse

Sie sollten Ihre Inhalte regelmäßig auf den Prüfstand stellen, denn nur die Methode „testen, testen, testen“ führt Sie erfolgreich auf den Content-Strategie-Olymp. Halten Sie in einem Dokument fest, wie welche Tests in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden sollten (und in welcher Regelmäßigkeit oder welche Kennzahlen einen Optimierungsbedarf auslösen). Hier einige Anregungen:

• regelmäßige A/B-Tests einer Landingpage (oder Teile davon wie Buttons) über eine ausgesteuerte Marketingkampagne (Google Ads, Facebook usw.)
• halbjährliche Kundenumfrage auf der Website oder auf Facebook zu Ihren Inhalten
• regelmäßige Produkttexttests (Konversionsoptimierung)
• Usability-Tests zur Content-Wahrnehmung und Nutzung, je nach Zielsetzung bzw. KPIs (Eyetracking, Befragung, A/B-Tests, Thinking-Aloud-Methode, Usability-Testessen usw.)
• regelmäßiges Testing neuer Features nach deren Roll-out

Lassen Sie sich jedoch nicht ins Bockshorn jagen, wenn ein Thema zunächst schleppend anläuft. Bauen Sie das Thema auf, geben Sie ihm eine Chance, sich zu entwickeln, und entscheiden Sie erst nach zwei bis drei Testläufen, ob sich eine weitere Ausarbeitung lohnt. Sonst verabschieden Sie sich möglicherweise zu schnell von einer eigentlich guten Content-Idee, die nur zu einem falschen Zeitpunkt lanciert wurde oder bloß etwas Zeit zum Reifen benötigt hätte. Wie im „richtigen“ Leben gibt es auch in der Webwelt Spätberufene. Geben Sie ihnen eine Chance!

Archivierungsprozesse

Was passiert mit Ihren alten oder aktuell nicht mehr benötigten Inhalten? Und wie gehen Sie bei der Ablage am besten vor, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf einen schnellen Zugriff auf die Dokumente haben? Diese und die nachstehenden Fragen sollten zu Beginn eines soliden Archivierungsprozesses genau geklärt werden:

• Wo wird der alte Content abgelegt?
• Wo war der Content verlinkt? Wer stellt sicher, dass sämtliche Verlinkungen offline genommen werden?
• Benötigen wir für die gelöschte Seite einen Redirect?
• Gibt es ein konkretes Datum, an dem der Content ins Archiv wandern soll (zum Beispiel das Ende einer Weihnachtsaktion)?
• Was genau soll archiviert werden?
  • HTML
  • Textdokumente
  • Grafiken
  • Video
  • Grafikversionen
  • Informationen zum Copyright
  • Info, von wann bis wann die Seite online war
  • Informationen zur Performance der Seite oder des Inhalts (dazugehörige Reportings)
• Gibt es Richtlinien zur Benennung von Ablageordnern und Dokumenten?
• Und wer macht’s?

Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrer IT einen einfachen und transparenten Archivierungsprozess, damit Sie auch eigene Inhalte dank eines schnellen Zugriffs bei Bedarf mehrfach nutzen können.

Im Rahmen eines Audits fand ein Kunde einmal ein Weihnachtsspecial zum Thema »internationale Weihnachtsbräuche«, das einige Jahre zuvor mit großem Aufwand zusammengestellt worden war. Da es in der Zwischenzeit nicht an Aktualität verloren hatte, konnte es auch in den Folgejahren wieder auf der großen Weihnachts-Website-Bühne stehen.

Wenn die Firma über ein gut organisiertes Archiv verfügt hätte oder ein gutes Asset Management, dann hätte sie das Special schon viel eher erneut nutzen können. Wissen Sie, welche Content-Schätze bei Ihnen noch im Verborgenen liegen? Und wissen Sie, wie Sie darauf zugreifen können?

Checkliste operatives Content Management

Damit Sie nicht den Überblick über alle Content-Tasks verlieren und eine regelmäßige Routine in Ihren Content-Management-Alltag bekommen, sollten Sie mit zwei Plänen arbeiten: einem Produktionsplan und einem Redaktionsplan.

Um beide Pläne sinnvoll füllen zu können, müssen zunächst die Content-Aufgaben definiert werden, die im operativen Geschäft täglich, wöchentlich, monatlich oder im Quartal anfallen.

Die folgenden Listen sollen Ihnen einen exemplarischen Eindruck vermitteln, wie Content kontinuierlich in Ihrer Firma „gelebt“ werden kann.

Tägliche Content-Tasks

Content-Produktion/Redaktion

• Posten geplanter TikTok-, X-, Facebook- oder LinkedIn-Firmen-Updates
• Check aller Tages-To-dos im Produktionsplan
• Erstellen der am jeweiligen Tag benötigten Inhalte
• Inhaltsrecherche für die Erstellung der nächsten Content-Tasks
• Überprüfung der Kommentare auf Social Media und Blogs
• Qualitätscheck der neuen Liveinhalte (SEO, Verlinkungen, Tonalität)
• „Abarbeiten“ von Produkttexten
• Reminder zu anstehenden Deadlines ausschicken
• Agentursteuerung im operativen Content-Tagesgeschäft

Content-Strategie

• kurzer Zahlenscan nach auffälligen „Ausreißern“ (Social Media Monitoring, Rankings, Traffic-Einbrüche, hohe Absprungraten) oder die eingestellten Alerts der Monitoring-Programme prüfen
• Aktualisieren der Redaktions- und Produktionspläne (Verzögerungen im Projekt, vorzeitige Lieferung von Inhalten, vorgezogene Livetermine)
• Mediencheck: Welche News gibt es in fachlich relevanten Blogs und Magazinen? Welche sind für ein nächstes Teammeeting interessant und sollten zur weiteren Diskussion aufgegriffen werden?
• Notieren sämtlicher Ideen, Beobachtungen, „Webseiten-Fundstücke“ oder Impulse zur Kreation relevanter Inhalte für die kommenden Redaktionsmeetings

Wöchentliche Content-Tasks

Content-Produktion/Redaktion

• Newsletter-Produktion
• wöchentlicher Blogbeitrag
• Aktualisierung der Teaser auf den wichtigsten Seiten (Startseite, Kategorie-Seiten)

Content-Strategie

• gründliche Evaluierung der Business-Zahlen, Webseitenzahlen und Social-Media-Responses
• Zusammenfassung der Content-relevanten Themen aus den Analysen für das nächste Redaktionsmeeting
• Durchführung des Redaktionsmeetings mit allen an Content-Fragen beteiligten Kolleg*innen

Monatliche Content-Tasks

Content-Produktion/Redaktion

• Landingpages für die geplanten Marketingkampagnen im jeweiligen Monat erstellen
• geplante monatliche Pressemeldung veröffentlichen

Content-Strategie

• Landingpage-Performance der vergangenen Marketingaktionen prüfen (SEM-Kampagnen, Gewinnspiele)
• Gründliches Medien-Monitoring: Was sind die aktuellen Trendthemen? Wer könnten interessante Partner für eine Content-Kooperation sein?
• Teammeeting zur Besprechung und Evaluierung aller Content-Controlling-Ergebnisse: Das Treffen dient der Diskussion aktueller Probleme im operativen Umgang mit Content (fehlende Funktionen im CMS, Beschwerden im Zusammenhang mit externen Dienstleistern) und soll einen Überblick über alle geplanten Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen bieten (on- wie offline).
• Stichwort „Eigenmarketing“: jeden Monat einen internen Newsletter an alle Kolleg*innen schicken, der über aktuelle Content-Themen informiert und erfolgreiche Cases präsentiert

Quartals-Content-Tasks

Content-Produktion/Redaktion

• Entwicklung und Umsetzung von umfangreicheren, fürs Content Marketing relevanten Inhalten: Videos, SlideShare-Präsentationen, E-Books, …

Content-Strategie

• Audit und Business-Review: Wie ist unsere Content-Situation nach dem ersten Quartal? Welche Inhalte können wir archivieren? Welche Erkenntnisse lassen sich für die weitere Jahres-Content-Planung ableiten? Welche Ziele haben wir erreicht? Welche Content-Projekte haben enttäuscht?
• Gründliche Social-Media-Analyse: Welche Kanäle sind für unser Business wirklich relevant? Welche Informationen haben wir über unsere Nutzer*innen erhalten?
• grobe Content-Themen-Planung für das darauffolgende Quartal erstellen
• größere Content-Projekte für das kommende Quartal verabschieden
• Check: Sind die vorhandenen Guidelines noch aktuell?
• vierteljährlich mindestens einen Test-Case umsetzen (zum Beispiel Konversionstest für Produkttexte)
• Ausführlicher Wettbewerbscheck: Was hat sich bei der Konkurrenz in den vergangenen Monaten getan? Welcher Wettbewerb ist hinzugekommen? Welche Ideen können wir aufgreifen?

Jährliche Content-Tasks

Content-Produktion/Redaktion

• Jahresthemen in den neuen Redaktionsplan übertragen (Saisonales, Messen, wichtige jährliche Termine)

Content-Strategie

• erneutes (partielles) Audit (quantitatives und qualitatives)
• Content-Archivierung und „Aufräumen“ der Website
• Content-Workshop für das kommende Jahr durchführen für die Jahresplanung
• Content-Planung auf Basis der Workshop-Ergebnisse erstellen
• aktuelle Guidelines bei den produzierenden Kolleg*innen in Erinnerung rufen (Auffrischung)
• Festhalten der Erkenntnisse aus dem aktuellen Jahr
• Schulungsbedarf der Mitarbeitenden dokumentieren und entsprechende Content-Weiterbildungsmaßnahmen anfordern
• Überprüfen der aktuellen Content-Strategie: Sind wir noch auf dem richtigen Weg? Passen unsere Personas/Zielgruppendefinitionen noch? Welche Unternehmensziele müssen neu definiert werden?

Sie sehen: Anhand einer soliden Organisation werden Sie schon bald zum Content-Routinier. Dieses beispielhafte Workflow-Gerüst kann Sie dabei unterstützen, regelmäßige Aufgaben konsequent durchzuführen. Es erinnert Sie unter anderem daran, welche Evaluierungen wann anstehen, es ermutigt Sie, Ihre Inhalte immer wieder auf den Prüfstand zu stellen, und es verhindert, dass ein Firmenblog brach liegt, weil es nicht konsequent mit frischen Beiträgen gefüttert wird. Jetzt sind Sie dran: Passen Sie die Checklisten Ihren Bedürfnissen an.

Tools für Content Management und Planung

Beim Content Management besteht die Herausforderung darin, alle notwendigen Aufgaben im Rahmen von großen Content-Projekten ebenso wie im Tagesgeschäft fehlerfrei zu stemmen. Viele Verantwortliche greifen dabei traditionell auf Excel zurück. Dagegen ist im Prinzip nichts einzuwenden – doch Sie sollten wissen, dass es weitere Tools gibt, die die Arbeit im Content-Management-Alltag erleichtern können: Im Web finden Sie zahlreiche frei verfügbare Open-Source-Lösungen sowie praktische kostenpflichtige Softwareangebote für die Erstellung von Projektplänen, die Nutzung von Freigabeprozessen und die Verwaltung von Deadlines.

Die folgende Zusammenstellung ausgewählter Beispiele gibt Ihnen einen kleinen Einblick in das umfangreiche Toolangebot fürs operative Content Management.

Notion

Notion ist wie eine Datenbank aufgebaut. Sie können die Daten aber durch verschiedene Filter und Präsentationsformen unterschiedlich darstellen. Notion stellt für verschiedene Anwendungen Templates zur Verfügung, zum Beispiel für Wikis, To-do-Listen, aber auch für CRM-Anwendungen oder für die Content-Planung. Stellen Sie sich als Basis eine Tabelle vor, in der Sie Ihre Datensätze (Content-Stücke) mit verschiedenen Tags, Terminen, Status, Verantwortlichkeiten etc. eintragen.

Ein Datensatz könnte als Tabelle dargestellt wie in Abbildung 2 aussehen, ein Screenshot vom Template „Content Calendar“ von Notion.

Sie sehen den Titel des Instagram-Posts, dann kommt der Status, wer dafür zuständig ist, bis wann der Beitrag fertig sein soll, ein möglicher Link, Bilder und anderen Medien, die in den Beitrag eingebaut werden sollen, das Veröffentlichungsdatum und was für ein Content-Format es ist (Instagram). Die Ansichten und Filter können Sie natürlich umbenennen und erweitern.

Am oberen Rand sehen Sie die verschiedenen Darstellungsformen dieser „Tabelle“. Klicken Sie auf „Launch Calendar“, sehen wir unseren Instagram-Post im Kalender eingetragen (siehe Abbildung 3).

In dieser Kalenderansicht können Sie den Post auch einfach auf ein anderes Datum verschieben.

Wenn Sie lieber sehen wollen, welche Content-Stücke sich gerade in welchem Stadium befinden, können Sie zu dieser Filteransicht wechseln (siehe Abbildung 4). Auch in dieser Ansicht können Sie den Instagram-Post einfach ins nächste Stadium schieben, wie bei einem Kanban-Board.

Sie können zu jedem Datensatz umfangreiche Notizen machen zur Planung oder gleich den Text dort verfassen. Sie haben dafür eine Seite mit verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten. Im oberen Bereich sieht man die Infos aus dem Datensatz, darunter ist ein freies Textfeld (siehe Abbildung 5).

Für Content Curation eignet sich Notion ebenfalls, weil Sie mit einem Webclipper einfach im Browser oder mit der App Links schnell in eine Sammlung aufnehmen können. Damit können Sie eine Ideenliste erstellen und in den Spalten eintragen, zu welchem Thema, für welche Zielgruppe und für welchen Kanal die Content-Idee passt. Es werden die Inhalte des gesamten Artikels übernommen, die Sie dann in der Detailansicht lesen und auch bearbeiten können (die gleiche Ansicht, wie Sie sie in Abbildung 5 sehen).

Trello

Trello ist sehr beliebt bei Kleinstunternehmen. Die Kalenderfunktion hilft, den Redaktionsplan übersichtlich zu gestalten, und die Pinnwände erlauben eine Projektabwicklung. Es ist auch für Teams geeignet und lässt sich auch mit anderen Programmen (zum Beispiel der Kommunikations-App Slack) kombinieren. Auch für agiles Arbeiten bietet sich Trello an, indem Sie nach Art eines Kanban-Boards den Fortschritt der Produktion abbilden. Trello eignet sich ebenfalls für Content Curation. Sie können mit dem Browser-Plug-in Webclipper Content-Ideen aus dem Netz in Ihrem Trello-Board sammeln oder mit der Trello-App teilen.

DivvyHQ

DivvyHQ bietet unter anderem einen einfach zu bedienenden Redaktionskalender, der auch für größere Redaktionen geeignet und für das Content Management von mehreren Websites empfehlenswert ist. Der monatliche Paketpreis ist abhängig von der Anzahl der Softwarenutzer bzw. davon, welche individuellen Anforderungen der Kunde an das Tool hat.

Monday

Monday ist ein umfassendes Redaktionstool für Planung und Freigabeprozesse. Sie können sehen, in welchem Stadium des Entwicklungsprozesses sich das jeweilige Content-Stück gerade befindet oder sich im Kalender einen Überblick verschaffen. Innerhalb des Tools können Sie mit Ihren Kolleg*innen chatten. Und das Dashboard zeigt Ihne Auswertungen nach bestimmten Kennzahlen, zum Beispiel wie viel Content für eine Kampagne pro Kanal geplant ist. Gewisse Abläufe lassen sich automatisieren.

GanttProject

GanttProject ist eine kostenlose Software für die transparente Content-Projektplanung. Sie ermöglicht das Erstellen eines detaillierten Zeitplans zur Umsetzung von Projekten inklusive wichtiger Ecktermine. Die Exportfunktion der Pläne eignet sich ideal zum Versenden von Statusberichten. Für einzelne Tasks werden zudem Team-Assignment-Funktionen angeboten.

OmniFocus

OmniFocus ist ein kostenpflichtiges, umfangreiches To-do-Planungstool für verschiedene Projekte, läuft aber nur auf Mac und iOS. Eine 14-Tage-Testversion steht zur Verfügung. Es ist für eine Person konzipiert. „Es ist einfach zu bedienen und auch als App nutzbar“, empfiehlt Marie-Christine Schindler, Senior Consultant für Online-PR und strategische Kommunikation.

Todoist

Todoist ist ein leicht zu bedienendes und für bis zu fünf Nutzer*innen frei zugängliches Aufgabenverwaltungstool, das unter anderem den Bearbeitungsstatus einer zugewiesenen Aufgabe anzeigt. Die Assignment-Funktionen sind insbesondere für Freigabeprozesse hilfreich. Die Software eignet sich sehr gut zur Task-Verwaltung im Tagesgeschäft, vor allem im Rahmen von größeren Content-Projekten.

Slack

Slack ist ein umfangreiches Tool für die Teamkommunikation. Sie können Kanäle zu einzelnen Projekten öffnen, wo dann für alle Teammitglieder die gebündelte Kommunikation stattfindet. Verschiedene Tools können integriert werden, etwa Trello oder Google Docs. Sie können ebenso Externe in die Slack-Kanäle einladen. Das Tool eignet sich für vernetzte Freelancer*innen genauso wie für die unternehmensinterne Kommunikation. Mit der kostenlosen Version kommen Sie schon sehr weit.

Tools für Digital Asset Management

Mit einem Digital-Asset-Management-(DAM-)System können Sie Ihre digitalen Inhalte wie Bilder, Videos, Audiodateien und andere digitale Dokumente verwalten, organisieren und verteilen. Sie haben damit eine Vermögensverwaltung Ihrer digitalen Schätze.

Das Ziel von DAMs ist es, die Verwaltung und den Zugriff auf diese digitalen Assets zu vereinfachen und zu verbessern, um Zeit und Ressourcen zu sparen. So können Mitarbeitende bestimmte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte bekommen, Sie können aber auch Externen wie Agenturen oder Freelancer*innen Zugriff geben.

In einer zentralen Datenbank sind Ihre digitalen Assets gespeichert und mit Metadaten wie Beschreibungen, Stichwörtern und Kategorien versehen. Dies ermöglicht es Nutzer*innen, schnell und einfach nach spezifischen Bildern oder Texten zu suchen und sie zu finden.

Darüber hinaus kann ein DAM-System Workflows automatisieren, zum Beispiel die Umwandlung von Dateiformaten, die Größenanpassung von Bildern oder die automatische Umbenennung von Dateien.

Es gibt verschiedene DAM-Systeme auf dem Markt. Die nachfolgenden Beispiele bieten ähnliche Funktionen an, unterscheiden sich aber in Bezug auf ihre Benutzeroberfläche, auf Preise und Integrationen:

• Adobe Experience Manager Assets ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung digitaler Assets von Adobe. Es lässt sich nahtlos in andere Adobe-Produkte integrieren.
• Canto ist benutzerfreundlich und bietet Funktionen zur Workflowautomatisierung. Dieses Unternehmen stammt aus Deutschland.
• Picturepark ist ein Schweizer cloudbasiertes DAM-System, das skalierbar ist und spezielle Funktionen für die Verwaltung von digitalen Assets in der Unterhaltungsindustrie bietet.
• Extensis Portfolio hat sich auf die Verwaltung von digitalen Assets in Unternehmen und Kreativabteilungen spezialisiert. Das Unternehmen ist aus den USA.

In DAM-Lösungen werden ebenfalls KI-Technologien genutzt:

• Automatische Verschlagwortung: Mithilfe von KI werden automatisch Tags und Metadaten für digitale Assets generiert, basierend auf dem Inhalt und den Merkmalen des Assets. Dies reduziert den manuellen Aufwand für die Katalogisierung und Verschlagwortung von Assets und verbessert die Suchfunktionen der DAM-Lösung.
• Bilderkennung: Die KI erkennt, was auf dem Bild abgebildet ist, und kategorisiert es automatisch.
• Automatische Klassifizierung: Digitale Assets werden automatisch in bestimmte Kategorien oder Ordner klassifiziert, je nach Eigenschaften und Merkmalen.
• Smart-Tagging: Objekte oder Personen werden erkannt und markiert. Dies kann beispielsweise dazu beitragen, die Arbeit von Werbeagenturen zu erleichtern, die schnell auf bestimmte Personen, Orte oder Objekte zugreifen müssen.

Insgesamt kann der Einsatz von KI in DAM-Lösungen dazu beitragen, den Workflow von Unternehmen und Organisationen zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Suche nach und Nutzung von digitalen Assets zu verbessern.

Über das Buch

Dieser Artikel nutzt Ausschnitte aus dem Buch „Think Content!“* von Miriam Löffler und Irene Michl, erschienen in der dritten aktualisierten Auflage im Rheinwerk Verlag. Der Verlag über das Buch:

Think Content! ist zu Recht eines der bestverkauften Marketingbücher der letzten Jahre. Denn ob Sie neue Zielgruppen ansprechen, in der PR arbeiten oder Produkte und Dienstleistungen anbieten: Für erfolgreiches Marketing benötigen Sie guten Content und das Wissen darüber, wie Sie Content-Strategien für Ihr Unternehmen entwickeln, planen und umsetzen. In der Neuauflage des Klassikers bieten Ihnen Miriam Löffler und Irene Michl praxisnahe Ideen und neue Anregungen für effizientes Marketing mit Content sowie die erfolgreiche Umsetzung – inklusive Lösungen für B2B und B2C. Dabei kommt auch das notwendige Rüstzeug nicht zu kurz: Storytelling, SEO, Texte, Grafiken, Video, Audio, Content-Erstellung mit KI, User Generated Content (UGC) sowie Live-Content – das Buch biete jede Menge Wissen für die Content-Produktion. Auch die Frage nach der ökologischen Nachhaltigkeit im Content Marketing wird im Buch behandelt. Damit haben Sie einen praxisnahen Leitfaden an der Hand, der Sie bei der Umsetzung Ihrer eigenen Projekte von Anfang an unterstützt.

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 114

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Miriam Löffler und Irene Michl

Miriam Löffler arbeitet seit 1998 mit großer Leidenschaft im Online-Business und ist seit 2010 freiberufliche Trainerin und Beraterin im Bereich Content-Strategie, Marketing und Webtexten / digitale Kommunikation. Dabei berät sie (auch auf internationaler Ebene) Kunden jeder Couleur – vom Start-up bis zum Großkonzern.

Irene Michl ist selbständige Content-Strategin und Unternehmensberaterin. Sie begleitet Organisationen von Anfang an bei der Entwicklung der richtigen Strategie, der Planung und der Umsetzung. Am Ende stehen Lösungen, die langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen.