Plötzlich online: So gelingen Meetings und Workshops im digitalen Raum

Bereits seit vielen Jahren gibt Dr. Kerstin Hoffmann Online-Seminare und hält Online-Vorträge. Mit den Formen digitaler Zusammenarbeit mit ihren Kundinnen und Kunden war sie bereits vor der Krise bestens vertraut – dachte sie. Doch Workshops und Meetings nur noch online abzuhalten, oft mit Menschen, denen sie zuvor noch nie begegnet ist: Das ist noch einmal eine ganz andere Sache, wie sie feststellte. Zwar konnte sie auf eine gewisse Routine zurückgreifen. Aber sie musste sich auch vieles neu erarbeiten. Hier sind ihre Erkenntnisse und praktischen Tipps aus dieser Plötzlich-nur-noch-online-Arbeit.

Sehr viele Unternehmen und  Organisationen sind momentan auf das digitale Zusammenarbeiten und auf Online-Meetings angewiesen. Fortbildung und Workshops können derzeit fast nur noch im virtuellen Raum stattfinden, und sie müssen stattfinden, um Dinge voranzubringen.

Doch jedes Meeting, jeder Workshop ist nur so gut wie dessen Inhalte. Die Veranstaltung fühlt sich für die Beteiligten nur sinnvoll an, wenn diese ihren eigenen Nutzen klar erkennen. Das gilt für Online- genauso wie für Offline-Workshops.

Die Welt war und ist voll mit weitgehend sinnfreien Besprechungen und erstaunlich inhaltsarmen Workshops – auch schon vor der Krise. Die kann man sich am besten gleich sparen. Denn im Virtuellen wird es dann erst recht schwierig bis unmöglich, die Teilnehmenden bei der Stange und in der Aufmerksamkeit zu halten.

Für viele Anlässe erscheinen daher andere Formen virtuellen Zusammenarbeitens – etwa in Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Confluence – viel sinnvoller als allzu häufige Meetings. 

Wenn der digitale Workshop unverzichtbar ist …

Andererseits braucht man meiner Erfahrung nach für bestimmte Ergebnisse auch die gemeinsame Energie und den Austausch in der Gruppe. Der digitale Workshop ist oft unverzichtbar, wenn alle im Home Office sitzen oder wenn aus anderen Gründen physische Zusammenkünfte nicht möglich sind. (Dazu muss es ja gar nicht immer der Extremfall der derzeitigen Krise sein.) Das gilt erst recht für Vorträge, Lehrveranstaltungen, Fortbildungen, Brainstormings, Strategieworkshops … 

Doch auch bei sinnvollen, inhaltsreichen, nützlichen Veranstaltungen gilt: Vom physischen Kontakt und von den eingeübten haptischen Lern- und Moderationstechniken auf ein rein virtuelles Arbeiten umzustellen, das fordert alle Beteiligten ganz besonders heraus. Online-Meetings und -Workshops werden von den meisten Beteiligten gegenüber physischen Treffen als deutlich anstrengender empfunden. Allerdings gilt dies umso mehr, je weniger sie daran gewöhnt sind. Menschen, die schon seit langem – etwa in multinationalen Teams – mit solchen Formen arbeiten, tun sich damit leichter. 

Das ist zugleich die gute Nachricht: Routine und Gewöhnung lassen die Aufgabe mit der Zeit leichter werden. Deswegen ist sowohl für Teilnehmende als auch für Moderatoren der zwanzigste oder dreißigste Workshop produktiver als der erste oder zweite – vorausgesetzt, wie gesagt, er ist produktiv und sinnvoll. Man hat sich an die Methoden gewöhnt. Die Technik bindet nicht mehr so viel Aufmerksamkeit. Man lernt auch mehr und mehr, zwischen den Worten in Wortmeldungen und im Chat zu lesen. Man verbessert die eigene Fähigkeit zur Interpretation nonverbaler Signale in einer virtuellen Umgebung.

Doch einige Grundbedingungen sollte jede*r Moderator*in und Veranstalter*in kennen. Auch Teilnehmende profitieren davon und tragen zum gemeinsamen Erfolg bei, wenn sie sich einiger Mechanismen und Regeln bewusst sind.

10 Erfolgsfaktoren für Online-Meetings und -Workshops

1. Exzellente Vorbereitung. Mit dem Konzept steht und fällt der Erfolg. Wenn Sie noch nicht so geübt im Moderieren solcher Veranstaltungen sind, dann bereiten Sie sich besonders gründlich vor. Holen Sie sich Rat von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. 

2. Saubere Technik. Gute Beleuchtung, hohe Kamera- und Tonqualität, eine stabile Internetverbindung, die richtige Position der Moderator*in vor dem Bildschirm: Ein ausgiebig getestetes Setup sollte selbstverständlich sein. 

3. Offenheit. Nichts ist nerviger als ein Moderator, der versucht Unzulänglichkeiten oder Probleme zu überspielen – was ohnehin meistens nicht gelingt. Besser: Problempunkte und Unsicherheiten offen ansprechen. Dazu gehört, zwischendurch immer wieder um klare verbale Ansagen bitten, wo nonverbale Signale nicht herüberkommen. Wer allerdings professionell mit Online-Workshops unterwegs ist, kann sich zwar mal den einen oder anderen Lapsus leisten. Aber eine gewisse Übung sollte schon vorhanden sein. Diese kann man beispielsweise mit einer Übungsgruppe erwerben, die kein Geld bezahlt, aber dafür wertvolles Feedback liefert. 

4. Zusammenhalt in der Gruppe. Unbedingte Wertschätzung und hundert Prozent Aufmerksamkeit der Moderatoren halten die Gruppe in einem virtuellen Workshop zusammen. Schauen Sie in die Kamera statt auf Ihren Bildschirm, wenn Sie mit den Teilnehmenden sprechen. Vergessen Sie nicht zu lächeln. Auch hier gilt wieder: Wer die Gruppenführung zuvor schon nicht beherrschte, wird auch mit dem idealen digitalen Werkzeugkasten nicht performen. Wer moderieren kann und das eigene Handwerk versteht, tut sich auch im virtuellen Kursraum leichter. Alles andere ist eine Frage der Übung. 

5. Genügend Interaktion. Was manchen Teilnehmer schon in physischen Workshops nach Minuten ins Koma fallen lässt, verstärkt sich bei Online-Workshops erst recht. Schließlich sind virtuelle Teilnehmer viel mehr Versuchungen zur Ablenkung ausgesetzt als im physischen Konferenzraum. Lange Monologe sind also kontraproduktiv. Sprechen Sie die Menschen öfter namentlich an. Aber konfrontieren Sie sie im Zweifel nicht zu offensiv, denn das kann Widerstand hervorrufen und damit das Gegenteil bewirken. 

6. Straffe Moderation. Eine Gruppe über den digitalen Raum hinweg aufmerksam zu halten, gelingt nur, wenn kein Teilnehmender ins Schwafeln verfällt. Im Zweifel muss man hier sogar das eine oder andere Mal jemandem ins Wort fallen, um sie oder ihn zu stoppen. Das ist in der Regel kein Problem, wenn man offen kommuniziert und die eigene Vorgehensweise erläutert. Bitte aber nicht in Entschuldigungen und Rechtfertigungen verfallen. Die Teilnehmenden haben einen Moderator verdient, der oder die sich der eigenen Sache sicher ist – siehe auch Punkt 1 und 3.  

7. Geplante Stummschaltung. Wichtig ist es, je nach Gruppengröße, genau zu überlegen, ob Wortmeldungen gesprochen werden sollen oder nur Text im Chat zugelassen wird. Wollen Sie selbst alle anderen stummschalten und nur einzelne „ent-muten“? Wenn alle reden dürfen: Denken Sie die daran, die Teilnehmenden zu erinnern, sich zwischendurch stummzuschalten. Andernfalls stören pausenlos irgendwelche Nebengeräusche das gemeinsame Arbeiten. 

8. Abwechslungsreiche Agenda. Phasen der gemeinsamen Arbeit, die sich mit Phasen der Einzel- und Kleingruppenarbeit abwechseln: Das entlastet nicht nur die ansonsten ständig aufmerksame Moderatorin, sondern erlaubt auch den Teilnehmenden, sich zwischendurch etwas zurückzuziehen. Aber Vorsicht: Auch hier sorgen nur exzellente Vorbereitung und ein gutes Gemeinschaftsgefühl dafür, dass tatsächlich gearbeitet wird. Siehe auch Punkt 4 bis 6. 

9. Viele Pausen. Legen Sie Pausen ein, bevor die Teilnehmenden innerlich abschalten. Lieber mehrere kurze Unterbrechungen als allzu lange Pausen, sollte hier die Regel sein. Außer natürlich, es funktioniert für Sie und für Ihre Gruppe anders besser. Dies muss ebenfalls jede*r für sich selbst herausfinden. 

10. Glauben Sie keinen Patentrezepten! Alle vorigen Punkte können nur allgemeine Tipps liefern. Hoffentlich sind ein paar hilfreiche dabei. 

Tool-Tipps und ein Lifehack für digitale Workshops

Listen mit digitalen Tools für Online-Workshops gibt es sehr viele. Meine Erfahr2ung ist allerdings, dass Teilnehmende, die bisher mit dieser Form der Erarbeitung nicht so vertraut sind, damit schnell vom eigentlichen Workshopziel und vom Fokus abgelenkt werden. Deswegen würde ich sie so sparsam wie möglich einsetzen. 

Sind die Beteiligten schon geübter, bieten sich Pinnwände an, auf denen man in Echtzeit zusammenarbeiten kann, etwa Trello oder Ideaclouds. Allerdings: Nicht in allen Unternehmen dürfen alle Tools genutzt werden. Und: Immer nur dann nutzen, wenn es wirklich sinnvoll erscheint. Das Prinzip der Datensparsamkeit sollte auch hier angewendet werden.

Die meisten Online-Seminar- und Meetingplattformen verfügen über eingebaute Möglichkeiten. Dazu gehört das Screensharing. In Zoom beispielsweise können alle Teilnehmenden den eigenen Bildschirm teilen – allerdings natürlich immer nur nacheinander. Bei anderen Angeboten muss man diejenigen, die präsentieren, zu Co-Moderatoren ernennen. Das gilt beispielsweise für Adobe Connect. Sowohl in Microsoft Teams als auch in Zoom ist ein Whiteboard bereits enthalten. 

Ich verwende aber – das ist der oben angekündigte Lifehack – gerne ein virtuelles Flipchart, das ich von Hand beschreiben kann. Dafür ist allerdings eine bestimmte Geräteausstattung erforderlich: Ich veranstalte Meetings über mein MacBook und binde via Sidecar und Bildschirmsynchronisierung mein iPad Pro als zusätzlichen Monitor ein. Diesen kann ich dann als Bildschirm für das Screensharing freigeben. Mit der App MyScript Nebo schreibe ich von Hand mit, und die Teilnehmenden sehen dabei zu. Der Clou im Vergleich zu einem Flipchart auf Papier: Anschließend kann ich alle Notizen konvertieren, beispielsweise in Word, und dann weiter als Text nutzen. Skizzen, die ich in der App ebenfalls einfügen kann, werden als Bilder exportiert. 

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