Klein, fein, mein: Schlanke Tools für schnellere Projekte

Mit marktführenden Tools wie WordPress, Google Analytics, Notion oder Confluence kann man doch eigentlich nichts falsch machen, denken sich viele. Das Problem dieser Lösungen: Sie sind für viele Projekte vollkommen überdimensioniert. Wie dir Sebastian Schürmanns in diesem Artikel aufzeigt gilt auch hier oft: weniger ist mehr. Deshalb zeigt er dir schnelle und schlanke Alternativen für die wichtigsten Aufgabenfelder.

Einführung

Wer kennt das nicht: Neuer Auftrag, neues Projekt – und die Ergebnisse bitte gestern. Viel Zeit für die Wahl der passenden Tools bleibt da nicht. Also greift man zum Altbekannten und damit meist zu featuremächtigen SaaS-Tools oder zumindest zu prominenten Namen. Erste Notizen landen in Notion, in Jira oder Trello wird ein neues Projekt angelegt, die Webseite entsteht mit WordPress, schnell noch Google Analytics integriert, ein Wiki-Projekt in Confluence gestartet und diverse Dokumente in Google Docs erstellt.

Keine Frage, das funktioniert oft ganz gut – zumindest im Unternehmensumfeld. Wird es jedoch kleiner, stehen die Großen plötzlich im Weg. Wer will ernsthaft für ein Nebenprojekt eine WordPress-Seite aufsetzen? Oder ein paar Aufgaben mit Jira verwalten? Oder Google Analytics integrieren?

Wer sich auf die Suche nach Alternativen begibt, wird am Ende reich belohnt. Zumindest bei mir stellt sich regelmäßig eine innere Ruhe (und hin und wieder auch eine diebische Freude) ein, wenn plötzlich alles leicht und produktiv wirkt und man gleichzeitig ein Stück Hoheit über die eigenen Daten zurückgewinnt. Diese Freude über perfekte kleine Helferlein sollten wir miteinander teilen.

Kanboard: Schnelle Alternative zu Trello und Jira

Wie viele andere gehörte auch ich lange zu den Nutzern von Trello. Allerdings ließ die anfängliche Begeisterung spätestens mit der Integration in die Atlassian-Welt nach. Für mein Open-Source-Projekt bin ich zwischenzeitlich auf das Projektmanagement-Tool von GitHub ausgewichen, aber auch das erwies sich am Ende als wenig praktikabel. Außerdem blieb stets das mulmige Gefühl, die Projektorganisation aus der Hand zu geben und Informationen über diverse SaaS-Tools zu verstreuen. Da muss es doch eine bessere Lösung geben?

An selbstgehosteten Alternativen zu Trello, Jira und Redmine herrscht sicherlich kein Mangel. Bei mir ist es am Ende Kanboard geworden. Bis heute freue ich mich jedes Mal, wenn ich das kleine Tool auf meinem Bildschirm öffne. Optisch mag es zwar hübschere Alternativen geben, entscheidend ist für mich jedoch, dass Kanboard mit PHP und JavaScript auf einfachen Technologien basiert und mit SQLite keine klassische Datenbank benötigt. Das schont nicht nur mein schmales Hosting-Paket, sondern erleichtert auch das Setup enorm: Einfach Kanboard auf den Server schieben, im Frontend einen Account anlegen – fertig.

Für die tägliche Arbeit bekommt man neben den üblichen Kanban-Funktionen auch zahlreiche Plugins, eine API, eine unbegrenzte Anzahl an Projekten und vieles mehr. Das war mir dann auch eine Spende wert.

Obsidian statt Evernote oder Notion: Notizen lokal mit Markdown verwalten

Wer früher Evernote für Notizen genutzt hat, ist heute vielleicht bei Notion gelandet, denn es gilt inzwischen fast als Standard. Wer jedoch nicht auf kollaborative Funktionen angewiesen ist und seine Notizen lieber lokal verwaltet, hat vielleicht schon einmal von Obsidian gehört.

Obsidian ist kein SaaS-Tool, sondern ein Desktop-Editor, mit dem man Notizen im Markdown-Format erstellen und verwalten kann. Eine der ersten Funktionen von Obsidian war der sogenannte Graph: eine Visualisierung von Beziehungen zwischen Notizen als Netzwerk. Inzwischen existiert ein kaum überschaubarer Kosmos an Erweiterungen, mit dem sich nahezu alles abbilden lässt. Ein wenig wie WordPress für Notizen – nur eben lokal auf dem Rechner und nicht als Webanwendung im Netz.

Das hat zwar den Nachteil, dass man nur über Umwege kollaborativ arbeiten oder Inhalte im Web publizieren kann. Der große Vorteil ist jedoch, dass die Inhalte als Markdown-Dateien auf dem eigenen Rechner gespeichert werden. Und Markdown ist universell einsetzbar. So lassen sich die Notizen zum Beispiel problemlos in Editoren wie Typora weiterverarbeiten, mit Git synchronisieren, oder mithilfe von Static Site Generatoren in statische HTML-Seiten verwandeln.

Ich selbst habe nicht allzu viele Anwendungsfälle für Notizen und nutze Obsidian daher nur sporadisch. Die hohe Popularität spricht jedoch für sich. Also: einfach mal ausprobieren.

BookStack: Ein Wiki aus der Neuzeit

Wikis sind zwar extrem bekannt und weit verbreitet. Allerdings wirken die Oberflächen oft altbacken und umständlich. Das allseits bekannte Enterprise-Wiki Confluence ist zwar in Sachen Design und Funktionsumfang auf dem neuesten Stand. Außerhalb größerer Unternehmen ist es jedoch völlig überdimensioniert.

Die Alternative für kleine Unternehmen heißt ganz klar BookStack. BookStack ist eine Open-Source-Software des englischen Entwicklers Daniel Brown, der sein Tool mit viel Liebe und Enthusiasmus über die letzten Jahre zu einem der beliebtesten Wiki-Systeme ausgebaut hat. Die Besonderheit von BookStack: Inhalte werden hier in Form von Büchern (Books) und Bücherregalen (Shelves) organisiert. Dieses eher eigenwillige Konzept kommt bei den Nutzer:innen gut an.

Auch technisch überzeugt BookStack durch Einfachheit: Es basiert auf dem bekannten PHP- und MySQL-Stack und ist damit deutlich einfacher zu hosten als vergleichbare Tools wie Wiki.js, Docmost oder Outline. Trotz der schlanken Technologie bietet BookStack jedoch viele ausgereifte Funktionen für Unternehmen an, inklusive Single-Sign-On-Integrationen wie SAML.

Wer auch beim Wiki auf eine klassische Datenbank verzichten möchte und mit einer traditionelleren Oberfläche klar kommt, der kann auch auf das bewährte DokuWiki setzen.

Typemill: Dokumentationen ohne Overhead

Während Wikis wie BookStack hervorragend für interne Wissenssammlungen geeignet sind, schlägt das kleine CMS Typemill eine Brücke zum Web-Publishing. Mit BookStack teilt es dabei die Nähe zum Buchkonzept. Denn ursprünglich wurde Typemill entwickelt, um Inhalte erst kapitelweise als Webseite zu publizieren und danach eine PDF- oder ePUB-Ausgabe zu erzeugen. Das UPLOAD Magazin nutzt Typemill zum Beispiel für die Erstellung seiner E-Books.

Strukturiert aufgebaute Inhalte und unterschiedliche Ausgabeformate sind auch im Unternehmensumfeld weit verbreitet. In diesem Kontext wird Typemill häufig für Dokumentationen, Handbücher oder Manuals eingesetzt. Zwar greifen viele kleine Unternehmen nach wie vor zu dem featuremächtigen Google Docs. Doch sobald Dokumente im Web veröffentlicht oder als durchgängige PDF-Publikation zusammengestellt werden sollen, stößt Google Docs an seine Grenzen. Da web-basierte Dokumentationen jedoch selbst im produzierenden Gewerbe gegenüber PDFs und Print-Formaten die Oberhand gewinnen, werden kleine und spezialisierte Tools wie Typemill wieder interessant.

Typemill wurde mit PHP und JavaScript (Vue) entwickelt. Es arbeitet mit Markdown-Dateien und benötigt keine Datenbank. Mit rund 2 MB im ZIP-Format gehört es zu den leichtgewichtigsten Tools in dieser Liste. Und als Hinweis in eigener Sache: Der Entwickler von Typemill ist auch Autor dieses Artikels …

Kirby: Eleganz für kleine Webseiten

Wenn es um klassische Webauftritte kleinerer Unternehmen geht, fällt meistens der Name WordPress. Doch es gibt mittlerweile viele Alternativen zu WordPress, die moderner, schlanker und einfacher zu handhaben sind. Mein Favorit in diesem Bereich ist eindeutig Kirby. Das Projekt dürfte einigen noch aus früheren Jahren bekannt sein. Was viele jedoch nicht mitbekommen haben: Kirby hat sich über die Jahre kontinuierlich weiterentwickelt und ist heute ein sehr elegantes und leistungsfähiges CMS.

Kirby richtet sich in erster Linie an Webentwickler und ist auch keine Open-Source-Software. Wer jedoch die Kosten mit dem Nutzen verrechnet, der ist mit Kirby schnell wieder im Plus. Denn die Nutzeroberfläche ist außergewöhnlich gut gestaltet und die Arbeit damit ist effektiv und macht Spaß. Gleichzeitig ist Kirby trotz der Funktionsvielfalt sehr schlank geblieben und kommt als Flat-File-CMS ohne Datenbank aus. Das macht das Hosting und auch die Wartung extrem einfach, sodass man auch hier auf lange Sicht spart.

Neben Kirby gibt es noch einige andere schlanke Optionen. Nennenswert sind mindestens Automad, Statamic und auch Grav.

Publii und Co: Die bunte Welt des Bloggens

Auch für das klassische Bloggen gibt es inzwischen eine Vielzahl an Alternativen zu WordPress. Beispiele sind Ghost oder auch Static Site-Generatoren wie wie Hugo oder Eleventy.

Wer es jedoch klein und trotzdem komfortabel haben will, der ist vor allem mit Publii und HTMLy bestens bedient. Publii gehört zu den Static Site Generatoren, die aus Markdown-Dateien einen statischen Blog im HTML-Format generieren. Anders als übliche Static Site Generatoren bietet Publii dafür jedoch eine vollwertige und sehr nutzerfreundliche Autorenoberfläche an. Darüber lässt sich der Blog wie in einem normalen Content Management System erstellen und mit dem eigenen Server synchronisieren. Die Vorteile solcher statischen Blogs liegen auf der Hand: blitzschnelle Ladezeiten und nahezu keine Angriffsfläche für Hacker. Beides – Performance und Sicherheit – zählen nicht gerade zu den Stärken von alteingesessenen Systemen wie WordPress.

Wer es klassischer mag, der findet mit HTMLy ein minimales Flat-File-CMS, das sich ganz dem Bloggen verschrieben hat. Wie bei Flat-File-Systemen üblich, benötigt auch HTMLy keine Datenbank und ist damit schnell installiert. Und trotz Minimalismus bringt HTMLy alle Features mit, um einen einfachen Blog ohne großen Aufwand zu betreiben.

Matomo und Plausible: Web-Analyse mit mehr Privacy

Web-Analyse ist ein Dauerbrenner und auch hier greifen viele aus Gewohnheit zu Google Analytics. Ich persönlich hatte damit jedoch nie ein gutes Gefühl. Zum einen wegen der Datenschutzproblematik. Zum anderen, weil sich aus dem Datenwust nur schwer wirklich relevante Kennzahlen herausfiltern lassen. Gerade bei kleinen Projekten stellt sich ohnehin die Frage: Welche Zahlen sind eigentlich relevant?

Aus diesen Gründen bin ich früh auf die Open-Source-Alternative Matomo umgestiegen. Matomo ist bekannt und etabliert, aber nicht gerade schlank und auch nicht besonders ressourcenschonend. Vor allem der hohe RAM-Verbrauch kann bei kleineren Setups schnell zur Herausforderung werden.

Eine schlankere Lösung bietet das Tool Plausible. Das UPLOAD Magazin ist bereits im Frühjahr 2020 auf diesen Dienst umgestiegen – mit durchweg positiven Erfahrungen. Zwar bietet Plausible nicht den Funktionsumfang von Google Analytics, doch gerade das ist Teil seines Konzepts: Statt Feature-Overkill gibt es eine klare Oberfläche mit genau den Kennzahlen, die wirklich zählen. Dazu kommen mehr Datenschutz, schnellere Ladezeiten und eine hohe Transparenz.

Plausible lässt sich auch selbst hosten, allerdings erfordert das ein spezielleres Setup oder Docker, was auf klassischen Shared-Hosting-Paketen meist nicht möglich ist. UPLOAD nutzt daher die gehostete Variante. Die kostet zwar eine jährliche Gebühr. Damit unterstützt man dann aber ein unabhängiges Entwicklerteam in Europa.

Minipitch: Eigene Alternativen per Vibe-Coding erstellen

Trotz intensiver Suche lassen sich für eine Anwendung nicht immer schlanke Alternativen finden. Beispielsweise habe ich viele Jahre lang ein simples Tool für die Verwaltung von Medien-Kontakten gesucht, das ohne Datenbank auskommt. Es gibt zwar zahlreiche CRMs (Customer Relation Management Software). Die arbeiten jedoch alle mit Datenbanken oder sind generell zu komplex für meine Bedürfnisse. 

In Zeiten der künstlichen Intelligenz kann man es in solchen Fällen auch mal mit „Vibe-Coding“ versuchen. Dabei beschreibt man einer KI in natürlicher Sprache die Funktionen und das Aussehen der geplanten Anwendung. Die KI generiert daraufhin selbstständig den passenden Programmcode.

So war in knapp vier Stunden „Minipitch“ fertig, meine ganz persönliche PHP-Anwendung, die die Daten einfach im JSON-Format ablegt.

Zugegeben, Vibe-Coding-Ansätze scheitern schnell, sobald es etwas komplexer wird. Außerdem würde ich einem Vibe-Coding-Tool ohne Code-Review und bewussten Architektur-Entscheidungen nicht über den Weg trauen. Dennoch: Für einfache Anforderungen konnte ich inzwischen mehrere simple Anwendungen erstellen, die durchaus gute Dienste leisten und für den privaten Gebrauch völlig ausreichend sind.

Mehr Alternativen gesucht!

Auf den ersten Blick hat der SaaS-Boom der letzten Dekade viele schlanke, selbstgehostete Tools in den Hintergrund gedrängt. Doch inzwischen wächst die Community rund ums Selfhosting wieder – und mit ihr auch das Angebot. Es gibt Verzeichnisse wie Awesome-Selfhosted, Newsletter wie selfhst, Plattformen wie PrivacyTools oder auch Sammlungen wie die Tool-Liste vom Markdown Guide. Und auf Reddit verzeichnen die Selfhosting-Communities regen Zulauf.

All diese Quellen haben mir geholfen, die oben genannten Tools zu finden. Dennoch gibt es immer noch viel zu entdecken. Und für manche Anwendungsfälle suche ich selbst seit Jahren vergeblich nach einer passenden Lösung. Etwa ein schlankes Tool zur Verwaltung von Medienkontakten ohne Datenbank ähnlich wie Kanboard.

Deshalb die Frage an euch: Welche schlanken Tools habt ihr im Einsatz? Welche Alternativen zu den Standardlösungen nutzt ihr? Hinterlasst eure Lieblingstools, Tipps und Empfehlungen gerne in den Kommentaren.

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Dieser Artikel gehört zu: UPLOAD Magazin 121

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